a. Giới thiệu
Công ty TNHH Dịch Vụ Quảng Cáo Mạnh Cường được thành lập năm 1999 - gọi tắt là Công ty MC.MC được viết tắt từ cụm từ tiếng Anh “Multimedia Advertising Company” và Mạnh Cường là tên công ty được Việt hóa.Tuy nhiên, để thuận tiện và thống nhất trong việc giao dịch,Công ty chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Dịch Vụ & Quảng Cáo MC (ởđây ta gọi tắt là công ty QC MC) theo giấy phép thành lập số 4102005750 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.HCM cấp ngày 19/07/2001.
Khởi đầu thành lập với đội ngũ nhân viên ít ỏi, công ty chỉ chú trọng vào công việc thiết kế và in ấn các ấn phẩm quảng cáo. Nhưng trong quá trình hoạt động do nhu cầu của khách hàng gia tăng trong một số lĩnh vực, với mong muốn cung cấp cho khách hàng những giải pháp hoàn thiện và hữu hiệu nhất công ty đã phát triển nhiều loại hình dịch vụ quảng cáo khác nhau:
Tổ chức các chương trình văn hóa, thể thao. Các hình thức tiếp thị trực tiếp.
Các hoạt động giới thiệu sản phẩm. Các hoạt động tài trợ.
Công ty MC là Công ty Dịch Vụ Quảng Cáo đầu tiên của Việt Nam được chính thức cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 vào ngày 12/08/2003.
Sơđồ 2.1.
b. Địa chỉ các văn phòng Công ty MC Văn phòng chính: ĐC: 449/68 Sư Vạn Hạnh, Q.10, TP.HCM ĐT: (08)8.633.755 – Fax: (08)8.633.763 Email: mc-ad@hcm.vnn.vn MST: 0302360288 Văn phòng 2 : 525/25L Sư Vạn Hạnh, Q10, TP.HCM ĐT : (08)8623655 – 56 -57 -58 Fax : (08)8633763 Văn phòng chi nhánh tại Hà Nội:
ĐC: Số 35, dãy 6, ngõ 651, đường Minh Khai, P.Thanh Lương, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội
ĐT: (04)5.654.465
Với quyết tâm phấn đấu trở thành một trong những đơn vị quảng cáo hàng đầu trong nước về cung cấp các dịch vụ quảng cáo mang tính chuyên nghiệp, BGĐ Công ty TNHH Dịch Vụ Quảng Cáo MC công bố Chính sách Chất lượng của Công ty như sau:
Đa dạng hóa dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
Chú trọng và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng để tạo lợi thế cạnh tranh
Đầu tư để nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của toàn thể nhân viên
Nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty
Để thực hiện thành công Chính sách Chất lượng đã đề ra, BGĐ Công ty cam kết:
Quyết tâm duy trì Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và đảm bảo hệ thống được vận hành liên tục, có hiệu quả cao nhất.
Tạo mọi điều kiện và cung cấp đủ nguồn nhân lực để xem xét, đánh giá thường xuyên Hệ thống Quản lý Chất lượng của Công ty theo định kì để hệ thống này không ngừng được cải tiến và hoàn thiện.
Truyền đạt chính sách chất lượng đến từng nhân viên đểđảm bảo toàn thể nhân viên trong Công ty thấu hiểu và nghiêm túc thực hiện Chính sách Chất lượng đã công bố.
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Quảng cáo MC.
Đây là Công ty chuyên về tổ chức các hoạt động bề ẩn, các hoạt động kích hoạt thương hiệu bao gồm:
Tổ chức sự kiện: hội nghị khách hàng, các chương trình ca nhạc quy mô lớn…
Phát mẫu: phát mẫu sản phẩm khô, phát mẫu sản phẩm ướt… Quan hệ công chúng.
Tổ chức các hoạt động tài trợ.
Công ty đã và đang phục vụ nhiều khách hàng lớn với những đơn hàng lên đến hàng trăm ngàn dollar.
Các khách hàng đã và đang phục vụ của Công ty:
• Công ty TNHH Coca – Cola
• Công ty Điện tử Samsung Vina, LG Việt Nam.
• Công ty TNHH Nestle Việt Nam
• Công ty Toyota Việt Nam
• Công ty TNHH Unilever Việt nam
• Công ty Cổ phần Kinh Đô
• Công ty Cổ phần Bảo hiểm AIA
• Công ty điện thoại di động Viettel
• Công ty sữa Vinamilk
• Tập đoàn Hoa Sen
• Công ty BAT
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Quảng cáo MC.
Sơđồ 2.2. Sơđồ cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Quảng cáo MC.
Công ty Quảng cáo MC được tổ chức khá đơn giản theo mô hình cơ cấu chức năng với sự phân chia nhân viên thành các đơn vị ( bộ phận) dưới sựđiều hành, quản lý của Giám đốc.
2.1.3.1.Giám đốc điều hành.
a. Trách nhiệm
Hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty.
Xác định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, trách nhiệm quyền hạn của các Trưởng phòng.
Hoạch định và xem xét định kỳ Hệ thống Quản lý Chất lượng của Công ty để bảo đảm hệ thống này được áp dụng và duy trì có hiệu quả.
Điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty. b. Quyền hạn
Có quyền chỉđạo, giám sát tất cả các hoạt động của Công ty.
Có quyền khen thưởng, kỷ luật, tạm đình chỉ công tác, sa thải nhân viên sau khi đã tham khảo ý kiến của các Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nhân viên, Trưởng bộ phận Hành chánh – Nhân sự và Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.
Bộ phận Kế toán Bộ phận Hành chánh – Nhân sự Bộ phận Khách hàng Bộ phận Thiết kế Bộ phận Hậu cần Bộ phận Thực thi Ban Giám Đốc
Có quyền tăng, giảm lương sau khi đã thông qua Hội đồng thành viên.
2.1.3.2. Bộ phận kế toán.
a. Trách nhiệm
Hoàn thành tốt các yêu cầu công việc được Công ty đề ra.
Thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty.
Không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ, tham gia đầy đủ các khóa huấn luyện của Công ty.
Tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. b. Quyền hạn
Xử lý các văn bản liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán theo quy định của Công ty.
Được quyền kiểm tra toàn bộ tài sản của Công ty.
2.1.3.3. Bộ phận Hành chánh – Nhân sự.
a. Trách nhiệm
Thực hiện các công tác quản trị văn phòng như văn thư, tiếp tân, tạp vụ, bảo vệ, bảo trì, sửa chữa, công tác phòng cháy chữa cháy…
Thực hiện việc mua sắm và quản lý tài sản Công ty, cung cấp văn phòng phẩm cho nhân viên Công ty.
Thực hiện các công tác dự báo nguồn lực, tuyển dụng, đào tạo nhân sự thường xuyên đảm bảo Công ty có nguồn nhân lực đầy đủ và thích hợp.
Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội và phúc lợi đối với người lao động.
b. Quyền hạn
Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các quy định, nội quy về quản lý và sử dụng tài sản, về lao động và an toàn lao động, về công tác phòng cháy chữa cháy… trong Công ty.
2.1.3.4. Bộ phận khách hàng.
Đây là bộ phận quan trọng nhất trong Công ty, bộ phận khách hàng gồm có 9 người.
a. Trách nhiệm
Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới cũng như xây dựng các chiến lược cụ thểđể duy trì lượng khách hàng có sẵn.
Phát triển ý tưởng, xây dựng chương trình theo yêu cầu của khách hàng. Tổ chức định kỳ thăm dò ý kiến khách hàng, thường xuyên theo dõi việc nhận và xử lý thông tin đểđảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.
Xử lý các khiếu nại của khách hàng cũng như các vấn đề phát sinh.
Tổ chức định kỳđánh giá nhà cung ứng, thường xuyên quan tâm và củng cố mối quan hệ với các nhà cung ứng đểđảm bảo các sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng đúng thời gian và có chất lượng.
Báo cáo với Giám đốc các hoạt động trong lĩnh vực được giao. b. Quyền hạn
Có quyền giám sát và chỉ đạo bộ phận hậu cần và bộ phận thực thi nhằm hoàn thành tốt công việc
Đề xuất lên Giám đốc các cải tiến cho công việc của bộ phận nói riêng và Công ty nói chung.
2.1.3.5. Bộ phận thiết kế.
a. Trách nhiệm
Phát triển ý tưởng, thiết kế các mẫu vật phẩm cho các chương trình của Công ty.
Đảm bảo tính khả thi và dễ thực hiện (sản xuất) của các vật phẩm quảng cáo.
Hỗ trợ bộ phận Khách hàng trong việc tư vấn cho khách hàng những vấn đề thuộc phạm vi chuyên môn.
b. Quyền hạn
Giám sát việc sản xuất các vật phẩm quảng cáo theo đúng mẫu mà bộ phận đã thiết kế.
2.1.3.6. Bộ phận thực thi (Operation)
a. Trách nhiệm
Lập và triển khai kế hoạch thực hiện và giám sát chất lượng hoạt động quảng cáo.
Thiết kế các ý tưởng, chương trình mới, hỗ trợ bộ phận khách hàng viết kế hoạch chương trình để cung cấp các dịch vụ cho khách hàng.
Hỗ trợ bộ phận thiết kế và bộ phận khách hàng hàng trong việc cung cấp ý tưởng cho các chương trình do khách hàng yêu cầu.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong quá trình thực hiện các dự án - đặc biệt là các công việc liên quan đến ý tưởng.
Báo cáo với Giám đốc các hoạt động trong lĩnh vực được giao. b. Quyền hạn
Giám sát tiến trình thực hiện chương trình, điều động các hoạt động bổ trợ cho dự án.
2.1.3.7. Bộ phận hậu cần. (Logistic)
a. Trách nhiệm
Xây dựng kế hoạch về sản xuất, thi công cho từng đơn hàng, dự án trong đó nêu rõ các chỉ tiêu và mục tiêu phấn đấu đáp ứng nhu cầu khách hàng về thời gian và chất lượng.
Thực hiện các công tác đảm bảo cho chương trình quảng cáo được tiến hành thuận lợi: sản xuất, mua, thuê mướn các vật dụng, sắp xếp địa điểm tiến hành chương trình …
Chịu trách nhiệm làm thủ tục, xin giấy phép tổ chức các dự án của công ty hoặc các dự án cho khách hàng.
Hỗ trợ bộ phận khách hàng trong quá trình thực hiện dự án theo sự phân công.
Thu thập, tìm kiếm, bổ sung và cập nhật thường xuyên những thông tin về nhà cung ứng để bảo đảm các dự án của công ty được thực hiện đúng thời gian và chất lượng cao nhất và giá cả cạnh tranh.
Đề xuất các biện pháp xậy dựng và cải tiến bộ phận.
Báo cáo với Giám đốc các hoạt động trong lĩnh vực được giao. b. Quyền hạn
Giám sát quá trình sản xuất, lắp đặt của các nhà cung ứng, đảm bảo cho chương trình được thực hiện đúng kế hoạch.
2.1.3.8. Văn phòng đại diện tại Hà Nội.
Công ty hiện có thiết lập văn phòng đại diện tại Hà Nội để thuận lợi cho việc công tác và giao dịch.
a. Trách nhiệm
Quản lý thu chi quỹ tiền mặt, báo cáo và quyết toán chi phí hoạt động của Văn phòng đại diện theo hướng dẫn của bộ phận kế toán tại TP.HCM.
Thực hiện các công tác quản trị văn phòng như văn thư, tiếp tân, tạp vụ, bảo vệ, bảo trì, sửa chữa, công tác phòng cháy chữa cháy… cũng như việc mua sắm và quản lý tài sản, cung cấp văn phòng phẩm cho nhân viên tại Văn phòng đại diện.
Cập nhật và báo cáo những thay đổi về nhân sự cho bộ phận HC – NS tại TP.HCM.
Phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện những kế hoạch, dự án chung của Công ty.
b. Quyền hạn
Giám sát các chương trình của công ty thực hiện tại Hà Nội, đảm bảo chương trình được thực hiện đúng kế hoạch.
2.1.4. Khái quát nguồn lực của Công ty.
a. Nguồn lực về công nghệ và trang bị.
Công ty hiện được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại gần 40 máy với bộ vi xử lý P4 2.66 GHz, mỗi máy đều được trang bị LCD, hệ thống máy chủ mạnh mẽ với hệ thống mạng nội bộ LAN, mạng không dây Wireless được thiết kế riêng phù
hợp với yêu cầu công việc của công ty. Công ty có nhân viên IT riêng sẵn sàng xử lý các sự cố máy tính khẩn cấp.
Phòng làm việc rộng rãi, thoáng mát, các trang bị văn phòng đầy đủ, bàn ghế được thiết kế đẹp, gọn gàng, mỗi nhân viên được trang bị các vật phẩm văn phòng từ bút viết, sổ tay, kẹp bấm… tới máy tính cầm tay, máy vi tính cá nhân có hệ thống máy in chia sẻ.
Công ty được trang bị các loại máy văn phòng hiện đại bao gồm máy in, máy photocopy, máy fax, máy hủy tài liệu, các máy cơđóng gáy tài liệu…
Các phòng làm việc có hệ thống nước uống nóng lạnh, công trình phụđược bố trí gọn gàng, sạch đẹp.
Mỗi phòng làm việc được lắp đặt hệ thống máy điều hòa, trang trí các bức tranh nhiều màu độc đáo… tạo cảm giác thoải mái và hứng khởi làm việc, khơi nguồn sáng tạo cho nhân viên.
b. Nguồn lực về lao động.
Nguồn lao động của công ty được thể hiện trong bảng cơ cấu lao động sau đây.
Stt Vị trí công việc Họ và tên Giới tính Tuổi Trình độ
1 Tổng Giám đốc ĐÀO QUỐC THÁI Nam 38 Đại học 2 Giám đốc điều
hành TRẦN MINH HƯƠNG Nữ 34 Đại học 3
Bộ phận kế toán
NGUYỄN THỊ MINH HIỀN Nữ 28 Cao đẳng 4 NGUYỄN THỊ MỸ CHI Nữ 35 Đại học 5
Bộ phận khách hàng
NGUYỄN ĐỨC DUY Nam 29 Cao đẳng 6 HỒ THỊ NHẤT MINH Nữ 32 Đại học 7 NGUYỄN ĐỨC BỘ Nam 24 Đại học 8 NGUYỄN THU HÀ Nữ 34 Đại học 9 TĂNG LỆ MAI Nữ 22 Cao đẳng 10 PHAN HUY KHIÊM Nam 31 Đại học 11 TRẦN HOÀNG KHÁNH Nam 24 Đại học 12 NGUYỄN HỮU VIỆT THẮNG Nam 23 Đại học 13 NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH Nữ 22 Cao đẳng 14
Bộ phận thiết kế
NGÔ ĐÌNH HỒNG THANH Nam 41 THPT 15 TRẦN QUANG VINH Nam 32 THPT 16
Bộ phận hành chánh nhân sự
LƯƠNG THỊ THÚY VÂN Nữ 29 Đại học 17 PHẠM THANH TÚ Nữ 25 THPT 18 TRƯƠNG THỊ QUỲNH
NGUYÊN Nữ 25 Cao đẳng 19 NGUYỄN THỊ NGỌC YẾN Nữ 32 Đại học 20 LƯƠNG THỊ THẢO QUYÊN Nữ 24 Đại học
21
Bộ phận hậu cần
ĐÀO VĂN THÂN Nam 40 THPT 22 NGUYỄN HỮU DỤNG Nam 41 Đại học 23
Bộ phận thực thi
LÝ VĂN QUÂN Nam 35 Đại học 24 LẠI MINH TUẤN Nam 35 Đại học 25 NGUYỄN THANH TÚ Nam 26 THPT 26 ĐOÀN THẾ PHƯƠNG Nam 25 THPT 27 TRẦN MẠNH THÀNH Nam 26 THPT 28 NGUYỄN MINH ĐỨC Nam 30 THPT 29 VŨ TIẾN DUY Nam 24 THPT 30 NGUYỄN MINH TUẤN Nam 30 THPT 31 KHUẤT MINH QUÝ Nam 28 Đại học 32
Bảo vệ
NGUYỄN VĂN SẮC Nam 31 THPT 33 HOÀNG MẠNH CHUNG Nam 53 THPT 34 HUỲNH VĂN PHÚ Nam 44 THPT 35
Nhân viên tạp vụ
ĐỖ THỊ NGỌC SƯƠNG Nữ 42 THPT 36 NGUYỄN THỊ SINH Nữ 44 THPT 37 Tài xế VŨ VĂN LÂM Nam 36 THPT
Bảng 2.1. Cơ cấu lực lượng lao động Công ty Quảng cáo MC.( số liệu 2008)
Thông qua bảng trên ta có một số nhận xét như sau:
Số nhận viên của các bộ phận lần lượt là: bộ phận kế toán 2, bộ phận khách hàng 9, bộ phận hành chánh nhân sự 5, bộ phận thiết kế 2, bộ phận thực thi 9 và bộ phận hậu cần 2 người. Do MC là một công ty dịch vụ quảng cáo ở bề ẩn nên hai bộ
phận khách hàng và thực thi được với 9 người là rất phù hợp, đủđểđảm nhận lượng công việc chính của Công ty.
Cơ cấu nhân viên là 23 Nam/ 14 Nữ, nam chiếm đa số với tỷ lệ 62,16%, nữ chỉ chiếm 37,84% thuận lợi cho việc bố trí nhân viên đi công tác ở tỉnh xa đối với các dự án dài ngày. Lượng nhân viên của công ty MC được trẻ hóa với gần ½ nhân viên thuộc thế hệ 8x (sinh trong những năm 1980 1989) điều này phù hợp với đặc thù ngành quảng cáo, nhất là làm mảng dịch vụ ẩn như công ty MC rất cần sự năng động và tính cách trẻ với những suy nghĩ bùng nổ như các anh chị trong ngành thường hay nói.
Các anh chị manager đều được đào tạo chuyên ngành về quản lý và có kỹ năng quản lý cộng với những kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong nghề xứng đáng là người dẫn dắt công ty đi lên. Số nhân viên có trình độĐại học và