2.4.1.1 Sổ đăng ký tổng quát
Đăng ký tổng quát là đăng ký từng lô sách, đợt sách nhập vào thư viện có chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát.
Sổ đăng ký tổng quát cung cấp các thông tin sau:
+ Cho biết tổng số tài liệu của thư viện ở một thời gian nhất định + Cho biết số lượng tài liệu cụ thể theo từng môn loại, ngôn ngữ + Cho biết tổng số tiền cho toàn bộ vốn tài liệu trong thư viện… Sổ đăng ký tổng quát tại thư viện huyện Lập Thạch giúp cán bộ thư viện quản lý toàn bộ vốn tài liệu hiện có của thư viện, nội dung, môn loại tri thức như: Tổng số tài liệu: 12.404 bản, trong đó văn học là 5251 bản, sách chính trị - xã hội là 1981 bản… giúp cán bộ gảm bớt khó khăn trong công tác quản lý tài liệu, cũng như bổ sung sau này.
2.4.1.2 Sổ đăng ký cá biệt
Đăng ký cá biệt là đăng ký từng quyển sách riêng biệt nhập vào thư viện. Mỗi một cuốn sách, bản sách đều tính là một đơn vị đăng ký độc lập, sổ đăng ký cá biệt phải theo mẫu thống nhất cho tất cả các kho của thư viện.
Sổ đăng ký cá biệt cung cấp các thông tin sau:
+ Lịch sử hình thành vốn tài liệu của cả thư viện, hoặc từng phòng ban.
+ Cung cấp thông tin về giá tiền tài liệu giúp cán bộ có thể thuận lợi tính toán trong công tác thanh lý tài liệu, bạn đọc đền bù do mất sách…
+ Góp phần quan trọng vào công tác kiểm kê tài liệu.
Tại thư viện huyện Lập Thạch, sổ đăng ký cá biệt có tổng là 7 quyển, mỗi quyển đăng ký được 2000 tài liệu, mỗi tài liệu là một dòng, cứ 5 dòng có một dòng đậm, kết thúc bằng số 0 hoặc 5. Trong quá trình vào sổ, nếu cán bộ không cẩn thận rất dễ viết nhầm dòng, tẩy xóa, gây mất thẩm mỹ và có thể dẫn tới việc nhầm các thông tin tài liệu.
Sau khi xử lý nghiệp vụ, thư viện sẽ vào sổ đăng ký cá biệt, rồi mới đem tài liệu ra phục vụ bạn đọc, nếu trong quá trình sử dụng, bạn đọc bị mất tài liệu, đền bù cuốn khác, thư viện chỉ cần tìm ra tên tài liệu trong sổ đăng
ký, gán cho tài liệu mới số đăng ký cũ. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian, công sức cán bộ mà không phải tẩy xóa trong sổ.