2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán.
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP SXVLXD Kim Sơn.
Do khối lượng công việc kế toán nhiều, yêu cầu tính toán, quản lý chặt chẽ và để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, điều kiện, trình độ tổ chức quản lý của mình, Công ty Cổ phần sản xuất vật liệu xây dựng Kim Sơn đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Đứng đầu là kế toán trưởng sau đó là phó phòng kế toán, nhân viên kế toán và nhân viên kinh tế phân xưởng. Theo hình thức này, Công ty tổ chức một phòng kế toán
65 Lớp : Kế toán 4D SV: Ngô Thị Linh Hoà
duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Phòng kế toán tổ chức mọi công việc kế toán, thực hiện đầy đủ, có chất lượng từ khâu đầu xử lý các chứng từ , ghi sổ sách và lập báo cáo kế toán. Ngoài ra, bộ máy kế toán phải tham gia công tác phân tích hoạt động kinh tế, kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài sản kế toán theo quy định. Phòng kế toán gồm 7 người, mỗi người thực hiện nhiệm vụ riêng và chịu trách nhiệm về phần hành kế toán mà mình đảm nhiệm.
Tại các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập thông tin, kiểm tra chứng từ, sơ bộ xử lý các chứng từ liên quan đến hoạt động sản xuất ở các phân xưởng. Định kỳ gửi toàn bộ chứng từ đã thu thập, kiểm tra xử lý về phòng kế toán Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần sản xuất vật liệu xây dựng Kim Sơn có thể khái quát theo:
b. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Tất cả các nhân viên kế toán tập trung tại một phòng kế toán của công ty.
Kế toán hoá đơn, thanh toán tiêu thụ Thủ quỹ, KT tiền mặt, TGNH Thống kê phân xưởng Kế toán tiền lương thanh toán TSCĐ Kế toán bán hàng Kế toán nguyên vật liệu Kế toán trưởng
66 Lớp : Kế toán 4D SV: Ngô Thị Linh Hoà
Phòng tài chính kế toán của công ty bao gồm 07 người, mỗi người có chức năng và nhiệm vụ cụ thể sau:
- Kế toán trưởng:
Giúp giám đốc công ty thực hiện toàn bộ công tác hạch toán, kế toán, thống kê tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
Tính toán đầy đủ, kịp thời đứng chính sách chế độ các khoản thuế phải nộp, các khoản quỹ được trích từ lợi nhuận , các khoản dự phòng. Lập và gửi đầy đủ, kịp thời các báo cáo kế toán, ký các sổ kế toán, các báo cáo kế toán và chịu trách nhiệm về tính chính các của các báo cáo.
- Kế toán viết hoá đơn, thanh toán tiêu thụ:
Có nhiệm vụ viết hoá đơn GTGT cho khách hàng căn cứ vào lượng hàng thực tế xuất kho của khách hàng, kê khai thuế đầu ra, theo dõi công nợ TK 131 của các tiếp thị và đại lý, các hợp đồng kinh tế của công ty.
- Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt, TGNH:
Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt căn cứ vào các chứng từ gốc, cân đối quỹ , theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty.
- Thống kê phân xưởng:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập gạch mộc sản xuất tổ sản xuất tạo hình, nhập kho thành phẩm.
Cuối tháng kiểm kê gạch mộc, gạch thành phẩm đối chiếu số liệu với thực tế.
- Kế toán tiền lương, kế toán thanh toán:
Có nhiệm vụ thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. Tính và trích lập BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ. Thanh toán với người mua,
67 Lớp : Kế toán 4D SV: Ngô Thị Linh Hoà
người bán, các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng ghi vào sổ có liên quan. Đồng thời theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ trong công ty, tính và trích lập khấu hao TSCĐ.
- Kế toán bán hàng:
Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm trên số sách.từ đó làm cơ sở viết phiếu xuất kho cho khách hàng tránh trường hợp âm kho.
Thu tiền của khách hàng, viết phiếu thu trả cho khách hàng. sau mỗi buổi nộp tiền bán hàng lên cho thủ quỹ.
- Kế toán nguyên vật liệu:
Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật tư hàng hoá của công ty. Thực hiện phân bổ vật tư. Theo dõi TK 153,152.
2.1.5.2. Chính sách kế toán áp dụng.
Công ty CP SXVLXD Kim Sơn là đơn vị hạch toán phụ thuộc, có tư cách pháp nhân đầy đủ, do đó để phù hợp cho việc ghi chép sổ sách, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” .
- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 của năm báo cáo. Kỳ kế toán là tháng. Bên cạnh đó, để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, Xí nghiệp còn sử dụng kỳ kế toán là quý, năm.
- Kế toán tính và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi sang đồng tiền khác: Theo tỷ giá của ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
68 Lớp : Kế toán 4D SV: Ngô Thị Linh Hoà
- Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ 17 (bên dưới).
*) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi vào ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp đồng thời ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Nếu đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký đặc biệt liên quan. Cuối tháng hoặc định kỳ tuỳ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
Cuối tháng , quý, năm cộng số liệu trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã đối chiếu số liệu khớp số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính Chứng từ kế toán
69 Lớp : Kế toán 4D SV: Ngô Thị Linh Hoà
Sơ đồ 17: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
* Hệ thống sổ kế toán bao gồm:
Sổ nhật ký chung
Các bảng kê, bảng phân bổ
Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái các tài khoản * Chứng từ kế toán:
Trong quyết định về chứng từ kế toán của công ty, công tác hạch toán theo đúng chế độ chính sách quy định, Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính trong đó bao gồm các chứng từ sau: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, bảng thanh toán lương,...
- Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
- Báo cáo kế toán: Công ty áp dụng theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Công ty CP SXVLXD Kim Sơn đã sử dụng phần mềm kế toán FAST
nhằm phục vụ quá trình hạch toán kế toán diễn ra nhanh hơn, cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác và giảm bới khối lượng công việc của kế toán thủ công do phần mềm cho phép xử ký các số liệu ngay từ các chứng từ ban đầu qua quá trình xử lý thông tin trên các bảng biểu kế toán, báo cáo kế toán theo
70 Lớp : Kế toán 4D SV: Ngô Thị Linh Hoà
yêu cầu của hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là phần mềm kế toán đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng.
Kế toán giá thành thường được đơn vị thực hiện vào cuối kỳ, trên cơ sở kế toán đã tập hợp được toàn bộ chi phí sản xuât sản phẩm trong kỳ, kế toán giá thành thực hiện tính giá thành sản phẩm. Phần mềm kế toán sẽ tự động tính toán và phân bổ chi phí, kết chuyển tính giá thành tự động cho từng loại sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Phần mềm FAST cho phép kế toán giá thành tính giá thành từng loại sản phẩm và thể hiện trên thẻ giá thành sản phẩm.