2.1.5.1 Thuận lợi
Sau hơn 10 năm hình thành và phát triển, Công ty là đại lý của nhiều Công ty hóa chất nƣớc ngoài có uy tín, có mạng lƣới phân phối rộng khắp các tỉnh phía Nam. Công nghiệp hóa chất hiện tại là một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn của Việt Nam, vì vậy¸ Công ty không ngừng cải tiến chất lƣợng, đa dạng hóa các loại sản phẩm để đáp ứng nhu cầu sử dụng hóa chất ngày càng nhiều của khách hàng.
2.1.5.2 Khó khăn
Khó khăn đối với công ty TNHH Hóa Chất OXY trong những ngày đầu thành lập là tìm kiếm nguồn hàng chất lƣợng từ các nhà cung cấp uy tín từ thị trƣờng nội địa, Châu Âu và đầu ra cho sản phẩm. Cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới cũng tác động mạnh đến hoạt động kinh doanh của công ty. Hiện nay, đối thủ cạnh tranh trong ngành công nghiệp hóa chất ngày càng nhiều, sức cạnh tranh của thị trƣờng này càng gây gắt ảnh hƣởng rất lớn đến doanh thu bán hàng tại Công ty.
2.1.5.3 Phƣơng hƣớng phát triển
Để khẳng định vị trí chỗ đứng trên thị trƣờng, Công ty không ngừng nâng cao chất lƣợng sản phẩm, đa dạng hóa các chủng loại sản phẩm, đề ra các chính sách ƣu đãi khách hàng hấp dẫn để duy trì và mở rộng mạng lƣới tiêu thụ sản phẩm. Mục tiêu dài hạn của Công ty là tiến ra khu vực miền Trung, đây là một thị trƣờng khó tính, đầy tiềm năng.
24
2.2 Tìm hiểu công tác kế toán luân chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH Hóa Chất OXY 2.2.1 Kế toán mua hàng 2.2.1 Kế toán mua hàng
2.2.1.1 Phƣơng thức mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty 2.2.1.1.1 Các phƣơng thức mua hàng áp dụng tại Công ty 2.2.1.1.1 Các phƣơng thức mua hàng áp dụng tại Công ty
a) Mua hàng nội địa
- Công ty TNHH Hóa Chất OXY áp dụng phƣơng thức mua hàng chuyển hàng. Trong hợp đồng thƣơng mại giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp ký kết, đặc biệt hợp đồng phải thể hiện rõ các điều khoản liên quan đến chiết khấu thanh toán, số lƣợng hàng hóa hao hụt cho phép,…, vì hàng hóa là hóa chất dễ bị hao hụt, hƣ hỏng trong trƣờng hợp nhà cung cấp đóng gói, bảo quản hàng không tốt. Nhà cung cấp thƣờng chuyển hàng đến kho của công ty hoặc giao đến kho khách hàng (là trƣờng hợp doanh nghiệp bán hàng chuyển thẳng cho khách hàng).
Nhận hàng tại kho doanh nghiệp, thủ kho kiểm tra hàng hóa, kế toán ký vào hóa đơn, nhận liên dành cho khách hàng (liên 2).
Nhận hàng tại kho khách hàng, khách hàng kiểm tra hàng hóa, thông báo chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp. Trong trƣờng hợp hàng hóa không đúng nhƣ đã thỏa thuận trong hợp đồng, khách hàng thông báo để doanh nghiệp tìm hƣớng giải quyết.
b) Mua hàng nhập khẩu
- Hiện tại, Công ty áp dụng phƣơng thức nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu. Doanh nghiệp trực tiếp tìm kiếm, liên hệ, đàm phán, kí kết hợp đồng với nhà cung cấp nƣớc ngoài.
2.2.1.1.2 Phƣơng thức thanh toán tiền hàng áp dụng tại công ty
a) Trƣờng hợp mua hàng trong nƣớc, tùy vào nhà cung cấp, doanh nghiệp áp dụng một trong ba phƣơng pháp thanh toán sau
- Ứng trước tiền hàng, thanh toán ngay sau khi nhận hàng
Với những nhà cung cấp kinh doanh loại hàng hóa khan hiếm hoặc những nhà cung cấp mới hợp tác lần đầu: Công ty OXY ứng trƣớc 30% giá trị hợp đồng sau khi kí kết hợp đồng thƣơng mại. Khi nhận hàng, thủ kho kiểm tra hàng hóa, kế toán kí hóa đơn, nhận liên dành cho khách hàng (liên 2) và làm thủ tục thanh toán ngay cho nhà cung cấp (thanh toán bằng TGNH với các hóa đơn từ 20 triệu trở lên).
- Thanh toán ngay sau khi nhận hàng
Với nhà cung cấp thƣờng chỉ cung cấp một vài loại hàng đặc biệt, số lƣợng ít, không thƣờng xuyên: Khi nhận hàng, thủ kho kiểm tra hàng hóa, kế toán kí và nhận hóa đơn liên 2, làm thủ tục thanh toán ngay cho nhà cung cấp.
- Thanh toán trả chậm
Hình thức thanh toán chủ yếu tại doanh nghiệp, áp dụng với những nhà cung cấp thƣờng xuyên, số lƣợng hàng hóa: Nhà cung cấp chuyển hàng hóa thẳng đến kho của doanh nghiệp hoặc đến kho khách hàng của doanh nghiệp, tiền hàng đƣợc thanh toán cho nhà cung cấp sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng.
25
b)Trƣờng hợp nhập khẩu trực tiếp, doanh nghiệp áp dụng phƣơng thức thanh toán tín dụng chứng từ
Doanh nghiệp và nhà xuất khẩu nƣớc ngoài đàm phán các điều kiện số lƣợng, chất lƣợng, hao hụt cho phép, hình thức giao hàng và ký kết hợp đồng thƣơng mại. Doanh nghiệp làm thủ tục yêu cầu ngân hàng mở L/C cho ngƣời xuất khẩu hƣởng
thụ. Sau khi ngân hàng nhập khẩu mở L/C, doanh nghiệp yêu cầu ngân hàng chuyển trƣớc 30% số tiền ghi trên L/C cho nhà xuất khẩu theo yêu cầu của hợp đồng thƣơng mại hai bên ký kết.
Nhận đƣợc thông báo từ ngân hàng xuất khẩu, nhà xuất khẩu giao hàng, gửi trƣớc cho nhà nhập khẩu bộ chứng từ để nhận hàng từ nhà vận chuyển, bộ chứng từ gồm :
Hối phiếu (Bill of Exchange);
Hóa đơn thƣơng mại (Invoice), vận đơn đƣờng biển, chứng từ bảo hiểm;
Phiếu đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O);
Các chứng từ liên quan khác (tùy vào từng loại hàng hóa mà doanh nghiệp nhập).
Khi hàng nhập cảng, nhà nhập khẩu dùng bộ chứng từ này để nhận hàng, khai báo thông tin lô hàng cho hải quan, giấy phép nhập lô hàng và kiểm tra hàng, thông báo cho ngân hàng nhập khẩu thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu.
2.2.1.2 Phƣơng pháp tính giá hàng bán xuất kho áp dụng tại Công ty
Công thức tính giá gốc thực tế nhập kho
- Giá mua ghi trên hóa đơn (hay Invoice đối với trƣờng hợp nhập khẩu);
- Chi phí mua hàng: chi phí hao hụt hàng hóa, chi phí hải quan, chi phí vận chuyển khi nhập khẩu, chi phí mở L/C, các chi phí liên quan khác;
- Các loại thuế không đƣợc hoàn lại : Thuế nhập khẩu, thuế tài nguyên môi trƣờng; - Các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Cách phân bổ chi phí mua hàng, theo tiêu thức số lượng
- Trƣờng hợp mua (trong nƣớc hoặc nhập khẩu) 1 loại hàng hóa, kế toán tính chi phí mua hàng vào giá nhập kho;
- Trƣờng hợp mua từ 2 mặt hàng trở lên, kế toán áp dụng tiêu thức phân bổ theo số lƣợng hàng mua.
Ngày 09/10, Theo Invoice số 50161, nhập khẩu 5 tấn Butanox, giá nhập khẩu 212.950.000 đồng (tƣơng đƣơng 10.000 USD), thuế nhập khẩu 6%, phí mở L/C là 2.023.025 đồng (tƣơng đƣơng 95 USD), chi phí vận chuyển hàng về kho 550.000 đồng (bao gồm thuế GTGT).
Giá gốc thực tế nhập kho= Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí mua hàng +Các loại thuế không đƣợc hoàn lại – Các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng mua, hàng bán bị trả lại
26
Tính giá nhập kho sản phẩm Butanox - Giá nhập khẩu : 212.950.000 đồng - Chi phí mua hàng: 15.300.0025 đồng Thuế nhập khẩu : 12.777.000 đồng Phí mở L/C : 2.023.025 đồng Phí vận chuyển : 500.000 đồng Tổng trị giá nhập kho : 228.250.025 đồng Giá nhập kho 1 kg: 45.650 đồng/kg
Trƣờng hợp ngày 09/10, nhập kho 5 tấn Butanox (gồm 3.500 kg Butanox loại 1 đơn giá 48.000 đồng, 1.500kg Butanox loại 2 đơn giá 40.167 đồng). Tính giá nhập kho 2 loại sản phẩm
đồng đồng đồng
Giá nhập kho 1 kg Butanox loại 1 : 51.060 đồng/kg
Giá nhập kho 1 kg Butanox loại 2 : 43.227 đồng/kg 2.2.1.3 Kế toán chi tiết quá trình mua hàng tại Công ty
2.2.1.3.1 Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng tại Công ty
Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn, phiếu nhập kho;
- Ủy nhiệm chi, giấy báo có, biên bản giao nhận hàng.
Sổ kế toán sử dụng
- Thẻ kho; sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; - Sổ nhật ký chi tiền, nhật ký chung, sổ cái.
Tài khoản sử dụng
Công ty OXY không sử dụng tài khoản 151_ Hàng
- Tài khoản 156 : Hàng hóa;
- Tài khoản 1331: thuế GTGT đƣợc khấu trừ;
- Tài khoản 331 : Phải trả ngƣời bán;
- Các tài khoản phát sinh khác có liên quan : tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 112 “TGNH”, tài khoản 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”,…
2.2.1.3.2 Kế toán chi tiết theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho, nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong kỳ, thủ kho nhận hóa đơn (liên 2) từ nhà cung cấp, thủ kho căn cứ vào hóa đơn của nhà cung cấp, lập phiếu nhập kho (gồm 2 liên), ghi nhận chi tiết hàng nhập kho vào thẻ kho. Chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho (liên 2) đến phòng tài chính.
27
- Tại phòng tài chính, căn cứ vào phiếu nhập kho (liên 2), hóa đơn nhận từ thủ kho, kế toán hạch toán chi tiết vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, và tổng hợp số liệu ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung và sổ cái. Cuối kỳ, đối chiếu sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa với thẻ kho, sổ cái.
Sơ đồ 2.4 : Trình tự ghi sổ kế toán mua hàng áp dụng tại Công ty OXY
Thủ kho Kế toán hàng hóa
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu 2.2.1.3.2 Các trƣờng hợp mua hàng cụ thể của doanh nghiệp
a) Nhà cung cấp giao hàng tại kho Cty TNHH HC OXY có ứng trƣớc tiền hàng, và thanh toán ngay khi nhận hàng
- Nghiệp vụ 1: Ngày 01/10, hợp đồng thƣơng mại ký kết với Công ty TNHH HC Đại Hƣng trị giá 30.203.800 đồng, giao hàng ngày 02/10, kế toán lập ủy nhiệm chi số 1216 ứng trƣớc 30% giá trị hợp đồng: 9.061.140 đồng.
- Ngày 02/10, theo hóa đơn GTGT số 013674 của Công ty Đại Hƣng, nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính với giá bán 27.458 đồng/kg. Thủ kho sau khi kiểm tra hàng, dựa vào hóa đơn lập phiếu nhập kho, ghi nhận chi tiết hàng nhập vào thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho liên 2 cho phòng tài chính.
- Tại phòng tài chính, nhận hóa đơn liên 2 và phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán ghi nhận số lƣợng, trị giá hàng nhập kho vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (TK 156). Căn cứ vào hợp đồng thƣơng mại, hóa đơn số 013674, kế toán lập ủy nhiệm chi số 1217 thanh toán phần tiền còn lại cho Công ty Đại Hƣng.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ cái
Hóa đơn
Sổ nhập ký chi tiền Sổ nhật ký chung
28
Công ty TNHH Hóa Chất OXY Số quyển
57 Phù Đổng Thiên Vƣơng P11, Q5 TP.HCM Số : UNC1216
ỦY NHIỆM CHI Nợ 331 9.061.140
Ngày 01/10/2014 Có 1121 9.061.140 Đơn vị nhận tiền: Cty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng
Số tài khoản:
Tại ngân hàng : Ngân hàng TMCP NGOAI THUONG TP Hồ Chí Minh Nội dung : Ứng trƣớc tiền hàng
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Kế toán Chủ TK Ghi sổ ngày / / Ghi sổ ngày / / Giao dịch viên Kiểm soát Giao dịch viên Kiểm soát
29 Công ty TNHH Hóa Chất OXY
PHIẾU NHẬP KHO Nợ : 156
Ngày 02 tháng 10 năm 2014 Có : 331 Số : 00001
Họ tên ngƣời giao hàng : Dƣơng Hải Châu
Theo hóa đơn GTGT số 013674 ngày 02 tháng 10 năm 2014 Tại kho : 57 Phù Đổng Thiên Vƣơng
S T T
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hóa
Mã số Đơn vị
tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng từ Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao
XLN001 KG 1.000 1.0000 27.458 27.458.000
Tổng 27.458.000
Chi cục thuế huyện Củ Chi Mẫu số: 01GTKT3/001 Công ty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng Ký hiệu: 01AA/14P
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số : 013674
Liên 2 : Dành cho khách hàng Ngày 02 tháng 10 năm 2014 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng
Đơn vị mua hàng : Công ty TNHH Hóa Chất OXY
STT Tên hàng hóa, quy cách ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 1x2
1 Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao kg 1.000 27.458 27.458.000
Tổng 27.458.000
Cộng tiền hàng: 27.458.000 Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 2.745.800
30
THẺ KHO (SỔ KHO)
Từ 01/10/2014 đến 31/10/2014 Số tờ : 1
Tên nhãn hiện, quy cách hàng hóa: Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao
Đơn vị tính: bao Mã số: XLN001 S T T Ngày tháng
Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày
xuất- nhập Số lƣợng Ký xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn kho đầu kỳ 750
02/10 PN00001 Nhập kho than hoạt tính theo hóa đơn GTGT số 013674 của Cty TNHH HC ĐH
02/10 1.000
SỔ VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Từ 10/10/2014 đến 31/10/2014
Tên tài khoản:156 Tên kho:57 Phù Đổng Thiên Vƣơng Tên, quy cách hàng hóa: Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao Đơn vị tính : Bao
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày tháng SL TT S L T T SL TT Số tồn đầu kỳ 750 21.000.000 PN00001 01/10 Nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính của Cty TNHH HH Đại Hƣng
1121 27.458 1.000 27.458.000
- Ngày 01/10; 03/10, kế toán nhận đƣợc giấy báo nợ số K954.0000043, K954.0000044
của ngân hàng, tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình mua hàng trong sổ chi tiết hàng hóa ghi vào sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký chung
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Từ 01/10/2014 đến 31/10/2014
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi
Có TK
Tài khoản ghi Nợ
Số hiệu Ngày tháng 331 Tài khoản khác Số hiệu Số tiền A B C D 1 2 E 3
Số trang trƣớc chuyển sang 10.564.347.500
02/10 GBN
K954.0000 043
02/10 Chi TGNH ứng trƣớc tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng 112 1 9.061.140 03/10 GBN K954.0000 044
03/10 Chi TGNH thanh toán tiền mua hàng còn lại cho Cty TNHH HC Đại Hƣng
112 1
31 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/10/2014 đến 31/10/2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 02/10 GBN K954.0000043
02/10 Ứng trƣớc tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng
Phải trả Cty Đại Hƣng 331 9.061.140
TGNH VND 1121 9.061.140
02/10 PN00001 02/10 Nhập kho 1 tấn THT của Cty TNHH HC Đại Hƣng
Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao
156 27.458.000
Phải trả Cty Đại Hƣng 331 27.458.000
02/10 HD013674 02/10 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 1331 2.745.800
Phải trả Cty Đại Hƣng 331 2.745.800
03/10 GBN
K954.0000044
03/10 Chi TGNH thanh toán tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng
TGNH VND 1121 21.142.660
Phải trả Cty Đại Hƣng 331 21.142.660
Thực tế, kế toán Công ty OXY đã ghi trùng 2 lần nghiệp vụ thu tiền, chi tiền vào sổ kế toán (vừa ghi sổ nhật ký đặc biệt, vừa ghi sổ nhật ký chung).
b) Nhà cung cấp giao hàng tại kho Cty TNHH HC OXY, không ứng trƣớc tiền hàng, thanh toán ngay khi nhận hàng
- Ngày 02/10, theo hóa đơn GTGT số 013674 của Công ty TNHH HC Đại Hƣng, nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính với tổng thanh toán 30.203.800 đồng. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn lập phiếu xuất kho, ghi nhận chi tiết hàng hóa vào thẻ kho (tham khảo thẻ kho trang 30). Thủ kho chuyển phiếu nhập kho, hóa đơn đến phòng tài chính.
- Tại phòng tài chính, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi nhận số lƣợng, giá trị hàng nhập kho vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tham khảo trang 30). Lập ủy nhiệm chi số 1218, thanh toán toàn bộ tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng.
32
- Ngày 03/10, nhận giấy báo nợ số K954.0000045 của ngân hàng, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng, kế toán ghi nhận vào sổ nhật ký chi tiền, nhật ký chung (mẫu tƣơng tự trƣờng hợp a) với bút toán:
Nợ TK 156 : 27.458.000 đồng Nợ TK 1331 : 2.745.800 đồng
Có TK 112 : 30.203.800 đồng
c) Nhà cung cấp giao hàng tại kho Cty TNHH HC OXY, thanh toán trả chậm