2. Thường xuyên liên hệ và trao đổi chuyên môn với Giả ng viên hướng dẫ n:
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán của công ty
Sơđồ 2.2: Sơđồ bộ máy kế toán tại công ty
Giải thích sơđồ:
1. Kế toán trưởng
Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về toàn bộ hoạt động của Phòng kế toán – Tài vụ, là người chỉ đạo trực tiếp các kế toán viên, phân công công việc một cách khoa học, tổ chức ghi chép, tính toán phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất của Công ty.
2. Phó phòng kế toán
Giúp cho Kế toán trưởng hoàn thành nhiệm vụ của Phòng Kế toán – Tài vụ. Cập nhật các thông tư hướng dẫn của Nhà nước để hạch toán kế toán đúng luật. Hướng dẫn kế toán viên xử lý, hạch toán đúng theo hướng dẫn của Luật kế toán. Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh của kế toán viên hạch toán. Lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước và Ban lãnh đạo Công ty.
Theo dõi tăng giảm TSCĐ, phân bổ khấu hao theo đúng đối tượng sử dụng, theo dõi tình hình sửa chữa lớn TSCĐ. Tham gia kiểm kê, đánh giá lập báo cáo và phân tích tình hình về TSCĐ.
Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản trợ cấp, phụ cấp cho toàn thể công nhân viên Công ty.
3. Kế toán thanh toán và Thủ quỹ
Có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền khi có chỉ đạo của cấp trên. Giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành chế độ quản lý
Kế Toán Trưởng Phó Phòng Kế Toán (kế toán tổng hợp, tài sản cốđịnh, tiền lương) Kế toán Thanh toán & Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán Giá thành Kế toán công nợ mua vào Kế toán tiêu thụ công nợ bán ra Kế toán thuế và tiết giảm chi phí
Trang 41
tiền tệ, ngoại tệ. Theo dõi đối chiếu số phát sinh và số dư trên tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Thủ quỹ cùng với kế toán thanh toán theo dõi tình hình thu chi bằng tiền mặt theo các phiếu thu phiếu chi đã được duyệt, kiểm kê báo cáo quỹ. Bảo quản tiền không thất thoát.
4. Kế toán giá thành sản phẩm
Tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất, quy trình công nghệ của Công ty. Định kỳ cung cấp các báo cáo về CPSX và tính giá thành sản phẩm nhập kho trong kỳ sản xuất, tiến hành phân tích chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm để tìm biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Lập thông báo kiểm kê, tham gia kiểm kê sản phẩm dở dang tại các xưởng hàng tháng. Thu thập số liệu dở dang thực tếở mỗi xưởng và số liệu dở dang ở kho tạm của các xưởng. Tính tổng giá trị dở dang hàng tháng và giá trị dở dang kho tạm của các xưởng, báo cáo số liệu dở dang với Ban Giám đốc và Quản đốc các phân xưởng.
5. Kế toán vật tư
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, phụ tùng thay thế, kho công cụ dụng cụ, kho phế liêu thu hồi. Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, xuất nhập vật liệu, tìm biện pháp xử lý thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng,… Phân bổ chính xác giá trị vật liệu tiêu hao và các đối tượng sử dụng. Tiến hành kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập báo cáo vật liệu.
6. Kế toán công nợ mua vào
Theo dõi các khoản phải trả cho người bán, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, tạm ứng với CB-CNV trong Công ty. Kiểm tra chặt chẽ viêc chấp hành chế độ quy định về quản lý phải trả. Lập báo cáo tình hình nợ đến hạn phải trả, nợ quá hạn. Theo dõi tuổi nợ phải trả nhà cung cấp để thanh toán theo đúng tuổi nợ. Kiểm tra các phiếu đề nghị thanh toán của tất cả các phòng ban tránh tình trạng số tiền đề nghị thanh toán lớn hơn thực tế mua vào. Đồng thời phát hiện giá mua vào bất hợp lý.
7. Kế toán tiêu thụ và công nợ bán ra
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, kho hàng hóa và hàng ký gửi theo dõi tình hình tiêu thụ của Công ty. Lập báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm, báo cáo kế quả kinh doanh. Định kỳ phân tích tình hình tiêu thụ. Phối hợp với nhân viên Phòng Kinh doanh thường xuyên đôn đốc các khách hàng trả nợ. Kiểm soát giá bán thành phẩm, phụ tùng của
từng khách hàng. Xác nhận công nợ với từng khách hàng hàng tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu của các khách hàng. Phân tích và báo cáo tình hình bán hàng, thu tiền và công nợ của các khách hàng hàng tuần hoặc đột xuất, phục vụ Ban thu hồi công nợ có thông tin để đòi nợ khách hàng.
8. Kế toán thuế GTGT và tiết giảm chi phí
Tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, thuế GTGT đầu ra, kê khai và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng và lập hồ sơ hoàn thuế khi phát sinh.
Tiết giảm chi phí là những khoản chi phí mà các cá nhân, tập thể CB - CNV trong Công ty tiết kiệm được giảm được một phần chí phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận. Hàng quý Kế toán sẽ tập hợp những khoản chi phí đã tiết kiệm được từ các đơn vị gửi về, tính toán và lập báo cáo tiết giảm chi phí trình Ban Tổng Giám Đốc.
2.1.5.2 Quy trình xử lí nghiệp vụ kế toán
Sơđồ 2.3: Sơđồ quy trình xử lí nghiệp vụ kế toán trên phần mềm kế toán MISA
Bắt đầu sử dụng Công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Công việc cuối kì/năm Tạo mới dữ liệu Mở dữ liệu kế toán Nhập số dư ban đầu Nhập chứng từ In chứng từ, sổ sách, báo cáo Sao lưu dữ liệu kế toán Phục hồi dữ liệu kế toán Kết chuyển lãi, lỗ Khóa sổ kế toán (kỳ/năm) Tạo dữ liệu kế toán cho năm hạch toán mới
Trang 43
Giải thích sơđồ:
1. Tạo dữ liệu kế toán mới: Có 2 cách để làm việc: Tạo mới từđầu hoàn toàn không có số liệu, dữ liệu kế toán ;Tạo mới từ dữ liệu năm trước có số liệu số dưđầu kì và dữ liệu kế toán năm trước.
2. Mở dữ liệu kế toán: Sau khi mở dữ liệu kế toán thành công, bắt đầu thực hiện việc cập nhật số liệu kế toán thông qua các phân hệ: Theo dõi tình hình thu, chi theo dự toán của từng văn phòng, chi nhánh ; Kế toán tiền mặt ; Kế toán tiền gửi ngân hàng ; Kế toán mua hàng ; Kế toán bán hàng ; Kế toán vật tư, hàng hóa ; Kế toán tài sản cốđịnh ; Kế toán tiền lương ; Kế toán giá thành ; Kế toán thuế ; Quản lý hợp đồng mua bán ; Quản lý cổ đông ; Kế toán tổng hợp.
3*.Trường hợp mới sử dụng lần đầu, cần thực hiện Nhập số dư ban đầu.
Trước khi nhập số dư ban đầu, cần kiểm tra các tài khoản chi tiết cần theo dõi (TK Ngân hàng, TK vật tư hàng hóa công cụ dụng cụ, TK Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, TK Đối tượng tập hợp chi phí, TK Ngoại tệ, TK khác).
4.Khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, kế toán phải nhập đúng, đủ các thông tin của nghiệp vụ đó vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo kế toán liên quan. Hệ thống đã phân chia thành các phân hệ theo từng nghiệp vụ kế toán cụ thể.
5. Sao lưu dữ liệu kế toán nhằm đảm bảo cho dữ liệu kế toán của Công ty tránh việc mất dữ liệu, hỏng dữ liệu do nguyên nhân khách quan.
6. Phục hồi dữ liệu kế toán cho phép phục hồi lại dữ liệu kể từ ngày tiến hành sao lưu trở về trước, những thay đổi về dữ liệu kể từ sau ngày sao lưu tới thời điểm phục hồi sẽ bị mất.
7. Kết chuyển lãi lỗ cho phép thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh của Công ty trong kì. Nhập ngày hạch toán là ngày cuối cùng của kì kế toán, phần mềm sẽ tự động sinh ra các bút toán định khoản các nghiệp vụ kết chuyển cuối kì để xác định lãi lỗ.
*Lưu ý: Việc lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ được thực hiện cuối kì, nhưng trước tiên cần thực hiện các bút toán cuối kì như tính giá xuất kho, khấu trừ thuế, tính khấu hao tài sản cố định…
8. Khi khóa sổ kế toán, chọn ngày khóa sổ là ngày cuối cùng của kì kế toán (tháng/quý/năm). Sau đó có thể xem lại và in các loại sổ sách báo cáo trong kì kế toán bình thường nhưng không được sửa chứng từđược.
*Trường hợp kế toán muốn sửa lại các chứng từđã khóa sổ trước đó, kế toán thực hiện Bỏ khóa sổ kế toán.
2.1.5.3 Chính sách kế toán được áp dụng
• Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. • Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền. • Tài sản cố định hữu hình được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
Tài sản cốđịnh hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính theo Thông tư 45/2013/TT-BTC:
Tên TSCĐ Số năm
Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 50 năm Máy móc, thiết bị 05 - 10 năm Phương tiện vận tải, truyền dẫn 05 - 10 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý 05 - 12 năm • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
• Hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ/CĐKT ngày 20/3/2006 áp dụng đến hết ngày 31/12/2014. Từ ngày 01/01/2015, hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng theo hướng dẫn thông tư số 200/2014/TT-BTC.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Việt Nam Đồng.
Trang 45
Sơđồ 2.4: Sơđồ quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu đề nghị thanh toán/Phiếu chi
Giải thích sơđồ:
Việc luân chuyển chứng từđược đảm bảo các nguyên tắc kế toán, khi một nghiệp vụ kinh tế nào đó phát sinh thì người có trách nhiệm trực tiếp phải lập phiếu đề nghị, các phiếu đề nghị này phải được các trưởng bộ phận, Giám đốc ký duyệt trước khi giao cho các bộ phận kế tóan phụ trách. Sau đó kế toán sẽ lập chứng từ theo quyết định, kế toán cập nhật nội dung kinh tế trên chứng từ phần mềm kế toán và lưu chứng từ.
2.1.6 Đặc điểm sản xuất sản phẩm tại công ty 2.1.6.1 Đặc điểm sản phẩm công ty 2.1.6.1 Đặc điểm sản phẩm công ty
Rulo cao su cũng là một trong những sản phẩm chính của Công ty, là mặt hàng chủ yếu để xuất khẩu nước ngoài. Chính vì vậy, đòi hỏi phải đạt chất lượng cao và hình thức. Sản phẩm được sản xuất chủ yếu bằng nguyên liệu trong nước, chi phí cấu thành sản phẩm động cơ và máy nông nghiệp không cao nên giá thành phù hợp với người tiêu dung cũng
Lập Phiếu đề nghị thanh toán Ban Giám đốc Xét duyệt Phòng Kế toán – Tài vụ Lập Phiếu Chi Xuất quỹ Ghi sổ kế toán Lưu chứng từ Phòng ban yêu cầu
như các doanh nghiệp yêu cầu chi phí thấp. Độ bền sản phẩm khá tốt, với dịch vụ hậu mãi chu đáo nên thị trường khá ưa chuộng.
2.1.6.2 Phân loại sản phẩm
• Các loại Động cơ Diesel: RV70; RV70-N; RV70-H; RV70-B; RV70-NB; RV80;
RV80-N; EV2400; EV2400-N; EV2600; EV2600-N; DS60; DS105-C; TFV80…
• Các loại Động cơ Xăng: 168F(Q-Type); 168F-2(Q-Type); BN3X+168F-2; VIKING
GE200; UP200(3600v/p); …
• Các loại Máy nông nghiệp: Máy cày GN12+RV125; Máy phun thuốc MPT- 768+134F; Máy phát điện GWFS 30; Cụm bơm nước V4+RV165-2N; Máy cắt cỏ VKN260; Máy cưa xích VKN 5200 ; …
• Các loại Phụ tùng: Cánh bơm CE3 ; Ống nối đầu vào CE3 ; Lò xo điều tốc UP160 ; Nắp thùng nhiên liệu UP160 ; Bộ chế hòa khí VKN5800 ; Chốt piston VKN5800 ; … • Các loại Rulo cao su: Rulo 10’’(NSC) ; Rulo 10’’(NSC) loại 2 ; Rulo 6’’(NSC) XK ;
Trang 47
2.1.6.3 Quy trình sản xuất sản phẩm tại công ty
Sơđồ 2.5: Sơđồ quy trình sản xuất sản phẩm Rulo Cao su tại công ty
Nòng nhôm (đúc) Kiểm tra Nòng thép (dập vuốt) • Gia công bề mặt • Tiện ren Khoan lỗ Sữa chữa Nhận kế hoạch sản xuất Triển khai Lệnh sản xuất Tiếp nhận nguyên liệu (Cao su , hóa chất..) Hàn Trộn vật liệu Cán nòng Kho phế liệu • Làm sạch • Quét keo Ép Lưu hóa Lói Kiểm tra Tách cao su khỏi nòng Kho nguyên liệu Sơn nòng Tiện cao su Kiểm tra Thanh lý Làm sạch sản phẩm, dán nhãn Nhập kho
Giải thích sơđồ:
• Phòng Kế hoạch Sản xuất: Điều động các phân xưởng thực hiện và kiểm soát số lượng. Lập lệnh sản xuất theo Bảng Dự toán sản xuất đã trình kí Ban Giám đốc nhằm dự toán sản xuất sản phẩm trong thời gian sắp tới, theo dõi tiến độ sản xuất.
• Phòng Cung ứng đặt hàng và cung cấp bổ sung vật tư, bán thành phẩm… cho việc sản xuất và tân trang. Dựa vào dự toán sản xuất sản phẩm của Phòng Kế hoạch sản xuất để lập dự toán mua nguyên vật liệu cung cấp cho phân xưởng sản xuất.
• Phân xưởng Cao su:
Công đoạn 1 Công đoạn chuẩn bị gồm 3 bước
- Nhận nòng qua các giai đoạn khoan, tiện ren, quét keo…
- Nhận hóa chất, phối liệu theo định mức, cán trộn, cán tấm, cán nóng. - Chuẩn bị lò hơi.
Sau khi 3 bước trên hoàn tất ta sẽ ép, hấp.
Công đoạn 2 Công đoạn hoàn tất. Ta cắt Bavia cao su làm mịn bóng bề mặt sản phẩm; sơn, tiện rulô cho đẹp, thông qua KCS - Kiểm tra Chất lượng Sản phẩm - tiến hành nhập kho.
• Phòng Quản lý chất lượng đánh giá kiểm tra 100% chất lượng sản phẩm nhập kho. Tổ chức kiểm soát số lượng và chất lượng thành phẩm xuất xưởng đạt yêu cầu chính xác. Sau đó thông báo ngay cho phòng kế hoạch sản xuất làm Phiếu:
Đối với phiếu nhập kho: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho, thủ kho kiểm tra số lượng, tên, mã số giữa phiếu nhập và thực tế mà xưởng đưa đến nếu đúng thủ kho ký vào phiếu nhập. Phiếu nhập có 3 liên:
Liên 1 (liên gốc ): Chuyển về phòng KT-TV để hạch toán.
Liên 2 (liên phụ ): Chuyển về phòng KHSX để phòng KHSX lưu cũng như theo dõi sản lượng sản xuất được trong tháng và sẽ dùng đểđối chiếu khi cần.
Liên 3 (liên phụ ): Thủ kho sẽ vào thẻ kho, sau đó chuyển bộ phận trực tiếp quản lý kho thành phẩm là phòng kinh doanh.
Đối với phiếu xuất vật tư thuê ngoài gia công: Phòng Cung Ứng sẽ có một nhân viên theo dõi hàng gia công ngoài, sau khi cùng nhân viên thống kê xưởng kiểm tra số lượng thực xuất đi thuê ngoài gia công, nhân viên theo dõi hàng gia công đưa phiếu xuất cho Quản đốc xưởng ký xác nhận số hàng đưa đi gia công ngoài. Sau đó, Cơ sở
Trang 49
gia công sẽ ký nhận số lượng hàng đã nhận trên phiếu xuất thuê ngoài gia công. Phiếu xuất gồm 3 liên:
Liên 1 (liên gốc): Chuyển về phòng KT-TV để hạch toán. Liên 2 (liên phụ): Cơ sở gia công giữđểđối chiếu.
Liên 3 (liên phụ): Nhân viên theo dõi hàng gia công ngoài giữ để khi cần đối chiếu.
• Phòng Kế toán – Tài vụ sau khi nhận chứng từ gốc sẽ tiến hành phân loại chứng từ, lựa chọn các phương pháp tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm phù hợp với trình độ doanh nghiệp, với quy trình công nghệ; Sử dụng các phương pháp phân bổ hợp lí và không vi phạm định mức chi phí đã đăng kí. Tổ chức hạch toán chi tiết, cụ thể cho