Ra quyết định tham dự thầu là một bước quan trọng vì nó quyết định Công ty có tham gia đấu thầu hay không. Nếu đưa ra quyết định sai lầm thì có thể Công ty khi tham gia dự thầu sẽ không trúng thầu, mất một khoản chi phí tham dự thầu hoặc mất cơ hội giành được dự án tốt cho Công ty hay khi giành được dự án rồi nhưng Công ty không có lãi. Vì vậy, khi ra quyết định đầu tư, Công ty phải có nguồn thông tin đầy đủ, chính xác để có thể đưa ra quyết định đúng đắn. Có những trường hợp không phải là miêu tả quan trọng mà đều quan trọng là nâng cao vị trí của Công ty và lập mối quan hệ với nhiều nhà đầu tư.
Sau khi đã xem xét và ra quyết định tham gia đấu thầu thì phòng dự án tiến hành mua hồ sơ mời thầu và làm các thủ tục cần thiết để tham gia đấu thầu.
Sau khi nhận được một bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Công việc đầu tiên của Công ty là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu hay không. Nghiên cứu dự thầu càng kỹ thì việc lập hồ sơ dự thầu càng đáp ứng được nhiều yêu cầu của bên mời thầu và chủ đầu tư. Công ty sẽ cử cán bộ phòng dự án đi mua một bộ hồ sơ dự thầu do chính đơn vị tổ chức đấu thầu bán, sau đó nghiên cứu kỹ để hoàn thành tất cả các yêu cầu cần thiết mà nội dung bộ hồ sơ yêu cầu.
Tiếp theo, Công ty tuỳ thuộc trách nhiệm và rủi ro của chính mình, được khuyến cáo đến thăm và xem xét hiện trường, các khu vực xung quanh để có tất cả các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi công công trình. Công ty phải chịu các chi phí cho việc đến thăm hiện trường. Trong bước này, Công ty nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng như kinh tế đi khảo sát hiện trường. Điều này sẽ giúp cho Công ty nắm được thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kỹ thuật thi công hợp lý cũng như nắm được tình hình thị trường nơi đặt thi công, đặc biệt là thị trường các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi công công trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu.
Việc lập hồ sơ dự thầu thường xảy ra một số lỗi như lỗi về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, lỗi không đảm bảo thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu, thỏa thuận liên danh không đầy đủ rõ ràng, không có giấy ủy quyền. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu để đảm bảo hồ sơ dự thầu đáp ứng được các yêu cầu nêu ra.
Sau khi nắm chắc các thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu.