Phòng kế toán quản lý tính bí mật của hệ thống kế toán, đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu kế toán, cần xác định rõ nhiệm vụ của mỗi kế toán viên về quyền hạn và phần hành trong việc ghi chép sổ sách. Mỗi kế toán viên được phân công làm một phần hành nhất định và có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác, bí mật của dữ liệu tránh trường hợp bị sửa chữa của người không có quyền hành. Riêng kế toán trưởng và kế toán tổng hợp có thể vào bất cứ phần hành nào trong phần mềm kế toán để lấy số liệu kiểm tra. Việc xác định rõ trách nhiệm sẽ giúp công ty quản lý một cách dễ dàng hơn về công tác kế toán thanh toán, khi xảy ra gian lận, sai sót có thể phần nào đó tìm ra nguyên nhân. Nâng cao trình độ chuyên môn về tin học của kế toán viên khắc phục nhược điểm của hình thức kế toán máy, tránh được sự cố mất dữ liệu kế toán. Đồng thời công ty có thể trang bị những thiết bị đảm bảo cho hệ thống máy tính tránh những sự cố bất ngờ như sụt điện.
3.3 Kiến nghị
Qua thời gian tìm hiểu tình hình thực tế về hoạt động sản xuất kinh doanh, về công tác kế toán của công ty nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng, nhóm nghiên cứu chúng em xin đề xuất một số ý kiến nhỏ nhằm nâng cao hơn nữa công tác kế toán thanh toán tại công ty như sau:
− Do là công ty kinh doanh hóa chất nên môi trường làm việc phần nào độc hại, Công ty cần có những chính sách cho cán bộ công nhân viên. Công ty nên có các chính sách khuyến khích người lao động bằng các chính sách về chế độ tăng lương theo định kỳ hoặc theo kết quả hoạt động kinh doanh giúp cho người lao động hăng hái làm việc hơn.
− Đối với những cán bộ làm việc lâu năm trong Công ty hay những công nhân xác định gắn bó với Công ty cũng cần có sự hỗ trợ, khuyến khích đóng bảo hiểm theo đúng chế độ. Điều đó làm cho cán bộ công nhân viên thêm gắn bó và hết mình vì sự phát triển của Công ty.
− Công ty cần có chính sách tuyển dụng, thu hút đội ngũ nhân viên trẻ, có năng lực, nhiệt tình; đồng thời cần đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ công nhân lao động trong Công ty.
− Để thuận tiện cho các nhà quản trị theo dõi các thông tin tài chính, hàng tháng, hàng quý kế toán nên thực hiện việc phân tích các chỉ tiêu về tình hình và khả năng thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, không nên để đến cuối năm mới làm việc này.