Đấu thầu có thể được xem như công việc thường ngày của doanh nghiệp xây dựng. Tuy nhiên, một trong những quyết định quan trọng nhất mà
Tìm kiếm thông tin và mua hồ sơ dự thầu
Nghiên cứu dự thầu
Lập hồ sơ dự thầu
Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia buổi mở thầu
doanh nghiệp phải đưa ra, là có tham gia hay không khi xuất hiện cơ hội tranh thầu. Nếu tham gia, thì doanh nghiệp mới bắt tay vào việc lập phương án và chiến lược tranh thầu. Sau khi có phương án và chiến lược tranh thầu, doanh nghiệp phải kiểm tra lần nữa để ra quyết định nộp hồ sơ dự thầu và theo đuổi gói thầu. Sở dĩ vậy vì mỗi bài thầu đòi hỏi đầu tư một lượng tiền của và công sức nhất định, do đó không thể lãng phí nguồn lực để thực hiện đấu thầu khi mà tỉ lệ thắng gói thầu đó là không cao.
Tìm kiếm thông tin là bước đầu tiên của quá trình cạnh tranh trong kinh doanh đấu thầu. Hiệu quả thực hiện của bước này có tác động không nhỏ, ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của Công ty. Các thông tin thu thập bao gồm ba mảng chính: Thông tin về khách hàng (chủ đầu tư), Thông tin về gói thầu, về công việc, Thông tin về các đối thủ.
- Đối với khách hàng của mình, Công ty thường xuyên quan tâm theo dõi xem ai, ở đâu có công trình sắp tổ chức đấu thầu để tham dự. Để rõ hơn, Công ty cần phải tìm hiểu về mục tiêu chính của káhch hàng khi xây dựng công trình là gì, hay khách hàng cần điều gì nhất trong công trình đó, có thể là chất lượng công trình, có thể là thời gian hòan thành, có thể là chi phí phải thấp,... Từ đó Công ty có biện pháp phù hợp để đáp ứng nhu cầu khách hàng và sẽ có cơ hội nâng cao khả năng thắng thầu công trình đó.
Phần lớn công việc này thuộc phần trách nhiệm của các nhân viên phòng dự án. Các nhân viên được tuyển dụng đào tạo và phát huy tất cả khả năng chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm của mình để tìm kiếm khách hàng, đối tác, tìm kiếm thu thập thông tin các gói thầu. Tất cả mọi nhân viên đều nhận thức được rằng thu thập thông tin có vai trò rất quan trọng đối với Tổng công ty, bởi nó quyết định các khâu tiếp theo cũng như việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và các mục tiêu chiến lược dài hạn.
- Đối với công việc cụ thể của gói thầu, Công ty đã quan tâm đến các thông tin như: đặc điểm kỹ thuật của bản vẽ, thiết kế, hiện trạng mặt bằng, vị trí mặt bằng bố trí công trình, các vùng lân cận, xung quanh nơi bố trí công
trình,... Đây là những thông tin bổ ích giúp Công ty đưa ra các đề xuất kỹ thuật và biện pháp thi công một cách tối ưu nhất. Công ty đưa ra nhiều đề xuất kỹ thuật hay, có ý nghĩa thực tế càng cao thì chủ đầu tư càng chú ý đến Công ty, có xu hướng lựa chọn Công ty. Như vậy, khả năng cạnh tranh của Công ty sẽ tăng lên.
- Đối với các đối thủ của mình, Công ty quan tâm đến ba thông tin chính: họ là ai, họ từ đâu đến; họ có quan hệ với ai; khả năng hay thế mạnh của họ là gì. Nắm được những thông tin này Công ty sẽ tìm ra đối sách phù hợp khi tham gia cạnh tranh với họ trong đấu thầu. Có thể trong một dự án, Công ty nghiên cứu đưa ra các giải pháp kỹ thuật khắc phục được những điểm yếu của đối phương, cần phải nhấn mạnh những điểm nào để tăng sức cạnh tranh của mình so với đối thủ khác, hoặc trong dự án mà Công ty xét thấy mình không đủ khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác thì Công ty sẽ không cần thiết phải cố gắng hết sức mình để khỏi tốn chi phí, chờ cơ hội khác. Việc nắm được những thông tin về các mối quan hệ của các đối thủ cũng sẽ giúp Công ty dự đoán được nhiều tiềm lực mà đối thủ sẽ sử dụng trong cạnh tranh, chẳng hạn khả năng về tài chính tín dụng khi đối thủ có quan hệ tốt với ngân hàng có uy tín, hoặc khả năng có thể sử dụng các loại nguyên vật liệu gì cho thi công khi nắm được quan hệ của họ với các nhà cung cấp trên thị trường.
Thực tế hiện nay, việc thu thập thông tin đấu thầu của Công ty thiết kế xây dựng và đầu tư thương mại Châu Long còn chưa được thực hiện một cách mạnh mẽ.
Công ty đã sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau, cụ thể là:
- Thu thập các thông tin quảng cáo về công trình cần đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, tạp chí, tivi... Đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu tư trong tương lai gần trên các phương tiện thông tin này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu tư và nguồn vốn đầu.
- Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu tư mà Công ty đã từng có công trình được Công ty thi công xây lắp, thông qua chất lượng của những công trình này để có được các thư mời thầu.
- Tạo lập qua hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước, các cấp chính quyền... Để lấy thông tin về kế hoạch đầu tư của các bộ, ngành cũng như của nhà nước.
- Sử dụng môi giới để tìm kiếm thông tin về các công trình cần đấu thầu. Do ưu điểm của cách này là thường có được các công trình có tính khả thi trong việc tranh thầu lên Công ty đã qui định cụ thể về mức bồi dưỡng hoa hồng cho bên môi giới.
Ngoài ra, Công ty còn luôn quan tâm đến đầu tư cho các trang thiết bị xử lý thông tin một cách hệ thống và hiện đại. Sau khi các thông tin thu thập được xử lý để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả, Công ty sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ dự án và quyết định tham gia dự thầu hay không. Phòng dự án của Công ty sẽ chịu trách nhiệm mua hồ sơ mời thầu.