Công tác bảo quản và dự trữ thuốc được 2 bộ phận trực tiếp quản lý, đó là vai trò của bộ phận Thống kê dược và bộ phận Kho cấp phát, ngoài ra còn chịu sự kiểm tra của bộ phận Thông tin thuốc - Nghiệp vụ dược. Bộ phận Thống kê kết hợp với Thủ kho có trách nhiệm báo cáo số liệu và tính tỉ lệ hàng dự trữ, để thông báo cho Trưởng khoa Dược cân đối làm dự trù.
37
Hình 3.2. Sơ đồ hệ thống kho của khoa Dược
3.2.1.1. Hệ thống kho của khoa Dược Bệnh viện đa khoa huyện Nga Sơn
Kho Dược có tất cả là 5 kho riêng biệt, riêng kho oxy được bố trí cách xa khu vực làm việc và khu điều trị để đề phòng cháy nổ.
Hệ thống kho thuốc của khoa Dược được bố trí ưu tiên thuận tiện cho công tác cấp phát. Kho thuốc ngoại trú nằm cạnh khu vực phòng khám, kho thuốc nội trú nằm tại khu vực hành chính khoa, gần ngay vị trí thống kê Dược. Diện tích kho thuốc từ 20- 40m2 đảm bảo đủ rộng để bảo quản thuốc theo yêu cầu của từng mặt hàng. BV không bố trí kho chính nên giảm được số lần vận chuyển thuốc từ kho chính sang kho lẻ.Riêng kho Vật tư – Hóa chất rộng gần 40m2 có thể sắp xếp Vật tư tiêu hao và Hóa chất tại các khu vực riêng biệt trong kho.
Kho Dược Kho thuốc viện phí Kho thuốc bảo hiểm Kho vật tư y tế Kho thuốc nội trú Kho thuốc ngoại trú Kho vật tư, hóa chất Kho oxy
38
Hình 3.3. Kho thuốc Bảo hiểm nội trú của Khoa Dược 3.2.1.2. Bảo quản thuốc
Trang thiết bị
Kho được trang thiết bị đầy đủ đảm bảo cho việc bảo quản thuốc, vệ sinh và phòng cháy nổ. Các thuốc được sắp xếp trên giá kệ theo nhóm tác dụng, dạng bào chế, vần ABC.
Bảng 3.8. Số lượng trang thiết bị bảo quản thuốc
STT Tên thiết bị Số lượng Tình trạng sử dụng
1 Máy hút ẩm 4 Tốt 2 Điều hòa 5 Tốt 3 Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm 4 Tốt 4 Quạt 12 Tốt 5 Giá, kệ 18 Tốt 6 Tủ lạnh 4 Tốt 7 Bình cứu hỏa 5 Tốt
39
Số sách theo dõi
Khoa Dược thực hiện theo dõi bảo quản thuốc qua sổ theo dõi hạn sử dụng của thuốc, sổ thẻ kho, sổ theo dõi nhiệt độ độ ẩm và bảng theo dõi hạn dùng của thuốc.
Hình 3.4. Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại Kho Viện phí
Hàng ngày thủ kho ghi chép nhiệt độ độ ẩm và có giải pháp khi thấy độ ẩm hoặc nhiệt độ không đảm bảo là sử dụng máy hút ẩm, điều hòa, quạt để khắc phục, giải quyết. Đểđánh giá việc kho có thực hiện đúng các yêu cầu về nhiệt độ, độẩm, tiến hành hồi cứu sổ sách ghi chép điều kiện bảo quản thuốc lưu tại kho. Riêng thứ 7 và Chủ nhật không ghi chép. Nhiệt độ và độẩm trong kho là đạt yêu cầu khi độẩm không quá 70%, nhiệt độ không quá 300C.
40
Bảng 3.9. Kết quả hồi cứu sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm của các kho thuốc năm 2014 STT Ghi chép nhiệt độ, độ ẩm Kho BHYT ngoại trú Kho BHYT nội trú Kho Viện phí Kho Đông Y 1 Số ngày ghi chép 2 lần/ngày
254 ngày 255 ngày 255 ngày 255 ngày
2 Số ngày ghi chép 1 lần/ngày
1 ngày 0 ngày 0 ngày 0 ngày
3 Không ghi chép 110 ngày 110 ngày 110 ngày 110 ngày 4 Số lần Nhiệt độ ghi chép đạt yêu cầu 509 lần 510 lần 510 lần 510 lần 5 Số lần Độ ẩm ghi chép đạt yêu cầu 509 lần 510 lần 510 lần 510 lần Nhận xét:
Qua hồi cứu sổ ghi chép của Thủ kho thuốc, ta thấy rằng tại kho BHYT ngoại trú có 254 ngày được ghi nhiệt độ, độ ẩm đầy đủ 2 lần/ ngày, chỉ có 1 ngày ghi chép theo dõi 1 ngày. Số ngày không ghi chép 110 ngày là những ngày thứ 7, chủ nhật và nghỉ lễ tết. Tại các kho thuốc khác, số ngày ghi chép theo dõi và duy trì độ ẩm đều đầy đủ.Kết quả nhiệt độ, độ ẩm tại kho cũng đạt yêu cầu cao. Tại tất cả các thời điểm ghi chép theo dõi đều đạt yêu cầu.
Sắp xếp thuốc trong kho
Theo quy định của Bộ Y tế, thuốc trong kho phải được sắp xếp theo nhóm dược lý và theo thứ tự A,B,C. Tất cả các thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần được bảo quản riêng tại kho thuốc BHYT, VP. Được đựng trong
41
tủ thuốc có hai lớp cửa và có ngăn riêng cho từng loại thuốc, có danh mục thuốc trong tủ (bao gồm: tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, dạng bào chế của từng loại thuốc).
Tuy nhiên, về thứ tự sắp xếp thì các kho thực hiện không đồng nhất: - Kho BHYT ngoại trú không thể duy trì sắp xếp theo thứ tự nhóm dược lý hay A, B, C với lý do: kho BHYT Ngoại trú chật chội nhưng lại cấp phát nhiều thuốc và liên tục. Các thuốc dùng nhiều sẽđể gần, tiện lấy, các thuốc ít dùng thì để xa hơn.
- Kho BHYT nội trú và Viện phí ít loại thuốc, cấp phát tập trung tại những thời điểm nhất định nên quản lý dễ, dễ sắp xếp theo nhóm thứ tự A, B, C hay nhóm dược lý. Do đó, luận văn thực hiện hồi cứu tính tuân thủ cách sắp xếp thuốctheo thứ tự A,B,C và nhóm dược lý tại 2 kho là kho thuốc BHYT nội trú và kho thuốc viện phí. Kếtquảhồi cứu trong sổ kiểm tra quy chế Dược năm 2014 của bộ phận Nghiệp vụ Dược như sau:
Bảng 3.10. Kết quả hồi cứu sắp xếp thuốc theo tác dụng Dược lý và ABC
STT Số thuốc xếp sai Kho BHYT nội trú Kho Viện phí
1 Chỉ 1 thuốc xếp sai 0 1 2 2 thuốc đồng thời xếp sai 1 0 3 3 thuốc đồng thời xếp sai 2 1 4 Trên 4 thuốc xếp sai 0 0
Tổng 3 2
Tại kho thuốc BHYT nội trú và viện phí năm 2014, hầu như trong các lần kiểm tra (12 lần) của bộ phận Nghiệp vụ Dược, thuốc đều được sắp xếp đúng theo nhóm tác dụng Dược lý và thứ tự A,B,C. Ở khi thuốc BHYT nội trú có 1 lần 2 thuốc xếp sai, 2 lần 3 thuốc đồng thời xếp sai. Tại kho viện phí,
42
có 1 lần 1 thuốc xếp sai, 1 lần 3 thuốc đồng thời xếp sai. Lý do xếp sai được đưa ra là tại thời điểm trước đó kho đang tiến hành nhập thuốc, hoặc ngày hôm trước kiểm kê thuốc trong kho.
Hình 3.5. Sổ kiểm tra của bộ phận Nghiệp vụ Dược 3.2.1.3. Quản lý hàng dự trữ
Công tác quản lý hàng dự trữ được khoa Dược quan tâm chú trọng. Hàng tháng tại khoa Dược thực hiện kiểm kê thuốc, hoá chất, vật tư y tế tiêu hao do HĐ kiểm kê thực hiện.Hàng tuần thực hiện 2 lần kiểm tra cơ số thuốc tủ trực tại các khoa lâm sàng.Nội dung kiểm kê là đánh giá về số lượng, chất lượng, hạn sử dụng của thuốc.
Hội đồng kiểm kê hàng tháng gồm:
Trưởng khoa Dược: Chủ tịch HĐ Tổ trưởng tổ thống kê: Thư ký
Các thành viên gồm: Cán bộ Thống kê, Thủ kho, phòng TCKT
Thực hiện kiểm kê cuối năm : Giám đốc BV làm chủ tịch Hội đồng.
43
Bảng 3.11. Tình hình xuất nhập tồn kho thuốc
Tháng Giá trị Nhập (đồng) 1 Giá trị Xuất (đồng) 2 Giá trị Tồn (đồng) 3 Thời gian dự trữ (tháng) 3/2 1 951.749.093 802.571.830 402.430.246 0,5 2 981.629.471 868.659.120 515.400.597 0,59 3 791.679.389 788.729.622 518.350.364 0,66 4 802.780.170 901.980.150 419.150.384 0,46 5 917.892.180 905.298.700 431.743.864 0,47 6 892.610.389 876.728.220 447.626.033 0,51 7 910.839.810 797.347.240 561.118.603 0,7 8 754.076.322 740.822.350 574.372.575 0,78 9 794.887.203 783.351.859 585.907.919 0,75 10 817.728.090 840.932.750 562.703.259 0,67 11 778.910.289 826.598.320 515.015.228 0,62 12 873.649.719 848.209.661 540.455.287 0,64 Trung bình 855.702.677 831.769.151 506.189.529 0,6 Nhận xét:
44
Tháng có lượng dự trữ cao nhất là tháng 8 với thời gian dự trữ thuốc sử dụng là 0,78 tháng, tháng có lượng dự trữ thấp nhất là tháng 4 với thời gian dự trữ thuốc sử dụng chỉ là 0,46 tháng.
Thời gian bình quân sử dụng thuốc dự trữ của khoa Dược Bệnh viện đa khoa Nga Sơn là khoảng 0,6 tháng là quá ít so với quy định của Bộ Y tế là 2-3 tháng, trong khi chu kỳ nhập thuốc của khoa Dược là hàng tháng.
Tỷ lệ hàng hư hao
Bảng 3.12. Tỉ lệ thuốc hư hao so với thuốc nhập mua tại bệnh viện
Phân loại thuốc Số tiền(triệu đồng) Tỉ lệ %
Thuốc nhập mua 855.702.677 100% Thuốc hư hao 1.006.743 0,12%
Nhận xét:
Số liệu hồi cứu từ biên bản thanh lý của Hội đồng kiểm kê cho thấy thuốc hư hao chiếm 0,12% giá trị so với giá trị thuốc nhập mua tại Bệnh viện đa khoa huyện Nga Sơn, tất cả các thuốc hưu hao này đều là thuốc vỡ trong quá trình cấp phát, vận chuyển, không có thuốc quá hạn, hết hạn. Trong sổ kiểm tra Nghiệp vụ Dược tại các kho trong năm 2014 cũng không có thuốc nào hết hạn.Điều này cũng nói lên được quá trình bảo quản thuốc tại bệnh việnđã thực hiện rất tốt.
45