Ngoài hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ ra thì tại doanh nghiệp còn có các hoạt động về tài chính và chủ yếu là hoạt động thu lãi của các khoản tiền gửi thanh toán, chi trả lãi cho các khoản vay ngắn hạn tạ ngân hàng BIDV.
Kế toán hoạt động tài chính được trình bày gồm 2 phần:
- Kế toán doanh thu tài chính - Kế toán chi phí tài chính
Nội dung của các phần kế toán sẽ được trình bày theo trình tự bắt đầu từ việc lập chứng từ cho các nghiệp vụ khi phát sinh, cho đến việc ghi vào sổ sách hoàn tất công tác hạch toán nghiệp vụ để phản ảnh được chính xác nhất tình hình kế toán hoạt động tài chính.
4.1.2.1 Kế toán doanh thu tài chính:
Doanh thu tài chính được ghi nhận dựa trên cơ sở thời gian, lãi suất và số dư thực tế của từng kỳ.
a. Chứng từ và sổ sách:
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu tài chính đang sử thì tại doanh nghiệp đang sử dụng những loại chứng từ kế toán sau:
- Giấy báo có ( Ngân hàng BIDV)
- Bản sao sổ phụ ngân hàng ( Ngân hàng BIDV) Sổ sách dùng để theo dõi doanh thu tài chính bao gồm:
70 Sổ tổng hợp:
- Sổ nhật ký chung (S03a-DN) - Sổ cái tài khoản 515 (S03b-DN)
Sổ chi tiết:
Tại doanh nghiệp chưa thực hiện việc theo dõi chi tiết doanh thu tài chính trên sổ sách chi tiết.
Toàn bộ những chứng từ và sổ sách được sử dụng đều được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC.
b. Luân chuyển chứng từ:
Giải thích lưu đồ:
Cuối mỗi tháng, kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ nhận bản sao sổ phụ từ ngân hàng. Tại bộ phận kế toán bản sao sổ phụ được đối chiếu, so sánh với sổ tiền gửi. Sau khi đối chiếu khớp đúng kế toán viên sẽ tiếp tục ghi nhận doanh thu tài chính mà chủ yếu ở công ty doanh thu từ lãi tiền gửi thanh toán. Bằng cách nhập liệu từ bản sao sổ phụ vào phần mềm kế toán, dữ liệu của nghiệp vụ sẽ được ghi vào cơ sở dữ liệu từ đó được ghi vào sổ nhật ký chung. Sổ nhật ký chung lúc này sẽ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ cái tài khoản 515.
c. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh doanh thu tài chính đơn vị đã chọn và sử dụng tài khoản sau:
- Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Phần mềm kế toán Phòng kế toán Bản sao sổ phụ ngân hàng Ngân hàng Bắt đầu So sánh, đối chiếu
Bời kế toán ngân hàng Bản sao sổ phụ ngân hàng Bản sao sổ phụ ngân hàng CSDL Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 515 Kết thúc Bản sao sổ phụ ngân hàng
Hình 4.9: Lưu đồ luân chuyển chứng từ hạch toán doanh thu tài chính Nhập liệu
71
Khi các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu được hạch toán, kế toán tiền gửi ngân hàng dựa trên bản sao sổ phụ tiến hành chọn các tài khoản và định khoản trên phần mềm như sau:
Nợ TK 112101: Tổng số lãi tiền gửi Có TK 515: Tổng số lãi tiền gửi
Nghiệp vụ phát sinh:
Sau đây tác giả xin minh họa một số nghiệp vụ tiêu biểu liên quan đến việc ghi nhận doanh thu tài chính phát sinh tại doanh nghiệp trong kỳ:
1. Ngày 31/01/2014 thu lãi tiền gửi thanh toán tại ngân hàng BIDV với số tiền là 185.126 đồng, kèm theo bản sao sổ phụ ngân hàng tháng 01/2014.
Dựa vào bản sao sổ phụ nhận được từ ngân hàng kế toán ngân hàng tiến hành việc hạch toán doanh thu tài chính bằng các nhập liệu từ bản sao sổ phụ cho nghiệp vụ thu lãi tiền gửi vào phần mềm. Sau khi điền vào các ô nhập liệu những thông tin như ngày nghiệp vụ, ngày chứng từ, số chứng từ và diễn giải, kế toán chọn những tài khoản và định khoản trên phần mềm như sau:
Nợ TK 112101: 185.126 đồng Có TK 515: 185.126 đồng
2. Ngày 28/02/2014 thu lãi tiền gửi thanh toán tại ngân hàng BIDV với số tiền là 165.557 đồng, kèm theo bản sao sổ phụ ngân hàng tháng 02/2014.
Dựa vào bản sao sổ phụ nhận được từ ngân hàng kế toán ngân hàng tiến hành việc hạch toán doanh thu tài chính bằng các nhập liệu từ bản sao sổ phụ cho nghiệp vụ thu lãi tiền gửi vào phần mềm. Sau khi điền vào các ô nhập liệu những thông tin như ngày nghiệp vụ, ngày chứng từ, số chứng từ và diễn giải, kế toán chọn những tài khoản và định khoản trên phần mềm như sau:
Nợ TK 112101: 165.557 đồng Có TK 515: 165.557 đồng
3. Ngày 30/06/2014 thu lãi tiền gửi thanh toán tại ngân hàng BIDV với số tiền là 180.186 đồng, kèm theo bản sao sổ phụ ngân hàng tháng 06/2014.
Dựa vào bản sao sổ phụ nhận được từ ngân hàng kế toán ngân hàng tiến hành việc hạch toán doanh thu tài chính bằng các nhập liệu từ bản sao sổ phụ cho nghiệp vụ thu lãi tiền gửi vào phần mềm. Sau khi điền vào các ô nhập liệu những thông tin như ngày nghiệp vụ, ngày chứng từ, số chứng từ và diễn giải, kế toán chọn những tài khoản và định khoản trên phần mềm như sau:
Nợ TK 112101: 180.186 đồng Có TK 515: 180.186 đồng
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu vào phần mềm kế toán ngân hàng tiến hành lưu trữ bản sao sổ phụ ngân hàng theo số thứ tự.
72 Sơ đồ hạch toán doanh thu tài chính:
d. Hạch toán tổng hợp:
Sau khi kế toán nhập liệu vào cơ sở dữ liệu từ những thông tin trên sổ phụ để hạch tóan doanh thu tài chính từ nghiệp vụ thu lãi tiền gửi ngân hàng. Những dữ liệu này sẽ được phần mềm sử dụng để ghi vào sổ nhật ký chung như sau:
Hình 4.10: Sơ đồ hạch toán doanh thu tài chính TK 515 185.126 TK 112101 185.126 165.557 165.557 180.186 180.186 ... 1.096.763 ... 22.026.426.384 21.928.609.144 203.100.734 105.283.494 ...
73
TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Từ tháng 01/2014 đến tháng 06/2014
Từ những dữ liệu được ghi trên sổ nhật ký chung mà phần mềm kế toán dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái tài khoản 515:
Ngày GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi
sổ cái
STT
dòng Số hiệu TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số hiệu Ngày CT
Cộng trang trước chuyển sang
… … … …
31/01/2014 SP01-2014 31/01/2014 Thu lãi tiền gửi thanh toán X … 112101 185.126
X … 515 185.126
28/02/2014 SP02-2014 28/02/2014 Thu lãi tiền gửi thanh toán X … 112101 165.557
X … 515 165.557
30/06/2014 SP06-2014 30/06/2014 Thu lãi tiền gửi thanh toán X … 112101 180.186
X … 515 180.186
… … … …
Cộng chuyển trang sau
Mẫu số: S03a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Công ty TNHH THÀNH ĐẠT MST: 1800154642
74
TRÍCH SỔ CÁI
Tháng 01/2014 đến 06/ 2014
Tên tài khoản : Doanh thu hoạt động tài chính Số hiệu : 515 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, Tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có
Số dư đầu năm
… … … …
31/01/2014 SP01-2014 31/01/2014 Thu lãi tiền gửi thanh toán 63 8 112101 185.126 28/02/2014 SP02-2014 28/02/2014 Thu lãi tiền gửi thanh toán 118 12 112101 165.557 30/06/2014 SP06-2014 30/06/2014 Thu lãi tiền gửi thanh toán 363 14 112101 180.186
… … … …
Cộng số phát sinh 6 tháng 1.096.763
Số dư cuối tháng
Cộng lũy kế từ đầu quý 1.096.763
Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vi: CÔNG TY TNHH THÀNH ĐẠT
Địa chỉ: Số 101B đường Võ Văn Tần, Q.Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
Mẫu số: S03b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Bảng 4.9: Trích sổ cái tài khoản 515 từ tháng 01 năm 2014 đến tháng 06 năm 2014
75
e. Hạch toán chi tiết:
Các khoản doanh thu tài chính tại doanh nghiệp chưa được theo dõi chi tiết nên tại doanh nghiệp không có sổ chi tiết tài khoản 515.
4.1.2.2 Kế toán chi phí tài chính: a. Chứng từ và sổ sách:
Chứng từ dùng để làm căn cứ hạch toán cho chi phí tài chính tại doanh nghiệp là:
- Ủy nhiệm chi ( Ngân hàng BIDV)
Sổ sách dùng để hạch toán chi phí tài chính tại doanh nghiệp bao gồm: Sổ tổng hợp:
- Sổ nhật ký chung (Ký hiệu S03a-DN) - Sổ cái tài khoản 635 (Ký hiệu S03b-DN)
Sổ chi tiết:
Tại doanh nghiệp chưa có hệ thống sổ chi tiết để theo dõi riêng các khoản chi phí tài chính và cụ thể là chi phí lãi vay.
b. Luân chuyển chứng từ:
Tại đơn vị các khoản chi phí tài chính phát sinh chủ yếu là các khoản chi trả lãi cho các khoản vay ngắn hạn của doanh nghiệp và nó được hạch toán dựa vào liên 2 của ủy nhiệm chi nhận lại từ ngân hàng.
Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí tài chính (bên dưới):
Khi đến hạn thanh toán lãi cho các hợp đồng vay vốn ngân hàng, kế toán ngân hàng thuộc bộ phận kế toán của công ty sẽ tính số lãi phải trả và lập UNC gồm 2 liên. Sau khi được kế toán trường và giám đốc xem xét, ký duyệt UNC sẽ được gửi vào ngân hàng yêu cầu trích tài khoản tiền gửi thanh toán lãi. Ngân hàng sẽ thực hiện nghiệp vụ trích tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp để thanh toán tiền lãi vay sau đó sẽ gửi lại liên 2 của UNC về cho doanh nghiệp. Tại đây kế toán tiền gửi sẽ tiến hành nhập liệu từ UNC vào phần mềm kế toán. Cơ sở dữ liệu sẽ được cập nhật. Từ những dữ liệu đã nhập vào máy phần mềm sẽ sử dụng để ghi sổ nhật ký chung rồi từ nhật ký chung sẽ ghi vào sổ cái tài khoản 635. Những chứng từ gốc như liên 2 UNC sẽ được tiến hành lưu lại tại bộ phận kế toán.
76 Sơ đồ luân chuyển chứng từ hạch toán chi phí tài chính:
Phòng kế toán Phần mềm kế toán Bắt đầu Nhập liệu vào phầm mềm, ghi sổ Ủy nhiệm chi 12 Ngân hàng Ủy nhiệm chi 2 Ủy nhiệm chi 2 Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 635 Ủy nhiệm chi 2 CSDL Bởi kế toán ngân hàng
Kế toán trưởng Giám đốc
Ủy nhiệm chi 12 Xét duyệt Ủy nhiệm chi đã duyệt 12 Ủy nhiệm chi đã duyệt 12 ký duyệt Ủy nhiệm chi đã ký 12 Lập ủy nhiệm chi
77
c. Tài khoản sử dụng:
Tại doanh nghiệp dùng để theo dõi và hạch toán cho các khoản chi phí tài chính là tài khoản 635 – Chi phí tài chính được ban hành kèm theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính:
Khi các khoản chi cho lãi vay phát sinh dựa vào liên 2 của UNC nhận lại từ ngân hàng mà kế toán ngân hàng của doanh nghiệp sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm sau khi điền các thông tin của UNC như ngày nghiệp vụ, ngày chứng từ, số chứng từ, diễn giải thì tiếp theo kế toán sẽ tiến hành chọn tài khoản để hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 635: Số lãi phải thanh toán
Có TK 112101: Số lãi phải thanh toán
Các nghiệp vụ khác có liên quan đến chi phí tài chính như thanh toán phí cho các giao dịch hay phí thường niên của ngân hàng thì kế toán hạch toán nghiệp vụ trên phần mềm như sau:
Nợ TK 635: Số phí phải trả chưa thuế GTGT Nợ TK 1331: Thuế GTGT
Có TK 112101: Giá thanh toán
d. Nghiệp vụ phát sinh:
Trong kỳ kinh doanh tại doanh nghiệp phát sinh rất nhiều nghiệp vụ có liên quan đến chi phí tài chính tuy nhiên tác giả chỉ trình bày một số nghiệp vụ tiêu biểu:
1. Ngày 02/01/2014 trả lãi HĐ1222700179 số tiền là 6.521.875 đồng, kèm ủy nhiệm chi số 01 ( Phụ lục 1.14, trang 115).
Khi đến hạn thanh toán lãi cho ngân hàng kế toán ngân hàng thực hiện việc tính lãi cho hợp đồng vay số HĐ12227001179 và lập UNC số 01. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt UNC sau khi thủ tục hoàn tất, kế toán ngân hàng sẽ mang UNC đến ngân hàng để nộp UNC yêu cầu thanh toán lãi vay, khi nhận được UNC ngân hàng sẽ thực hiện nghiệp vụ và trả lại cho doanh nghiệp liên 2 của UNC vừa nộp để mang về hạch toán. Sau khi mang UNC về kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ vừa phát sinh. Trong quá trình nhập liệu kế toán chọn tài khoản và định khoản nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 635: 6.521.875 đồng Có TK 112101: 6.521.875 đồng
2. Ngày 01/06/2014 trả lãi cho hợp đồng vay số HĐ13050000070 số tiền là 8.002.625 đồng. Kèm UNC số 52.
Khi đến hạn thanh toán lãi cho ngân hàng kế toán ngân hàng thực hiện việc tính lãi cho hợp đồng vay số HĐ13050000070 và lập UNC số 52. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt UNC sau khi thủ tục hoàn tất,
78
kế toán ngân hàng sẽ mang UNC đến ngân hàng để nộp UNC yêu cầu thanh toán lãi vay, khi nhận được UNC ngân hàng sẽ thực hiện nghiệp vụ và trả lại cho doanh nghiệp liên 2 của UNC vừa nộp để mang về hạch toán. Sau khi mang UNC về kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ vừa phát sinh. Trong quá trình nhập liệu kế toán chọn tài khoản và định khoản nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 635: 8.002.625 đồng Có TK 112101: 8.002.625 đồng
3. Ngày 02/06/2014 trả lãi cho hợp đồng vay số HĐ1222700179 số tiền là 6.703.255 đồng, kèm UNC số 53.
Sau khi đã tính số tiền lãi đến hạn của hợp đồng vay. Kế toán ngân hàng của doanh nghiệp lập ủy nhiệm chi và chuyển ủy nhiệm chi này cho kế toán trưởng cùng giám đốc ký duyệt, sau đó cả 2 liên của ủy nhiệm chi sẽ được mang đến ngân hàng để thực hiện nghiệp vụ trích tiền gửi thanh toán trả lãi. Sau khi thủ tục thanh toán lãi tại ngân hàng hoàn tất kế toán ngân hàng mang liên 2 của ủy nhiệm chi về doanh nghiệp để hạch toán nghiệp vụ vào sổ sách. Bút toán hạch toán nghiệp vụ trên được thể hiện trên sổ nhật ký chung như sau:
Nợ TK 635: 6.703.255 đồng Có TK 112101: 6.703.255 đồng
Sau khi hạch toán nghiệp vụ hoàn tất liên 2 của UNC được kế toán ngân hàng lưu lại theo số thứ tự.
Sơ đồ hạch toán chi phí tài chính:
e. Hạch toán tổng hợp:
Doanh nghiệp đang sử dụng sổ nhật ký chung và cái tài khoản 635 để theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ có liên quan đến chi phí tài chính. Sau khi nhập liệu vào cơ sở dữ liệu, phần mềm sẽ dùng những dữ liệu trên để ghi vào sổ nhật ký chung như sau:
TK 635 6.521.875 22.026.426.384 21.928.609.144 476.619.087 6.521.875 8.002.625 8.002.625 6.703.255 6.703.255
Hình 4.12: Sơ đồ hạch toán chi phí tài chính TK 112101 203.100.734 105.283.494 ... ... ...
79
TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Từ tháng 01/2014 đến tháng 06/2014
Từ những dữ liệu được ghi trên sổ nhật ký chung mà phần mềm kế toán dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái tài khoản 635:
Ngày GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số hiệu Ngày CT
Cộng trang trước chuyển sang
… … … …
02/01/2014 UNC-01BIDV 02/01/2014 Thanh toán lãi vay HĐ12227001179 X … 635 6.521.875
X … 112101 6.521.875
01/06/2014 UNC-52 BIDV 01/06/2014 Thanh toán lãi vay HĐ13050000070 X … 635 8.002.625
X … 112101 8.002.625
02/06/2014 UNC-53 BIDV 02/06/2014 Thanh toán lãi vay HĐ12227001179 X … 635 6.703.255
X … 112101 6.703.255
… … … …
Cộng chuyển trang sau
Mẫu số: S03a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Công ty TNHH THÀNH ĐẠT MST: 1800154642