Khác với kế toán thủ công, khi làm kế toán trên Excel các nghiệp vụ kinh tế sau khi được định khoản vào sổ kế toán máy sẽ được chuyển ngay vào các sổ cái liên quan. Mỗi tài khoản tổng hợp sẽ được lập một sổ cái. Khi cần lên và in sổ cái của một tài khoản, chỉ cần gõ số hiệu tài khoản cần lên sổ cái (ô E2 - sau ô “Số hiệu:”) ở dạng chuỗi.
Hình 6.\8: Mẫu sổ cái tài khoản.
Về nguyên tắc, sổ cái tài khoản được lập dựa trên 2 bảng dữ liệu là “Bảng cân đối phát sinh“ và “Sổ kế toán máy ”, theo đó bảng cân đối phát sinh cung cấp số dư đầu kỳ các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 (riêng các tài khoản trung gian loại 5, 6, 7, 8, 9 không có số dư) và sổ kế toán máy cung cấp số phát sinh và thông tin chi tiết cho sổ cái.
Tùy theo tính chất của tài khoản mà nó có số dư nợ hoặc dư có. Các số dư này nếu có sẽ được thể hiện ở các cột “Số dư nợ đầu kỳ” và ”Số dư có đầu kỳ”. Nếu tài khoản có số dư nợ thì bên dư có sẽ là số 0, ngược lại nếu tài khoản có số dư có thì bên dư nợ sẽ là số 0.
Sau khi gõ các công thức cho dòng đầu tiên của sổ cái, hãy sao chép các công thức đó xuống các dòng tiếp theo của sổ cái với số lượng dòng ít nhất phải bằng số các dòng định khoản chi tiết trong sổ kế toán máy . Như vậy sẽ có nhiều dòng trong sổ cái bị bỏ trống vì dòng định khoản tương ứng trong sổ kế toán máy không liên quan gỡ đến tài khoản của sổ cái. Chính vì vậy, trước khi hoàn thiện và in sổ nhật ký cần thực hiện thao tác che đi những dòng nhật ký rỗng đó.