4.1.1 Kế toán hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là hoạt động kinh doanh chính tại đơn vị. Chủ yếu doanh thu và chi phí của doanh nghiệp đều phát sinh từ hoạt động này. Sau đây tác giả xin trình bày về công tác kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ tại đơn vị.
Nội dung kế toán hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ được trình bày gồm 3 phần:
- Phần thứ nhất là kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán. - Phần thứ hai là kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Phần thứ ba là kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
4.1.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán:
Phần kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán được tập trung trình bày theo trình tự những nội dung sau đi từ việc tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán vào công tác bán hàng, ghi nhận doanh thu và hạch toán giá vốn. Cho đến trình tự luân chuyển chứng từ, công tác hạch toán các nghiệp vụ lên sổ sách kế toán cũng như việc thực hiện chế độ sổ sách kế toán thực tế tại doanh nghiệp. Bằng cách minh họa một số nghiệp vụ đã phát sinh trong kỳ tại doanh nghiệp và qui trình hạch toán các nghiệp vụ đó.
a. Chứng từ và sổ sách:
Để phục vụ cho công tác phản ánh các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán của doanh nghiệp thì tại đơn vị đang sử dụng các loại chứng từ sau:
Các loại chứng từ bắt buộc:
- Hóa đơn GTGT ( Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: TD/14P) - Phiếu thu ( Mẫu số: 01-TT)
Các loại chứng từ hướng dẫn:
- Giấy báo có (Ngân hàng BIDV)
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ (có giá trị dưới 200.000 VNĐ) - Đơn đặt hàng
- Phiếu xuất kho ( 02-VT)
Hệ thống sổ sách có liên quan được áp dụng tại doanh nghiệp ban hành kèm theo quyết đinh 15/2006/QĐ-BTC:
43 Sổ tổng hợp:
- Sổ nhật ký chung ( Ký hiệu S03a-DN)
- Sổ cái tài khoản 511 và tài khoản 632 ( Ký hiệu S03b-DN) Sổ chi tiết:
Tại doanh nghiệp chưa theo dõi và hạch toán chi tiết cho đối tượng doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán nên không sử dụng sổ sách chi tiết.
b. Lưu chuyển chứng từ:
Lưu chuyển chứng từ cho quá trình ghi nhận doanh thu:
Nghiệp vụ bán hàng của công ty chủ yếu thực hiện theo hình thức giao nhận trực tiếp. Khách hàng đến nhận hàng trực tiếp tại công ty hoặc bên bán sẽ giao hàng đến nơi theo yêu cầu của khách. Doanh thu được ghi nhận sau khi khách hàng ký nhận vào hóa đơn GTGT, lúc này kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu dựa trên hóa đơn GTGT.
Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ (bên dưới):
Tổ bán hàng sẽ dựa vào đơn mua hàng của khách và đơn giá bán của công ty để làm cơ sở lập hóa đơn GTGT cho khách hàng, hóa đơn GTGT gồm có 3 liên, 3 liên của hóa đơn GTGT sẽ được gửi cho Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt, sau đó sẽ được gửi ngược lại tổ bán hàng để khách hàng ký nhận và kiểm tra các thông tin trên cả ba hóa đơn , liên 2 sẽ được giao cho khách hàng mang về để hạch toán, liên 1 được lưu nội bộ và liên 3 được kế toán bán hàng dùng làm căn cứ để nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm kế toán, từ đó dùng làm căn cứ ghi vào sổ nhật ký chung. Sổ nhật ký chung được dùng làm cở sở để ghi sổ cái tài khoản 511 và các tài khoản có liên quan. Sau đó liên 3 hóa đơn GTGT được lưu lại tại phòng kế toán.
Đối với các trường hợp bán lẻ cho khách với giá trị hóa đơn dưới 200.000 đồng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT thì công ty sẽ tổng hợp lại và lập bản kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ vào cuối ngày rồi dùng bản kê để làm căn cứ lập hóa đơn GTGT cho lượng hàng trên.
44 Tổ bán hàng Giám đốc Phần mềm kế toán Bắt đầu Đơn mua hàng Đơn giá bán Lập hóa đơn GTGT Đơn mua hàng Đơn giá bán Hóa đơn GTGT 1 2 3 Hóa đơn GTGT 1 2 3 Ký duyệt Hóa đơn GTGT đã duyệt 1 2 3 KH Hóa đơn GTGT đã duyệt 3 Hóa đơn GTGT đã duyệt 1 2 3 3 Hóa đơn GTGT KH đã ký 1 CSDL Kết thúc KH ký và giữ liên 2 Hóa đơn GTGT đã duyệt 3 Nhập liệu Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 511 Bởi kế toán bán hàng
Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
45 Lưu chuyển chứng từ cho quá trình ghi nhận chi phí giá vốn:
Tổ bán hàng Kho Giám đốc Phòng kế toán Phần mềm
KH Bắt đầu Xét duyệt ĐMH Lập phiếu xuất kho, ghi
thẻ kho
Phiếu xuất kho chính thức 3 Thẻ kho Kèm hàng hóa KH Phiếu xuất kho 123 Ký duyệt nghiệp vụ Phiếu xuất kho đã duyệt 123 Phiếu xuất kho đã duyệt 123 Ký duyệt nghiệp vụ
Phiếu xuất kho chính thức 123
Phiếu xuất kho chính thức 2
Phiếu xuất kho chính thức 1
CSDL
Phiếu xuất kho chính thức 1 Đơn mua hàng Đơn mua hàng đã duyệt Kết thúc Đơn mua hàng đã duyệt Phiếu xuất kho 123 Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 632 A A Nhập liệu vào phân mềm
46
Giải thích lưu đồ:
Sau khi tổ bán hàng nhận được đơn đặt hàng do khách hàng gửi đến, sẽ tiến hành xét duyệt đơn đặt hàng, nếu đủ hàng để bán tổ sẽ gửi đơn đặt hàng này cho thủ kho ở bộ phận kho để lập phiếu xuất kho gồm 3 liên, 3 liên này sẽ được chuyển đến phòng giám đốc để giám đốc ký duyệt sau khi ký duyệt phòng giám đốc sẽ tiếp tục chuyển bộ chứng từ này cho phòng kế toán tại đây 1 lần nữa phiếu xuất kho sẽ được kế toán trưởng ký duyệt. Liên 3 và 2 sẽ được chuyển lại cho bộ phận kho, liên 1 sẽ để lại bộ phận kế toán để nhập vào phần mềm, ghi vào cơ sỡ dữ liệu từ đó thực hiện các bút toán ghi sổ như ghi vào sổ nhật ký chung, còn sổ cái tài khoản 632 sẽ được ghi dựa trên sổ nhật ký chung. Tại bộ phận kho liên 3 kèm theo hàng hóa sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng, liên 2 sẽ do bộ phận kho dùng làm căn cứ để ghi sổ và thẻ kho sau đó được lưu trữ tại đây.
c. Tài khoản sử dụng:
Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Ghi nhận doanh thu và giá vốn) doanh nghiệp đã chọn và áp dụng các tài khoản thích hợp dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính đã quy định theo quyết định 15/2006/ QĐ- BTC bao gồm:
Tài khoản ghi nhận doanh thu:
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, được chi tiết hóa thành các tài khoản sau:
+ 5111 – Doanh thu bán hàng hóa (cụ thể thành tài khoản 511101 để theo dõi riêng doanh thu ngành hàng hóa chất)
+ 5112 – Doanh thu bán thành phẩm + 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
Tài khoản ghi nhận chi phí giá vốn:
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Tài khoản khác:
- Tài khoản 156 – Hàng hóa ( được cụ thể hóa thành tài khoản 156101 để đáp ứng nhu cầu theo dõi riêng hàng hóa của ngành hàng hóa chất)
- Tài khoản 1111 – Tiền mặt bằng VNĐ
- Tài khoản 1121 – Tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ
- Tài khoản 1311 – Phải thu người mua và người giao thầu - Tài khoản 33311 – Thuế GTGT đầu ra
Do công tác kế toán của doanh nghiệp được trang bị sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Unesco Accouting nên khi ghi nhận doanh thu nhân viên kế toán không cần trực tiếp định khoản trên sổ sách mà sẽ định khoản bằng cách chọn cái tài khoản được đề xuất sẵn trên màn hình nhập liệu như sau:
- Đối với nghiệp vụ bán hàng, khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt dựa vào hóa đơn GTGT và phiếu thu làm căn cứ nhân viên kế toán tiến hành nhập liệu và chọn các tài khoản như sau:
47 Nợ TK 1111: Số tiền thanh toán
Có TK 511101: Doanh thu chưa thuế
Có TK 33311: Thuế GTGT ( đồng thời nhân viên kế toán cũng chọn thuế suất thuế GTGT)
- Đối với nghiệp vụ bán hàng, khách hàng thanh toán bằng tiền gửi thì dựa vào hóa đơn GTGT làm căn cứ nhân viên kế toán tiến hành nhập liệu và chọn các tài khoản như sau:
Nợ TK 11201: Số tiền thanh toán
Có TK 511101: Doanh thu chưa thuế
Có TK 33311: Thuế GTGT ( đồng thời nhân viên kế toán cũng chọn thuế suất thuế GTGT)
- Đối với nghiệp vụ bán hàng, khách hàng chưa thanh toán thì dựa vào hóa đơn GTGT làm căn cứ nhân viên kế toán tiến hành nhập liệu và chọn các tài khoản như sau:
Nợ TK 1311: Số tiền thanh toán (chi tiết theo từng khách hàng) Có TK 511101: Doanh thu chưa thuế
Có TK 33311: Thuế GTGT ( đồng thời nhân viên kế toán cũng chọn thuế suất thuế GTGT)
d. Nghiệp vụ phát sinh:
Trong kỳ kinh doanh, tại doanh nghiệp phát sinh rất nhiều nghiệp vụ bán hàng tuy nhiên ở đây tác giả chỉ chọn một số nghiệp vụ tiêu biểu minh họa cho kế phần hành kế toán bán hàng và giá vốn hàng bán:
1.Ngày 04/01/2014 doanh nghiệp nhận đơn mua hàng của nhà máy đường Phụng Hiệp. Sau đó tiến hành xuất bán 25.000 kg lưu huỳnh, với giá vốn là 147.797.698 đồng. Giá bán chưa thuế là 6.300 đồng/1kg, thuế suất thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán qua tiền gửi, kèm theo phiếu xuất kho số 0009594GV (Phụ lục 1.1, trang 103) và hóa đơn GTGT số 0009594 (Phụ lục 1.2, trang 104), ký hiệu TD/14P, mẫu số 01GTKT3/001.
Dựa vào đơn mua hàng đã được duyệt và đơn giá bán tổ bán hàng dùng làm căn cứ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên sau khi được giám đốc ký duyệt và khách hàng ký nhận. Liên 1 sẽ được lưu tại bộ phận bán hàng (nơi lập), liên 2 sẽ được giao cho khách hàng, liên 3 sẽ được kế toán bán hàng dùng để ghi nhận doanh thu. Công tác ghi nhận doanh thu thực hiện như sau kế toán bán hàng sẽ nhập những thông tin trên liên 3 hóa đơn GTGT vào phần mềm, trên màn hình kế toán chọn vào mục bán hàng với các diễn giải như trên hóa đơn, chọn tài khoản và ghi số tiền như sau:
Nợ TK 1121 : 173.250.000 đồng Có TK 511101: 157.500.000 đồng Có TK 33311: 15.750.000 đồng
48
Sau khi lập xong hóa đơn GTGT, đơn mua hàng của khách sẽ được chuyển cho thủ kho tại đây thủ kho dựa trên đơn mua hàng đã duyệt để lập phiếu xuất kho 3 liên cho lô hàng cần xuất bán. Sau khi được ký duyệt bởi giám đốc và kế toán trưởng thì thủ kho căn cứ trên liên số 2 phiếu xuất để xuất hàng và lưu trữ để ghi sổ và thẻ kho, liên số 3 giao cho khách hàng kèm hàng hóa còn liên 1 thì bộ phận kế toán hàng tồn kho giữ để hạch toán chi phí giá vốn. Việc hạch toán thực hiện như sau kế toán chọn vào mục xuất kho vật tư hàng hóa, điền vào các diễn giải, chứng từ, ngày tháng chứng từ như trên phiếu xuất và chọn các tài khoản như bên dưới:
Nợ TK 632: 147.797.698 đồng Có TK 156101: 147.797.698 đồng
2.Ngày 01/06/2014 công ty xuất bán hàng cho Công ty TNHH Mỹ phẩm Hồng Nhung với giá vốn là 3.954.692 đồng, giá thanh toán là 5.156.800 đồng, thuế suất GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kèm phiếu xuất kho số 0001608GV (Phụ lục 1.3, trang 105), Hóa đơn GTGT số 0001608 (Phụ lục 1.4, trang 106), ký hiệu TD/14P, 01GTKT3/001, Phiếu thu số 001608 (Phụ lục 1.5, trang 107).
Dựa vào đơn mua hàng và đơn giá bán bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên và phiếu thu 3 liên cho lô hàng xuất bán. Sau khi được thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu tiền và ký xác nhận cho phiếu thu thì kế toán bán hàng dựa vào liên 3 hóa đơn GTGT hoặc phiếu thu (Phụ lục 1.5, trang 107) nhập dữ liệu từ hóa đơn vào phần mềm Unesco accounting. Và chọn những tài khoản để định khoản như sau:
Nợ TK 111: 5.156.800 đồng Có TK 511101: 4.688.000 đồng Có TK 33311: 468.800 đồng
Phiếu xuất kho 3 liên được thủ kho lập và lần lượt được giám đốc và kế toán trưởng duyệt. Sau đó liên 3 giao cho khách kèm hàng hóa, liên 2 thủ kho dùng để ghi thẻ và sổ kho sau đó lưu trữ, liên 1 được kế toán hàng tồn kho dùng làm căn cứ để hạch toán chi phí giá vốn. Kế toán hàng tồn kho dựa vào thông tin trên liên 1 của phiếu xuất kho để nhập liệu vào phần mềm trên phần hành xuất vật tư hàng hóa, chọn những tài khoản sau để hạch toán:
Nợ TK 632: 3.954.692 đồng Có TK 156101: 3.954.692 đồng
3.Ngày 03/06/2014 công ty xuất bán nhựa Iron S108 chưa thu tiền Công ty TNHH Xvilmar Agro Việt Nam với giá vốn là 66.000.000 đồng, giá thanh toán là 79.200.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%, kèm phiếu xuất kho số
49
0001612GV (Phụ lục 1.6, trang 108), Hóa đơn GTGT số 0001612, mẫu số 01GTKT2/001, Ký hiệu: TD/14P (Phụ lục 1.7, trang 109).
Cũng tương tự như những nghiệp vụ trên hóa đơn GTGT 3 liên được lập dựa trên đơn mua hàng của khách và đơn giá bán của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng tiến hành nhập thông tin từ hóa đơn GTGT (liên 3) vào phần mềm kế toán để ghi nhận doanh thu bán hàng. Trên phần hành bán hàng của phần mềm kế toán bán hàng nhập nhưng thông tin trên hóa đơn GTGT vào và chọn những tài khoản và định khoản như sau:
Nợ TK 131: 79.200.000 đồng Có TK 511101: 72.000.000 đồng Có TK 33311: 7.200.000 đồng
Từ đơn mua hàng đã được bộ phận bán hàng duyệt, thủ kho dùng nó làm căn cứ để lập phiếu xuất. Sau khi được duyệt bởi kế toán trưởng và giám đốc liên 3 phiếu xuất được giao cho khách kèm hàng hóa, liên 2 dung để ghi thẻ kho, sổ kho và liên 1 dùng để hạch toán giá vốn kế toán hàng tồn kho sử dụng liên 1 của phiếu xuất kho để nhập liệu vào phần mềm kế toán, trên phần hành xuất vật tư hàng hóa kế toán tiến hành điền đầy đủ các thông tin trên phiếu xuất vào đồng thời chọn những tài khoản và định khoản như sau:
Nợ TK 632: 66.000.000 đồng Có TK 156101: 66.000.000 đồng
Sơ đồ hạch toán chi phí giá vốn:
Hình 4.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán 14.591.492.534 TK 156 147.797.698 3.954.692 TK 632 147.797.698 3.954.692 66.000.000 66.000.000 … … 15.701.647.326 13.260.021.951 … 13.260.021.951 17.033.117.909
50
Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
e. Thực hiện kế toán tổng hợp:
Do đặc điểm là quy mô tại doanh nghiệp không lớn và hầu như các nghiệp vụ phát sinh chủ yếu là các nghiệp vụ bán hàng nên chế độ sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi chép chỉ có sổ cái tài khoản và sổ nhật ký chung ngoài ra không sử dụng thêm các sổ nhật ký đặt biệt để theo dõi.
Dữ liệu được nhập từ chứng từ gốc như hóa đơn GTGT, và phiếu xuất kho vào phần mềm được dùng làm căn cứ ghi vào sổ nhật ký chung. Sau đó phần mềm sẽ dùng những ghi chép trên sổ nhật ký chung để ghi lên sổ cái tài khoản 511 và sổ cái tài khoản 632. Toàn bộ những nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp khi hạch toán đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, để tiện theo dõi tác giả chỉ trích một phần trong sổ nhật ký chung để phản ảnh bút toán ghi nhận doanh thu bán hàng và chi phí giá vốn như sau:
Hình 4.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp