P. KD Thiết bị nhiệt năng B Vật tư
3.3.1. Thuê tàu, lưu cước
Các thiết bị kỹ thuật là chủng loại mặt hàng đa dạng, từ các máy móc cồng kềnh, giá trị lớn cho đến các thiết bị, chi tiết rất nhỏ, giá trị không cao nên việc lựa chọn các phương thức vận chuyển được phòng xuất nhập khẩu cân nhắc và sử dụngloại hình vận chuyển chủ yếu bằng đường tầu biển. Công ty thường có hợp đồng thuê tàu chuyên chở với các hãng tàu nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam như các hãng MAERSK SEALAND (trụ sở chính tại VTower 649 Kim Mã, Hà Nội) nếu như hàng chuyên chở từ Châu Âu về Việt Nam, GEMARTRANS LTD (108 Lò Đúc - Hai Bà Trưng – Hà Nội), WAN HAI (Vạn Hải của Nhật Bản) chuyên chở hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, Nhật Bản hoặc từ các nước thuộc vùng châu Á Thái Bình Dương bởi đây là các hãng vận chuyển lớn và uy tín. Đặc biệt Công ty có mối quan hệ hợp tác lâu năm với hãng MAERSK SEALAND bởi không những hợp đồng giao dịch hai bên kí kết được thực hiện đúng thời gian, Công ty vận chuyển này luôn bảo đảm hàng về đúng thời hạn một cách an toàn, mà còn thái độ phục vụ tận tình, chuyên nghiệp.
Đầu tiên, Công ty sẽ gửi thông báo tới Công ty vận chuyển MAERSK SEALAND (trụ sở chính tại VTower 649 Kim Mã, Hà Nội) về tên hàng hoá cần chuyên chở, số lượng, chủng loại, nơi nhận hàng, cách thức xếp hàng vào container, loại container sao cho phù hợp với kích cỡ và số lượng hàng hóa. Công ty cổ phần
thiết bị Tân Phát cung cấp đầy đủ các thông tin này trong thời gian nhanh nhất có thể khi nhận được tin hàng về.
Hãng vận chuyển MAERSK SEALAND sau khi xem xét sẽ thông báo lại cho Công ty với giá có thể, trên cơ sở đó bộ phận xuất nhập khẩu sẽ đánh giá và đưa ra lựa chọn mức giá có ưu thế nhất đối với Công ty để ký hợp đồng thuê tàu. Khi hợp đồng ký xong Công ty sẽ được bên hãng tàu MAERSK SEALAND thông báo lịch trình và số hiệu của tàu, số hiệu container.Từ đó, Công ty có kế hoạch nhận hàng đúng nơi, đúng chỗ và khớp với thời gian.Khi việc nhận hàng hoàn tất hai bên sẽ ký vào biên bản nhận hàng để xác định hai bên đã hoàn thành nhiệm vụ của mình theo đúng như trong hợp đồng.
Do các loại hàng hóa công ty nhập chủ yếu là máy móc, thiết bị nên độ an toàn đòi hỏi phải được đảm bảo, trong quá trình vận chuyển tránh được những va đập, rơi vỡ làm ảnh hưởng đến chất lượng và quá trình hoạt động của máy móc nên khi nhận hàng từ công ty vận chuyển MAERSK SEALAND được công ty tiến hành chặt chẽ theo hợp đồng thỏa thuận. Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận hàng với bên Công ty vận chuyển MAERSK SEALAND, Công ty có nghĩa vụ phải thanh toán tiền đúng hạn cho bên cung cấp tàu chuyên chở và hàng hóa sẽ được chở về kho bãi của Công ty theo sự bố trí, chỉ đạo và giám sát của nhân viên phòng xuất nhập khẩu. Khi hàng về đến kho sẽ được kiểm tra và bàn giao cho nhân viên kho.