Môi trƣờng lƣu trƣ̃ tài liệu - Kết cấu của khóa- 123docz.net

7. Kết cấu của khóa luận

2.3.1. Môi trƣờng lƣu trƣ̃ tài liệu

- Nhiệt độ, độ ẩm

Vĩnh Phúc thuộc khí hậu vùng đồng bằng sông Hồng là khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, gió mùa có mùa đông lạnh. Nhiệt độ vào mùa hè tƣ̀ 28 đến 30˚C, mùa đông nhiệt độ xuống thấp tƣ̀ 14-19˚C. Chênh lệch giƣ̃a hai mùa rất lớn , giƣ̃a tháng nóng nhất và tháng lạnh nhất là 12˚C. Mỗi đợt can thiệp của gió mùa cƣ̣c đới, nhiệt độ sụt giảm, tăng lên đột ngột có khi 10˚C/24h. Độ ẩm thƣờng xuyên

tƣ̀ 75-85%. Đặc biệt vào những ngày trời nồm mùa đông, độ ẩm lên đến mƣ́c bão hòa.

Nhiệt độ trung bình trong kho thƣ viện tƣ̀ 16-38˚C tùy theo mùa , độ ẩm trung bình tƣ̀ 65-80%. Nhƣ vậy là nhiệt độ trong kho không ổn định, độ ẩm trong kho trên 55% là những điều kiện nguy hiểm cho việc bảo quản lâu dài vốn tài liệu.

- Ánh sáng:

Bƣ́c xạ của tia cƣ̣c tím dù ở xa cũng có khả năng phá vỡ bất kỳ liên kết hóa học nào và liên kết hóa học của giấy . Việc tàng trƣ̃ tốt nhất là thƣ̣c hiện trong bóng tối . Việc tàng trữ trong điều kiện c han hòa ánh sáng , xung quanh không có bóng mát hay cƣ̉a s ổ không kéo rèm là điều kiện rất nguy hiểm đối với tài liệu mà thƣ viện cần khắc phục . Trong thƣ viện dùng bóng đèn huỳnh quang có hộp chắn bớt ánh sáng làm nhiệt độ trong kho giảm đi , hạn chế đƣợc chƣ̃ tài liệu mờ. Tuy nhiên việc c hiếu sáng lại là nguyên nhân cho nấm mốc và các loại côn trùng phát triển.

Các chất bẩn trong không khí : Thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc ở gần đƣờng đi nên xe cộ chạy liên tục , cƣ̉a sổ và cƣ̉a chính thƣờng xuyên mở để lấy ánh sán g và thoáng khí. Các chất ô nhiễm trong không khí (bụi bẩn, hóa chất,...) phản ứng với hơi ẩm trong không khí tạo ra các axit có ăn mòn tài liệu.

Các hạt bụi này cũng có thể tập tru ng ẩm ƣớt có hàm chƣ́a axit trong bầu không khí bị ô nhiễm , phản ứng rất nhanh với các chất hóa học nằm trong cấu trúc của tài liệu tạo điều kiện cho sự phát triển của nấm mốc.

Ngoài tác dụng bào mòn mà thƣờng không thấy rõ , bụi bẩn còn chứa các chất hóa học gây hỏng và các nấm mốc gây hại tài liệu.

Thƣ viện Tỉnh Vĩn h Phúc có nhƣ̃ng loài côn trùng và động vật trong kho chủ yếu là chuột, gián, mối mọt. Chuột là loài động vật có hại sinh sản rất nhanh. Chúng cắn giấy làm ổ, chất thải của chúng đặc biệt có hại với sách vì chúng cũng là môi trƣờng sinh sản của côn trùng . Gián thƣờng ăn xuyên qua sách bằng vải và bằng giấy đến lớp hồ bột và lớp keo là thƣ́c ăn ƣa thích của chúng . Chất thải lỏng màu đậm để lại của gián làm trôi bất kỳ tài liệu nào ...Nhƣ̃ng hƣ hại do chúng gây ra sửa chữa và phục chế rất mất thời gian , tốn kém, chƣa kể đến sá ch không thể phục vụ bạn đọc đƣợc ngay. Do không đƣợc cấp kinh phí nên thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc vẫn tiến hành diệt côn trùng thủ công.

2.3.2. Kiểm tra, sƣ̉a chƣ̃a, phục chế tài liệu

Công tác bảo quản tài liệu của Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc đƣợc tiến theo định kỳ hàng tuần. Tháng hoặc 2 tháng. Các công v iệc chủ yếu là kiểm tra , vệ sinh kho tàng, giá kệ và tài liệu, đóng bìa và sƣ̉a chƣ̃a tài liệu.

- Kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tài liệu

Việc thƣờng xuyên kiểm tra, vệ sinh kho tàng, tài liệu sẽ góp phần giữ tài liệu sạch sẽ và nguyên vẹn , phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hƣ hại tài liệu khác nhƣ môi tr ƣờng, côn trùng để có biện pháp xƣ̉ lý kịp thời , giảm thiệt hại cả về tài liệu và kinh phí sửa chữa . Công tác này gồm có : vệ sinh kho , sàn nhà, giá kệ, phủi bụi tài liệu bằng phất trần . Thƣ viện còn có công tác hút bụi nhƣ̃ng tài liệu nhiễm bụi cũng đƣợc tiến hành 6 tháng/lần. Ngoài những dụng cụ đơn giản nhƣ: chổi, phất trần, giẻ, bàn chải cọ... nên Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc đã có máy hút bụi loại nhỏ để hút bụi tài liệu.

- Đóng bìa tài liệu: Đóng bìa tài liệu là một trong nhƣ̃ng công v iệc nhằm giảm những tổn hại của quá trình lƣu giữ và sử dụng tài liệu . Tài liệu đƣợc đóng bìa trƣớc khi sử dụng sẽ giảm bụi bám và đỡ gáy sách. Năm 2006 có loại tài liệu Thƣ viện tƣ̣ đóng bìa , có loại tài liệu Th ƣ viện thuê đóng ở bên ngoài . Đối với

báo khổ lớn Thƣ viện Vĩnh Phúc dành 7 triệu đồng cho đóng bìa bên ngoài thƣ viện. Nhƣng đến nay thì thƣ viện đƣợc trang bị máy dập ghim , bìa mỏng, máy cắt, chỉ khâu, hồ dán, băng dính để tƣ̣ đóng bìa tài liệu. Hiện tƣợng con dài đuôi xuất hiện ở khe giƣ̃a ruột sách và bìa sách. Vì vậy mà Thƣ viện đã tƣ̣ đó ng sách không để khe hở nào, hiện tƣợng con dài đuôi nhƣ vậy không còn xuất hiện nƣ̃a . Công việc đóng bìa đƣợc tiến hành nhƣ sau:

+ Tháo bìa cuốn sách

+ Rập ghim lại cuốn sách mà vẫn giƣ̃ nguyên chỉ khâu hoặc hồ dán của nhà in

+ Bôi một lớp hồ dán vào bìa sách , đặt 2 mảnh bìa cactong mỏng vào hai bên bìa sách

+ Bôi hồ vào gáy sách, đặt sách vào đúng vị trí

+ Dùng băng dính màu dán giữa trang tên sách, trang sau và bìa. Dán băng dính đoạn giữa mặt trong trang bìa trƣớc tiếp với lề ngoài.

Với một số kinh phí ít ỏi thì không thƣ viện nào có khả năng đóng bìa toàn bộ tài liệu nhập về trong năm. Thƣ viện Vĩnh Phúc đóng và tu sửa hơn 1000 cuốn/năm.

- Sửa chữa tài liệu : Hiện nay công tác sƣ̉a chƣ̃a tài liệu ở thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc đã đơn giản hơn trƣớc rấ t nhiều, nhằm duy trì tài liệu ở tình trạng có thể sƣ̉ dụng đƣợc. Đối với những tài liệu quý hiếm cần phải tu sửa bằng phƣơng tiện hiện đại và yêu cầu về vật tƣ thì không có thƣ viện nào.

Các dụng cụ để sửa chữa tà i liệu hầu nhƣ chỉ gồm có dao , kéo, bàn chải mềm, keo dán, bìa, máy dập ghim, máy cắt giấy, băng dính,...Công việc sƣ̉a chƣ̃a đơn giản nhƣ dán trƣ̣c tiếp trang sách bị bung, rời ra khỏi tài liệu bằng băng dính trong. Việc này làm hại không nhỏ đến tài liệu vì băng dính dính chặt lấy tài liệu, khó gỡ ra, khi gỡ giấy sẽ bị rách , mất chƣ̃. Chƣa kể băng dính sau một thời gian,

nhất là ở điều kiện nóng băng dính sẽ chảy , keo dính chuyển màu đen vƣ̀a làm mất chƣ̃ vƣ̀a làm mất thẩm mỹ của cuốn sách.

Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc đƣợc trang bị một máy cắt giấy , máy đục lỗ , chỉ khâu, máy dập ghim. Công việc tu sƣ̉a sách đƣợc tiến hành nhƣ sau:

+ Tháo hết tay sách, dùng máy đục lỗ dập lỗ trên sách + Khâu toàn bộ bằng chỉ khâu chuyên đóng sách

+ Dùng chổi mềm loại nhỏ quét một lớp hồ vào gáy sách . Dán bìa màu loại mỏng vào sách.

Hạn chế của việc tƣ̣ đóng bìa và tu sƣ̉a sách của thƣ viện Vĩnh Phúc là: + Dùng kim bấm sau một thời gian ghim bị gỉ sét làm bẩn tài liệu . Tài liệu bị ghim sâu vào trang sách nên bạn đọc giở tài liệu rất khó khăn, có quyển bị mất chƣ̃, khi photo phải ấn mạnh gáy sách vƣ̀a chóng hỏng gáy sách mà vẫn mất chƣ̃ + Dùng hồ dán không đảm bảo chất lƣợng , sau một thời gian sƣ̉ dụng tài liệu bị bung. Hồ dán là thƣ́c ăn ƣa thích của gián , nấm mốc, sƣ̉ dụng hồ dán thu hút gián và dễ sinh nấm mốc.

Về sƣ̉a chƣ̃a tài liệu bị hƣ hỏng hàng năm Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc tu sửa trung bình hơn 1000 cuốn/năm.

- Phục chế tài liệu

Một biện pháp hỗ trợ cho công tác bảo quản tài liệu là áp dụng công nghệ thông tin phục chế tài liệu có giá trị nhƣng bị hƣ hỏng nặng . Phục chế tài liệu vẫn là một công tác bỏ ngỏ tại Thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc . Hiện nay Thƣ viện không có điều kiện phục chế tài liệu hƣ hỏng quá nặng nên hoặc là để nguyên tình trạng nếu là tài liệu quý hiếm hoặc thanh lý ra khỏi kho tài liệu nếu là sách , báo cũ trong các kho mƣợn hoặc luân chuyển không có ngƣời sử dụng . Đối với tài liệu thuộc tổng kho hoặc kho lƣu thì trên nguyên tắc vẫn lƣu giƣ̃.

Khoản 2, điều 13, chƣơng III của Pháp lệnh Thƣ viện nêu rõ về nhiệm vụ của Thƣ viện tỉnh trong vấn đề bảo quản vốn tài liệu nhƣ sau : “...bảo quản vốn tài liệu và thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu , hƣ nát theo quy chế của thƣ viện”.

Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc trƣớc khi chuyển về trụ sở mới đã thanh lý hơn 5000 cuốn do rách, nát không thể sửa chữa đƣợc . Năm 2011 thƣ viện đã thanh lý 14.503 cuốn tài liệu bị côn trùng phá hoại, rách nát, ẩm mốc và những cuốn thừa nhiều bản hoặc mất giá trị về thời gian . Có thể nói thanh l ý tài liệu cũng là một nhiện vụ trong công tác bảo quản của thƣ viện. Thanh lý nhƣ̃ng tài liệu không có giá trị sử dụng, nhƣ̃ng tài liệu hƣ nát không thể phục hồi vƣ̀a giải phóng diện tích kho ngày càng chật trội do sự gia tăng của vốn tài liệu thƣ viện , vƣ̀a tránh lãng phí thời gian của bạn đọc vừa tiết kiệm chi phí về thời gian và nhân lự c của thƣ viện để bảo quản chúng.

2.3.3. Nhân sƣ̣, kinh phí dành cho công tác bảo quản tài liệu.

* Nhân sƣ̣

Thƣ viện không thể tồn tại và phát triển nếu không có những cán bộ trình độ nghiệp vụ vƣ̃ng và yêu nghề . Do đó việc nâng cao nghiệp vụ tay nghề và truyền thụ lòng yêu nghề cho cán bộ thƣ viện là việc làm cần thiết . Trong quan hệ với tài liệu, ngƣời cán bộ thƣ viện phải làm nhiệm vụ chọn lựa và bảo quản tài liệu, sắp xếp tài liệu theo một trật tƣ̣ nhất định.

Cán bộ Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc có trình độ cao , đa số là đại học và sau đại học. Nhƣng mƣ́c độ chuyên môn nghiệp vụ bảo quản còn thấp. Thƣ viện hiện chỉ có 2 cán bộ đƣợc đào tạo ngắn hạn lớp tập huấn về lý luận và thƣ̣c hành công tác bảo quản do Thƣ viện Quốc gia và Vụ Thƣ viện tổ chƣ́c , thƣ viện không có bộ phận bảo quản riêng . Nhƣng quy định trách nhiệm bảo quản cho các thủ thƣ

công tác trƣ̣c tiếp tại các k ho tài liệu sẽ là cơ sở cho việc đào tạo cán bộ chuyên trách và tổ chức phòng bảo quản trong tƣơng lai.

* Kinh phí

Pháp lệnh thƣ viện đã nêu rõ 4 điều kiện cần để thành lập thƣ viện: 1. Vốn tài liệu thƣ viện

2. Trụ sở, trang thiết bị chuyên dùng

3. Cán bộ thƣ viện, đƣợc đào tạo theo tiêu chuẩn chƣ́c danh nghiệp vụ của Nhà nƣớc

4. Kinh phí đảm bảo cho thƣ viện hoạt động ổn định và phát triển

Nghị định 72 ngày 06/08/2002 của Chính phủ về “Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh thƣ viện” khẳng định “ ...Thƣ viện cấp tỉnh , cấp huyện , cấp xã hoạt động bằng ngân sách của Nhà nƣớc” . Kinh phí là sƣ̣ cần thiết đ ể duy trì sự tồn tại của thƣ viện . Thƣ viện đƣợc xem là cơ quan sự nghiệp không thu , kinh phí hoạt động phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách Nhà nƣớc cấp . Kinh phí của Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc do ngân sách địa phƣơng cung cấp , cao hay thấp phụ thuộc vào khả năng và sƣ̣ quan tâm của địa phƣơng đối với ngành văn hóa thông tin nói chung và sƣ̣ nghiệp thƣ viện nói riêng . Theo Thông tƣ số 97/TTLB/VHTT-TT-DL-TC ngày 15/6/1990 các thƣ viện công cộng đã đƣợc phân loại xếp hạng theo thông tƣ Liên Bộ số 1043 ngày 5/5/1989 đƣợc cấp kinh phí gồm:

- Vốn mua sách báo bao gồm: ấn phẩm và tài liệu ghi trên giấy (sách, báo, tạp chí, bản đồ, tranh phiên bản, ảnh chụp,...), tài liệu bằng vi phim, băng tƣ̀, đĩa ghi âm và các vật mang tin khác.

- Chi phí hoạt động thƣờng xuyên: tiền lƣơng và các khoản phụ cấp lƣơng, chi cho các hoạt động nghiệp vụ thƣ viện , mua nhƣ̃ng phƣơng t iện phục vụ do vốn sách và lƣợng bạn đọc tăng hàng năm, chi phí quản lý hành chính.

Nguồn kinh phí hàng năm của Thƣ viện tỉnh Vĩnh Phúc trong những năm 2006 trên 700 triệu đồng, cho đến năm 2011 thì con số đó đã đƣợc tăng lên trên 1 tỷ đồng kinh phí đƣợc cấp cho Thƣ viện hoạt động . Kinh phí dành cho bảo quản lại rất thấp, tỷ lệ kinh phí này ở Thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc là 1,25%. Nguồn kinh phí dành cho công tác bảo quản của Thƣ viện chủ yếu là đƣợc dùng cho việc đóng bìa sách , báo, tạp chí , vệ sinh kho , ký hợp đồng phòng trừ mối mọt hàng năm, sƣ̉a chƣ̃a nhỏ, đơn giản tài liệu bị hƣ hỏng nhẹ.

2.4. Nhận xét 2.4.1. Ƣu điểm 2.4.1. Ƣu điểm

Tƣ̀ khi thành lập đến nay Thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc đã xây dƣ̣ng đƣợc một lƣợng lớn vốn tài liệu lên tới 155.313 bản. Số tài liệu ngày cà ng gia tăng , thấy đƣợc sƣ̣ quan tâm của các cấp, các ngành đối với công tác Thƣ viện về mặt kinh phí bổ sung. Công tác bảo quản tài liệu của Thƣ viện Tỉnh Vĩnh Phúc có các ƣu điểm sau:

- Các cấp lãnh đạo địa phƣơng đã quan tâm đến công tác bảo quản , tạo điều kiện thuận lợi cho Thƣ viện thƣ̣c h iện tốt công tác của mình và thực hiện đầy đủ các chính sách về công tác bảo quản tài liệu theo Nhà nƣớc quy đinh.

- Thƣ viện đã cố gắng trong công t ác bảo quản , dành một khoản kinh phí nhất định cho bảo quản tài liệu hàng năm.

- Về công tác tổ chƣ́c vốn tài liệu , Thƣ viện luôn bám sát với tình hình thƣ̣c tiễn của Thƣ viện cũng nhƣ yêu cầu khách quan , đề ra các phƣơn g pháp tổ chƣ́c khoa học, hợp lý. Hệ thống kho sách báo của Thƣ viện đ ƣợc bố trí dựa vào căn cƣ́ các chƣ́c năng , nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ nên hiệu quả hoạt động mà Thƣ viện đạt đƣợc thật đáng khích lệ. Thƣ viện luôn ý thƣ́c đƣợc trách nhiệm của mình là một thƣ viện công cộng , một trung tâm Thông tin – Văn hóa – Giáo

dục của Tỉnh, do vậy mà các nguyên tắc tổ chƣ́c cho đặc biệt là nguyên tắc tính Đảng và tính năng động đƣợc Thƣ viện áp dụng triệt để.

- Vốn tài liệu đƣợc tiến hành xƣ̉ lý theo một trật tƣ̣ khoa học. Do vậy, Thƣ viện có thể đáp ƣ́ng nhu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng , chính xác và bảo quản vốn tài liệu đƣợc lâu dài.

- Hầu hết vốn tài liệu của Thƣ viện vẫn đƣợc bảo quản trong tình trạng tốt . Điều này cho thấy rằng , tập thể cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong Thƣ viện là nhƣ̃ng ngƣời có trình độ , năng động, sáng tạo, nhiệt tình với công việc và họ là nhƣ̃ng ngƣời ham học hỏi , tiếp thu có chọn lọc kinh nghiệm của nhƣ̃ng ngƣời đi trƣớc để áp dụng và thực hiện trong từng hoàn cảnh cụ thể , phù hợp với nhiệm vụ đặt ra trƣớc mắt.

- Đa số bạn đọc là nhƣ̃ng ngƣời có ý thƣ́c giƣ̃ gìn, bảo vệ tài sản cho Thƣ viện, giƣ̃ gìn vốn tài liệu thƣ viện. Nếu đƣợc tuyên truyền và khuyến khích, họ sẽ góp phần tích cực cho công tác bảo quản tài liệu của Thƣ viện.

2.4.2. Nhƣợc điểm

- Hệ thống kho tài liệu của thƣ viện tuy rộng rãi nhƣng với tình trạng hiện nay vốn tài liệu phát triển nhanh chóng cần có các kho chứa rộng hơn . Nhất là không thanh lý kịp thời các tài liệu bị lỗi thời , hƣ hỏng, lạc hậu, mục nát, nhiều