Công ty MC chuyên về các dịch vụở bềẩn (Below The Line), thực hiện các đơn hàng kích hoạt thương hiệu do khách hàng yêu cầu. Quy trình thực hiện được thể hiện trong sơđồ sau:
Sơđồ 2.3. Sơđồ quy trình làm việc của công ty quảng cáo MC - LIÊN HỆ THỰC HIỆN - GIÁM SÁT - LÊN KẾ HOẠCH HÀNG NGÀY - BÁO CÁO THỰC HIỆN CÔNG TY MC KHÁCH HÀNG Ý TƯỞNG, CHƯƠNG TRÌNH, GIÁ CẢ
CHIẾN LƯỢC CHO SẢN PHẨM, DỊCHVỤ
BỘ PHẬN KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN THỰC THI - KÝ HỢP ĐỒNG - DỰ TOÁN - PHÁP LÝ BỘ PHẬN THIẾT KẾ THIẾT KẾ CÁC VẬT DỤNG QUẢNG CÁO BỘ PHẬN HẬU CẦN - LẬP KẾ HOẠCH CHÍNH - TUYỂN NHÂN SỰ - ĐÀO TẠO - BÁO CÁO - SẢN XUẤT CÁC VẬT DỤNG QC - VẬN TẢI - LẮP ĐẶT S Ả N P H Ẩ M , D Ị C H V Ụ
a. Nhận bản tóm tắt yêu cầu công việc (Brief) từ khách hàng.
Các trưởng nhóm hoặc nhân viên bộ phận khách hàng sẽ đi gặp khách hàng để nhận và trao đổi về bản tóm tắt yêu cầu công việc. Khách hàng sẽđưa ra các yêu cầu tổng quát về chiến lược cho sản phẩm, dịch vụ thông qua trao đổi trực tiếp hoặc qua hồ sơ gửi kèm. Khách hàng sẽ giới thiệu về công ty về sản phẩm và mục đích chính của họ: muốn đánh vào sản phẩm nào, thị trường nào, trong thời gian nào, cách thức chủ yếu theo hướng nào, kinh phí khả thi cho chương trình là bao nhiêu…?
b. Viết kế hoạch chương trình (Proposal).
Sau khi nhận bản tóm tắt yêu cầu công việc bộ phận khách hàng sẽ tổ chức họp góp ý nội bộ hoặc chung với các bộ phận khác để tìm ý tưởng, triển khai các hoạt động phục vụ cho chương trình: nên làm chương trình theo kiểu nào Sampling, Direct Sale, Road Show hay Event… hay một cách nào khác, nên tổ chức ởđâu siêu thị, chợ hay các chung cư, cao ốc…, nên có các hoạt động gì chơi game, ca nhạc hay hoạt động nào khác, thời gian nào cho các hoạt động, nhân sự chủ lực gồm những ai…?
Sau cuộc họp bộ phận khách hàng sẽ viết chương trình dự kiến chi tiết về thời gian và cách thức làm việc cụ thể tại các điểm, dự toán chi phí và các vấn đề pháp lý liên quan. Bộ phận g thiết kế vẽ mẫu các vật dụng quảng cáo, thiết kế các lều sạp theo hình mẫu 3D cung cấp cho bộ phận khách hàng để hoàn thiện chương trình chi tiết. Bộ phận khách hàng đề xuất nhân sự và các yêu cầu chi tiết cho công việc, cùng với mức chi phí cho chương trình.
c. Khách hàng đặt hàng.
Khách hàng liên hệđể triển khai chương trình.
Khách hàng sắp xếp một cuộc họp (đấu thầu) cho nhiều công ty quảng cáo khác nhau (thông thường là 3 công ty) cùng trình bày kế hoạch chương trình của mình, từđó chọn công ty có ý tưởng hay và giá cạnh tranh nhất.
Sau đó khoảng hai ba ngày, sẽ thông báo và chúc mừng công ty đã được chọn. Hai bên ký kết hợp đồng.
Từđó, hai bên sẽ cùng bàn bạc để cho ra chương trình lý tưởng theo hướng, ý kiến chủđạo của bên khách hàng.
d. Bắt đầu công việc.
Khi chương trình của công ty đã được khách hàng chấp nhận, trưởng nhóm kinh doanh hoặc nhân viên bộ phận khách hàng làm việc trực tiếp với khách hàng, sau đó liệt kê các hạng mục để thực hiện chương trình, viết phiếu yêu cầu công việc cho bộ phận thực thi và bộ phận hậu cần để chuẩn bị chương trình.
Bộ phận hậu cần sẽ đảm nhiệm việc mua, thuê mướn, sản xuất, vận tải, lắp đặt …các hạng mục cần cho chương trình: các bảng quảng cáo lớn, các băng rôn quảng cáo đường phồ, các bục, bệ, lều sạp cho hoạt động phát mẫu…, sản xuất đồng phục nhân viên các loại tờ rơi, vé mời.. cho các hoạt động của công ty.
Bộ phận thực thi sẽ đảm nhận tuyển chọn nhân sự, liên hệ, thuê mướn địa điểm… để thực hiện chương trình. Soạn chương trình kế hoạch chi tiết cho từng nhân sự về thời gian, các công việc phải làm. Thực hiện huấn luyện nhân viên cho từng dự án, đảm bảo sự ổn định và chuyên nghiệp của dàn nhân viên kích hoạt thương hiệu.
Khách hàng bàn giao các sản phẩm, dịch vụ mẫu để thực hiện chương trình quảng cáo cho Công ty, kế toán Công ty kiêm nhiệm thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo an toàn cho số hàng hóa này.
Khi chương trình chính thức khởi động, bộ phận thực thi đảm nhiệm quản lý, giám sát nhân viên tại điểm, lập các báo cáo theo ngày, tuần, tháng… tất cả các bộ phận khác phối hợp với bộ phận này để kiểm tra, giám sát tiến độ dự án. Các báo cáo sẽ được gửi cho bộ phận khách hàng – nơi sẽ báo cáo trực tiếp và nhận các phản hồi tích cực lẫn tiêu cực từ phía công ty khách hàng.
2.2.2. Hoạt động kích hoạt thương hiệu đối với sản phẩm cà phê Moment do công ty Quảng cáo MC thực hiện. công ty Quảng cáo MC thực hiện.
Công ty quảng cáo MC đã thực hiện rất nhiều chương trình kích hoạt thương hiệu cho khách hàng trong những năm vừa qua như các chương trình Coca cola sống cùng bóng đá, HP Production lauching, Nestea Lite Vivid Contest, Toyota
New Modal Launching, hội chợ cà phê ở Daklak cho NesCafe, đại hội thể dục thể thao Phù Đổng do Milo tài trợ, phát mẫu thử sản phẩm Lipton mới... Ởđây chúng ta hãy cùng nghiên cứu chương trình Cafe Moment Activation 2007 để hiểu rõ hơn về hoạt động này. Đây là hoạt động tổng hợp, sử dụng xen kẽ các hoạt động như kích hoạt thương hiệu, phát mẫu sản phẩm khô (Dry Sampling), phát mẫu sản phẩm ướt (Wet Sampling), diễu hành đường phố (Road Show) ... đểđạt hiệu quả cao nhất.
2.2.2.1.Hiểu biết chung về ngành hàng cà phê .
Theo Công ty nghiên cứu thị trường TNS, cà phê hòa tan nằm trong top 5 ngành hàng tiêu dùng có tốc độ tăng trưởng cao nhất tại Việt Nam trong năm 2006 với mức tăng trưởng khoảng 30%.
Theo các nhà kinh doanh trong ngành, thị trường cà phê hiện đã phân chia thành 2 phân khúc rõ ràng: cà phê rang xay (cà phê phin) chiếm khoảng 2/3 sản lượng cà phê được tiêu thụ tại VN và cà phê hoà tan chiếm 1/3.
Cũng theo các nhà kinh doanh, thị trường cà phê hoà tan đang có xu hướng “nở nồi” vì có các ưu thế như giúp người dùng tiết kiệm thời gian, sản phẩm có tính năng động, trẻ trung phù hợp với xu hướng tiêu dùng của giới trẻ (lớp người tiêu dùng mới) hiện nay. Đây cũng là nguyên nhân thúc đẩy thị trường này đạt mức tăng trưởng khá cao trong năm 2006: từ 20-25%.
Trong số các loại cà phê hòa tan đang cạnh tranh trên thị trường thì cà phê hòa tan nguyên chất chỉ chiếm 14%, còn lại 86% là cà phê hòa tan 3 trong 1, người dân gọi là cà phê sữa (vì có bổ sung thêm đường và bột sữa). Như vậy, cạnh tranh trong nhóm sản phẩm cà phê hòa tan tập trung chủ yếu ở cà phê hòa tan 3 trong 1.
Ngoài những tên tuổi kinh doanh cà phê hoà tan quen thuộc như NesCafe (Nestle), VinaCafe, G7Coffee (Trung Nguyên)... cuối năm 2006 vừa qua thị trường đã xuất hiện thêm các nhãn hiệu mới như Café Moment (Công ty CP Sữa VN - Vinamilk), Max Coffee (Singapore).
2.2.2.2. Nội dung công việc.
Khách hàng – công ty cổ phần sữa Vinamilk yêu cầu Công ty Quảng cáo MC thực hiện một chương trình kích hoạt thương hiệu đối với sản phẩm của công ty, đó
là sản phẩm cà phê hòa tan 3 trong 1 Moment. Sản phẩm này vừa được thay đổi mẫu bao bì mới.
Khách hàng mong muốn giới thiệu được mẫu bao bì mới này tới khách hàng mục tiêu và truyền tải được thông điệp của nhãn hàng “Một ngày mới với Cafe Moment “. Đồng thời gia tăng tỷ lệ người dùng thử sản phẩm từđó thúc đẩy doanh số bán hàng.
2.2.2.3.Tiến trình thực hiện công việc.
a. Xác định khách hàng mục tiêu của sản phẩm.
Giai đoạn này, bộ phận khách hàng sẽđề xuất những đối tượng chính có nhu cầu hoặc có liên quan đến sản phẩm cà phê Moment. Ở đây khách hàng mục tiêu của Cafe Moment là những người trẻ trung, năng động, thích giao tiếp và các hoạt động xã hội, hướng chủ yếu vào giới nhân viên văn phòng và sinh viên.
Thông qua phương pháp phân tích tâm lý khách hàng, bộ phận khách hàng đưa ra các hướng, ý tưởng thực hiện chương trình.
b. Đưa ra ý tưởng chương trình.
Thông qua phương pháp phân tích tâm lý khách hàng, bộ phận khách hàng đưa ra các hướng, ý tưởng thực hiện chương trình ứng với từng yêu cầu của Vinamilk:
Mục tiêu Ý tưởng Giới thiệu với người tiêu dùng mục
tiêu hình ảnh bao bì mới của cà phê hòa tan Moment
Thiết kế quầy trưng bày (booth), đồng phục của nhân viên nữ (PGs) & nhân viên nam (PBs) với logo của sản phẩm Chuyển tải thông điệp của sản phẩm
đến với người tiêu dùng mục tiêu: “Một ngày mới với cà phê Moment”
Các hoạt động tại quầy trưng bày, trò chơi, quà tặng, sử dụng thông điệp chính của chương trình
Gia tăng tỷ lệ người tiêu dùng dùng thử sản phẩm từ đó thúc đẩy họ mua dùng sản phẩm
Hoạt động phát mẫu tại cao ốc văn phòng, Siêu thị, khu công ty, trường Đại học, khu vui chơi, giải trí…
Bảng 2.11. Bảng mục tiêu và ý tưởng chương trình.
c. Đưa ra cách thực hiện và chương trình chi tiết.
Công ty triển khai các ý tưởng đã đề ra, đề xuất chi tiết chương trình: cách thực hiện, các loại hoạt động, địa điểm hoạt động …
Hoạt động Chi tiết
Phát mẫu sản phẩm khô/ Diễu hành đường phố (Dry Sampling/ Road Show) Thực hiện tại các cao ốc văn phòng, khu công ty Phát mẫu sản phẩm ướt (Wet Sampling) Thực hiện tại các Siêu thị, trường đại học, khu vui chơi giải trí, công
viên
Hoạt động tổng hợp Thực hiện tại các Siêu Thị/ Trường học. Các hoạt động bao gồm: phát mẫu, trò chơi, quà tặng, thiết kế quầy trưng bày & các vật dụng ấn tượng
Hoạt động Nhân sự Chi tiết Phát mẫu sản phẩm khô (Dry Sampling) Cao ốc văn phòng: Đội= 1 nam + 1 nữ
Toàn đội sẽ đứng phát tại các cao ốc theo kế hoạch. Mỗi cao ốc sẽđược thực hiện 1 ca (sáng hoặc chiều)
Cách thức, qui trình làm việc:
1. Tập trung toàn đội tại Công ty MC
2. Nhận các gói cà phê mẫu moment, vật dụng làm việc,… từ giám sát (Supervisor)
3. Di chuyển đến cao ốc theo kế hoạch
4. Gởi xe, cất bớt các vật dụng, đeo hạt cà phê, đeo túi cà phê, bỏ 20 gói cà phê Moment vào túi đeo.
5. Chuẩn bị làm việc. Mỗi bạn đứng ở mỗi cổng
6. Cười, chào khách, tặng gói cà phê Moment cho tất cả các khách hàng đi vào cao ốc & luôn nói lời chúc với khách hàng.
7. Thêm hàng vào túi khi hết, sau đó lập lại qui trình làm việc như cũ cho đến hết giờ làm việc
8. Nghỉ trưa
9. Tiếp tục công việc tại cao ốc khác vào ca chiều. Cuối mỗi ca, cũng như mỗi lần châm thêm hàng đều phải tổng kết lại số lượng mẫu cà phê đã phát Diễu hành đường phố (Road Show) Khu công ty: Đội = 4 nam + 4 nữ
Toàn đội sẽ diễu hành qua các đường phố chính bằng xe Attila Elizabeth
Khi đến công ty, team sẽ tách ra các đội nhỏ: 1 nam + 1 nữ /đội. Khi vào công ty, bạn nam sẽđi trước rồi đến bạn nữ, bạn nam rung chuông đỏ, mỗi khi đến từng phòng để thu hút sự chủ ý của mọi người, đánh thức tâm trí của mọi người vì cà phê moment đã đến. Sau đó mỗi nhân viên trong công ty sẽ nhận được 1 phần cà phê moment xinh
xắn với lời chúc: “Chúc anh/chị một ngày mới với cà phê moment”.
Cách thức, quy trình làm việc :
1. Tập trung toàn đội tại công ty MC
2. Nhận gói cà phê moment, vật dụng làm việc,… từ giám sát.
3. Diễu hành qua các đường phố chính theo kế hoạch 4. Di chuyển đến khu công ty theo kế hoạch
5. Chia thành các đội nhỏ, gởi xe, cất bớt các vật dụng, đeo hạt cà phê, đeo túi cà phê, bỏ 20 gói cà phê Moment vào túi đeo.
6. Chuẩn bị làm việc. Mỗi đội đi vào một công ty. 7. Cười, chào bảo vệ, tiếp tân, xin gặp phòng HCNS & trình bày lại mục tiêu của buổi viếng thăm.
8. Bạn nam cầm chuông đi trước, bạn nữđi sau. Khi đến mỗi phòng, bạn nam sẽ lắc chuông để tạo sự thu hút của mọi người, sau đó chào mọi người, và cả hai bạn sẽ tặng gói cà phê Moment cho tất cả các khách hàng có mặt trong phòng & luôn nói lời chúc với khách hàng.
9. Sau khi thực hiện xong tại một phòng, hai bạn sẽ lập lại qui trình làm việc như cũ cho đến khi đã phục vụ hết tất cả các nhân viên trong công ty.
10. Di chuyển đến công ty kế tiếp & lập lại qui trình làm việc như cũ.
11. Nghỉ trưa
12. Tiếp tục công việc tại các công ty khác cũng như việc diễu hành vào ca chiều.
Cuối mỗi ca, cũng như mỗi lần kết thúc làm việc tại mỗi công ty đều phải tổng kết lại số lượng mẫu cà phê đã phát,
cũng như xin chữ ký xác nhận số lượng đã thực hiện tại công ty. Phát mẫu sản phẩm ướt (Wet Sampling) Trường Đại Học: Đội pha chế + vệ sinh + vận chuyển = 4 nam Đội thực hiện = 2 nam + 1 nữ + 1 MC
Toàn đội sẽ thực hiện tại các trường học theo kế hoạch. Mỗi trường học sẽđược thực hiện 2 ca (sáng & chiều) Phát mẫu: 2 nam + 2 nữ /đội. Các bạn sẽ đứng tại quầy trưng bày & mời các sinh viên dùng thử cà phê moment bằng những chiếc ly nhựa xinh xắn có trang trí hình ảnh nhãn hàng cà phê moment. Những chiếc ly này được đựng trong chiếc khay. Khi mời nhân viên nữ sẽ luôn nói lời chúc: “Chúc các bạn một ngày mới với cà phê moment” cho tất cả các sinh viên.
Các trò chơi hấp dẫn:
Một ngày mới với cà phê Moment: mỗi lượt chơi là một người. Người chơi sẽ dùng hạt cà phê moment, ném vào bảng phía trước, với các chữ: Mệt mỏi, Áp lực, Quá tải, Stress, Thêm một tách moment, Chưa dùng cà phê moment. Nếu ném rớt được vào phần nào, người chơi sẽ nhận được phần quà tương ứng.
Tôi là fan của cà phê Moment: mỗi lượt chơi là 2 người. Mỗi người chơi sẽ có 3 phút để hoàn thành việc lắp ghép các phần rời khác nhau để tạo thành hộp cà phê moment hoàn chỉnh. Ai hoàn thành đúng thời hạn & lắp đúng sẽ nhận được quà.
Toàn đội sẽ thực hiện tại các Siêu thị/ khu vui chơi theo kế hoạch. Mỗi nơi sẽđược thực hiện 6 ca (sáng & chiều = 3 ngày/ nơi)
Cách thức, quy trình làm việc: Đội pha chế + vệ sinh:
Phát mẫu sản phẩm ướt (Wet Sampling) Siêu Thị/Khu vui chơi/ Rạp Chiếu Phim/ Công viên: Đội pha chế + vệ sinh + vận chuyển = 4 nam Đội thực hiện = 2 nam + 1 nữ +1 MC
tiếng trước khi chương trình thực hiện.
• Nhận các vật dụng pha chế: bình giữ nóng, đũa khuấy, cà phê moment bình thủy nấu nước,… từ kho.
• Vệ sinh tất cả các vật dụng.
• Nấu nước, đổ cà phê moment theo lượng (10 gram + 40 ml = 1 tách), vào trong bình giữ nóng, sau đó đổ nước sôi vào, dùng đũa khuấy, khuấy đều trong vòng 3 phút, dùng muỗng nếm xem có vừa vị chưa, sau đó đậy bình giữ nóng lại.
• Vệ sinh tất cả các vật dụng, để lại ngăn nắp trong phòng pha chế.
• Chuyển giao các bình cà phê moment đã pha sẵn (1.000 tách/ bình) cho bộ phận vận chuyển, chuyển đến cho đội thực hiện.
Đội vận chuyển:
• Nhận đủ số lượng các bình cà phê moment đã pha