II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐIỀU VẬN TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI & ĐẠI LÝ TÀU BIỂN VIETSING.
2.2Quy trình điều vận
Hoạt động điều vận được tiến hành dựa theo các quy trình cụ thể được đúc kết trong quá trình hình thành và phát triển. Đặc thù hoạt động điều vận tại Công ty CP vận tải & Đại lý tàu biển Vietsing gắn liền với nhu cầu xuất nhập khẩu trang thiết bị máy móc, nguyên liệu vật tư phục vụ sản xuất của các khách hàng, qua đó có thể đưa ra 02 quy trình vận chuyển đối với hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu:
- Bộ phận điều vận tiếp nhận yêu cầu của khách hàng về lô hàng có nhu cầu vận chuyển, cán bộ điều vận sẽ xác nhận các thông tin cơ bản của hàng hóa với khách hàng qua mail, qua điện thoại và các phần mềm hỗ trợ khác như chủng hoại hàng, số cân kiện, thể tích, thời gian giao nhận và địa điểm giao nhận.
- Liên hệ với hãng tàu để làm booking vận tải quốc tế cho lô hàng, đối với các lô hàng xuất nguyên container, thủ tục này sẽ phải thực hiện thêm
công việc chọn vỏ cont đủ tiêu chuẩn đóng loại hàng mà khách hàng đã yêu cầu vận chuyển, tùy khối lượng, thể tích của hàng để chọn loại cont tương ứng.
- Cung cấp thông tin cho Phòng Xuất Nhập khẩu và bộ phận hiện trường làm hồ sơ giấy tờ, khai báo điện tử và liên hệ với cơ quan Hải quan để làm thủ tục Hải quan thông quan theo quy định.
- Điều động phương tiện vận tải và thông báo cho đội xe về kế hoạch điều động cũng như tuyến đường cụ thể.
- Tiến hành giao nhận hàng tại kho / cảng, địa điểm chỉ định của khách hàng.
- Vận chuyển lô hàng đó tới cảng xuất / kho của khách hàng đã thỏa thuận trước để tiến hành giao nhận hàng
- Thông báo bộ phận hiện trường giao nộp tờ khai và các giấy tờ cần thiết để chủ tàu sắp xếp cont lên tàu ( đối với hàng xuất )
- Lập biên bản giao nhận có chữ ký của hai bên để kết thúc quá trình cung cấp dịch vụ.