3.1.2.1 Ƣu điểm
- Công ty tổ chức hạch toán theo đúng chế độ, chuẩn mực quy định, chứng từ sử dụng theo mẫu do Bộ Tài Chính ban hành, sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo
50
quyết định 48 nhƣng có điều chỉnh để phù hợp với tình hình kinh doanh thƣơng mại tại Công ty.
- Hình thức kế toán sử dụng là “Nhật ký chung” trên phần mềm kế toán, đây là hình thức kế toán đơn giản,chính xác, dễ hạch toán, có thể xem báo cáo mọi thời điểm, giảm tải khối lƣợng lớn công việc của kế toán nói riêng và công tác quản lý tài chính nói chung.
- Công tác kế toán luân chuyển hàng hóa: quy trình ghi sổ kế toán đơn giản, rõ ràng. Phần mềm kế toán hỗ trợ công tác kế toán hiệu quả, giảm tải đƣợc phần lớn công việc của kế toán hàng hóa. Thủ kho và kế toán hàng hóa có đối chiếu sổ sách kế toán thƣờng xuyên, kiểm tra chặt chẽ quá trình luân chuyển, tồn đọng hàng hóa để kịp thời báo cáo tình hình hàng hóa cho cấp trên.
3.1.2.2 Nhƣợc điểm
- - Khối lƣợng hàng hóa luân chuyển tại Công ty hàng ngày khá lớn, diễn ra liên tục, nhân viên kế toán, thủ kho thì rất ít, kiểm soát hàng dễ xảy ra các sơ sót gây tổn thất đến Công ty.
- Kế toán ghi nhận trùng lập các nghiệp vụ phát sinh trong sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt, cuối kỳ, phần mềm kế toán ghi nhận vào sổ cái, nhân viên kế toán có nhiệm vụ phải rà soát lại cái nghiệp vụ trùng lặp trong sổ cái, việc này làm mất thời gian gây cản trở trong công tác kế toán khi đến kỳ báo cáo.
- Công tác kế toán mua hàng: Chi phí mua hàng của công ty đƣợc công trực tiếp vào giá nhập kho, không mở tài khoản riêng để theo dõi tình hình biến động chi phí của từng kỳ mua hàng. Công ty áp dụng phƣơng pháp phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức số lƣợng chỉ mang tính tƣơng đối, phụ thuộc vào số lƣợng hàng nhập kho.
- Công tác kế toán bán hàng: Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty OXY yêu cầu phải có phiếu đề nghị xuất kho từ phòng kinh doanh chuyển đến kho, thủ kho kiểm tra trƣớc số lƣợng hàng hóa xuất bán theo yêu cầu của hợp đồng thƣơng mại đã ký kết. Nhƣng thực tế tại Công ty OXY, kế toán căn cứ vào số lƣợng hàng tồn kho trên sổ sách kế toán lập hóa đơn GTGT chuyển trực tiếp cho thủ kho xuất hàng bán, mà không có chứng từ yêu cầu kiểm tra trƣớc số lƣợng hàng hóa nhập kho. Nếu trƣờng hợp, loại hàng hóa xuất bán bị hao hụt (do bao bì hƣ hỏng, do chuột cắn hoặc do quá trình nhập kho thủ kho kiểm tra sót hàng hóa bị lỗi) so với sổ sách kế toán, kế toán phải thu hồi lại hóa đơn, lập báo cáo thu hồi và xuất hóa đơn GTGT mới, làm tốn hóa đơn GTGT không cần thiết.
- Tại Công ty OXY, kế toán không kết hợp với thủ kho kiểm kê định kỳ hàng thực tế tồn kho, chỉ dựa vào sổ sách kiểm kê do thủ kho ghi chép để đối chiếu sổ kế toán. Nếu trƣờng hợp, hàng thực tế thiếu hụt so với sổ sách thì kế toán không thể kịp thời điều chỉnh số lƣợng hàng hóa thực tế tại kho doanh nghiệp vào sổ kế toán, không hiểu nguyên nhân tại sao hàng bị lỗi, hàng hóa hao hụt so với sổ sách,
51
không kịp thời báo cáo tình trạng hàng hóa thực tế tại kho cho cấp trên, để cấp trên có phƣơng án giải quyết.
3.2Kiến nghị về công tác kế toán tại Công ty
Tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng
- Công ty đang ngày càng mở rộng thị trƣờng, số lƣợng khách hàng càng nhiều, để quản lý các khoản phải thu, phải trả chặt chẽ hơn, Công ty nên chi tiết các tài khoản 331, 131 cho từng khách hàng. Ví dụ: khách hàng Công ty TNHH SX-TM-DV Hoàng Hà (tài khoản sử dụng 131HH0001), nhà cung cấp Công ty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng (tài khoản sử dụng 331DH0001)…
Kiến nghị về công tác kế toán mua hàng
- Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi chi phí mua hàng của từng lần mua hàng (cho cả nhập kho một loại hàng hóa hay nhiều loại hàng hóa khác nhau), vì chi phí mua hàng hạch toán thẳng vào giá nhập kho, ảnh hƣởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, đồng thời ảnh hƣởng đến lợi nhuận của Công ty.
Bảng 3.1 : So sánh Giá gốc nhập kho Butanox hai tháng 9 – 10
Đơn vị : Đồng.
Chỉ tiêu Tháng 9 Tháng 10 So sánh tháng 9 và 10
Số tiền Tỷ lệ (%)
Giá mua trên Invoice 212.950.000 212.950.000 0 0
Thuế Nhập Khẩu (6%/ Tổng lô hàng nhập khẩu)
12.777.000 12.777.000 0 0
Phí mở L/C 2.023.025 2.023.025 0 0
Phí vận chuyển 300.000 500.000 200.000 +66,67%
Giá gốc nhập kho 227.950.025 228.250.025 200.000 +66,67%
Theo bảng 3.1, giá gốc nhập kho Butanox tháng 10 tăng 66,67% (tƣơng đƣơng tăng 200.000 đồng) so với tháng 9, làm tăng giá gốc nhập kho cũng nhƣ giá vốn hàng bán khi xuất kho. Kế toán theo dõi chi phí mua hàng trên sổ chi tiết, kịp thời báo cáo các chi phí mua hàng tăng cao so với kỳ trƣớc với cấp trên. Cấp trên xem xét tình hình, đƣa ra phƣơng án thỏa thuận lại với nhà cung cấp dịch vụ hoặc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hợp lý hơn.
Bảng 3.2 : SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoản : 156
Đối tƣợng : Chi phí mua hàng
Loại tiền : VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dƣ SH Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 09/10 K954.0000048 09/10 Phí mở L/C 112 2.023.025 09/10 HD013622 09/10 Chi phí vận 111 500.000
52 chuyển 09/10 HD013622 09/10 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 1331 50.000 … Cộng phát sinh Số dƣ cuối kỳ
- Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp xuất-nhập-tồn hàng hóa theo dõi tình hình các loại hàng hóa luân chuyển theo từng tháng, từng quý. Thống kê các loại hàng hóa có nhiều nghiệp vụ nhập-xuất để tìm ra những loại hàng hóa là thế mạnh trên thị trƣờng trong từng tháng, từng quý trong năm, giúp Công ty hạn chế đƣợc hàng tồn kho, tăng doanh thu, lập kế hoạch kinh doanh những năm tiếp theo.
Bảng 3.3 :BẢNG TỔNG HỢP XUẤT-NHẬP-TỒN HÀNG HÓA
Hàng hóa (TK 156)
Số dƣ đầu kỳ : 50.000.000 đồng
Tên HH ĐV
T
Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK
SL TG SL TG SL TG SL TG ĐG B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Than hoạt tính (Activated Carbon) Kg 750 21.000.000 1000 27.458.000 1000 27.864.500 750 20.613.750 27.4578 Butanox Kg 0 5000 228.250.00 0 5000 228.250.000 45.650
Kiến nghị về công tác kế toán bán hàng
- Công ty nên đƣa ra chính sách chiết khấu thƣơng mại với từng mức mua hàng khác nhau để khuyến khích khách hàng mua hàng (đặc biệt là đối tƣợng khách hàng mua trả ngay, số lƣợng hàng mua ít, mua hàng không thƣờng xuyên, vì do một số mặt hàng của Công ty có giá thành thấp hơn các Công ty khác), thu hút khách hàng mới, tăng doanh thu bán hàng.
Bảng 3.4 : Chính sách chiết khấu thƣơng mại dự kiến tại Công ty OXY
Số lƣợng hàng Tỷ lệ chiết khấu thƣơng mại Mua hàng từ 100kg đến 500kg 2%
Mua hàng từ 500kg đến 1000kg 3% Mua hàng trên 1000kg 5%
- Theo trình tự ghi sổ kế toán bán hàng yêu cầu tại Công ty OXY, phòng kinh doanh chuyển phiếu yêu cầu xuất kho tới kho, thủ kho kiểm tra số lƣợng hàng hóa theo phiếu yêu cầu. Thủ kho thông báo đủ số hàng theo yêu cầu của phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh yêu cầu phòng tài chính lập hóa đơn chuyển đến kho, thủ kho căn cứ hóa đơn xuất hàng cho khách hàng và lập phiếu xuất kho, ghi chi tiết hàng hóa vào thẻ kho.
53
- Trình tự sổ kế toán bán hàng thực tế tại Công ty, phòng tài chính chuyển hóa đơn đến kho, thủ kho kiểm tra, xuất hàng cho khách hàng và lập phiếu xuất kho, ghi chi tiết hàng hóa vào thẻ kho.
Rủi ro trong việc đơn giản hóa các thủ tục trong khâu bán hàng, dễ dẫn đến tình trạng, kế toán viết hóa đơn chuyển xuống kho, nhƣng số lƣợng hàng thực tế trong kho không đủ để thực hiện đơn hàng, làm chậm tiến độ giao hàng cho khách hàng. Đối với công tác kế toán, kế toán phải lập biên bản thu lại hóa đơn, lập hóa đơn mới, gây tốn kém chi phí do phải xuất nhiều hóa đơn. Vì vậy, Công ty nên áp dụng trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo yêu cầu của Công ty, để tránh các rủi ro đã nêu trên.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
- Đặc điểm của hóa chất là loại hàng hóa dễ bị hao hụt nếu không đƣợc đóng gói, bảo quản đúng quy cách, ngoài ra, hàng hóa bị hao hụt có thể do nhiều nguyên nhân nhƣ : chuột cắn, thủ kho kiểm trả sót những bao hàng bị lỗi, đếm không đủ hàng nhập kho,… Định kỳ cuối tháng, kế toán cần kết hợp với thủ kho, kiểm tra lại số hàng thực tế trong kho bằng cách cân, đo, đếm lại từng loại mặt hàng, đối chiếu ghi chép các nghiệp vụ nhập-xuất phát sinh trên sổ sách kế toán với thẻ kho của thu kho. Trong trƣờng hợp, hàng hóa tồn thực tế trong kho không trùng khớp với sổ sách kế toán, lập biên bản tại kho, tìm nguyên nhân để xử lý.
54
KẾT LUẬN
Sau thời gian nghiên cứu, thực tập để thực hiện bài báo cáo đề tài luân chuyển hàng hóa áp dụng tại Công ty TNHH Hóa Chất OXY, bản thân tôi đã phần nào hệ thống hóa lại các kiến thức kế toán liên quan đến công tác kế toán theo chuẩn mực, chế độ, phƣơng thức kế toán ban hành tại Việt Nam, hiểu đƣợc các hoạt động thực tế của doanh nghiệp thƣơng mại nói chung, công tác kế toán áp dụng tại doanh nghiệp thƣơng mại nói riêng. Tùy vào từng loại hình hoạt động, từng ngành nghề, từng quy định khác nhau mà các doanh nghiệp có cách quản lý, tổ chức bộ máy hoạt động, công tác kế toán khác nhau. Nhƣng điểm chung là các doanh nghiệp đều phải áp dụng các chuẩn mực, chế độ, phƣơng thức kế toán do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành.
Bài báo cáo nêu khái quát của quy trình luân chuyển hàng hóa tại doanh nghiệp thƣơng mại theo quyết định 48/2006/ QĐ-BTC do Bộ Tài Chính, nêu ra tầm quan trọng của công tác luân chuyển hàng hóa tại các doanh nghiệp thƣơng mại nói chung, tại Công ty TNHH Hoá Chất OXY nói riêng, qua đó, đề xuất một số kiến nghị cụ thể nhằm để hoàn thiện công tác kế toán nói riêng cũng nhƣ công tác luân chuyển hàng hóa tại doanh nghiệp.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, hiểu đƣợc vai trò quan trọng của việc luân chuyển hàng hóa nên Công ty OXY đã không ngừng cải tiến công tác luân chuyển hàng hóa, cũng nhƣ công tác kế toán luân chuyển hàng hóa để thích nghi với các yêu cầu của Nhà Nƣớc, nhà cung cấp, khách hàng của Công ty.
Mong rằng trong tƣơng lai, Công ty ngày càng phát triển, khẳng định vị thế của mình trên thị trƣờng hóa chất, trở thành nhà cũng cấp hóa chất hàng đầu tại thị trƣờng nội địa, góp phần tăng trƣởng kinh tế cho nền kinh tế Việt Nam.
55
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành; Thông tƣ 108/2001/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành; Quyết định số 48/2006/QĐ_BTC do Bộ Tài Chính ban hành;
Th.s Trịnh Ngọc Anh, Th.s Đào Thị Kim Yến (2012), “Giáo trình NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN”. NXB Kinh tế TP.Hồ Chí Minh
Th.s Trịnh Ngọc Anh (2012), “KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 1”. NXB Thanh niên
PGS.TS Trần Hoàng Ngân, TS Nguyễn Minh Kiều (2012), “THANH TOÁN QUỐC TẾ”. NXB Lao Động Xã Hội
56
PHỤ LỤC
PHIẾU XUẤT KHO PHIẾU NHẬP KHO GIẤY BÁO NỢ GIẤY BÁO CÓ HÓA ĐƠN GTGT PACKING LIST
GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC BÁO CÁO TÀI CHÍNH
61
PACKING LIST
Exporter : CRODA HONG KONG Room 806 Tower II South Seas Center 71 Mody Road
Tsim sha Tsui East Kowloon, Hong Kong
Bill OXY CHEMICALS COMPANY LIMITED Invoice no . 50161
To 57 Phu Dong Thien Vuong Road, 11 Ward, 5 Dat e 05/10/2014
District , HOCHIMINH City, VIETNAM Terms of Delivery IRRVOCABLE DOCUMENTARY
and payment CREDIT AT SIGHT
PORT OF LOADING QINGDAO,CHINA
PORT OF DISCHARGE HOCHIMINH, VIETNAM
Descript ion
Quant it y
5000
Butanox
Packing : Bulk in 200 ft Full Container load - Strong and safe for sea transportation LC NO.TW1465N500TD
*VIETNAM
GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC Mẫu số: C1- 02/NS
Tiền mặt chuyển khoản Mã hiệu:HCM091014
(Đánh dấu X vào ô tương ứng) Số:0771379 Ngƣời nộp thuế: Cty TNHH Hóa Chất OXY
Mã số thuế: 0303286862 Địa chỉ: Số 57 Phù Đổng Thiên Vƣơng Phƣờng 11, Quận 5 Tỉnh, TP: Hồ Chí Minh
Ngƣời nộp thay: Mạch Quốc Thành Mã số thuế: ...
Địa chỉ: . Số 57 Phù Đổng Thiên Vƣơng Phƣờng 11, Quận 5 TP.Hồ Chí Minh Đề nghị NH (KBNN): ... trích TK số: ...
(hoặc) nộp tiền mặt để chuyển cho KBNN: ... Tỉnh, TP: ...
Để ghi thu NSNN hoặc nộp vào TK tạm thu số: ...
Cơ quan quản lý thu: Chi cục thuế Quận 5 ... Mã số: ...
Tờ khai HQ, QĐ số: HQ458 ngày: ... Loại hình XNK: ...
(hoặc) Bảng kê Biên lai số: ngày ...
S T T Nội dung các khoản nộp NS Mã chƣơng Mã ngành KT (K) Mã NDKT (TM) Kỳ thuế Số tiền 01 Thuế Nhập khẩu 554 165 1701 12.777.000 02 Thuế GTGT 554 165 1701 22.572.700 Tổng cộng 34.349.700