Về nguyên tắc, sau khi hoàn thành hai sổ quan trọng nhất là bảng danh mục tài khoản và sổ kế toán máy là có thể lên tất cả các loại sổ kế toán và các báo cáo tài chính cũng như báo cáo thuế GTGT, tuy nhiên cần nắm rõ trình tự và kỹ thuật để lên các sổ kế toán và báo cáo đó. Bảng 6.x mô tả sự chia sẻ dữ liệu giữa các bảng dữ liệu cơ sở và các sổ sách kế toán. Nội dung trong các ô (*) phản ánh loại dữ liệu mà bảng tính cơ sở ở dòng tương ứng sẽ cung cấp cho các bảng/ hoặc sổ sách ở cột tương ứng.
Tổng hợp số phát sinh các tài khoản chi tiết từ sổ kế toán máy vào bảng danh mục tài khoản.
Sau khi thực hiện mở các tài khoản cần dùng trong hạch toán kế toán và khai báo các tài khoản đó trong bảng danh mục tài khoản cùng số lượng tồn đầu kỳ và số dư đầu kỳ (công việc này chỉ làm duy nhất một lần ở kỳ kế toán máy đầu tiên) và cập nhật các bút toán định khoản vào sổ kế toán máy, chúng ta có thể tiến hành tổng hợp số phát sinh nợ/ có cho từng tài khoản chi tiết và ghi vào các cột tổng phát sinh nợ/ tổng phát sinh có của bảng danh mục tài khoản. Căn cứ vào số dư đầu kỳ và tổng số phát sinh nợ/ có trong kỳ sẽ tính được số dư cuối kỳ theo công thức:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng số phát sinh nợ - Tổng số phát sinh có
đối với tài khoản có loại tài khoản là “N”.
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng số phát sinh có - Tổng số phát sinh nợ
đối với tài khoản có loại tài khoản là “C”.
Riêng đối với các tài khoản hàng tồn kho (152, 153, 155 hay 156) thì cột “Số lượng tồn cuối kỳ” mới có giá trị và được tính theo công thức:
Số lượng tồn cuối kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + Tổng số lượng nhập - Tổng số lượng xuất
trên cơ sở duyệt các dòng định khoản trong sổ kế toán máy có các phát sinh nợ/ có liên quan đến tài khoản hàng tồn kho tương ứng.
Ví dụ 2
Định khoản các bút toán kết chuyển vào sổ kế toán máy trên cơ sở số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảng danh mục tài khoản.
Việc thực hiện các bút toán kết chuyển (ví dụ kết chuyển chi phí bán hàng từ có 641 sang nợ 911) được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán theo cách đọc số dư
cuối kỳ tại thời điểm của tài khoản cần kết chuyển (dư nợ 641) trong bảng danh mục tài khoản và lấy số đó định khoản vào bút toán kết chuyển từ có 641 sang nợ 911 trong sổ kế toán. Một điều cần lưu ý là trước khi kết chuyển doanh thu, chi phí cần thực hiện các khoản giảm trừ nếu có, ví dụ kết chuyển các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại.
Ví dụ 3
Lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản công nợ phải thu 131 trên cơ sở bảng danh mục tài khoản và sổ kế toán máy.