2.2.4.1. Đối với công tác đấu thầu để nhận được hợp đồng.
Đây là khâu quan trọng và quyết định nhất đối với toàn bộ các hoạt động khác của Công ty, bởi vì có trúng thầu thì Công ty mới có khách hàng, có hợp đồng, có dự
án để hoạt động và do đó mới có doanh thu và lợi nhuận. Trong khâu này, bộ phận khách hàng đóng vai trò rất quan trọng vì đây là bộ phận trực tiếp phát triển ý tưởng, xây dựng chương trình, tham khảo bộ phận thực thi và hậu cần đểđưa ra mức giá dịch vụ phù hợp và cuối cùng là bảo vệ chương trình khi tham gia đấu thầu.
Bộ phận khách hàng hiện có đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, được đào tạo và có kiến thức về chuyên ngành quảng cáo, cộng với khả
năng sáng tạo dồi dào đảm bảo cho công tác phát triển và xây dựng ý tưởng độc đáo, làm thỏa mãn khách hàng.
Công ty có kinh nghiệm và uy tín lâu năm trong ngành quảng cáo, nhất là mảng dịch vụ bềẩn nên được nhiều khách hàng tin cậy và đặt hàng.
Các bộ phận hậu cần và thực thi luôn hỗ trợ thông tin nhanh chóng đảm báo công tác xây dựng giá dịch vụ tương đối linh hoạt, chính xác.
b. Những mặt hạn chế.
Hiện tại số lượng công ty Quảng cáo đã tăng lên đáng kể, sự cạnh tranh trong ngành về ý tưởng và về mức giá cũng khá gay gắt, đôi lúc chính sách giá của MC không theo kịp dẫn tới thất bại trong đấu thầu dự án.
2.2.4.2. Đối với công tác chuẩn bị cho việc thực hiện dự án.
Sau khi trúng thầu, Công ty sẽ tiến hành thực hiện các công tác chuẩn bị cho dự
án. Các công việc được thực hiện thường bao gồm: chuẩn bị hệ thống kho bãi, liên hệ
thuê mướn địa điểm thực hiện chương trình, tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, chuẩn bị sản xuất, thuê ngoài các vật dụng sử dụng cho chương trình, lên kế hoạch chi tiết vận chuyển, chuyên chở vật dụng từ kho ra điểm thực hiện dự án và ngược lại, chuẩn bị nguồn vốn dự trù cho chương trình… Các công tác này hiện được thực hiện khá tốt tuy nhiên vẫn còn một số nhược điểm.
a. Những mặt mạnh.
Công ty có mối quan hệ lâu dài và rất tốt với chính quyền khu vực nên việc liên hệđịa điểm cho các chương trình luôn được tiến hành thuận lợi.
Bộ phận thực thi luôn duy trì tốt đội ngũ nhân viên bán thời gian sẵn sàng cung cấp nhân sự cho dự án. Công tác huấn luyện được thực hiện chuyên nghiệp, có tài liệu, sản phẩm trực quan, hệ thống trình chiếu hiện đại…do chính bộ phận khách hàng và bộ phận thực thi đảm nhiệm, đảm bảo cung cấp cho nhân viên kiến thức đầy
đử về sản phẩm và về cách thức làm việc.
Các nhà cung ứng chính cho Công ty về vật liệu, sản xuất các vật phẩm quảng cáo là bạn hàng lâu năm, có uy tín, họ có tay nghề tốt đảm bảo cung cấp hàng
b. Những mặt hạn chế.
Hệ thống kho bãi của Công ty được bố trí không hợp lý, nằm trên tầng 4 lại ở
trong hẻm nhỏ cấm xe tải, khó khăn cho việc ra vào vận tải hàng mẫu, mỗi khi xe tải vào kho lại phải mượn khóa rào chắn của tổ dân phố rất phức tập và mất thời gian. Kho nhỏ, lại không trang bị hệ thống điều hòa, chưa đảm bảo tốt cho việc nhập các loại hàng thực phẩm dùng để phát mẫu.
Các chương trình phải thực hiện ở các khu vực tư nhân như siêu thị, trung tâm thương mại, các công ty…đôi lúc khó khăn trong việc liên hệ xin tổ chức chương trình.
Số lượng máy móc phục vụ các chương trình hiện đang thiếu, Công ty chỉ có 2 máy xách tay, 2 máy chiếu và 1 tivi màn hình phẳng không đủ cung cấp cho nhiều chương trình chạy cùng lúc, Công ty thường phải thuê máy ở ngoài làm tăng chi phí.
Công tác quản lý, kiểm soát đội ngũ nhân viên bán thời gian đôi lúc còn thiếu chính xác, chưa đảm bảo chất lượng công việc.
2.2.4.3. Đối với công tác triển khai thực hiện dự án.
Công tác triển khai dự án bao gồm các công việc như phân chia công việc cụ
thể cho từng bộ phận, tổ chức chạy chương trình và báo cáo kết quả dự án, các hoạt
động kiểm tra giám sát, đánh giá nhân viên bán thời gian… Đây là giai đoạn thể hiện kết quả của mọi sự chuẩn bị trước đó của Công ty.
a. Những mặt mạnh.
Các bộ phận trong Công ty kết hợp với nhau khá nhuần nhuyễn, tạo ra sự hỗ
trợ, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo cho dự án được tiến hành thuận lợi.
Công tác quản lý, giám sát được thực hiện khá tốt thông qua hệ thống báo cáo nhân viên, báo cáo giám sát và hệ thống giám sát (QC- Quality Controler), đảm bảo chất lượng dự án luôn đảm bảo đúng cam kết.
b. Những mặt hạn chế.
Cách thức quản lý nhân sựđôi lúc kém linh hoạt, nhân viên khi thực hiện dự
án còn thụđộng, chưa phát huy hết tinh thần trong công việc.
Khi quản lý lượng nhân viên lớn, có lúc đến hơn 150 nhân viên, bộ phận thực thi hiện chưa áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, đôi lúc nhầm lẫn
2.2.4.4. Kết quả của hoạt động kích hoạt thương hiệu.
Về doanh thu, lợi nhuận của hoạt động kích hoạt thương hiệu.
Hiện tại hoạt động kích hoạt thương hiệu là lĩnh vực kinh doanh mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty Quảng cáo MC (xem bảng 2.3). Nguồn doanh thu từ các hoạt động kích hoạt thương hiệu chiếm tới 98% trong tổng doanh thu của Công ty trong năm 2007. Đồng thời hoạt động này cũng đem về nguồn lợi nhuận chủ yếu cho Công ty.
a. Những mặt tốt.
Doanh thu Công ty khá ổn định, với lượng đơn hàng lớn và đều đặn từ các khách hàng trung thành như công ty TNHH Coca-cola, công ty Vinamilk, tập đoàn Hoa Sen…
Khách hàng thanh toán khá đúng hẹn, lợi nhuận ổn định.
Ban giám đốc Công ty hết sức quan tâm và dành thời gian cho việc áp dụng triệt để hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
b. Những mặt chưa tốt.
MC yếu về nguồn vốn chủ sở hữu, hiện chiếm tỷ lệ thấp 25,6% (2007) trong cơ cấu vốn nên gặp khó khăn trong việc triển khai các dự án lớn, dài hơi hoặc thực hiện nhiều dự án một lúc.
Về chất lượng dịch vụ.
Chất lượng dịch vụ thường được đánh giá một cách định tính qua mức độ thỏa mãn của khách hàng. Công ty MC luôn chú trọng đảm bảo chất lượng dịch vụ
hướng tới thỏa mãn nhu cầu đa dạng của khách hàng. a. Những mặt tốt.
MC có uy tín và là công ty lâu năm trong ngành, Công ty được sự tin tưởng và tín nhiệm về dịch vụ của nhiều khách hàng lớn như công ty TNHH Coca-Cola, công ty LG, Samsung Vina, công ty Kinh Đô, công ty BAT, Vinamilk, tập đoàn Hoa Sen…
Đa số khách hàng đều muốn quay trở lại cộng tác sau khi sử dụng dịch vụ
của MC. Các khách hàng có phản hồi tốt về Công ty, tạo nên vị trí khá vững chắc cho MC trong ngành dịch vụ quảng cáo.
Sau thời gian khá dài hoạt động, Công ty thiếu sự cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ.
Nhân viên thường bị quá tải công việc do đó không đủ thời gian hoản thành tất cả các mẫu, biểu thuộc hệ thống ISO của công ty: thống kê phiếu yêu cầu của khách hàng, có bao nhiêu khách, họ yêu cầu những gì, ta đáp ứng được và chưa được những gì, các loại phiếu xuất kho, phiếu báo giá gửi khách hàng ra sao, lúc nào, mức giá, số lượng đơn hàng thành công…nên khó khăn trong việc xác định chính xác tỷ lệ
thành công cũng như chất lượng công việc.
HOẠT ĐỘNG KÍCH HOẠT THƯƠNG HIỆU CỦA CÔNG TY
TNHH DỊCH VỤ QUẢNG CÁO MC.
Sau quá trình phân tích và đánh giá hoạt động kích hoạt thương hiệu tại Công ty Dịch vụ Quảng cáo MC tôi xin đưa ra một số giải pháp giúp hoàn thiện hoạt động này nhằm tăng năng suất, hiệu quả công việc cho Công ty.
3.1. Hoàn thiện công tác triển khai ý tưởng và thiết kế dự án. 3.2.1. Sự cần thiết của giải pháp. 3.2.1. Sự cần thiết của giải pháp.
Như đã phân tích ở trên đây là khâu quan trọng và quyết định nhất đối với Công ty MC, bởi vì có trúng thầu thì Công ty mới có khách hàng, có hợp đồng, có dự
án để hoạt động và do đó mới có doanh thu và lợi nhuận. Trong giai đoạn này, vai trò của bộ phận khách hàng chiếm vị trí khá quan trọng bởi đây là bộ phận triển khai và chịu trách nhiệm chính trong hoạt động đấu thầu nhận dự án.
Trong thị trường cạnh tranh hiện nay, muốn thắng được thầu và có cơ hội nhận dự án Công ty phải vượt qua khá nhiều đối thủ với những kế hoạch, ý tưởng và những mức giá khác nhau. Vấn đề là làm sao để có được ý tưởng độc đáo, làm hài lòng khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
3.2.2. Nội dung giải pháp.
• Công ty nên định kỳ tuyển mới nhân viên nhằm đổi mới về không khí, về tư
duy, mang lại luồng ý tưởng mới, phong phú cho toàn bộ phận.
• Tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn, định kỳ về phương pháp, về cách suy nghĩ
sáng tạo.
• Chú ý cải thiện các điều kiện lao động, môi trường lao động phải thoải mái, an toàn lao động được đề cao, giúp cho nhân viên có được trạng thái tốt nhất khi làm việc.
3.2. Xây dựng chính sách giá dịch vụ linh hoạt. 3.2.1. Sự cần thiết của giải pháp. 3.2.1. Sự cần thiết của giải pháp.
Giá cả là một nhân tố rất quan trọng trong quá trình lựa chọn của khách hàng. Với cùng một chất lượng dịch vụ, công ty nào có mức giá linh hoạt và có những ưu
do sự mất ổn định về tình hình kinh tế Thế Giới và trong nước, đã làm cho giá cả xăng dầu tăng, điều này đã dẫn tới giá cả nguyên vật liệu tăng, các chi phí gia tăng. Chính nguyên nhân này buộc công ty phải tăng giá dịch vụ. Tuy nhiện, giá cả tăng cũng đi kèm sự gia tăng về chất lượng nên dịch vụ vẫn được thị trường chấp nhận. Điều mà công ty cần lưu ý là trong thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, công ty cần có chính sách giá hợp lý và linh hoạt, tham khảo giá của các công ty đối thủ để có một chính sách giá cạnh tranh nhất.
3.2.2. Nội dung giải pháp.
• Luôn luôn tham khảo, cập nhật giá dịch vụ của các đối thủ trong ngành. Tham khảo giá của các nhà cung cấp vật liệu chính.
• Tiết kiệm chi phí thuê ngoài. Hầu hết các vật liệu, công cụ, dụng cụ, trang thiết bị đều thuê bên ngoài, trong tình giá cả đang gia tăng, chính vì thế, để tìm được nhà cung cấp chất lượng và giá cả phải chăng có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành. Công ty cần tổ chức bảo quản các trang thiết bịđã thực hiện ở các chương trình trước để phục vụ cho lần sau.
• Cần đưa ra các giải pháp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp hiện đã tăng tới 7,2% so với năm 2006. Thực hành tiết kiệm trong các hoạt động văn phòng, tiết kiệm
điện, nước, giấy in…
3.3. Hoàn thiện công tác chuẩn bị hậu cần cho thực hiện dự án. 3.3.1. Sự cần thiết của giải pháp. 3.3.1. Sự cần thiết của giải pháp.
Công ty MC chuyên thực hiện các chương trình kích hoạt thương hiệu, thường có hoạt động phát mẫu nên cần hệ thống kho bãi lớn, dễ ra vào đối với xe tải lớn, rộng rãi, thoáng mát, được che mưa, che nắng, có hệ thống điều hòa không khí tốt, đảm bảo cho lượng hàng hóa lớn được lưu kho một cách an toàn, nhất là đối với những mặt hàng thuộc về thực phẩm như hàng cafe, đây là vấn đề rất quan trọng. Hiện tại kho hàng của Công ty nằm ở vị trí không thuận lợi, trong hẻm khá sâu, hẻm lại cấm xe tải ra vào nên mỗi lần chuyển hàng thủ kho đều phải mượn chìa khóa của tổ trưởng tổ
dân phố rất mất thời gian và phiền phức.
Công tác liên hệđịa điểm thực hiện phát mẫu tại các siêu thị và các điểm thực
trưng bày hết tất cả các vật dụng, chỉ đủ để đặt các vật dụng cơ bản, không làm nổi
được sự khuyếch trương sản phẩm.
Hệ thống các máy móc sử dụng cho chương trình như máy vi tính, loa đài, máy chiếu... còn hạn chế.
3.3.2. Nội dung giải pháp.
• Mở rộng hệ thống kho bãi hiện có của công ty, xem xét vấn đề thuê thêm kho tại các vị trí thuận lợi cho xe tải ra vào giao nhận hàng. Lắp đặt hệ thống điều hòa không khí tốt cho kho, đảm bảo lưu trữ lượng lớn hàng cần đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Lắp đặt hệ thống cẩu khoa học, dễ sử dụng, giúp cho việc giao nhận hàng nhanh chóng và đảm bảo an toàn.
• Tăng số lượng nhân viên kho bãi. Thuê mướn nhân viên bán thời gian hoặc bổ
nhiệm nhân viên kiêm nhiệm.
• Giữ mối liên hệ tốt với khách hàng và làm PR với hệ thống chính quyền tốt hơn nữa, xây dựng mối quan hệ hợp tác cùng có lợi với các bên siêu thị, các trung tâm vui chơi giải trí, các cơ quan, trường học…để có thể xin được vị trí tốt nhất khi thực hiện các chương trình sau này. Bộ phận thực thi lên kế hoạch cho các hoạt động xây dựng mối quan hệ theo các lịch trình cụ thể.
• Tăng cường số lượng (mua mới) máy laptop, máy chiếu, tivi màn hình phẳng...
đểđảm bảo cung cấp cho các chương trình.
3.4. Hoàn thiện công tác quản lý nhân sự bán thời gian. 3.4.1. Sự cần thiết của giải pháp. 3.4.1. Sự cần thiết của giải pháp.
Hiện tại nguồn nhân lực chính cho các chương trình luôn là nguồn bán thời gian, những bạn sinh viên đi làm thêm... nguồn này có ưu điểm là số lượng lớn và gần như luôn sẵn sàng song nhược điểm là không chuyên nghiệp, thiếu kinh nghiệm làm việc và khó quản lý.
3.4.2. Nội dung giải pháp.
• Tự xây dựng hoặc thuê ngoài thiết kế phần mềm riêng để quản lý ngày càng có hiệu quả số lượng nhân viên bán thời gian đông đảo của Công ty hiện đã lên đến hơn
xác, tích hợp thêm chức năng hoạch định nhu cầu nhân sự cho từng chương trình, lập bảng chấm công với từng nhân viên cụ thể và làm cơ sở tính lương sau này.
• Áp dụng công nghệ thông tin nhiều hơn nữa vào quá trình huấn luyện, đào tạo nhân viên như sử dụng hệ thống màn hình lớn, máy chiếu trực quan cho toàn bộ quá trình đào tạo. Trong chương trình huấn luyện, cho nhân viên tiếp cận trực tiếp : sờ, cầm, nắm, ngửi, thậm chí ăn... sản phẩm để nhân viên có được những kinh nghiệm cần thiết.
• Thực hiện tốt công tác giám sát nhân viên thông qua giám sát trực tiếp và hệ
thống giám sát QC thuê ngoài cho các chương trình lớn, dài ngày. Áp dụng linh hoạt các biểu mẫu báo cáo nhân viên, báo cáo giám sát để tăng chất lượng dịch vụ.
• Khéo léo trong công tác trả lương và khen thưởng : khen thưởng đúng người,
đúng việc tạo nên sự cố gắng, tích cực làm việc nơi nhân viên. Nội quy thưởng phạt rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn.
3.5. Nâng cao chất lượng dịch vụ để thỏa mãn ngày càng cao nhu cầu đòi hỏi của khách hàng. của khách hàng.
3.5.1. Sự cần thiết của giải pháp.
Đối với lĩnh vực quảng cáo thì chất lượng dịch vụ là một “vũ khí lợi hại” trong cạnh tranh. Khách hàng luôn quan tâm đến những tiêu chuẩn của dịch vụ, và hơn nữa việc công ty xây dựng được hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã