Tổ chƣ́c vốn tài liệu theo dạng kho đóng- 123docz.net

7. Kết cấu của khóa luận

2.2.3 Tổ chƣ́c vốn tài liệu theo dạng kho đóng

Kho đóng là kho độc giả đến mƣợn tài liệu , phải tra cứu qua hệ thống mục lục truyền thống hay mục lục đọc máy , phải ghi phiếu yêu cầu và mƣợn qua thủ thƣ. Độc giả không đƣợc trực tiếp vào kho lấy tài liệu nhƣ kho mở.

Trong hệ thống kho tài liệu Thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc nhƣ̃ng kho tài liệu nhƣ các kho phòng địa chí , kho đọc đƣợc tổ chƣ́c theo dạng kho đóng . Tài liệu trong các kho dạng này đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc : loại hình tài liệu -ngôn ngƣ̃ – khổ cỡ – số đăng ký cá biệt . Các nguyên tắc này đƣợc xen kẽ với nhau trong sắp xếp và dĩ nhiên tài liệu trƣớc tiên đƣợc sắp xếp theo loại hình tài liệu.

- Sắp xếp theo loại hình tài liệu : Các loại tài liệu nhƣ tranh ảnh , bản đồ, bản vẽ , tài liệu CD , đƣợc phân chia trên các giá riêng biệt . Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu và phục vụ tài liệu cho ngƣời đọc dễ dàng trong việc bảo quản tài liệu . Nhất là các tài liệu băng , đĩa, văn bia , hƣơng ƣớc,...Cần có chế độ bảo quản đặc biệt.

- Sắp xếp theo ngôn ngƣ̃ xuất bản : trong tƣ̀ng loại hình tài liệu l ại đƣợc phân chia thành tƣ̀ng nhóm theo ngôn ngƣ̃ Việt , Anh, Pháp, Hán Nôm...và trong ký hiệu xếp giá bắt buộc phải ghi ký hiệu ngôn ngữ.

Thí dụ: V – Sách tiếng Việt

A – Sách tiếng Anh

Sắp xếp t heo ngôn ngƣ̃ giúp cho cán bộ thƣ viện nắm chắc kho tài liệu hơn, định hƣớng tìm kiếm và phục vụ tài liệu cho bạn đọc nhanh chóng , chính xác.

- Sắp xếp theo khổ cỡ tài liệu : Trong tƣ̀ng loại hình ngôn ngƣ̃ , tài liệu tiếp tục đƣợc phân chia căn cứ v ào chiều cao của gáy sách thành các nhóm . Thông thƣờng tài liệu đƣợc chia làm 3 khổ: Lớn, vƣ̀a và nhỏ.

+ Khổ lớn: Chiều cao của tài liệu tƣ̀ trên 30cm.

+ Khổ vƣ̀a: Chiều cao của tài liệu trên 19cm đến 30cm + Khổ nhỏ: Chiều cao của tài liệu tƣ̀ 19cm trở xuống.

- Sắp xếp theo số đăng ký các biệt : Trong tƣ̀ng loại hình tài liệu lớn , vƣ̀a và nhỏ, tài liệu đƣợc sắp xếp theo thƣ́ tƣ̣ đăng ký cá biệt mà không cần biết đến nội dung của chúng . Các số đăng ký cá biệt này đồng thời cũng dùng làm ký tự xếp giá. Cách sắp xếp tài liệu theo khổ cỡ , theo đăng ký cá biệt có ƣu điểm nổi bật là tiết kiệm diện tích kho tài liệu và nhanh chóng tra tìm tài liệu phục vụ ngƣời đọc.

- Sắp xếp theo thời gian : Tài liệu đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc thời gian , nghĩa là theo thứ tự năm xuất bản của chúng . Việc áp dụng nguyên tắc thời gian cho phép phân chia kho sách thành tƣ̀ng nhóm theo năm . Nhƣ vậy là sách mới nhất, nhƣ̃ng lần xuất bản mới nhất . Đối với báo thì có thể phân chia đƣợc cụ thể ra tƣ̀ng năm, quý, tháng, ngày, số.

Thí dụ : Báo tạp chí về Vĩnh Phúc sau năm 1968 đƣợc sắp xếp theo thƣ́ tƣ̣ năm, tháng, ngày, số. Trong một năm báo lại đƣợc xếp theo thƣ́ tƣ̣ tƣ̀ tháng 1 đến tháng 12. Trong tháng báo lại đƣợc sắp xếp theo ngày tƣ̀ 1 đến 31.

- Sắp xếp tài liệu theo chuyên đề : Đƣợc áp dụng đối với các tài liệu ảnh . Thí dụ: Ảnh cá c anh hùng lƣ̣c lƣợng vũ trang Vĩnh Phúc . Ảnh các di tích văn hóa, lịch sử Vĩnh Phúc

* Ƣu điểm

Tài liệu đƣợc sắp xếp theo ngôn ngữ , theo khổ cỡ, theo số đăng ký cá biệt có ƣu điểm nổi bật là hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích xếp kho, dễ bảo quản và nhanh chóng tra tìm tài liệu phục vụ bạn đọc.

Với thƣ viện: Có thể quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ, tiết kiệm diện tích kho, dễ kiểm kê , đối chiếu, tránh đƣợc tình trạng nhƣ xếp theo mô n loại có nơi giá sách bị để trống , nơi lại không còn chỗ để tài liệu . Trong điều k iện kho lúc nào cũng thiếu diện tích giá để chờ sách bộ về thì thật là phi lí . Ngoài ra , phƣơng pháp sắp xếp theo loại hình tài liệu c ũng đơn giản không đòi hỏi trình độ cao và một phần nào trông cũng đẹp mắt. Số thƣ́ tƣ̣ của đăng ký cá biệt và số thƣ́ tƣ̣ của sắp xếp trên giá thống nhất với nhau. Số thƣ́ tƣ̣ của tƣ̀ng kho tài liệu đồng thời là số tài liệu của tƣ̀ng kho . Phƣơng pháp sắp xếp này đòi hỏi việc đăng ký cá biệt phải thật trật tƣ̣ và chính xác , ngƣời sắp xếp tài liệu cũng phải làm thận trọng tỷ mỉ. Nếu quá trình đăng ký bị trùng hoặc bị nhầm lẫn ngƣời sắp xếp tài liệu không chú ý phát hiện ra sẽ gây nên tình trạng tài liệu bị “chết” , việc sắp xếp nhầm trật tƣ̣ số đăng ký cá biệt cũng gây nên tình trạng tƣơng tƣ̣.

Hình thức kho đóng không cho phép ngƣời đọc tiếp xúc trự c tiếp với tài liệu trong kho . Muốn mƣợn tài liệu , ngƣời đọc phải t ìm kiếm qua bộ máy tra cƣ́u, ghi phiếu yêu cầu và mƣợn qua thủ thƣ.

* Nhƣợc điểm

Tài liệu trong cùng một bộ có nhiều tập bị phân tán ở khắp kho tùy thuộ c vào thứ tự đăng ký, vào thời gian bổ sung.

Ngƣời đọc không đƣợc trƣ̣c tiếp tiếp xúc ngay với tài liệu . Họ phải mất một khoảng thời gian để tìm tài liệu trong hệ thống thƣ mục , mục lục, phải chờ đợi để mƣợn tài liệu . Trong thƣ̣c tế, bạn đọc nhiều khi phải chờ 15 đến 20 phút, thậm chí một tiếng đồng hồ mới có đƣợc tài liệu để nghiên cƣ́u.

Cán bộ thƣ viện cũng phải vất vả khi thƣờng xuyên tìm và lấy tài liệu (nhất là nhƣ̃ng tập báo, tạp chí nặng nề) phục vụ ngƣời đọc. Trong một số trƣờng hợp, cán bộ phụ trách cũng không thể nắm vững toàn bộ nội dung kho tài liệu mình phụ trách.

Cách khắc phục tốt nhất để giúp cho bạn đọc và cán bộ thƣ viện nắm đƣợc nội dung tài liệu và nội dung kho tài liệu phải thông qua hệ thống mục lục . Do vậy, tổ chƣ́c hệ thống thƣ mục , mục lục khoa học gắn bó hữu cơ với vốn tài liệu là rất quan trọng.

Nhƣ vậy, cả hai hình thức tổ chức k ho đều có nhƣ̃ng ƣu điển và hạn chế nhất định. Tùy theo mục đích , nhiệm vụ, trình độ dân trí để lựa chọn một hình thƣ́c tổ chƣ́c kho tài liệu sao cho phù hợp . Theo xu hƣớng chung hiện nay trong các thƣ viện đều sƣ̉ dụng hình thƣ́c tổ chƣ́c vốn tài liệu theo dạng kho mở thì thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc cũng đã thƣ̣c hiện . Bởi theo hình thƣ́c tổ chƣ́c kho mở sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tiếp c ận trƣ̣c tiếp với tài liệu , tiếp cận tới thông tin của tài liệu mà bạn đọc cần . Khi đƣợc trƣ̣c tiếp tiếp xúc với tài liệu chẳng nhƣ̃ng bạn đọc nhanh chóng tìm kiếm khai thác đƣợc nhƣ̃ng thông tin cần thiết cho mục đích nghiên cƣ́u, học tập, giảng dạy sản xuất mà còn nảy sinh thêm nhƣ̃ng nhu cầu nghiên cƣ́u mới về tài liệu.

2.3 Bảo quản vốn tài liệu.

2.3.1. Môi trƣờng lƣu trƣ̃ tài liệu

- Nhiệt độ, độ ẩm

Vĩnh Phúc thuộc khí hậu vùng đồng bằng sông Hồng là khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, gió mùa có mùa đông lạnh. Nhiệt độ vào mùa hè tƣ̀ 28 đến 30˚C, mùa đông nhiệt độ xuống thấp tƣ̀ 14-19˚C. Chênh lệch giƣ̃a hai mùa rất lớn , giƣ̃a tháng nóng nhất và tháng lạnh nhất là 12˚C. Mỗi đợt can thiệp của gió mùa cƣ̣c đới, nhiệt độ sụt giảm, tăng lên đột ngột có khi 10˚C/24h. Độ ẩm thƣờng xuyên

tƣ̀ 75-85%. Đặc biệt vào những ngày trời nồm mùa đông, độ ẩm lên đến mƣ́c bão hòa.

Nhiệt độ trung bình trong kho thƣ viện tƣ̀ 16-38˚C tùy theo mùa , độ ẩm trung bình tƣ̀ 65-80%. Nhƣ vậy là nhiệt độ trong kho không ổn định, độ ẩm trong kho trên 55% là những điều kiện nguy hiểm cho việc bảo quản lâu dài vốn tài liệu.

- Ánh sáng:

Bƣ́c xạ của tia cƣ̣c tím dù ở xa cũng có khả năng phá vỡ bất kỳ liên kết hóa học nào và liên kết hóa học của giấy . Việc tàng trƣ̃ tốt nhất là thƣ̣c hiện trong bóng tối . Việc tàng trữ trong điều kiện c han hòa ánh sáng , xung quanh không có bóng mát hay cƣ̉a s ổ không kéo rèm là điều kiện rất nguy hiểm đối với tài liệu mà thƣ viện cần khắc phục . Trong thƣ viện dùng bóng đèn huỳnh quang có hộp chắn bớt ánh sáng làm nhiệt độ trong kho giảm đi , hạn chế đƣợc chƣ̃ tài liệu mờ. Tuy nhiên việc c hiếu sáng lại là nguyên nhân cho nấm mốc và các loại côn trùng phát triển.

Các chất bẩn trong không khí : Thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc ở gần đƣờng đi nên xe cộ chạy liên tục , cƣ̉a sổ và cƣ̉a chính thƣờng xuyên mở để lấy ánh sán g và thoáng khí. Các chất ô nhiễm trong không khí (bụi bẩn, hóa chất,...) phản ứng với hơi ẩm trong không khí tạo ra các axit có ăn mòn tài liệu.

Các hạt bụi này cũng có thể tập tru ng ẩm ƣớt có hàm chƣ́a axit trong bầu không khí bị ô nhiễm , phản ứng rất nhanh với các chất hóa học nằm trong cấu trúc của tài liệu tạo điều kiện cho sự phát triển của nấm mốc.

Ngoài tác dụng bào mòn mà thƣờng không thấy rõ , bụi bẩn còn chứa các chất hóa học gây hỏng và các nấm mốc gây hại tài liệu.

Thƣ viện Tỉnh Vĩn h Phúc có nhƣ̃ng loài côn trùng và động vật trong kho chủ yếu là chuột, gián, mối mọt. Chuột là loài động vật có hại sinh sản rất nhanh. Chúng cắn giấy làm ổ, chất thải của chúng đặc biệt có hại với sách vì chúng cũng là môi trƣờng sinh sản của côn trùng . Gián thƣờng ăn xuyên qua sách bằng vải và bằng giấy đến lớp hồ bột và lớp keo là thƣ́c ăn ƣa thích của chúng . Chất thải lỏng màu đậm để lại của gián làm trôi bất kỳ tài liệu nào ...Nhƣ̃ng hƣ hại do chúng gây ra sửa chữa và phục chế rất mất thời gian , tốn kém, chƣa kể đến sá ch không thể phục vụ bạn đọc đƣợc ngay. Do không đƣợc cấp kinh phí nên thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc vẫn tiến hành diệt côn trùng thủ công.

2.3.2. Kiểm tra, sƣ̉a chƣ̃a, phục chế tài liệu

Công tác bảo quản tài liệu của Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc đƣợc tiến theo định kỳ hàng tuần. Tháng hoặc 2 tháng. Các công v iệc chủ yếu là kiểm tra , vệ sinh kho tàng, giá kệ và tài liệu, đóng bìa và sƣ̉a chƣ̃a tài liệu.

- Kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tài liệu

Việc thƣờng xuyên kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tài liệu sẽ góp phần giữ tài liệu sạch sẽ và nguyên vẹn , phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hƣ hại tài liệu khác nhƣ môi tr ƣờng, côn trùng để có biện pháp xƣ̉ lý kịp thời , giảm thiệt hại cả về tài liệu và kinh phí sửa chữa . Công tác này gồm có : vệ sinh kho , sàn nhà, giá kệ, phủi bụi tài liệu bằng phất trần . Thƣ viện còn có công tác hút bụi nhƣ̃ng tài liệu nhiễm bụi cũng đƣợc tiến hành 6 tháng/lần. Ngoài những dụng cụ đơn giản nhƣ: chổi, phất trần, giẻ, bàn chải cọ... nên Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc đã có máy hút bụi loại nhỏ để hút bụi tài liệu.

- Đóng bìa tài liệu: Đóng bìa tài liệu là một trong nhƣ̃ng công v iệc nhằm giảm những tổn hại của quá trình lƣu giữ và sử dụng tài liệu . Tài liệu đƣợc đóng bìa trƣớc khi sử dụng sẽ giảm bụi bám và đỡ gáy sách. Năm 2006 có loại tài liệu Thƣ viện tƣ̣ đóng bìa , có loại tài liệu Th ƣ viện thuê đóng ở bên ngoài . Đối với

báo khổ lớn Thƣ viện Vĩnh Phúc dành 7 triệu đồng cho đóng bìa bên ngoài thƣ viện. Nhƣng đến nay thì thƣ viện đƣợc trang bị máy dập ghim , bìa mỏng, máy cắt, chỉ khâu, hồ dán, băng dính để tƣ̣ đóng bìa tài liệu. Hiện tƣợng con dài đuôi xuất hiện ở khe giƣ̃a ruột sách và bìa sách. Vì vậy mà Thƣ viện đã tƣ̣ đó ng sách không để khe hở nào, hiện tƣợng con dài đuôi nhƣ vậy không còn xuất hiện nƣ̃a . Công việc đóng bìa đƣợc tiến hành nhƣ sau:

+ Tháo bìa cuốn sách

+ Rập ghim lại cuốn sách mà vẫn giƣ̃ nguyên chỉ khâu hoặc hồ dán của nhà in

+ Bôi một lớp hồ dán vào bìa sách , đặt 2 mảnh bìa cactong mỏng vào hai bên bìa sách

+ Bôi hồ vào gáy sách, đặt sách vào đúng vị trí

+ Dùng băng dính màu dán giữa trang tên sách, trang sau và bìa. Dán băng dính đoạn giữa mặt trong trang bìa trƣớc tiếp với lề ngoài.

Với một số kinh phí ít ỏi thì không thƣ viện nào có khả năng đóng bìa toàn bộ tài liệu nhập về trong năm. Thƣ viện Vĩnh Phúc đóng và tu sửa hơn 1000 cuốn/năm.

- Sửa chữa tài liệu : Hiện nay công tác sƣ̉a chƣ̃a tài liệu ở thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc đã đơn giản hơn trƣớc rấ t nhiều, nhằm duy trì tài liệu ở tình trạng có thể sƣ̉ dụng đƣợc. Đối với những tài liệu quý hiếm cần phải tu sửa bằng phƣơng tiện hiện đại và yêu cầu về vật tƣ thì không có thƣ viện nào.

Các dụng cụ để sửa chữa tà i liệu hầu nhƣ chỉ gồm có dao , kéo, bàn chải mềm, keo dán, bìa, máy dập ghim, máy cắt giấy, băng dính,...Công việc sƣ̉a chƣ̃a đơn giản nhƣ dán trƣ̣c tiếp trang sách bị bung, rời ra khỏi tài liệu bằng băng dính trong. Việc này làm hại không nhỏ đến tài liệu vì băng dính dính chặt lấy tài liệu, khó gỡ ra, khi gỡ giấy sẽ bị rách , mất chƣ̃. Chƣa kể băng dính sau một thời gian,

nhất là ở điều kiện nóng băng dính sẽ chảy , keo dính chuyển màu đen vƣ̀a làm mất chƣ̃ vƣ̀a làm mất thẩm mỹ của cuốn sách.

Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc đƣợc trang bị một máy cắt giấy , máy đục lỗ , chỉ khâu, máy dập ghim. Công việc tu sƣ̉a sách đƣợc tiến hành nhƣ sau:

+ Tháo hết tay sách, dùng máy đục lỗ dập lỗ trên sách + Khâu toàn bộ bằng chỉ khâu chuyên đóng sách

+ Dùng chổi mềm loại nhỏ quét một lớp hồ vào gáy sách . Dán bìa màu loại mỏng vào sách.

Hạn chế của việc tƣ̣ đóng bìa và tu sƣ̉a sách của thƣ viện Vĩnh Phúc là: + Dùng kim bấm sau một thời gian ghim bị gỉ sét làm bẩn tài liệu . Tài liệu bị ghim sâu vào trang sách nên bạn đọc giở tài liệu rất khó khăn, có quyển bị mất chƣ̃, khi photo phải ấn mạnh gáy sách vƣ̀a chóng hỏng gáy sách mà vẫn mất chƣ̃ + Dùng hồ dán không đảm bảo chất lƣợng , sau một thời gian sƣ̉ dụng tài liệu bị bung. Hồ dán là thƣ́c ăn ƣa thích của gián , nấm mốc, sƣ̉ dụng hồ dán thu hút gián và dễ sinh nấm mốc.

Về sƣ̉a chƣ̃a tài liệu bị hƣ hỏng hàng năm Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc tu sửa trung bình hơn 1000 cuốn/năm.

- Phục chế tài liệu

Một biện pháp hỗ trợ cho công tác bảo quản tài liệu là áp dụng công nghệ thông tin phục chế tài liệu có giá trị nhƣng bị hƣ hỏng nặng . Phục chế tài liệu vẫn là một công tác bỏ ngỏ tại Thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc . Hiện nay Thƣ viện không có điều kiện phục chế tài liệu hƣ hỏng quá nặng nên hoặc là để nguyên tình trạng nếu là tài liệu quý hiếm hoặc thanh lý ra khỏi kho tài liệu nếu là sách , báo cũ trong các kho mƣợn hoặc luân chuyển không có ngƣời sử dụng . Đối với tài liệu thuộc tổng kho hoặc kho lƣu thì trên nguyên tắc vẫn lƣu giƣ̃.

Khoản 2, điều 13, chƣơng III của Pháp lệnh Thƣ viện nêu rõ về nhiệm vụ của Thƣ viện tỉnh trong vấn đề bảo quản vốn tài liệu nhƣ sau : “...bảo quản vốn tài liệu và thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu , hƣ nát theo quy chế của thƣ