Trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh, đề tài sử dụng một số phƣơng pháp phân tích nhƣ: Phƣơng pháp hoạch toán kế toán, phƣơng pháp thống kê mô tả, phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp phân tích tỷ trọng,… Tuy nhiên, để phân tích hoạt động kinh doanh thì đề tài sử dụng các phƣơng pháp so sánh và phân tích là chủ yếu. Dƣới dây là mục tiêu cụ thể của phƣơng pháp xử lý số liệu nhƣ sau:
+ Mục tiêu 1: Sử dụng phƣơng pháp kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM-DV Phƣớc Trƣờng.
+ Mục tiêu 2: Sử dụng phƣơng pháp thông kê mô tả để tìm hiểu quy trình hạch toán và xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, chi phí, lợi nhuận để so sánh, đối chiếu thực tế, bên cạnh đó còn để phân tích sơ bộ kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Mục tiêu 3: Sử dụng phƣơng pháp so sánh và phân tích tỷ trọng để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và một số tỷ số tài chính có liên quan để thấy đƣợc sự biến động, ảnh hƣởng đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty.
+ Mục tiêu 4: Tổng hợp kết quả của các phƣơng pháp so sánh, phân tích và thu thập thông tin liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh từ kết quả phân tích.
2.2.2.1 Phương pháp so sánh
Đối chiếu số liệu ở mỗi năm với nhau, nhằm xác định nguyên nhân và tìm ra giải pháp. Đây là phƣơng pháp đơn giản và sử dụng nhiều nhất trong tất cả các bộ phận phân tích hoạt động kinh doanh. Phƣơng pháp so sánh bao gồm phƣơng pháp tuyệt số đối và số tƣơng đối.
+ Phương pháp số tuyệt đối: Là số liệu của hai chỉ tiêu: Chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu kỳ cơ sở. Ví dụ so sánh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch hoặc giữa thực hiện kỳ này và kỳ trƣớc.
Ta có: Y = Y1 - Y0 Ghi chú:
Y0: Chỉ tiêu năm trƣớc. Y1: Chỉ tiêu năm sau
Y: Là phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế.
+ Phương pháp số tương đối: Là tỷ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu phân tích so với kỳ gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trƣởng.
Ta có: %Y = Y/Y0 X 100
2.2.2.2 Phương pháp phân tích
Phân tích chi tiết những biến động của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận qua các năm để hiểu rõ tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty những năm qua, trong hiện tại và cả những định hƣớng trong tƣơng lai.
Trong đó: Phƣơng pháp phân tích theo tỷ trọng là tỷ lệ (%) của một chỉ tiêu phân tích so với tổng chỉ tiêu cần phân tích. Để hiểu rõ hơn về mức độ ảnh hƣởng của chỉ tiêu đó đến các đối tƣợng cần phân tích.
2.2.2.3 Phương pháp thống kê mô tả
Phƣơng pháp thống kê mô tả là tập hợp các phƣơng pháp đo lƣờng, mô tả và trình bày số liệu đƣợc ứng dụng vào các lĩnh vực kinh tế và kinh doanh bằng cách rút ra kết luận dựa trên số liệu và thông tin thu thập. Thông tin chủ yếu là thu thập các số liệu từ báo cáo tài chính, tổng hợp theo trình tự để thuận lợi cho quá trình phân tích.
Phƣơng pháp thống kê mô tả đƣợc sử dụng để lập các bảng, biểu đồ và các phƣơng pháp số nhằm tóm tắt dữ liệu nêu bật những thông tin cần tìm hiểu.
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV
PHƢỚC TRƢỜNG 3.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thƣơng Mại-Dịch Vụ Phƣớc Trƣờng là một doanh nghiệp tƣ nhân, đƣợc thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 5702001238 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ TP.Cần Thơ cấp ngày 30 tháng 10 năm 2006. Công ty đƣợc hình thành trên cơ sở hợp nhất của 4 thành viên nhất trí hợp tác do sự phát triển kinh tế ở khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long và nƣớc ta hiện nay đang có khuynh hƣớng nâng cao trình độ dân trí phát triển vƣợt bậc so với những năm trƣớc.
Địa chỉ: Số C2-1, Đƣờng số 4, Khu Đô Thị Long Thịnh, P. Phú Thứ, Q. Cái Răng, TP. Cần Thơ.
- Tên giao dịch: PTTRADING AND SERVICE CO, LTD (tên viết tắt là: PT CO,LTD).
+ Mã số thuế: 1800645947 + Điện thoại: 07103.222.315 + Fax: 07103. 768.687
+ Email: phuoctruong@ct.ltd.vn
Sau nhiều năm hoạt động kinh doanh trên thị trƣờng có kinh nghiệm Công ty đã khắc phục đƣợc điểm yếu của mình và đạt đƣợc thành tựu hết sức đáng kể. Công ty đã thu hút đƣợc rất nhiều vốn đầu tƣ để nâng cao và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình trên nhiều lĩnh vực và mở rộng thêm ở khu vực lân cận nhƣ: Cà Mau, Bạc Liêu, Trà Vinh,...nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng và nâng cao ngành thông tin Đồng Bằng Sông Cửu Long nói riêng và trên cả nƣớc nói chung để ngày càng phù hợp và thích ứng với nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay.
3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
3.1.2.1 Chức năng
- Kinh doanh văn phòng phẩm.
- Mua máy móc, thiết bị vật tƣ ngành viễn thông, truyền hình, điện tử, tin học, bao bì thực phẩm, vật tƣ xây dựng.
- Sản xuất lắp đặt, kiểm tra, bảo hành, sửa chữa các thiệt bị điện tử tin học, viễn thông, phát thanh truyền hình và đồ điện gia dụng.
- Dịch vụ tƣ vấn trong lĩnh vực điện tử, viễn thông, phát thanh truyền hình.
- Sản xuất, lắp đặt, bảo dƣỡng cột anten, sản phẩm cơ khí ngành viễn thông.
- Thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp.
3.1.2.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển, kế hoạh sản xuất kinh doanh phù hợp. - Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, đảm bảo hiệu quả kinh tế, đảm bảo việc bảo toàn và phát triển kinh tế.
- Kinh doanh đúng ngành nghề ghi trong giấy phép. Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các chính sách chủ trƣơng, chế độ thuế của Nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngƣời lao động theo quy định Luật lao động.
- Tuân thủ quy định của Nhà nƣớc về bảo vệ môi trƣờng, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên và trật tự an toàn xã hội.
- Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của mình trƣớc Nhà nƣớc, trƣớc khách hàng, trƣớc pháp luật về sản phẩm, dịch vụ do Công ty sản xuất và cung cấp.
- Ghi chép sổ sách kế toán và quyết toán theo quy định của pháp luật, kế toán thống kê và chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của bộ máy nhân sự 3.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Công ty
Hình 3.1: Sơ đồ chức Công ty. Ghi chú:
Lệch điều động từ BGĐ hay quản lý trực tiếp xuống cho nhân viên. Gửi báo cáo từ nhân viên lên cấp quản lý trực tiếp và BGĐ. Quan hệ theo tính chất công việc giữa các phòng ban, giữa các đội.
GIÁM ĐỐC
Phó Giám Đốc kỹ thuật
Phó phòng tổng hợp Trƣởng phòng kỹ thuật –
dự án, kiêm kinh doanh. Kế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng tổng hợp Kế Toán TH thu chi, thuế Kế Toán Ngân hàng, Công nợ Kiêm thủ quỹ Quản lý hồ sơ Thanh Quyết toán dự án VPP, Bộ phận kinh doanh kho Ban quản lý dự án 1 Ban quản lý dự án 2 Ban quản lý dự án 3 Đội lắp đặt thi công 1 Đội lắp đặt thi công 2 Đội lắp đặt thi công 3
3.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
ª Ban giám đốc: gồm (Giám đốc, Phó Giám đốc kỹ thuật và kế toán
Trƣởng) thực hiện các chức năng sau:
- Chịu trách nhiệm trƣớc hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng quy chế, quy trình làm việc để bảo đảm tính minh bạch, công khai, đúng quy định nhằm mang lại lợi ích phát triển lâu dài bền vững cho công ty.
- Giám sát, kiểm tra công việc của các phòng, đôn đốc việc thực hiện dự án theo đúng tiến độ và chất lƣợng công trình.
ª Phòng tổng hợp:
- Xem xét kế hoạch cung ứng vật tƣ, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các hồ sơ dự toán, thanh quyết toán để trình lên Ban Giám đốc.
- Thực hiện soạn thảo các hợp đồng kinh tế theo quy định và yêu cầu. - Hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Phƣớc Trƣờng.
- Lập báo cáo theo đúng định kỳ.
- Khai báo thuế theo đúng biểu mẫu và thời gian quy định. ª Phòng kỹ thuật - dự án - kinh doanh:
- Chức năng là tổ chức triển khai, lập kế hoạch, thi công các dự án, hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đồng thời chịu trách nhiệm về việc quản lý, bảo trì, bảo dƣỡng các dự án trong thời gian bảo hành. Quản lý hệ thống mạng máy tính, bảo trì máy tính và xây dựng các hoạt động dịch vụ, kinh doanh của công ty thông qua ứng dụng công nghệ thông tin.
- Trƣởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm trực tiếp với Ban Giám đốc về những công việc đƣợc giao, nghiên cứu và tìm kiếm dự án trong danh mục ngành nghề kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch, định mức, đơn giá của các dự án cho Ban Giám đốc xem xét; Thƣờng xuyên báo cáo cho BGĐ về kế hoạch dự án, tiến trình thi công dự án. Đồng thời việc thực hiện kiểm tra, giám sát và đôn đốc quá trình thực hiện dự án đảm bảo đúng tiến độ công trình. Kết hợp với phòng tổng hợp công tác vật tƣ, hàng hóa và các khoản chi phí liên quan.
ª Ban quản lý dự án:
- Khảo sát, thiết kế và lập dự toán các công trình, lập kế hoạch và triển khai đội ngũ nhân lực thực hiện. Đồng thời giám sát, đôn đốc quá trình thực hiện dự án. Phối hợp với các đối tác thực hiện việc kiểm tra, nghiệm thu theo yêu cầu.
ª Các đội:
- Thống kê khối lƣợng công việc, đề xuất kế hoạch, biện pháp thực hiện về công việc và đảm bảo tiến độ thi công. Đội trƣởng chủ động kiểm tra, giám sát khối lƣợng, chất lƣợng công việc; Bảo quản tài sản phƣơng tiện, dụng cụ lao động và thực hiện tốt các quy định về an toàn lao động.
3.1.4 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
3.1.4.1 Tổ chức thực hiện bộ máy kế toán (Phòng tổng hợp)
Hình 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty. Ghi chú:
Lệnh điều động từ BGĐ hay quản lý trực tiếp xuống cho nhân viên. Gửi báo cáo từ nhân viên lên cấp quản lý trực tiếp.
Kế toán trƣởng kiêm phòng tổng hợp. Phó phòng tổng hợp Kế toán TH thu chi, thuế. Kế toán ngân hàng, công nợ kiêm thủ quỹ Quản lý hồ sơ thanh quyết toán dự án. VPP, Bộ phận kinh doanh kho
(1) Kế toán trƣởng:
Tổ chức theo dõi, giám sát thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty, tham mƣu cho giám đốc về tình hình tài chính, theo dõi thực hiện báo cáo tài chính theo định kỳ.
Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất tài sản, thiết bị, vật tƣ, hàng hóa trong phạm vi toàn bộ Công ty.
Chỉ thực hiện giám sát các kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trong quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
(2) Phó Phòng tổng hợp.
Có chức năng tổng hợp các hồ sơ thanh toán (chi phí dự án, chi phí thuê ngoài, chi phí phục vụ văn phòng,…), hồ sơ dự toán, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế để trình BGĐ phê duyệt; Phó phòng tổng hợp cũng phải theo dõi việc cung ứng vật tƣ hàng hóa, quản lý kho hàng hóa. Thƣờng xuyên kiểm tra công tác nghiệp vụ của kế toán viên và các bộ phận thuộc phòng quản lý. Đôn đốc việc thu hồi công nợ, đồng thời lên kế hoạch chi trả cho khách hàng tiền lƣơng cho nhân viên.
(3) Kế toán thu - chi các loại thuế
Thực hiện việc lập phiếu thu, chi hóa đơn tài chính khi có đầy đủ hồ sơ; tổng hợp chi phí từng dự án, báo cáo doanh thu hàng tháng cho Phó phòng. Đồng thời lập sổ sách kế toán, khai báo thuế theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định. Thƣờng xuyên liên hệ với chi cục thuế quản lý để cập nhật các thông báo về thuế.
(4) Kế toán ngân hàng, công nợ, kiêm thủ quỹ.
Thực hiện việc thu, chi tiền và các giao dịch khác với ngân hàng. Đồng thời thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo đúng chứng từ đã có đầy đủ xác nhận và phê duyệt của BGĐ; Theo dõi việc lập sổ kế toán, báo cáo thu, chi tài chính hàng tháng gửi Phó phòng và báo cáo công nợ phải thu, phải trả khách hàng. (5) Quản lý hồ sơ thanh quyết toán dự án
Có chức năng soạn thảo các hợp đồng kinh tế với đối tác, lập hồ sơ đấu thầu, hồ sơ năng lực của Công ty khi có yêu cầu của đối tác. Đồng thời lập dự toán chi phí cho từng dự án, lập hồ sơ thanh quyết toán các dự án theo yêu cầu của khách hàng và theo quy định của Công ty. Ngoài ra còn thực hiện các công việc phát sinh khác có liên quan đến chuyên môn ngoại ngữ.
(6) Bộ phận kinh doanh văn phòng phẩm, thủ kho.
Thực hiện chức năng lập sổ sách và xuất nhập vật tƣ hàng hóa. Thƣờng xuyên báo cáo doanh thu và kết quả kinh doanh cho BGĐ để hỗ trợ giải quyết khi gặp khó khăn. Ngoài ra bộ phận này còn lập kế hoạch định hƣớng phát triển và tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
3.1.4.2 Chế độ kế toán
- Chế độ kế toán hiện nay của Công ty đang áp dụng là hình thức
“Chứng từ ghi sổ” theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ Tài Chính và các loại sổ khác theo quy định do BTC ban hành.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm.
- Đánh giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Tính trị giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp binh quân gia quyền. - Khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
Hình 3.3: Sơ đồ hạch toán hình thức chứng từ ghi sổ. Ghi chú:
Ghi hàng ngày (định kỳ). Ghi cuối tháng (định kỳ). Đối chiếu, kiểm tra.
ªTrình tự ghi chép:
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng phải khóa sổ tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và Số dƣ tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào
CHỨNG TỪ GỐC Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ