Sơđồ 2.2. Sơđồ cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Quảng cáo MC.
Công ty Quảng cáo MC được tổ chức khá đơn giản theo mô hình cơ cấu chức năng với sự phân chia nhân viên thành các đơn vị ( bộ phận) dưới sựđiều hành, quản lý của Giám đốc.
2.1.3.1.Giám đốc điều hành.
a. Trách nhiệm
Hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty.
Xác định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, trách nhiệm quyền hạn của các Trưởng phòng.
Hoạch định và xem xét định kỳ Hệ thống Quản lý Chất lượng của Công ty để bảo đảm hệ thống này được áp dụng và duy trì có hiệu quả.
Điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty. b. Quyền hạn
Có quyền chỉđạo, giám sát tất cả các hoạt động của Công ty.
Có quyền khen thưởng, kỷ luật, tạm đình chỉ công tác, sa thải nhân viên sau khi đã tham khảo ý kiến của các Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nhân viên, Trưởng bộ phận Hành chánh – Nhân sự và Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.
Bộ phận Kế toán Bộ phận Hành chánh – Nhân sự Bộ phận Khách hàng Bộ phận Thiết kế Bộ phận Hậu cần Bộ phận Thực thi Ban Giám Đốc
Có quyền tăng, giảm lương sau khi đã thông qua Hội đồng thành viên.
2.1.3.2. Bộ phận kế toán.
a. Trách nhiệm
Hoàn thành tốt các yêu cầu công việc được Công ty đề ra.
Thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty.
Không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ, tham gia đầy đủ các khóa huấn luyện của Công ty.
Tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. b. Quyền hạn
Xử lý các văn bản liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán theo quy định của Công ty.
Được quyền kiểm tra toàn bộ tài sản của Công ty.
2.1.3.3. Bộ phận Hành chánh – Nhân sự.
a. Trách nhiệm
Thực hiện các công tác quản trị văn phòng như văn thư, tiếp tân, tạp vụ, bảo vệ, bảo trì, sửa chữa, công tác phòng cháy chữa cháy…
Thực hiện việc mua sắm và quản lý tài sản Công ty, cung cấp văn phòng phẩm cho nhân viên Công ty.
Thực hiện các công tác dự báo nguồn lực, tuyển dụng, đào tạo nhân sự thường xuyên đảm bảo Công ty có nguồn nhân lực đầy đủ và thích hợp.
Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội và phúc lợi đối với người lao động.
b. Quyền hạn
Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các quy định, nội quy về quản lý và sử dụng tài sản, về lao động và an toàn lao động, về công tác phòng cháy chữa cháy… trong Công ty.
2.1.3.4. Bộ phận khách hàng.
Đây là bộ phận quan trọng nhất trong Công ty, bộ phận khách hàng gồm có 9 người.
a. Trách nhiệm
Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới cũng như xây dựng các chiến lược cụ thểđể duy trì lượng khách hàng có sẵn.
Phát triển ý tưởng, xây dựng chương trình theo yêu cầu của khách hàng. Tổ chức định kỳ thăm dò ý kiến khách hàng, thường xuyên theo dõi việc nhận và xử lý thông tin đểđảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.
Xử lý các khiếu nại của khách hàng cũng như các vấn đề phát sinh.
Tổ chức định kỳđánh giá nhà cung ứng, thường xuyên quan tâm và củng cố mối quan hệ với các nhà cung ứng đểđảm bảo các sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng đúng thời gian và có chất lượng.
Báo cáo với Giám đốc các hoạt động trong lĩnh vực được giao. b. Quyền hạn
Có quyền giám sát và chỉ đạo bộ phận hậu cần và bộ phận thực thi nhằm hoàn thành tốt công việc
Đề xuất lên Giám đốc các cải tiến cho công việc của bộ phận nói riêng và Công ty nói chung.
2.1.3.5. Bộ phận thiết kế.
a. Trách nhiệm
Phát triển ý tưởng, thiết kế các mẫu vật phẩm cho các chương trình của Công ty.
Đảm bảo tính khả thi và dễ thực hiện (sản xuất) của các vật phẩm quảng cáo.
Hỗ trợ bộ phận Khách hàng trong việc tư vấn cho khách hàng những vấn đề thuộc phạm vi chuyên môn.
b. Quyền hạn
Giám sát việc sản xuất các vật phẩm quảng cáo theo đúng mẫu mà bộ phận đã thiết kế.
2.1.3.6. Bộ phận thực thi (Operation)
a. Trách nhiệm
Lập và triển khai kế hoạch thực hiện và giám sát chất lượng hoạt động quảng cáo.
Thiết kế các ý tưởng, chương trình mới, hỗ trợ bộ phận khách hàng viết kế hoạch chương trình để cung cấp các dịch vụ cho khách hàng.
Hỗ trợ bộ phận thiết kế và bộ phận khách hàng hàng trong việc cung cấp ý tưởng cho các chương trình do khách hàng yêu cầu.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong quá trình thực hiện các dự án - đặc biệt là các công việc liên quan đến ý tưởng.
Báo cáo với Giám đốc các hoạt động trong lĩnh vực được giao. b. Quyền hạn
Giám sát tiến trình thực hiện chương trình, điều động các hoạt động bổ trợ cho dự án.
2.1.3.7. Bộ phận hậu cần. (Logistic)
a. Trách nhiệm
Xây dựng kế hoạch về sản xuất, thi công cho từng đơn hàng, dự án trong đó nêu rõ các chỉ tiêu và mục tiêu phấn đấu đáp ứng nhu cầu khách hàng về thời gian và chất lượng.
Thực hiện các công tác đảm bảo cho chương trình quảng cáo được tiến hành thuận lợi: sản xuất, mua, thuê mướn các vật dụng, sắp xếp địa điểm tiến hành chương trình …
Chịu trách nhiệm làm thủ tục, xin giấy phép tổ chức các dự án của công ty hoặc các dự án cho khách hàng.
Hỗ trợ bộ phận khách hàng trong quá trình thực hiện dự án theo sự phân công.
Thu thập, tìm kiếm, bổ sung và cập nhật thường xuyên những thông tin về nhà cung ứng để bảo đảm các dự án của công ty được thực hiện đúng thời gian và chất lượng cao nhất và giá cả cạnh tranh.
Đề xuất các biện pháp xậy dựng và cải tiến bộ phận.
Báo cáo với Giám đốc các hoạt động trong lĩnh vực được giao. b. Quyền hạn
Giám sát quá trình sản xuất, lắp đặt của các nhà cung ứng, đảm bảo cho chương trình được thực hiện đúng kế hoạch.
2.1.3.8. Văn phòng đại diện tại Hà Nội.
Công ty hiện có thiết lập văn phòng đại diện tại Hà Nội để thuận lợi cho việc công tác và giao dịch.
a. Trách nhiệm
Quản lý thu chi quỹ tiền mặt, báo cáo và quyết toán chi phí hoạt động của Văn phòng đại diện theo hướng dẫn của bộ phận kế toán tại TP.HCM.
Thực hiện các công tác quản trị văn phòng như văn thư, tiếp tân, tạp vụ, bảo vệ, bảo trì, sửa chữa, công tác phòng cháy chữa cháy… cũng như việc mua sắm và quản lý tài sản, cung cấp văn phòng phẩm cho nhân viên tại Văn phòng đại diện.
Cập nhật và báo cáo những thay đổi về nhân sự cho bộ phận HC – NS tại TP.HCM.
Phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện những kế hoạch, dự án chung của Công ty.
b. Quyền hạn
Giám sát các chương trình của công ty thực hiện tại Hà Nội, đảm bảo chương trình được thực hiện đúng kế hoạch.