3.1.4.1 Tổ chức thực hiện bộ máy kế toán (Phòng tổng hợp)
Hình 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty. Ghi chú:
Lệnh điều động từ BGĐ hay quản lý trực tiếp xuống cho nhân viên. Gửi báo cáo từ nhân viên lên cấp quản lý trực tiếp.
Kế toán trƣởng kiêm phòng tổng hợp. Phó phòng tổng hợp Kế toán TH thu chi, thuế. Kế toán ngân hàng, công nợ kiêm thủ quỹ Quản lý hồ sơ thanh quyết toán dự án. VPP, Bộ phận kinh doanh kho
(1) Kế toán trƣởng:
Tổ chức theo dõi, giám sát thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty, tham mƣu cho giám đốc về tình hình tài chính, theo dõi thực hiện báo cáo tài chính theo định kỳ.
Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất tài sản, thiết bị, vật tƣ, hàng hóa trong phạm vi toàn bộ Công ty.
Chỉ thực hiện giám sát các kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trong quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
(2) Phó Phòng tổng hợp.
Có chức năng tổng hợp các hồ sơ thanh toán (chi phí dự án, chi phí thuê ngoài, chi phí phục vụ văn phòng,…), hồ sơ dự toán, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế để trình BGĐ phê duyệt; Phó phòng tổng hợp cũng phải theo dõi việc cung ứng vật tƣ hàng hóa, quản lý kho hàng hóa. Thƣờng xuyên kiểm tra công tác nghiệp vụ của kế toán viên và các bộ phận thuộc phòng quản lý. Đôn đốc việc thu hồi công nợ, đồng thời lên kế hoạch chi trả cho khách hàng tiền lƣơng cho nhân viên.
(3) Kế toán thu - chi các loại thuế
Thực hiện việc lập phiếu thu, chi hóa đơn tài chính khi có đầy đủ hồ sơ; tổng hợp chi phí từng dự án, báo cáo doanh thu hàng tháng cho Phó phòng. Đồng thời lập sổ sách kế toán, khai báo thuế theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định. Thƣờng xuyên liên hệ với chi cục thuế quản lý để cập nhật các thông báo về thuế.
(4) Kế toán ngân hàng, công nợ, kiêm thủ quỹ.
Thực hiện việc thu, chi tiền và các giao dịch khác với ngân hàng. Đồng thời thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo đúng chứng từ đã có đầy đủ xác nhận và phê duyệt của BGĐ; Theo dõi việc lập sổ kế toán, báo cáo thu, chi tài chính hàng tháng gửi Phó phòng và báo cáo công nợ phải thu, phải trả khách hàng. (5) Quản lý hồ sơ thanh quyết toán dự án
Có chức năng soạn thảo các hợp đồng kinh tế với đối tác, lập hồ sơ đấu thầu, hồ sơ năng lực của Công ty khi có yêu cầu của đối tác. Đồng thời lập dự toán chi phí cho từng dự án, lập hồ sơ thanh quyết toán các dự án theo yêu cầu của khách hàng và theo quy định của Công ty. Ngoài ra còn thực hiện các công việc phát sinh khác có liên quan đến chuyên môn ngoại ngữ.
(6) Bộ phận kinh doanh văn phòng phẩm, thủ kho.
Thực hiện chức năng lập sổ sách và xuất nhập vật tƣ hàng hóa. Thƣờng xuyên báo cáo doanh thu và kết quả kinh doanh cho BGĐ để hỗ trợ giải quyết khi gặp khó khăn. Ngoài ra bộ phận này còn lập kế hoạch định hƣớng phát triển và tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
3.1.4.2 Chế độ kế toán
- Chế độ kế toán hiện nay của Công ty đang áp dụng là hình thức
“Chứng từ ghi sổ” theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ Tài Chính và các loại sổ khác theo quy định do BTC ban hành.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm.
- Đánh giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Tính trị giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp binh quân gia quyền. - Khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
Hình 3.3: Sơ đồ hạch toán hình thức chứng từ ghi sổ. Ghi chú:
Ghi hàng ngày (định kỳ). Ghi cuối tháng (định kỳ). Đối chiếu, kiểm tra.
ªTrình tự ghi chép:
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng phải khóa sổ tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và Số dƣ tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào
CHỨNG TỪ GỐC Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng khớp, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập BCTC.