P. KD Thiết bị nhiệt năng B Vật tư
4.2. xuất các giải pháp để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị kỹ thuật của công ty cổ phần thiết bị Tân Phát
Thực hiện hợp đồng là bước quan trọng, quyết định đến quy trình nhập khẩu nói chung và các hoạt động kinh doanh của Công ty nói riêng. Vì vậy, Công ty cần có những biện pháp nhằm nâng cao và tăng hiệu quả hoạt động nhập khẩu để hoàn hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng theo đúng thời gian và đảm bảo chất lượng hàng hóa Công ty nhập khẩu về. Dưới đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị kỹ thuật của công ty cổ phần thiết bị Tân Phát
Giải pháp hoàn thiện khâu huy động và sử dụng vốn.
Công ty cổ phần thiết bị Tân Phát cần nhanh chóng đề ra phương án để giải quyết được vấn đề rất nan giải đó là làm sao có thể huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả vì thếCông ty phải huy động mọi nguồn vốn có thể và đưa ra kế hoạch cụ thể cho việc sử dụng vốn sao cho thật hiệu quả, mang lại lợi nhuận từ các hợp đồng nhập khẩu thiết bị. Giải pháp đơn giản nhất mà Công ty có thể thực hiện nhanh chóng ngay tại thời điểm hiện tại chính là vay vốn bằng cách vay nợ. Tuy nhiên đây là biện pháp tình thế vì mang nhiều rủi ro tiềm ẩn và số vốn không ổn định và số lượng không lớn.
Ngoài ra Công ty có thể mởthêm các tài khoản ở các ngân hàng khác có uy tín, để có thể tăng thêm nguồn huy động vốn vào hoạt động nhập khẩu của mình hoặc ưu tiên trích lợi nhuận từ các khoản thu về từ các hoạt động kinh doanh để bổ sung vào nguồn vốn, tận dụng tối đa các nguồn vốn tín dụng ưu đãi của các ngân hàng. Bên cạnh đó các phòng ban cần có những hoạch định chi tiêu rõ ràng, chấp hành nghiêm chỉnh chế đọ quản lý tài chính, tính toán chi tiết các khoản phải trả, khoản phải thu trong từng thời kỳ, giai đoạn kinh doanh của công ty từ đó lập ra được bảng phân bổ nguồn vốn một cách rõ ràng, rành mạch và hợp lý, tránh thâm hụt nguồn vốn. Một hình thức quản lý vốn Công ty có thể áp dụng nữa đó là rút ngắn hợp lý quá trình thực hiện hợp đồng để tăng vòng quay vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dụng. Đồng thời việc gắn trách nhiệm và thống nhất quy chế quản lý vốn là việc làm cần thiết, cần được đội ngũ nhân viên của Công ty thực hiện thống nhất và nghiêm túc.
Vốn đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì các hoạt động của Công ty được tiến hành nhịp nhàng, có hiệu quả và quyết định đến sự phát triển các dự án đầu tư ủa Công ty nên những biện pháp nêu trên là rất hữu ích và thiết thực cho Công ty trong việc quản lý và sử dụng vốn khi đưa ra quyết định đầu tư dự án phát triển hoạt động nhập khẩu, giúp Công ty có cái nhìn tổng quan, bao quát hơn về tình hình nhập khẩu và khả năng của Công ty.
Hoàn tất các thủ tục hải quan một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác - Hoànthiện công tác thuê phương tiện vận tải
Để tiết kiệm được thời gian và tiền kho bãi thì công tác vận tải của Công ty rất cần được điều chỉnh sao cho khớp với các bước nhận hàng từ cơ sở sản xuất, giao hàng tại cảng. Thuê tàu chở hàng có giá hợp lý, đảm bảo an toàn và giao hàng đúng hạn.Với công tác thuê xe vận tải chở hàng từ nơi sản xuất đến bến giao hàng hay cảng, thì nếu thuê các hãng tàu nước ngoài Công ty thì họ có sẵn đội ngũ vận tải và đảm bảo giao hàng đúng hạn nên Công ty thuê luôn họ. Tuy nhiên họ lấy giá cao hơn với các hãng xe tư nhân mà chất lượng như nhau nên công ty cần chủ động thuê tầu của hãng và thuê xe chuyên chở ở bên ngoài để kinh tế hơn. Ngoài ra Công ty phải có mối quan hệ tốt với các hãng vận tải trên toàn quốc. Xe thuê phải đảm bảo thời gian giao nhận hàng, an toàn giao thông và chất lượng phù hợp, không cần thuê các phương tiện quá tốt gây lãng phí.
Tương tự vậy việc thuê tàu để chở hàng thiết bị kỹ thuật cũng cần tối ưu, không cần thiết phải thuê các phương tiện quá tốt để chuyên chở do hàng hóa thường đã được bên phía Công ty sản xuất đóng gói và có bao bì bảo vệ khá tốt. Cách thức thuê tàu của công ty cần thuê tàu trực tiếp mà không phải qua môi giới như một số các Công ty nhập khẩu khác nên Công ty sẽ tiết kiệm được 1 khoản tiền môi giới.
- Hoàn thiện khâu thông quan
Công ty cần gửi ngay bộ hồ sơ cần thiết để tiến hành làm thủ tục hải quan sớm nhất có thể, bên dịch vụ sẽ xem xét và sắp xếp thời gian để tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra trong quá trình thông quan. Để tránh việc kéo dài thời gian khi cán bộ hải quan không thống nhất với mã thuế mà Công ty đã áp dụng thì về phía Công ty cần chuẩn bị những giấy tờ cần thiết như: đơn khiếu nại của Công ty, giấy xác nhận của nhà sản xuất. Những giấy tờ này sẽ chứng minh cho cán bộ hải quan hiểu rằng mã số thuế mà Công ty đã áp dụng là hoàn toàn phù hợp nhưng nếu nhận thấy sai sót do phía Công ty không am hiểu và tìm hiểu kỹ về mã số thuế thì Công ty nên xem xét và tiến hành khai báo hải quan lại, nhằm tránh những trường hợp kiện cáo khi làm thủ tục hoặc gây nhầm lẫn trong quá trình thông quan.
Để khâu khai báo hải quan phải được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác, Công ty cần phải khai trung thực và có trình độ chuyên môn tốt tránh những trường hợp gây tổn thất mà nguyên nhân là từ phía Công ty như: phạt và gây phiền nhiễu, gây ách tắc hàng không thông quan được, vừa ảnh hưởng tới thời gian nhận
hàng vừa tốn tiền lưu kho hàng hóa. Chính vì vậy mà nhân viên Công ty cần tạo mối quan hệ tốt với các cơ quan cũng như cán bộ hải quan để công tác hoàn tất thủ tục khai báo nhập khẩu, quá trình kiểm tra hàng hóa được tiến hành một cách dễ dàng hơn. Khi khai báo điện tử Công ty cần khai báo đầy đủ, đưa ra các thông tin chính xác tránh nhầm lẫn không đáng có sẽ làm mất thời gian khai báo lại và có thể ảnh hưởng đến qua trình thông quan và thời gian thực hiện hợp đồng nhập khẩu Tổ chứcgiám sátchặt chẽ quá trình thực hiện hợp đồng
- Hoàn thiện khâu chuẩn bị để hoàn tất hợp đồng nhập khẩu sẽ giúp Công ty luôn chủ động trong hoạt động nhập khẩu các thiết bị kỹ thuật của mình, duy trì được nguồn hàng ổn định. Khai thác và duy trì nguồn hàng thiết bị kỹ thuật hiệu quả và ổn định là vấn đề rất quan trọng đối với Công ty vì đảm bảo được hoạt động nhập khẩu được tiến hàng một cách liên tục. Một thực trạng đang diễn ra là việc ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất hiện nay ngày càng khó khăn nên để chủ động hơn trong quá trình thiết bị, Công ty cần đầu tư có chọn lọc cho hoạt độngnhập khẩu như lựa chọn những nguồn hàng được cung cấp bởi các doanh nghiệp có uy tín và chất lượng, tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài và có những bản ký kết dài hạn có lợi cho cả hai bên.
- Đồng thời Công ty cũng cần áp dụng nhiều hình thức mua hàng để có thêm nhiều phương án mua và tăng sự năng động trong khâu thực hiện và giám sát.Công ty cũng cần lựa chọn những bạn hàng thân cận, lâu năm, đơn vị sản xuất có khả năng cung ứng hàng tốt, cơ sở vật chất sản xuất hiện đại, đặc biệt có uy tín để việc giao hàng đúng thời hạn, chất lượng, số lượng đạt yêu cầu.
- Nâng cao trình độ năng lực của nhân viên- những người trực tiếp thực hiện và giám sát hợp đồng. Hiện nay đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty cổ phần thiết bị Tân Phát khá đồng đều về tuổi tác cũng như trình độ nghiệp vụ, hầu hết các nhân viên đều có kinh nghiệm thực tiễn trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa thiết bị kỹ thuật. Công ty đã sắp xếp cho cán bộ nhân viên trẻ tuổi xen kẽ bên cạnh các cán bộ đã có nhiều kinh nghiệm công tác khá lâu năm trong Công ty để lớp cán bộ trẻ được kèm cặp, có điều kiện học hỏi, nâng cao khả năng hiểu biết thực tế.
Công ty cũng khuyến khích các cán bộ trong cơ quan đi học thêm các nghiệp vụ ngoại thương hoặc Công ty có thể lên kế hoạch đào tạo cán bộ làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty nên chọn lựa cán bộ trẻ, năng động và có năng lực từ các phòng chuyên trách hay phòng tổng hợp và nên có chính sách khuyến khích
học, hoàn thành tốt việc học mà vẫn được hưởng lương, tạo điều kiện để họ có thể áp dụng ngay những điều đã học vào thực tế. Công ty phải tạo sự đoàn kết, nhất trí trong cán bộ công nhân viên làm họ toàn tâm toàn lực cho công việc chung bằng các biện pháp khuyến khích hoạt động theo nhóm đan xen hoạt động độc lập đem về cho Công ty nhiều hợp đồng, có chế độ thưởng thích hợp cho những hợp đồng lớn và ai có ý kiến đóng góp hiệu quả. Giao thoa các mục đích chung vào các mục tiêu cá nhân để nâng cao ý thức cho mỗi cán bộ trong công ty, giúp họ hoạt động hưng phấn, hiệu quả hơn trong công việc
Hoàn thiện trong khâu thanh toán bằng L/C.
Mở rộng phương thức thanh toán và nâng cao nghiệm vụ thanh toán bằng L/C, giá bán CIF còn thấp do nhân viên còn ngại làm các nghĩa vụ thuê tàu và mua bảo hiểm, thủ tục L/C phức tạp… Vì vậy, biện pháp nâng cao nghiệp vụ trên là đi học những lớp đào tạo nghiệm vụ thuê tàu và mua bảo hiểm, Công ty khuyến khích thanh toán hợp đồng bằng giá CIF và thanh toán bằng L/C để đảm bảo quyền lợi cho mình. Khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từ để nhập khẩu hàng hóa, quá trình mở L/C bộ phận xuất nhập khẩu của công ty cổ phần thiết bị Tân Phát cần lưu ý một số hoạt động sau nhằm tránh rủi ro và thiếu sót trong quá trình thực hiện:
- Trước khi mở L/C công ty cần thỏa thuận cụ thể với Công ty xuất khẩu về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, địa điểm giao hàng và các giấy tờ, thủ tục có liên quan, chứng từ phải xuất trình một cách rõ ràng.
- Muốn vậy, Công ty cần phải xác định rõ thời điểm mở L/C hợp lý sao cho mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Vì nếu như Công ty mở L/C quá sớm, chưa đến thời điểm thanh toán sẽ gây nên tình trạng bị ứ đọng vốn, nhưng nếu mở muộn sẽ rất có thể dẫn đến sai sót, gây khó khăn cho việc giao hàng của bên đối tác dẫn đến ảnh hưởng quá trình nhận hàng và nhập hàng về kho của Công ty.
- Nhân viên làm thủ tục mở L/C phải luôn thận trong, kỹ lưỡng đối với từng chi tiết có trong L/C và cần kiểm tra cẩn than, có trách nhiệm với công việc mà mình đang đảm nhận. Đông thời,nhân viên xuất nhập khẩu cần am hiểu những điều khoản, luật lê trong hợp đồng để có thể dựa vào đó soạn thảo, chuẩn bị các thủ tục đúng theo quy định mà điều luật của nhà nước. Đặc biệt phải hoàn thiện đầy đủ các chứng t từ nhà xuất khẩu cần phải có khi gửi ngân hàng để sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán được thực hiện một cách dễ dàng và thuận lợi hơn.
- Công ty nên mở đào tạo chuyên sâu cho các nhân viên ở phòng xuất nhập khẩu những khóa đào tạo về nghiệp vụ liên quan mở và thanh toán bằng L/C, đồng thời phối hợp các phòng ban khác trong công ty như là phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng dự án để có đầy đủ thông tin khi mở L/C và thường xuyên trao đổi với ngân hàng, thực hiện dưới sự tư vấn của chuyên gia tài chính đối với những hợp đồng có giá trị lớn.
Xử lý nhanh gọn các tranh chấp phát sinh khi thực hiện hợp đồng
Trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp về các nghĩa vụ có liên quan đ ến hợp đồng giữa các bên thì phương án tốt nhất là Công ty nên tổ chức họp mặt và thương lượng trực tiếp hoặc gián tiếp nhằm giúp các bên hiểu rõ vấn đề, thông cảm với nhau và cùng nhau đưa những quyết định có lợi cho các bên tham gia khiếu nại nhất. Mặt khác khi khiếu nại được giải quyết bằng thương lượng thì sẽ giúp Công ty cắt giảm chi phí và thời gian chuẩn bị thủ tục khiếu nại, đồng thời không gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của các bên.Qua đó giúp Công ty tăng số lượng hợp đồng nhập khẩu và duy trì mối quan hệ hợp tác hữu nghị, lâu dài giữa các bên.