Về nguyên tắc, sổ chi tiết khách hàng được lập dựa trên hai bảng dữ liệu là “Bảng danh mục tài khoản “ và “Sổ kế toán máy ”, theo đó bảng danh mục tài khoản cung cấp số dư đầu kỳ và sổ kế toán máy cung cấp số phát sinh và thông tin chi tiết cho sổ chi tiết. Ứng với mỗi khách hàng, nói cách khác ứng với mỗi dòng trong bảng tổng hợp số dư và số phát sinh tài khoản 131, sẽ lập được một sổ chi tiết khách hàng.
Ô chứa số hiệu tài khoản cần lên sổ chi tiết khách hàng do người sử dụng lựa chọn trong danh sách định trước và tên khách hàng sẽ được tham chiếu từ bảng BDMTK. :
Cần chú ý rằng, 131 là tài khoản lưỡng tính vậy nên số dư đầu của nó có thể là dư nợ/ hoặc dư có. Trong bảng danh mục tài khoản, 1311.01 có loại tài khoản là “N” nên nếu tài khoản này có số dư đầu kỳ là dương thì số dư này được ghi bên dư nợ, ngược lại nếu số dư là số âm thì
số dư này được chuyển sang bên dư có sau khi lấy giá trị tuyệt đối.
Để xác định các dòng thông tin tiếp theo cho sổ chi tiết chỉ cần sao chép các công thức lập cho dòng đầu tiên xuống các dòng tiếp theo cho sổ với số dòng phải lớn hơn số dòng của sổ kế toán máy .
Áp dụng kỹ thuật tương tự, chúng ta sẽ lập được sổ chi tiết công nợ cho các đối tượng công nợ khác như 1311.02, 1312.01 …
Cần chú ý, trước khi xem và in sổ chi tiết cần thực hiện che các dòng rỗng.