Kế toán bán hàng

2.2.2.1 Các phƣơng thức bán hàng tại công ty

a) Bán hàng nội địa

Công ty TNHH Hóa Chất OXY áp dụng phƣơng thức bán buôn trong thị trƣờng nội địa theo hai hình thức bán buôn qua kho (giao hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc chuyển hàng đến kho khách hàng yêu cầu) và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong hợp đồng thƣơng mại giữa khách hàng và doanh nghiệp ký kết, đặc biệt phải thể hiện rõ các điều khoản liên quan đến chiết khấu thanh toán, số lƣợng hàng hóa hao hụt cho phép.

b) Bán hàng xuất khẩu

Trƣờng hợp bán hàng xuất khẩu tại công ty hầu nhƣ không xảy, doanh thu do xuất khẩu chiếm rất thấp, vì vậy, bài viết không đề cập đến bán hàng xuất khẩu tại công ty.

2.2.2.2 Các phƣơng thức thu tiền bán hàng nội địa

Tùy yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp áp dụng một trong các cách thu tiền sau - Khách hàng ứng trƣớc tiền hàng, thanh toán ngay khi doanh nghiệp giao hàng:

Những loại hàng hiếm trên thị trƣờng, Công ty phải nhập khẩu hàng theo yêu cầu của khách hàng với số lƣợng lớn, khách hàng phải ứng trƣớc 30% giá trị hợp đồng sau khi ký hợp đồng thƣơng mại. Giao hàng, khách hàng kiểm tra hàng hóa, ký, nhận hóa đơn (liên 2) và thanh toán ngay cho Công ty (thanh toán bằng TGNH với các hóa đơn từ 20 triệu trở lên).

- Khách hàng thanh toán ngay khi doanh nghiệp giao hàng: Những khách hàng mua hàng không thƣờng xuyên, số lƣợng ít. Sau khi giao hàng, khách hàng kiểm tra hàng hóa, ký, nhận hóa đơn (liên 2) và thanh toán ngay cho doanh nghiệp (thƣờng thanh toán bằng tiền mặt, vì hóa đơn dƣới 20 triệu).

- Khách hàng ứng trƣớc tiền hàng, thanh toán trả chậm: Khách hàng mua hàng thƣờng xuyên, số lƣợng lớn (hóa đơn trên 200 triệu). Khách hàng ứng trƣớc 30% giá trị hợp đồng ngay sau khi ký hợp đồng thƣơng mại. Giao hàng, khách hàng kiểm tra, ký, nhận hóa đơn (liên 2), thanh toán cho doanh nghiệp trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận hàng.

- Khách hàng thanh toán trả chậm: Khách hàng mua hàng thƣờng xuyên, số lƣợng lớn (hóa đơn trên 50 triệu đến 200 triệu). Nhận đƣợc hàng, khách hàng kiểm tra, ký, nhận hóa đơn (liên 2), thanh toán sau cho doanh nghiệp trong 15 ngày kể từ ngày nhận hàng.

2.2.2.3 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

Trƣờng hợp bán hàng tại kho Cty OXY : Kế toán ghi nhận doanh thu vào thời điểm

khách hàng kiểm tra, kí, nhận hóa đơn bán hàng và chấp nhận thanh toán.

Trƣờng hợp bán hàng giao tại kho khách hàng, bán hàng không qua kho: Thời điểm

ghi nhận doanh thu là thời điểm kế toán nhận (đã có chữ ký của khách hàng) của Cty OXY và khách hàng chấp nhận thanh toán.

2.2.2.4 Phƣơng pháp xuất kho và tính giá xuất kho áp dụng tại công ty Doanh nghiệp tính giá xuất kho theo phƣơng pháp nhật trƣớc xuất trƣớc (FIFO).

- Ngày 03/10, xuất bán 1 tấn than hoạt tính giá bán 35.000 đồng/kg cho Cty TNHH SX-TM-DV Hoàng Hà để sản xuất khẩu trang y tế.

SỔ VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Từ 10/10/2014 đến 31/10/2014

Tên tài khoản:156 Tên kho:57 Phù Đổng Thiên Vƣơng Tên, quy cách hàng hóa:Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao Đơn vị tính : Bao

Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày tháng SL TT S L T T SL TT Số tồn đầu kỳ 28.000 750 21.000.000 PN00 001 02/10 Nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính của Cty TNHH HH Đại Hƣng 1121 27.458 1000 27.458.000

Kế toán tính giá xuất kho than hoạt tính chi tiết nhƣ sau:

Xuất kho 750kg Than Hoạt Tính tồn đầu kỳ tháng 10, giá xuất kho là 28.000 đồng/kg Xuất kho 250kg Than Hoạt Tính nhập trong kỳ tháng 10, giá xuất kho là 27.458 đồng/kg

 Tổng giá xuất kho 1 tấn than hoạt tính = 750x28.000 + 250x27.458 = 27.864.500 2.2.2.5 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng tại công ty

Chứng từ sử dụng

- Giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho, hóa đơn; - Ủy nhiệm thu, giấy báo có, biên bản giao nhận hàng.

Sổ kế toán sử dụng

- Thẻ kho, sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; - Sổ nhập ký chi tiền, nhật ký chung, sổ cái.

Tài khoản sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ;

- Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán;

- Các tài khoản khác liên quan : TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “TGNH”, TK 3331 “Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc”, TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”. Kế toán theo dõi chi tiết tại kho và phòng kế toán của doanh nghiệp theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và ghi sổ tổng hợp theo trình tự:

- Tại kho, thủ kho căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho của phòng kinh doanh, lập phiếu xuất kho (2 liên), ghi nhận chi tiết hàng hàng hóa vào thẻ kho. Chuyển hóa đơn, phiếu xuất kho (liên 2) đến phòng tài chính ghi nhận nghiệp vụ bán hàng phát sinh.

- Tại phòng tài chính, căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho (liên 2) nhận từ thủ kho, kế toán hạch toán vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tài khoản 156), ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung và sổ cái. Cuối kỳ, đối chiếu sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa với thẻ kho, sổ cái.

Sơ đồ 2.4 : Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng áp dụng tại Công ty OXY

Thủ kho Kế toán hàng hóa

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu 2.2.2.6 Các trƣờng hợp bán hàng cụ thể tại công ty

a) Bán hàng tại kho Công ty, có ứng trƣớc tiền hàng, thanh toán ngay khi nhận

hàng

- Ví dụ 3: Ngày 03/10, nhận giấy báo có số L333.0017304 của ngân hàng, nội dung Công ty Hoàng Hà ứng trƣớc 10.500.000 đồng tiền mua hàng cho Công ty OXY. - Ngày 04/10, phòng tài chính lập hóa đơn GTGT(3 liên) số 014675 chuyển tất cả 3

liên đến kho, thủ kho kiểm tra số lƣợng, xuất hàng theo hóa đơn. Khách hàng kiểm tra hàng hóa, ký, nhận hóa đơn liên 2. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn, lập phiếu xuất kho, ghi nhận vào thẻ kho. Chuyển phiếu xuất kho (liên 2), hóa đơn (liên 1) cho phòng tài chính.

- Tại phòng tài chính, theo phiếu xuất kho số 00001 do thủ kho lập, kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Lập ủy nhiệm thu số 1414 thu tiền Cty Hoàng Hà.

Phiếu xuất kho

Thẻ kho

Sổ chi tiết hàng hóa

Sổ cái

Hóa đơn

Sổ nhập ký thu tiền Sổ nhật ký chung

THẺ KHO (SỔ KHO)

Từ 01/10/2014 đến 31/10/2014 Số tờ : 1

Tên nhãn hiện, quy cách hàng hóa: Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao

Đơn vị tính: bao Mã số: XLN001 S T T Ngày tháng

Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày

xuất- nhập Số lƣợng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 Tồn kho đầu kỳ 750

1 02/10 PN00001 Nhập kho than hoạt tính theo hóa đơn GTGT số 013674 của Cty Đại Hƣng

02/10 1000 2 04/10 PX00001 Xuất kho than hoạt tính theo hóa đơn

GTGT số 014675 của Cty Hoàng Hà (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

04/10 1000

Công ty TNHH Hóa Chất OXY Nợ : 131

PHIẾU XUẤT KHO Có : 156

Ngày 04 tháng 10 năm 2014 Số : 00001

Họ tên ngƣời nhận hàng : Ngô Nhƣ Thủy

Hóa đơn GTGT số 013674 ngày 02 tháng 10 năm 2014 Tại kho : 57 Phù Đổng Thiên Vƣơng

S T T

Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hóa ĐV T Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B D 1 2 3 4

1 Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao

kg 750 750 28.000 21.000.000

2 Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao

Kg 250 250 27.485 6.871.250

Tổng 27.871.250

Chi cục thuế quận 5 Mẫu số: 01GTKT3/001

Công ty TNHH Hóa Chất OXY Ký hiệu: 01AA/14P

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số : 014675

Liên 2 : Dành cho khách hàng Ngày 04 tháng 10 năm 2014 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Hóa Chất OXY

Đơn vị mua hàng : Công ty TNHH SX-TM-DV Hoàng Hà

STT Tên hàng hóa, quy cách ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 1x2

1 Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao

Kg 1000 35.000 35.000.000

Tổng 35.000.000

Cộng tiền hàng: 35.000.000 Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 3.500.000

SỔ VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Từ 10/10/2014 đến 31/10/2014

Tên tài khoản:156 Tên kho:57 Phù Đổng Thiên Vƣơng Tên, quy cách hàng hóa:Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao Đơn vị tính : Bao

Chứng từ Diễn giải TK

đối ứng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Đơn giá Nhập Xuất Tồn

SH Ngày tháng SL TT SL TT SL TT Số tồn đầu kỳ 750 21.000.000 PN0 0001 02/10 Nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính của Cty Đại Hƣng

331 27.485 1000 27.458.000

PX0 0001

04/10 Xuất kho than hoạt tính theo hóa đơn GTGT số 014675 của Cty Hoàng Hà

632 28.000 750 21.000.000

PX0 0001

04/10 Xuất kho than hoạt tính theo hóa đơn GTGT số 014675 của Cty Hoàng Hà

632 27.458 250 6.864.500

- Ngày 03/10; 05/10, nhận đƣợc giấy báo Có số L333.0017304, L333.0017305, các chứng từ liên quan, ghi nhận vào sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chung.

SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN

Từ 01/10/2014 đến 31/10/2014 Ngày

tháng ghi sổ

Chứng từ Diễn giải Ghi

nợ TK

Tài khoản ghi Có Số hiệu Ngày tháng 131 Tài khoản khác Số hiệu Số tiền A B C D 1 2 3 4 E 5

Số trang trƣớc chuyển sang 1.564.347.500

03/10 GBN.L3

33.00173 04

03/10 Cty TNHH SX-TM-DV Hoang Ha

thanh toan trƣớc tiền hàng cho CTy TNHH HC OXY 1121 10.500.000 05/10 GBN.L3 33.00173 05 05/10 Cty TNHH SX-TM-DV Hoang Ha

thanh toan tiền hàng cho CTy TNHH HC OXY

43 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/10/2014 đến 31/10/2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 03/10 L333.0017 304

03/10 Nhận tiền ứng trƣớc của Cty TNHH SX-TM-DC Hoàng Hà

TGNH VND 1121 10.500.000

Phải thu Cty Hoàng Hà 131 10.500.000

04/10 HD014675 04/10 Doanh thu bán hàng cho Công ty SX-TM-DV Hoàng Hà Thu tiền mua hàng của Công

ty Hoàng Hà

131 35.000.000

Bán hàng cho Cty Hoàng Hà 511 35.000.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

04/10 HD014675 04/10 Thuế phải nộp

Thu tiền mua hàng Cty Hoàng Hà

131 3.500.000

Thuế phải nộp 3331 3.500.000

04/10 PX00001 04/10 Giá vốn hàng bán

Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao

156 27.864.500

Giá vốn hàng bán 632 27.864.500

05/10 L333.0017 305

05/10 Thu tiền bán hàng của Cty SX-TM-DV Hoàng Hà

TGNH VND 1121 28.000.000

Thu tiền bán hàng của Cty Hoàng Hà

131 28.000.000

b) Bán hàng tại kho Cty, thanh toán ngay khi nhận hàng (không ứng trƣớc tiền)

- Ngày 04/10, nhận đƣợc hóa đơn 3 liên số 014675 từ phòng tài chính, thủ kho chuẩn bị hàng giao cho khách hàng. Khách hàng kiểm tra hàng hóa, ký, nhận hóa đơn liên 2, thanh toán ngay khi nhận hàng. Thủ kho lập phiếu xuất kho, ghi nhận vào thẻ kho (tham khảo trang 41), chuyển hóa đơn liên 1, phiếu xuất kho liên 2 đến phòng tài chính.

- Tại phòng tài chính, kế toán nhận các chứng từ liên quan đến quá trình bán hàng từ thủ kho, ghi nhận số lƣợng, trị giá thực tế xuất kho vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tham khảo trang 42). Ngày 05/10, nhận đƣợc giấy báo số

L333.0017306 số tiền 38.500.000 đồng do khách hàng Hoàng Hà thanh toán, kế toán ghi nhận vào sổ kế toán liên quan tƣơng tự trƣờng hợp a) với các bút toán

Có TK 511 : 35.000.000 đồng Có TK 3331: 3.500.000 đồng Nợ TK 632 : 27.864.500 đồng

Có TK 156 : 27.864.500 đồng

c) Bán hàng tại kho Cty, khách hàng ứng trƣớc tiền và thanh toán trả chậm

- Ngày 03/10, theo giấy báo có số L333.0017307 của ngân hàng, Công ty nhận đƣợc tiền ứng trƣớc của Công ty Hoàng Hà, kế toán ghi nhận vào sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chung.

- Ngày 04/10, phòng tài chính lập hóa đơn GTGT (3 liên), biên bản giao nhận hàng (2 bản). Tại kho, thủ kho nhận đƣợc hóa đơn, kèm biên bản bàn giao hàng hóa từ phòng tài chính, xuất kho 1 tấn THT cho Cty Hoàng Hà.Thủ kho chuẩn bị hàng, giao hàng cho khách hàng. Thủ kho, kế toán ghi nhận tƣơng tự trƣờng hợp a) với bút toán

Ngày 03/10 Nợ TK 1121 : 10.500.000 đồng Có TK 131 : 10.500.000 đồng Ngày 04/10 Nợ TK 131 : 38.500.000 đồng Có TK 511 : 35.000.000 đồng Có TK 3331: 3.500.000 đồng Nợ TK 632 : 27.864.500 đồng Có TK 156 : 27.864.500 đồng

Ngày 19/10, Công ty Hoàng Hà thanh toán phần tiền còn lại (thanh toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày Cty Hoàng Hà nhận hàng)

Nợ TK 1121 : 28.000.000 đồng Có TK 131 : 28.000.000 đồng

d) Bán hàng tại kho Cty, khách hàng thanh toán trả chậm

- Ngày 03/10, phòng tài chính chuyển các chứng từ liên quan đến lô hàng 1 tấn THT xuất bán cho Cty Hoàng Hà đến thủ kho, thủ kho xuất kho theo hóa đơn số 014675, giao hàng cho Cty Hoàng Hà tại kho Cty OXY. Nhận đƣợc hàng, khách hàng kiểm tra, ký và nhận các chứng từ có liên quan. Thủ kho, kế toán ghi nhận nghiệp vụ tƣơng tự trƣờng hợp a) với các bút toán Ngày 03/10 Nợ TK 131 : 38.500.000 đồng Có TK 511 : 35.000.000 đồng Có TK 3331: 3.500.000 đồng Nợ TK 632 : 27.864.500 đồng Có TK 156 : 27.864.500 đồng Ngày 18/10 Nợ TK 1121 : 38.500.000 đồng Có TK 131 : 38.500.000 đồng

e) Bán hàng giao tại kho khách hàng, khách hàng nhận đủ hàng, chấp nhận (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

thanh toán

- Ngày 03/10, phòng tài chính chuyển hóa đơn, biên bản giao nhận hàng đến kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn xuất hàng hóa chuyển cho công ty vận tải, kèm biên bản bàn giao nhận hàng (có chữ ký của Công ty vận tải). Thủ kho dựa vào hóa đơn lập phiếu xuất kho, ghi vào thẻ kho. Chuyển các chứng từ có liên quan đến phòng tài chính, kế toán ghi nhận chi tiết hàng xuất kho vào sổ chi tiết hàng hóa, sổ nhật ký chung tƣơng tự trƣờng hợp a) kế toán bán hàng.

- Ngày 04/10, khách hàng thông báo nhận đủ hàng, chấp nhận thanh toán theo một trong các hình thức sau:

 Thanh toán ngay khi nhận đủ hàng Tƣơng tự trƣờng hợp a), d)  Thanh toán trả chậm kế toán bán hàng tại kho Cty OXY

f) Bán hàng không qua kho, Khách hàng nhận đủ hàng, chấp nhận thanh toán

- Ngày 02/10, Công ty Đại Hƣng chuyển hóa đơn số 013674 cho Công ty OXY, chuyển hàng hóa đến kho Công ty Hoàng Hà. Công ty Hoàng Hà, thông báo đã nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán. Tại Cty OXY, kế toán ký, lƣu hóa đơn liên 2, chuyển hóa đơn liên 1 cho Công ty Đại Hƣng, kèm thông báo chấp nhận thanh toán ghi nhận vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa (tham khảo trang 48), sổ nhật ký. Thanh toán tiền mua hàng của Công ty Đại Hƣng tƣơng tự trƣờng hợp a) kế toán mua hàng, Thu tiền bán hàng của Công ty Hoàng Hà tƣơng tự trƣờng hợp a) kế toán bán hàng với các bút toán

 Mua hàng Công ty Đại Hƣng Nợ TK 156 : 27.458.000 đồng Nợ TK 1331 : 2.745.800 đồng

Có TK 112 : 30.203.800 đồng (trƣờng hợp thanh toán ngay khi nhận hàng) Có TK 331 : 30.203.800 đồng(trƣờng hợp thanh toán trả chậm)

 Trƣờng hợp Công ty OXY thanh toán trả chậm Nợ TK 331 : 30.203.800 đồng

Có TK 112 : 30.203.800 đồng  Bán hàng Công ty Hoàng Hà

Nợ TK 112 : 38.500.000 đồng (trƣờng hợp thu tiền ngay khi nhận hàng) Nợ TK 131 : 38.500.000 đồng (trƣờng hợp thu tiền trả chậm)

Có TK 511 : 35.000.000 đồng Có TK 3331 : 3.500.000 đồng

 Trƣờng hợp thu tiền trả chậm của Công ty Hoàng Hà Nợ TK 112 : 38.500.000 đồng

g) Khách hàng nhận thiếu hàng, không chấp nhận thanh toán

- Ngày 02/10, Công ty Hoàng Hà thông báo thiếu hàng, kèm biên bản yêu cầu giải quyết số lƣợng hàng thiếu. Công ty OXY thông báo và chuyển biên bản yêu cầu giải quyết số lƣợng hàng thiếu của Công ty Hoàng Hà cho nhà cung cấp Đại Hƣng.

Mục lục