Về nguyên tắc, dữ liệu để lập các sổ nhật ký được lấy từ sổ kế toán máy. Tuy nhiên, vấn đề cơ bản là phải xác định rõ nghiệp vụ nào sẽ được chuyển vào sổ nhật ký nào. Mỗi bút toán định khoản trong sổ kế toán máy đương nhiên chỉ được ghi vào một trong số 5 chứng từ đặc biệt, vì mỗi sổ nhật ký có chức năng phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng. Các chứng từ phải được ưu tiên ghi vào sổ nhật ký đặc biệt trước, chỉ khi nào chứng từ không phải ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng thì mới ghi vào sổ nhật ký chung. Cụ thể, bút toán có tài khoản ghi nợ là 111 thì sẽ được chuyển vào sổ nhật ký thu tiền, ngược lại bút toán có tài khoản ghi có là 111 thì sẽ được chuyển vào sổ nhật ký chi tiền. Nếu bút toán có tài khoản ghi nợ là 131 thì sẽ được chuyển vào sổ nhật ký bán hàng, ngược lại nếu bút toán có tài khoản ghi có là 331 thì sẽ được chuyển vào sổ nhật ký mua hàng. Tất cả các bút toán định khoản còn lại trong sổ kế toán máy phải được phản ánh vào sổ nhật ký chung. Chính vậy nên, sổ nhật ký chung chứa rất nhiều các loại nghiệp vụ khác nhau.
1. Lập sổ nhật ký thu tiền
Tài khoản ghi nợ là 111 vậy nên dòng định khoản nào trong sổ kế toán máy có tài khoản ghi nợ là 111* đều được chuyển vào sổ nhật ký thu tiền. Cụ thể là, từng dòng định khoản trên sổ kế toán máy sẽ được rà soát và kiểm tra xem tài khoản ghi nợ của dòng đó có phải là 111* hay không, nếu đúng thì tham chiếu đến các thông tin liên quan trong định khoản để hiển thị vào các cột tương ứng trong sổ nhật ký thu tiền, nếu không đúng thì gán ký tự rỗng cho các cột kiểu ký tự và gán giá trị 0 cho các cột kiểu số liên quan. Ở đây phải sử dụng kết hợp các hàm mẫu như IF, AND, OR, SUM, SUMIF, LEFT để chuyển
các dòng định khoản từ sổ kế toán máy vào sổ nhật ký thu tiền.
Sau khi gõ các công thức cho dòng đầu tiên của sổ nhật ký thu tiền, cần sao chép các công thức đó xuống các dòng tiếp theo của sổ nhật ký với số lượng dòng ít nhất phải bằng số các dòng định khoản chi tiết trong sổ kế toán máy. Như vậy sẽ có nhiều dòng trong sổ nhật ký thu tiền bị bỏ trống vì dòng định khoản tương ứng trong sổ kế toán máy có tài khoản ghi nợ không phải là 111. Chính vì vậy, trước khi hoàn thiện và in sổ nhật ký cần thực hiện thao tác che đi những dòng nhật ký rỗng đó.
Hình 6.7: Mẫu sổ nhật kí thu tiền. 2. Lập sổ nhật ký chi tiền
Tài khoản ghi có là 111 vậy nên dòng định khoản nào trong sổ kế toán máy có tài khoản ghi có là 111* đều được chuyển vào sổ nhật ký chi tiền. Cụ thể là từng dòng định khoản trên sổ kế toán máy sẽ được rà soát và kiểm tra xem tài khoản ghi có liên quan có phải là 111* hay không, nếu đúng thì tham chiếu đến các thông tin liên quan trong định khoản để hiển thị vào các cột tương ứng trong sổ nhật ký chi tiền, nếu không đúng thì gánký tự
rỗng cho các cột kiểu ký tự và gán giá trị 0 cho các cột kiểu số liên quan.
Trong sổ nhật ký chi tiền, tài khoản ghi có là 111 và tài khoản ghi nợ có thể là 642, 141, 152, 133, 112, hoặc tài khoản khác . Kỹ thuật lập sổ nhật ký chi tiền được thực hiện với kỹ thuật tương tự như lập sổ nhật ký thu tiền.
3. Lập sổ nhật ký bán hàng chịu
Dòng định khoản nào trong sổ kế toán máy có tài khoản ghi nợ là 131* và tài khoản ghi có khác 131* đều được chuyển vào sổ nhật ký bán hàng chịu. Đối với các dòng định khoản có tài khoản ghi có là 131* là những bút toán chuyển từ nợ dài hạn thành nợ ngắn hạn hoặc người mua trả tiền trước không phải là bán hàng chịu nên không chuyển vào sổ nhật ký bán hàng chịu. Cụ thể là, từng dòng định khoản trên sổ kế toán máy sẽ được rà soát và kiểm tra xem tài khoản ghi nợ liên quan có phải là 131* và tài khoản ghi có liên quan có khác 131* hay không, nếu đúng thì tham chiếu đến các thông tin liên quan trong định khoản để hiển thị vào các cột tương ứng trong sổ nhật bán hàng chịu, nếu không đúng thì gán ký tự rỗng cho các cột kiểu ký tự và gán giá trị 0 cho các cột kiểu số liên quan.
Trong sổ nhật bán hàng chịu, tài khoản ghi nợ là 131 và tài khoản ghi có có thể là 5111, 5112, 5113, 3331 hoặc tài khoản khác. Kỹ thuật lập sổ nhật ký bán hàng chịu được thực hiện với kỹ thuật tương tự như lập sổ nhật ký thu hoặc chi tiền.
4. Lập sổ nhật ký mua hàng chịu
Dòng định khoản nào trong sổ kế toán máy có tài khoản ghi có là 331* và tài khoản ghi nợ khác 331* đều được chuyển vào sổ nhật ký mua hàng chịu. Đối với các dòng
định khoản có tài khoản ghi nợ là 331* là những bút toán chuyển từ nợ dài hạn thành nợ ngắn hạn hoặc trả tiền trước cho người bán không phải là mua hàng chịu nên không chuyển vào sổ nhật ký mua hàng chịu. Cụ thể là, từng dòng định khoản trên sổ kế toán máy sẽ được rà soát và kiểm tra xem tài khoản ghi có liên quan có phải là 331* và tài khoản ghi nợ liên quan có khác 331* hay không, nếu đúng thì tham chiếu đến các thông tin liên quan trong định khoản để hiển thị vào các cột tương ứng trong sổ nhật mua hàng chịu, nếu không đúng thì gán ký tự rỗng cho các cột kiểu ký tự và gán giá trị 0 cho các cột kiểu số liên quan.
Trong sổ nhật mua hàng chịu, tài khoản ghi có là 331 và tài khoản ghi nợ có thể là 1521, 1522, 1523, 153, 133 hoặc tài khoản khác. Kỹ thuật lập sổ nhật ký mua hàng chịu được thực hiện với kỹ thuật tương tự như lập sổ nhật ký thu hoặc chi tiền.
5. Lập sổ nhật ký chung
Tất cả các dòng định khoản trong sổ kế toán máy không thuộc loại phải ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng thì phải được đưa vào sổ nhật ký chung. Nói cách khác, khi duyệt các dòng định khoản chi tiết của sổ kế toán máy, sẽ chuyển vào sổ nhật ký chung tất cả những dòng bút toán các dòng có các cặp định khoản như sau:
Ghi nợ là 111* (để chuyển vào nhật ký thu tiền) Ghi có là 111* (để chuyển vào nhật ký chi tiền)
Ghi nợ 131* và ghi có khác 131* (để chuyển vào nhật ký bánhàng chịu)
Ghi có 331* và ghi nợ khác 331* (để chuyển vào nhật ký mua hàng chịu)
Sau khi gõ các công thức cho dòng đầu tiên của sổ nhật ký chung, hãy sao chép các công thức đó xuống các dòng tiếp theo của sổ nhật ký với số lượng dòng ít nhất phải bằng số các dòng định khoản chi tiết trong sổ kế toán máy. Như vậy sẽ có nhiều dòng trong sổ nhật ký chung bị bỏ trống vì dòng định khoản tương ứng trong sổ kế toán máy có cặp định khoản rơi vào một trong 4 cặp định khoản đã nêu ở trên. Chính vì vậy, trước khi hoàn thiện và in sổ nhật ký cần thực hiện thao tác che đi những dòng nhật ký rỗng đó.