các đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết
Để quản lý các đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết, có thể lập cho mỗi loại đối tượng một bảng danh mục riêng ví dụ danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hóa hay danh mục bộ phận hạch toán. Tuy nhiên, trên Excel việc quản lý các đối tượng này có thể thực hiện được một cách đơn giản bằng việc lập bảng danh mục tài khoản, trong đó mở các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng cần quản lý. Ví dụ để theo dõi công nợ phải thu ngắn hạn chi tiết đến từng khách hàng có thể mở các tài khoản có mã phân cấp kiểu sau:
131 Công nợ phải thu của khách
1311 Công nợ phải thu ngắn hạn của khách
1311.01 Công nợ phải thu ngắn hạn của khách hàng X
1311.02 Công nợ phải thu ngắn hạn của khách hàng Y
Hoặc để theo dõi CP SX DD chi tiết đến từng phân xưởng, thậm chí chi tiết đến từng sản phẩm trong một phân xưởng có thể mở các tài khoản có mã phân cấp kiểu sau: 154 Chi phí SXKD dở dang 154.PX1 Chi phí SXKD dở dang PX1 154.PX1.F01: Chi phí SXKD dở dang PX1 sản phẩm F01 154.PX1. F02: Chi phí SXKD dở dang PX1 sản phẩm F02
Hoặc để theo dõi các loại vật tư hàng hóa tồn kho, có thể mở các tài khoản có mã phân cấp kiểu sau:
152 Nguyên vật liệu
1521 NVL chính
1521.01 NVL chính A 1521.02 NVL chính B
Theo cách trên , tài khoản mở cho đối tượng nào thì sử dụng đối tượng đó ghép với số hiệu tài khoản tương ứng hay nói cách khác
<Số hiệu tài khoản chi tiết>=<Số hiệu tài khoản mẹ>.<Mã đối tượng>
Mỗi khi cần lên sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng từ sổ kế toán máy, chỉ cần duyệt qua các dòng dữ liệu có trong sổ kế toán máy với mã của đối tượng liên quan chính là số hiệu tài khoản tương ứng đó được mở trong bảng danh mục tài khoản. Ví dụ để lên sổ chi tiết công nợ phải thu ngắn hạn của khách hàng X thì số hiệu tài khoản liên quan tới sổ này phải là 1311.01, của khách hàng Y phải là 1311.02 như đã khai báo trong danh mục tài
khoản. Hoặc để lên sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho cho NVL chính A thì số hiệu tài khoản liên quan tới sổ này phải là 1521.01, của NVL chính B phải là 1521.01 như đã khai báo trong danh mục tài khoản.
Trong danh mục tài khoản chỉ được chứa các tài khoản chi tiết, dùng để định khoản trong kỳ kế toán, tuy nhiên cuối kỳ kế toán có thể lên bảng cân đối phát sinh và bảng cân đối kế toán với tổng số phát sinh của các tài khoản tổng hợp trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các phát sinh liên quan đến các tài khoản chi tiết của từng tài khoản tổng hợp.
Khi mở tài khoản dùng để hạch toán và phản ánh số dư cũng như tồn kho đầu kỳ cần chú ý phải mở các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết theo đúng nhu cầu quản lý và lập báo cáo kế toán. Mã tài sản nguồn vốn thiết lập cho từng tài khoản phải dùa vào tính chất cơ bản của tài khoản đó, chứ không theo các trường hợp cụ thể của tài khoản.
Cần chú ý một điều là luôn xử lý các tài khoản theo kiểu chuỗi bằng cách nhập dấu ‘ trước số hiệu tài khoản khi khai báo chúng.