3.1.2.1 Chức năng
- Kinh doanh văn phòng phẩm.
- Mua máy móc, thiết bị vật tƣ ngành viễn thông, truyền hình, điện tử, tin học, bao bì thực phẩm, vật tƣ xây dựng.
- Sản xuất lắp đặt, kiểm tra, bảo hành, sửa chữa các thiệt bị điện tử tin học, viễn thông, phát thanh truyền hình và đồ điện gia dụng.
- Dịch vụ tƣ vấn trong lĩnh vực điện tử, viễn thông, phát thanh truyền hình.
- Sản xuất, lắp đặt, bảo dƣỡng cột anten, sản phẩm cơ khí ngành viễn thông.
- Thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp.
3.1.2.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển, kế hoạh sản xuất kinh doanh phù hợp. - Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh theo đúng chế độ, đảm bảo hiệu quả kinh tế, đảm bảo việc bảo toàn và phát triển kinh tế.
- Kinh doanh đúng ngành nghề ghi trong giấy phép. Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các chính sách chủ trƣơng, chế độ thuế của Nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của ngƣời lao động theo quy định Luật lao động.
- Tuân thủ quy định của Nhà nƣớc về bảo vệ môi trƣờng, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên và trật tự an toàn xã hội.
- Thực hiện nghiêm túc các hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của mình trƣớc Nhà nƣớc, trƣớc khách hàng, trƣớc pháp luật về sản phẩm, dịch vụ do Công ty sản xuất và cung cấp.
- Ghi chép sổ sách kế toán và quyết toán theo quy định của pháp luật, kế toán thống kê và chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của bộ máy nhân sự 3.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Công ty
Hình 3.1: Sơ đồ chức Công ty. Ghi chú:
Lệch điều động từ BGĐ hay quản lý trực tiếp xuống cho nhân viên. Gửi báo cáo từ nhân viên lên cấp quản lý trực tiếp và BGĐ. Quan hệ theo tính chất công việc giữa các phòng ban, giữa các đội.
GIÁM ĐỐC
Phó Giám Đốc kỹ thuật
Phó phòng tổng hợp Trƣởng phòng kỹ thuật –
dự án, kiêm kinh doanh. Kế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng tổng hợp Kế Toán TH thu chi, thuế Kế Toán Ngân hàng, Công nợ Kiêm thủ quỹ Quản lý hồ sơ Thanh Quyết toán dự án VPP, Bộ phận kinh doanh kho Ban quản lý dự án 1 Ban quản lý dự án 2 Ban quản lý dự án 3 Đội lắp đặt thi công 1 Đội lắp đặt thi công 2 Đội lắp đặt thi công 3
3.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
ª Ban giám đốc: gồm (Giám đốc, Phó Giám đốc kỹ thuật và kế toán
Trƣởng) thực hiện các chức năng sau:
- Chịu trách nhiệm trƣớc hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng quy chế, quy trình làm việc để bảo đảm tính minh bạch, công khai, đúng quy định nhằm mang lại lợi ích phát triển lâu dài bền vững cho công ty.
- Giám sát, kiểm tra công việc của các phòng, đôn đốc việc thực hiện dự án theo đúng tiến độ và chất lƣợng công trình.
ª Phòng tổng hợp:
- Xem xét kế hoạch cung ứng vật tƣ, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các hồ sơ dự toán, thanh quyết toán để trình lên Ban Giám đốc.
- Thực hiện soạn thảo các hợp đồng kinh tế theo quy định và yêu cầu. - Hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Phƣớc Trƣờng.
- Lập báo cáo theo đúng định kỳ.
- Khai báo thuế theo đúng biểu mẫu và thời gian quy định. ª Phòng kỹ thuật - dự án - kinh doanh:
- Chức năng là tổ chức triển khai, lập kế hoạch, thi công các dự án, hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đồng thời chịu trách nhiệm về việc quản lý, bảo trì, bảo dƣỡng các dự án trong thời gian bảo hành. Quản lý hệ thống mạng máy tính, bảo trì máy tính và xây dựng các hoạt động dịch vụ, kinh doanh của công ty thông qua ứng dụng công nghệ thông tin.
- Trƣởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm trực tiếp với Ban Giám đốc về những công việc đƣợc giao, nghiên cứu và tìm kiếm dự án trong danh mục ngành nghề kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch, định mức, đơn giá của các dự án cho Ban Giám đốc xem xét; Thƣờng xuyên báo cáo cho BGĐ về kế hoạch dự án, tiến trình thi công dự án. Đồng thời việc thực hiện kiểm tra, giám sát và đôn đốc quá trình thực hiện dự án đảm bảo đúng tiến độ công trình. Kết hợp với phòng tổng hợp công tác vật tƣ, hàng hóa và các khoản chi phí liên quan.
ª Ban quản lý dự án:
- Khảo sát, thiết kế và lập dự toán các công trình, lập kế hoạch và triển khai đội ngũ nhân lực thực hiện. Đồng thời giám sát, đôn đốc quá trình thực hiện dự án. Phối hợp với các đối tác thực hiện việc kiểm tra, nghiệm thu theo yêu cầu.
ª Các đội:
- Thống kê khối lƣợng công việc, đề xuất kế hoạch, biện pháp thực hiện về công việc và đảm bảo tiến độ thi công. Đội trƣởng chủ động kiểm tra, giám sát khối lƣợng, chất lƣợng công việc; Bảo quản tài sản phƣơng tiện, dụng cụ lao động và thực hiện tốt các quy định về an toàn lao động.
3.1.4 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
3.1.4.1 Tổ chức thực hiện bộ máy kế toán (Phòng tổng hợp)
Hình 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty. Ghi chú:
Lệnh điều động từ BGĐ hay quản lý trực tiếp xuống cho nhân viên. Gửi báo cáo từ nhân viên lên cấp quản lý trực tiếp.
Kế toán trƣởng kiêm phòng tổng hợp. Phó phòng tổng hợp Kế toán TH thu chi, thuế. Kế toán ngân hàng, công nợ kiêm thủ quỹ Quản lý hồ sơ thanh quyết toán dự án. VPP, Bộ phận kinh doanh kho
(1) Kế toán trƣởng:
Tổ chức theo dõi, giám sát thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty, tham mƣu cho giám đốc về tình hình tài chính, theo dõi thực hiện báo cáo tài chính theo định kỳ.
Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất tài sản, thiết bị, vật tƣ, hàng hóa trong phạm vi toàn bộ Công ty.
Chỉ thực hiện giám sát các kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trong quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
(2) Phó Phòng tổng hợp.
Có chức năng tổng hợp các hồ sơ thanh toán (chi phí dự án, chi phí thuê ngoài, chi phí phục vụ văn phòng,…), hồ sơ dự toán, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế để trình BGĐ phê duyệt; Phó phòng tổng hợp cũng phải theo dõi việc cung ứng vật tƣ hàng hóa, quản lý kho hàng hóa. Thƣờng xuyên kiểm tra công tác nghiệp vụ của kế toán viên và các bộ phận thuộc phòng quản lý. Đôn đốc việc thu hồi công nợ, đồng thời lên kế hoạch chi trả cho khách hàng tiền lƣơng cho nhân viên.
(3) Kế toán thu - chi các loại thuế
Thực hiện việc lập phiếu thu, chi hóa đơn tài chính khi có đầy đủ hồ sơ; tổng hợp chi phí từng dự án, báo cáo doanh thu hàng tháng cho Phó phòng. Đồng thời lập sổ sách kế toán, khai báo thuế theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định. Thƣờng xuyên liên hệ với chi cục thuế quản lý để cập nhật các thông báo về thuế.
(4) Kế toán ngân hàng, công nợ, kiêm thủ quỹ.
Thực hiện việc thu, chi tiền và các giao dịch khác với ngân hàng. Đồng thời thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo đúng chứng từ đã có đầy đủ xác nhận và phê duyệt của BGĐ; Theo dõi việc lập sổ kế toán, báo cáo thu, chi tài chính hàng tháng gửi Phó phòng và báo cáo công nợ phải thu, phải trả khách hàng. (5) Quản lý hồ sơ thanh quyết toán dự án
Có chức năng soạn thảo các hợp đồng kinh tế với đối tác, lập hồ sơ đấu thầu, hồ sơ năng lực của Công ty khi có yêu cầu của đối tác. Đồng thời lập dự toán chi phí cho từng dự án, lập hồ sơ thanh quyết toán các dự án theo yêu cầu của khách hàng và theo quy định của Công ty. Ngoài ra còn thực hiện các công việc phát sinh khác có liên quan đến chuyên môn ngoại ngữ.
(6) Bộ phận kinh doanh văn phòng phẩm, thủ kho.
Thực hiện chức năng lập sổ sách và xuất nhập vật tƣ hàng hóa. Thƣờng xuyên báo cáo doanh thu và kết quả kinh doanh cho BGĐ để hỗ trợ giải quyết khi gặp khó khăn. Ngoài ra bộ phận này còn lập kế hoạch định hƣớng phát triển và tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
3.1.4.2 Chế độ kế toán
- Chế độ kế toán hiện nay của Công ty đang áp dụng là hình thức
“Chứng từ ghi sổ” theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ Tài Chính và các loại sổ khác theo quy định do BTC ban hành.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm.
- Đánh giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Tính trị giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp binh quân gia quyền. - Khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
Hình 3.3: Sơ đồ hạch toán hình thức chứng từ ghi sổ. Ghi chú:
Ghi hàng ngày (định kỳ). Ghi cuối tháng (định kỳ). Đối chiếu, kiểm tra.
ªTrình tự ghi chép:
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng phải khóa sổ tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và Số dƣ tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào
CHỨNG TỪ GỐC Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng khớp, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập BCTC.
3.1.5 Thuận lợi và khó khăn của Công ty trong thời gian qua
3.1.5.1 Thuận lợi
Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ chuyên môn, năng động và sáng tạo, tiếp thu và thích ứng với công nghệ. Năng lực và trình độ chuyên môn kỹ thuật là yếu tố tạo nên thành công của Công ty qua việc thắng thầu và giành đƣợc các hợp đồng thi công công trình.
Qua nhiều năm kinh nghiệm tạo uy tín trên thị trƣờng.
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển đã tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty ngày càng có cơ hội phát triển và mở rộng thị trƣờng sang các vùng miền, các tỉnh trong và ngoài nƣớc. Qua đó tăng cƣờng hợp tác với các đơn vị khác.
3.1.5.2 Khó khăn
Do đội ngũ nhân viên kỹ thuật đa số là ngƣời trẻ nên không tránh khỏi bất đồng ý kiến, mâu thuẫn nội bộ, ảnh hƣởng đến công việc và mục tiêu chung.
Kinh nghiệp so với các Công ty trong ngành nhƣ VTC,… còn yếu kém hơn.
Đây là ngành hấp dẫn, thu hút nhiều nhà đầu tƣ nên hiện nay xuất hiện nhiều Công ty mới, cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Chƣa trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại và tiên tiến.
3.1.5.3 Phương hướng phát triển trong thời gian tới
Tập trung đáp ứng nhu cầu của tập đoàn bƣ chính viễn thông trong và ngoài nƣớc về cung cấp dịch vụ tƣ vấn trong lĩnh vực điện tử, tin học viễn thông, phát thanh truyền hình. Sản xuất, lắp đặt, bảo dƣỡng cột anten, sản phẩm cơ khí ngành viễn thông với chất lƣợng và giá cả tốt nhất. Mở rộng thiết bị mua bán máy móc, thiết bị vật tƣ ngành viễn thông truyền hình, điện tử, tin học, vật liệu xây dựng.
Liên tục tìm kiếm và ứng dụng các kỹ thuật, công nghệ thông tin ở trình độ tiên tiến làm nền nền tảng bảo đảm đƣợc sự tăng trƣởng mạnh mẽ và khả năng sinh lợi cao.
Quyết tâm trở thành nhà cung cấp lớn tại thị trƣờng đã xác định, liên tục nâng cao giá trị Công ty, từng bƣớc đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên, góp phần vào sự nghiệp phát triển công nghệ thông tin của cả nƣớc.
Nâng cao chất lƣợng cuộc sống cho cán bộ, công nhân viên, tạo tính đoàn kết trong nội bộ.
Tạo điều kiện tốt để phát huy và phát triển năng lực của mỗi cá nhân trong môi trƣờng dân chủ hợp tác, quan tâm đến tất cả các yếu tố nhằm phát triển, duy trì môi trƣờng, vật chất và tin thần để thu hút nhân tài đồng thời khuyến khích ngƣời lao động bằng lợi ích tƣơng xứng.
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV
PHƢỚC TRƢỜNG
4.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Thông qua quá trình tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty ta thấy đƣợc thực trạng công tác kế toán mà công ty đang áp dụng . Cụ thể dƣới đây là tình hình lên sổ kế toán tại Công ty.
Hiện nay chế độ kế toán mà công ty TNHH TM-DV Phƣớc Trƣờng đang áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”, theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và một số loại sổ khác theo quy định của Bộ tài chính ban hành.
Từ các nghiệp vụ kinh tế phát trong một kỳ kế toán trong bảng 4.1, đƣợc tóm tắt lại để thấy đƣợc cái nhìn tổng quát về các nghiệp vụ đã phát sinh trong một kỳ kế toán về các khoản mục nhƣ: doanh thu và chi phí.
Qua bảng số liệu 4.1 tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2012 ta có thể phân tích sơ bộ nhƣ sau:
Đối với khoản mục doanh thu thì phát sinh hai khoản mục chính là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu hoạt động tài chính chiếm một tỷ trọng lớn và phát sinh chủ yếu, cụ thể là đối với khoản mục doanh thu BH & CCDV phát sinh trong tháng 12 là 1.252.562.233 đồng. Đối với doanh thu hoạt động tài chính thì khoản mục này phát sinh không thƣờng xuyên và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu, trong tháng 12 doanh thu đạt 3.138.038 đồng.
Đối với khoản mục chi phí thì phát sinh hai khoản mục chủ yếu là giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong đó, giá vốn hàng bán là phát sinh chủ yếu và tƣơng đồng với doanh thu, trong tháng tổng giá vốn phát sinh 740.915.197 đồng . Bên cạnh đó, chi phí quản lý cũng chiếm một tỷ lệ khá lớn trong tổng chi phí và là một trong những yếu tố có ảnh hƣởng đến tình hình hoạt động hay tổng lợi nhuận của Công ty.
Từ cái nhìn tổng quát về thực trạng công tác kế toán tại Công ty và phân tích sơ bộ về bảng tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một kỳ kế toán, ta tiến hành lên sổ kế toán nhƣ sau:
Bảng 4.1: Tóm tắt nghiệp vụ phát sinh trong 1 kỳ kế toán tháng 12/2012 (ĐVT: Đồng VN) (Nguồn: Phòng kế toán) STT Tên sản phẩm Số lần phát sinh Số tiền
A Doanh thu BH&CCDV 1.252.562.233
I- Doanh thu BH 18.835.000
1 Bán thùng giấy A4 3 14.300.000
2 Bán dây dẫn mạng 2 3.500.000