Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn, phiếu nhập kho;
- Ủy nhiệm chi, giấy báo có, biên bản giao nhận hàng.
Sổ kế toán sử dụng
- Thẻ kho; sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; - Sổ nhật ký chi tiền, nhật ký chung, sổ cái.
Tài khoản sử dụng
Công ty OXY không sử dụng tài khoản 151_ Hàng
- Tài khoản 156 : Hàng hóa;
- Tài khoản 1331: thuế GTGT đƣợc khấu trừ;
- Tài khoản 331 : Phải trả ngƣời bán;
- Các tài khoản phát sinh khác có liên quan : tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 112 “TGNH”, tài khoản 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”,…
2.2.1.3.2 Kế toán chi tiết theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho, nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong kỳ, thủ kho nhận hóa đơn (liên 2) từ nhà cung cấp, thủ kho căn cứ vào hóa đơn của nhà cung cấp, lập phiếu nhập kho (gồm 2 liên), ghi nhận chi tiết hàng nhập kho vào thẻ kho. Chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho (liên 2) đến phòng tài chính.
27
- Tại phòng tài chính, căn cứ vào phiếu nhập kho (liên 2), hóa đơn nhận từ thủ kho, kế toán hạch toán chi tiết vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, và tổng hợp số liệu ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung và sổ cái. Cuối kỳ, đối chiếu sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa với thẻ kho, sổ cái.
Sơ đồ 2.4 : Trình tự ghi sổ kế toán mua hàng áp dụng tại Công ty OXY
Thủ kho Kế toán hàng hóa
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu 2.2.1.3.2 Các trƣờng hợp mua hàng cụ thể của doanh nghiệp
a) Nhà cung cấp giao hàng tại kho Cty TNHH HC OXY có ứng trƣớc tiền hàng, và thanh toán ngay khi nhận hàng
- Nghiệp vụ 1: Ngày 01/10, hợp đồng thƣơng mại ký kết với Công ty TNHH HC Đại Hƣng trị giá 30.203.800 đồng, giao hàng ngày 02/10, kế toán lập ủy nhiệm chi số 1216 ứng trƣớc 30% giá trị hợp đồng: 9.061.140 đồng.
- Ngày 02/10, theo hóa đơn GTGT số 013674 của Công ty Đại Hƣng, nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính với giá bán 27.458 đồng/kg. Thủ kho sau khi kiểm tra hàng, dựa vào hóa đơn lập phiếu nhập kho, ghi nhận chi tiết hàng nhập vào thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho liên 2 cho phòng tài chính.
- Tại phòng tài chính, nhận hóa đơn liên 2 và phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán ghi nhận số lƣợng, trị giá hàng nhập kho vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (TK 156). Căn cứ vào hợp đồng thƣơng mại, hóa đơn số 013674, kế toán lập ủy nhiệm chi số 1217 thanh toán phần tiền còn lại cho Công ty Đại Hƣng.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ cái
Hóa đơn
Sổ nhập ký chi tiền Sổ nhật ký chung
28
Công ty TNHH Hóa Chất OXY Số quyển
57 Phù Đổng Thiên Vƣơng P11, Q5 TP.HCM Số : UNC1216 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ỦY NHIỆM CHI Nợ 331 9.061.140
Ngày 01/10/2014 Có 1121 9.061.140 Đơn vị nhận tiền: Cty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng
Số tài khoản:
Tại ngân hàng : Ngân hàng TMCP NGOAI THUONG TP Hồ Chí Minh Nội dung : Ứng trƣớc tiền hàng
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Kế toán Chủ TK Ghi sổ ngày / / Ghi sổ ngày / / Giao dịch viên Kiểm soát Giao dịch viên Kiểm soát
29 Công ty TNHH Hóa Chất OXY
PHIẾU NHẬP KHO Nợ : 156
Ngày 02 tháng 10 năm 2014 Có : 331 Số : 00001
Họ tên ngƣời giao hàng : Dƣơng Hải Châu
Theo hóa đơn GTGT số 013674 ngày 02 tháng 10 năm 2014 Tại kho : 57 Phù Đổng Thiên Vƣơng
S T T
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hóa
Mã số Đơn vị
tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng từ Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao
XLN001 KG 1.000 1.0000 27.458 27.458.000
Tổng 27.458.000
Chi cục thuế huyện Củ Chi Mẫu số: 01GTKT3/001 Công ty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng Ký hiệu: 01AA/14P
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số : 013674
Liên 2 : Dành cho khách hàng Ngày 02 tháng 10 năm 2014 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng
Đơn vị mua hàng : Công ty TNHH Hóa Chất OXY
STT Tên hàng hóa, quy cách ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 1x2
1 Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao kg 1.000 27.458 27.458.000
Tổng 27.458.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cộng tiền hàng: 27.458.000 Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 2.745.800
30
THẺ KHO (SỔ KHO)
Từ 01/10/2014 đến 31/10/2014 Số tờ : 1
Tên nhãn hiện, quy cách hàng hóa: Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao
Đơn vị tính: bao Mã số: XLN001 S T T Ngày tháng
Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày
xuất- nhập Số lƣợng Ký xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn kho đầu kỳ 750
02/10 PN00001 Nhập kho than hoạt tính theo hóa đơn GTGT số 013674 của Cty TNHH HC ĐH
02/10 1.000
SỔ VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Từ 10/10/2014 đến 31/10/2014
Tên tài khoản:156 Tên kho:57 Phù Đổng Thiên Vƣơng Tên, quy cách hàng hóa: Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao Đơn vị tính : Bao
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày tháng SL TT S L T T SL TT Số tồn đầu kỳ 750 21.000.000 PN00001 01/10 Nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính của Cty TNHH HH Đại Hƣng
1121 27.458 1.000 27.458.000
- Ngày 01/10; 03/10, kế toán nhận đƣợc giấy báo nợ số K954.0000043, K954.0000044
của ngân hàng, tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình mua hàng trong sổ chi tiết hàng hóa ghi vào sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký chung
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Từ 01/10/2014 đến 31/10/2014
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi
Có TK
Tài khoản ghi Nợ
Số hiệu Ngày tháng 331 Tài khoản khác Số hiệu Số tiền A B C D 1 2 E 3
Số trang trƣớc chuyển sang 10.564.347.500
02/10 GBN
K954.0000 043
02/10 Chi TGNH ứng trƣớc tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng 112 1 9.061.140 03/10 GBN K954.0000 044
03/10 Chi TGNH thanh toán tiền mua hàng còn lại cho Cty TNHH HC Đại Hƣng
112 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
31 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/10/2014 đến 31/10/2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 02/10 GBN K954.0000043
02/10 Ứng trƣớc tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng
Phải trả Cty Đại Hƣng 331 9.061.140
TGNH VND 1121 9.061.140
02/10 PN00001 02/10 Nhập kho 1 tấn THT của Cty TNHH HC Đại Hƣng
Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao
156 27.458.000
Phải trả Cty Đại Hƣng 331 27.458.000
02/10 HD013674 02/10 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 1331 2.745.800
Phải trả Cty Đại Hƣng 331 2.745.800
03/10 GBN
K954.0000044
03/10 Chi TGNH thanh toán tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng
TGNH VND 1121 21.142.660
Phải trả Cty Đại Hƣng 331 21.142.660
Thực tế, kế toán Công ty OXY đã ghi trùng 2 lần nghiệp vụ thu tiền, chi tiền vào sổ kế toán (vừa ghi sổ nhật ký đặc biệt, vừa ghi sổ nhật ký chung).
b) Nhà cung cấp giao hàng tại kho Cty TNHH HC OXY, không ứng trƣớc tiền hàng, thanh toán ngay khi nhận hàng
- Ngày 02/10, theo hóa đơn GTGT số 013674 của Công ty TNHH HC Đại Hƣng, nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính với tổng thanh toán 30.203.800 đồng. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn lập phiếu xuất kho, ghi nhận chi tiết hàng hóa vào thẻ kho (tham khảo thẻ kho trang 30). Thủ kho chuyển phiếu nhập kho, hóa đơn đến phòng tài chính.
- Tại phòng tài chính, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi nhận số lƣợng, giá trị hàng nhập kho vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tham khảo trang 30). Lập ủy nhiệm chi số 1218, thanh toán toàn bộ tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng.
32
- Ngày 03/10, nhận giấy báo nợ số K954.0000045 của ngân hàng, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng, kế toán ghi nhận vào sổ nhật ký chi tiền, nhật ký chung (mẫu tƣơng tự trƣờng hợp a) với bút toán:
Nợ TK 156 : 27.458.000 đồng Nợ TK 1331 : 2.745.800 đồng
Có TK 112 : 30.203.800 đồng
c) Nhà cung cấp giao hàng tại kho Cty TNHH HC OXY, thanh toán trả chậm
- Ngày 02/10, nhập kho 1 tấn Than Hoạt Tính theo hóa đơn GTGT số 013674, tổng thanh toán cho Cty TNHH HC Đại Hƣng là 30.203.800 đồng, kèm theo biên bản giao nhận hàng. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn, lập phiếu nhập kho, ghi nhận số lƣợng hàng nhập vào thẻ kho (tham khảo trang 30) và chuyển kế toán hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng.
- Kế toán căn cứ phiếu nhập kho số 000001 ghi vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Ngày 15/10, lập ủy nhiệm chi số 1219, thanh toán tiền mua hàng cho Cty TNHH HC Đại Hƣng.
Công ty TNHH Hóa Chất OXY Số quyển
57 Phù Đổng Thiên Vƣơng P11, Q5 TP.HCM Số : UNC1218
ỦY NHIỆM CHI Nợ 331 30.203.800 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 02/10/2014 Có 1121 30.203.800 Đơn vị nhận tiền: Cty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng
Tại ngân hàng : Ngân hàng TMCP NGOAI THUONG TP Hồ Chí Minh Nội dung : Thanh toán tiền mua hàng cho Công ty Đại Hƣng
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Kế toán Chủ TK Ghi sổ ngày / / Ghi sổ ngày / /
Giao dịch viên Kiểm soát Giao dịch viên Kiểm soát
NGAN HANG TMCP NGOAI THUONG VN
SONG THAN SO HD : 011014.K954.0000043
GIẤY BÁO NỢ
Ngay 03 thang 10 nam 2014 Nguoi tra tien : CTY TNHH HOA CHAT OXY TK ghi No So tien bang so : 30.203.800 VND
Nguoi hƣơng : CTY TNHH HOA CHAT DAI HUNG TK Ghi Co So tien bang chu : Ba mƣơi triệu hai trăm lẻ ba ngàn tám trăm đồng chẵ. Noi dung : CTY TNHH HOA CHAT OXY CK HD 013674
33
- Ngày 15/10, ngân hàng gửi giấy báo nợ số K954.0000046, đồng thời, kế toán tổng hợp các nghiệp vụ mua hàng ghi nhận vào sổ nhật ký chi tiền, nhật ký chung với bút toán.
Ngày 02/10 Nợ TK 156 : 27.458.000 đồng Nợ TK 1331 : 2.745.800 đồng Có TK 331 : 30.203.800 đồng Ngày 15/10 Nợ TK 331 : 30.203.800 đồng Có TK 112 : 30.203.800 đồng
d) Nhà cung cấp giao hàng tại kho khách hàng của Cty TNHH HC OXY (xem chi
tiết phần kế toán bán hàng không qua kho)
e) Mua hàng nhập khẩu
- Nghiệp vụ 2: Ngày 01/10, Công ty OXY ký hợp đồng thƣơng mại với Công ty Croda International Plc , nhập khẩu lô hàng trị giá 10.000 USD, thanh toán theo hình thức tín dụng chứng từ.
- Ngày 03/10, kế toán làm thủ tục mở L/C ký quỹ 100% giá trị hợp đồng, nhận giấy báo Nợ số K954.0000047 của ngân hàng. Công ty OXY yêu cầu ngân hàng nhập khẩu ứng trƣớc trƣớc 30% giá trị hợp đồng (hợp đồng trị giá 10.000USD) cho Công ty Croda International Plc. Ngân hàng thông báo đã chuyển 30% tiền hàng cho Công ty DRODA.
- Ngày 7/10, Công ty nhận đƣợc bộ chứng từ về hàng từ Công ty CRODA theo Invoice số 50161 nhập khẩu 5 tấn Butanox trị giá 10.000USD, kèm theo hối phiếu số 12345/2014 giá trị 10.000 USD thanh toán trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhìn thấy hối phiếu. Kế toán chƣa hạch toán nhập kho hàng hóa.
- Ngày 09/10, hàng về nhập cảng, doanh nghiệp dùng bộ chứng từ để nhận hàng từ nhà vận chuyển, làm thủ tục hải quan, nhận hàng tại cảng, vận chuyển hàng về nhập kho.
Cty TNHH HC Đại Hƣng CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Số 34
Ngày 02/10/2014 Bên giao hàng : Cty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng
Ngƣời đại diện : Nguyễn Văn Hùng Chức vụ : Thủ kho Bên nhận hàng : Cty TNHH Hóa Chất OXY
Địa chỉ : 57 Phù Đổng Thiên Vƣơng P.11, Q5 TP.Hồ Chí Minh
Ngƣời đại diện : Doãn Minh Loan Chức vụ : Kế toán
STT Tên, quy cách hàng hóa ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Than hoạt tính (Activated Carbon) 25kg/bao Kg 1.000 27.458,0 27.458.000
Thuế GTGT 10% 2.745,8 2.745.800
Cộng 1.000 30.203,8 30.203.800 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số tiền (Ghi bằng chữ) : Ba mƣơi triệu hai trăm lẻ ba ngàn tám trăm đồng chẵn. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản
Cty TNHH Hóa Chất OXY thanh toán cho công ty TNHH Hóa Chất Đại Hƣng sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nếu quá hạn thanh toán, Cty chịu phạt theo yêu cầu hợp đồng thƣơng mại ký kết.
34
Tại kho, thủ kho căn cứ vào packing list lập phiếu nhập kho, ghi vào thẻ kho và chuyển bộ chứng từ, phiếu nhập kho đến phòng tài chính, kế toán ghi nhận hàng nhập khẩu vào sổ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa _tài khoản 156 (tham khảo trang 30). Kế toán chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng nhập khẩu yêu cầu thanh toán tiền mua hàng. Nhận giấy báo Nợ số K954.0000048 của ngân hàng về thanh toán thuế nhập khẩu, thuế GTGT đƣợc khấu trừ theo tờ khai hải quan số 458 và phí mở L/C. Thủ quỹ lập phiếu chi 000001, thanh toán tiền vận chuyển cho công ty vận tải theo hóa đơn số 013877. Sau 90 ngày kể từ ngày nhận đƣợc hối phiếu, ngân hàng Đông Á thanh toán tiền hàng nhập khẩu cho Công ty DRODA, đồng thời, thông báo với Công ty OXY đã thanh toán đủ tiền hàng.
Exporter: INVOICE
Croda HongKong
Room 806 Tower II South Seas Center 71 Mody Road
Tsim sha Tsui East Kowloon,Hong Kong
Bill OXY CHEMICALS COMPANY LIMITED Invoice no . 50161
To 57 Phu Dong Thien Vuong Road, 11 Ward, 5 Dat e 05/10/2014
District , HOCHIMINH City, VIETNAM Terms of Delivery IRRVOCABLE DOCUMENTARY
and payment CREDIT AT SIGHT
PORT OF LOADING QINGDAO,CHINA
PORT OF HOCHIMINH, VIETNAM
DISCHARGE
Descript ion Quant it y
Unit
Amount Price
Butanox 5000 $2 .00 $10000 .00 Packing : Bulk in 200 ft Full Container load - Strong and safe for sea
transportation LC NO.TW1465N500TD
*VIETNAM
Payment : By 30% T/T in advance on 03 October, 2014, Amount $3000
The balance will be payed at 90 days after sight of BE of Asia Commercial Bank the sum of UNITED STATES DOLLARS SEVEN THOUSANDS ONLY
35
- Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình mua hàng nhập khẩu ghi vào sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký chung.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/10/2014 đến 31/10/2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 03/10 GBNK95 4.0000047 03/10 Ký quỹ mở L/C Ký quỹ 100% giá trị hợp đồng 144 212.950.000 TGNH VND 1121 212.950.000
09/10 IN50161 09/10 Nhập kho tấn tấn Butanox Nhập kho Năm tấn Butanox loại 20kg/thùng
156 212.950.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thanh toán tiền hàng nhập khẩu cho Công ty CRODA HONGKONG
331 212.950.000
09/10 GNT.HC
M091014. 0771379
09/10 Thuế Nhập khẩu của lô hàng 5 tấn Butanox
Chi phí mua hàng 156 12.777.000 Thuế Nhập Khẩu 3333 12.777.000 09/10 GNT.HC M091014. 0771379 09/10 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 1331 22.572.700 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 33312 22.572.700
Đơn vị: Công ty TNHH Hóa Chất OXY Số : 000001
PHIẾU CHI Nợ TK 156 : 550.000 đồng
Ngày 09 tháng 10 năm 2015 Có Tk 111: 550.000 đồng
Họ, tên ngƣời nhận tiền: Trần Văn Bình Lý do chi: Chi tiền vận chuyển hàng hóa
Số tiền: 550.000 đồng (Viết bằng chữ): Năm trăm năm mƣơi ngàn đồng. Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Ngƣời lập
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Năm trăm năm mƣơi ngàn đồng.
Ngày ... tháng ... năm ...
Thủ quỹ Ngƣời nhận
tiền
36 09/10 GBN.K95 4.0000048 09/10 Phí mở L/C Chi phí mua hàng 156 2.023.025 TGNH VND 112 2.023.025 09/10 GBN.K95 4.0000048 09/10 Nộp thuế Nhập khẩu Thuế Nhập Khẩu 3333 12.777.000 TGNH VND 112 12.777.000 09/10 GBN.K95 4.0000048
09/10 Nộp thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng nhập khẩu Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
của hàng nhập khẩu