Hi n nay, t l dân s Vi t Nam ti p c n v i thi t b cơng ngh thơng tin hi n
đ i cịn r t th p, t l vi ph m b n quy n ph n m m tin h c cịn r t cao (Theo th ng kê 2010, trong 100 ng i dân m i ch cĩ 5.63 ng i s h u máy vi tính cá nhân và 27.51 ng i s d ng internet; t l vi ph m b n quy n là 62% (Cơng ngh thơng tin và truy n thơng Vi t Nam- Sách tr ng 2010 [1])). Tuy nhiên, n i l c hi n nay c a qu c gia cịn h n ch nh t đ nh trong vi c sáng t o, s n xu t s n ph m cơng ngh ph n c ng c ng nh ph n m m. Do đĩ, vi c nh p kh u nh ng s n ph m này t các th ng hi u l n là đi u khĩ tránh kh i, nĩ là b c đi t t đĩn đ u c n thi t cho m t s phát tri n m nh h n v cơng ngh thơng tin trong t ng lai, ph c v cho s nghi p cơng nghi p hĩa hi n đ i hĩa đ t n c và tuân th theo các cam k t c a Vi t Nam v quy n s h u trí tu theo hi p đ nh TRIPS khi gia nh p WTO.
Cơng ty TNHH Phân Ph i FPT (Tên ti ng Anh là FPT Distribution Company Limited – vi t t t FDC) là m t trong nh ng cơng ty thành viên c a t p
đồn FPT v i tr s t i Hà N i và 3 chi nhánh t i à N ng, TPHCM, C n Th . Cơng ty cĩ h th ng h n 60 đ i tác là nhà s n xu t s n ph m cơng ngh thơng tin hàng đ u th gi i nh : ACER, APC, APPLE, ASUS, CISCO, COREL, DELL, FOXCON, HP, IBM, INGRAM, IWT, KINGSTON, LENOVO, LINKSYS, MICROSOFT, NOVELL, ORACLE, PANASONIC, PHILIPS, REDHAT, SAMSUNG, SYMANTEC, TOSHIBA, TRANSCEND, WESTERN D, PHILIPS... S n ph m và d ch v cung c p bao g m t h th ng máy ch , máy tính đ bàn, máy tính xách tay, máy tính b ng cho đ n các ph n m m h th ng, ng d ng, ti n ích tiên ti n….
Hình 2.1: Các đ i tác c a Cơng ty TNHH Phân Ph i FPT
Ngu n: FDC profile, 2011 [12]
Cùng v i h th ng đ i lý r ng kh p trên tồn qu c, cơng ty TNHH Phân ph i FPT đã và đang mang đ n cho ng i tiêu dùng Vi t Nam nh ng s n ph m cơng ngh thơng tin hàng đ u ph c v cho vi c phát tri n c s h t ng v cơng ngh thơng tin, là n n t ng quan tr ng cho vi c phát tri n n n kinh t tri th c.
Hình 2.2: H th ng phân ph i c a FDC trên tồn qu c
Ngu n: FDC profile, 2011 [12]
Tr i qua 7 n m t khi thành l p, doanh s hàng n m c a cơng ty đ u gia t ng
đáng k và đĩng gĩp m t ph n quan tr ng trong s phát tri n chung c a t p đồn và cho th y m t s phát tri n sơi đ ng c a th tr ng cơng ngh thơng tin t i Vi t nam trong th i gian qua.
Hình 2.3: Bi u đ doanh s c a cơng ty TNHH Phân ph i FPT 2004-2011
Ngu n: FDC profile, 2011 [12]
(K t qu 2011 là d ki n doanh s )
V c c u t ch c: Hi n t i, Cơng ty TNHH Phân ph i FPT cĩ 5 TTKD là F5, F6, FCN, FHP, FPS v i s phân chia v dịng s n ph m và l ng hàng phân ph i
Hình 2.4: S đ t ch c b máy cơng ty TNHH phân ph i FPT
2.3 Gi i thi u v ho t đ ng c a PMH: PMH là m t trong 8 b ph n h tr c a cơng ty TNHH Phân Ph i FPT. PMH ra đ i v i nhi m v h tr các TTKD làm vi c v i NCU trong và ngồi n c đ cung ng ngu n hàng v i ch t l ng cao đi kèm v i th i gian ng n nh t và chi phí hi u qu nh t ph c v cho ho t đ ng kinh doanh, phân ph i các m t hàng đi n t , cơng ngh hàng đ u trên th tr ng Vi t Nam.
Hình 2.5: V trí PMH trongchu i cung ng c a cơng ty TNHH Phân Ph i FPT
2.3.1 Các v trí ch c n ng trong PMH
2.3.1.1Nhân viên đ t hàng:
- Qu n lý đ n hàng n i:
‚ Nh n đ n hàng n i t các TTKD, ki m tra thơng tin đ n hàng theo quy
đ nh c a Cơng ty.
‚ T t c các đ n hàng đ u c n cĩ phê duy t cho phép đ t hàng c a phịng phân tích kinh doanh tr c khi ti n hành đ t hàng.
- t hàng v i NCU:
‚ nh k đánh giá NCU
‚ C p nh t thơng tin vào các h s theo dõi liên quan
‚ Lên h p đ ng ngo i, nh p thơng tin đ n hàng lên h th ng qu n lý n i b Oracle.
‚ Chu n b h s h p qui s n ph m và xin gi y phép nh p kh u chuyên ngành n u cĩ.
‚ Theo dõi NCU giao hàng, gi c NCU giao hàng theo th i gian cam k t
‚ Cung c p thơng tin đ t hàng cho các bên liên quan
‚ X lý các v n đ phát sinh trong quá trình đ t hàng, x lý nh m hàng, thi u hàng, s n ph m khơng phù h p…
- H tr , cung c p thơng tin cho các bên liên quan:
‚ C p nh t thơng tin hàng hĩa vào các h s theo dõi liên quan và cung c p thơng tin cho b ph n khi c n;
‚ H tr các TTKD v quy trình đ t hàng, chính sách c a NCU liên quan
đ n mua hàng;
‚ H tr thơng tin và ch ng t liên quan đ n tham v n giá, báo cáo, khi u n i ... v i các nhĩm liên quan.
- X lý khi u n i:
‚ Ti p nh n và ph i h p v i cán b Logistics gi i quy t các v n đ v hàng hĩa cĩ liên quan đ n khâu đ t hàng
‚ Ph i h p v i cán b Logistic và phịng xu t nh p kh u- XNK trong các v vi c phát sinh khi u n i v i b o hi m, các v vi c hàng hĩa b h i quan tham v n giá…
2.3.1.2 Nhân viên Logistics
- Gom hàng và ch đ nh v n chuy n:
‚ Tham gia đánh giá NCU v n chuy n, l a ch n nhà v n chuy n hàng n m
‚ Gom hàng t i kho c a NCU ho c kho c a nhà v n chuy n.
‚ Ch đnh v n chuy n hàng hĩa theo ph ng th c đ c yêu c u v i l ng hàng h p lý ho c theo dõi chuy n hàng đi đ ng theo thơng tin t nhà cung c p (tùy thu c đi u ki n c s giao hàng)
- Thu th p ch ng t và ch ng nh n xu t x (C/O), gom hàng và g i thơng tin hàng hĩa:
‚ Thu th p đ y đ b ch ng t hàng hĩa, gom hàng trên h th ng Oracle;
‚ G i thơng tin lơ hàng và b ch ng t hàng hĩa cho phịng XNK đ xin gi y phép nh p kh u và chu n b th t c thơng quan
‚ Thu th p và theo dõi C/O cho lơ hàng, ki m tra C/O chính xác cho t ng lơ hàng c th
‚ T p h p ch ng t và th c hi n thanh tốn c c phí v n t i qu c t
- Theo dõi ti n trình giao nh n hàng hĩa:
‚ Ph i h p v i trung tâm giao nh n xu t nh p kh u theo dõi ti n đ giao nh n hàng hĩa t i c a kh u, đ m b o đúng th i gian cam k t v i t ng lo i hàng hĩa.
‚ Thu th p b ch ng t thơng quan, chuy n cho b ph n k tốn đ nh p hàng hĩa cho các TTKD.
- H tr , cung c p thơng tin cho các bên liên quan:
‚ C p nh t thơng tin hàng hĩa vào h s theo dõi liên quan.
‚ C p nh t ti n đ hàng hĩa th ng xuyên và đnh k cho kinh doanh.
‚ H tr thơng tin và ch ng t liên quan đ n tham v n giá, báo cáo, khi u n i… v i các nhĩm liên quan.
‚ H tr các TTKD v ch ng t hàng hĩa, thơng tin v thu , c c v n t i, th t c h i quan...
- X lý khi u n i:
‚ Ti p nh n và ph i h p v i cán b đ t hàng đ gi i quy t các v n đ v hàng hĩa cĩ liên quan đ n các khâu gom hàng, v n t i qu c t , giao nh n hàng, v n chuy n hàng hĩa v kho và ch ng t ;
‚ Ph i h p v i b ph n XNK trong các v vi c phát sinh khi u n i v i b o hi m, các v vi c hàng hĩa b h i quan tham v n giá…
2.3.1.3Nhân viên thanh tốn
- Ki m tra báo cáo cơng n t nhà cung c p, so sánh v i th c t hàng mua, gi i quy t các chênh l ch gi a hàng th c t và hĩa đ n.
- Hàng tu n lên l ch thanh tốn cho t ng NCU d a trên k ho ch mua hàng và hàng hĩa đ n h n thanh tốn.
- Chuy n thơng tin cho phịng tài v , cho k tốn tr ng đ cân đ i v i l ng ti n, lo i ti n cĩ th huy đ ng sao cho h p lí nh t.
- Khi cĩ nhi u yêu c u thanh tốn b ng nhi u hình th c, Cán b ki m sốt thanh tốn s u tiên thanh tốn theo th t :
‚ Hàng nh p cho d án c n tr ti n tr c cho NCU
‚ Các kho n ti n quá h n thanh tốn.
‚ Quá h n m c tín d ng
‚ Các kho n ti n đ n h n thanh tốn
‚ Các kho n ti n ch a đ n h n thanh tốn nh ng c n thanh tốn trên c s ph i h p v i phịng k tốn xem xét v thu n l i c a dịng ti n, t giá thanh tốn.
- L p b h s đ y đ , chính xác cho vi c thanh tốn và chuy n cho phịng k tốn.
- Thơng báo cho NCU và bên liên quan v n i dung thanh tốn.
- nh k ki m tra tình hình h n m c tín d ng v i NCU, ph i h p v i TTKD và ban tài chính đ đi u ch nh, gia h n h n m c tín d ng n u c n thi t.
2.3.2 Các tiêu chu n ch t l ng
2.3.2.1Vi c đ t hàng
- Các đ n hàng đ c đ t chính xác, đ y đ và k p th i theo cam k t th i gian v i t ng lo i hàng.
- m b o cam k t th i gian th c hi n các khâu cơng vi c liên quan đ n đ t hàng.
- Thơng tin đ t hàng đ c c p nh t chính xác, đ y đ và k p th i trong các h s theo dõi và cho các bên liên quan khi c n thi t.
- Các v n đ phát sinh liên quan đ n đ n hàng & cơng vi c đ t hàng đ c gi i quy t h p lý, tri t đ .
- Ph n h i t t t các cán b và b ph n cĩ liên quan trong cơng vi c.
2.3.2.2 Logistics
- Hàng hĩa đ c v n chuy n đúng ph ng th c, đúng tuy n đ ng, đúng cam k t v i chi phí h p lý.
- m b o cam k t th i gian th c hi n các khâu cơng vi c liên quan đ n v n t i qu c t ;
- Thơng tin hàng hĩa đ c c p nh t chính xác, đ y đ và k p th i trong các h s theo dõi và cho các bên liên quan khi c n thi t;
- Các v n đ phát sinh liên quan đ n hàng hĩa đ c gi i quy t h p lý và tri t
đ ;
- C c phí v n t i qu c t đ c thanh tốn đ y đ , chính xác và đúng h n - Ph n h i t t t các cán b và b ph n cĩ liên quan trong cơng vi c
2.3.2.3Thanh tốn
- Cơng n NCU đ c thanh tốn đ y đ , chính xác và đúng h n. - m b o cơng n trong h n m c tín d ng
- m b o hi u l c b o lãnh tín d ng cho các NCU
- Thơng tin thanh tốn đ c c p nh t chính xác, đ y đ và k p th i trong các h s theo dõi và cung c p cho các bên liên quan khi c n thi t;
2.4 Th c ti n ho t đ ng đánh giá CLDV mua hàng hi n nay c a Cơng Ty
TNHH Phân Ph i FPT
2.4.1 ánh giá do PMH t th c hi n:
- i v i các TTKD, PMH cam k t ho t đ ng trên 4 n i dung chính: 1. T l hàng v s m và đúng h n trên 75% t ng s l ng hàng nh p.
2. T l hàng khơng phù h p nh h n 3% t ng s l ng hàng nh p
3. Ti l c c phí v i hàng tr tr c 1% đ i v i hàng v n chuy n đ ng bi n và 2% đ i v i hàng v n chuy n đ ng hàng khơng (tính trên giá tr lơ hàng)
4. T l C/O s m và đúng h n trên 80%.
- Hàng tháng PMH t theo dõi và đánh giá ho t đ ng mua hàng trên các n i dung:
1. S l ng đ n hàng theo TTKD 2. Giá tr hàng mua theo TTKD 3. Ch ng lo i hàng mua 4. Th i gian th c hi n đ n hàng 5. T l hàng khơng phù h p 6. T l c c phí/ chi phí hàng nh p kho 7. T l th c hi n CO đúng h n 8. Tình hình tham v n giá 9. Tình hình đo ki m, h p qui và xin gi y phép nh p kh u Nh n xét:
- Vi c t theo dõi và đánh giá các k t qu cơng vi c liên quan đ n ho t đ ng mua hàng giúp PMH theo sát các ho t đ ng hi n hành và là c s cho vi c đi u ch nh các ch tiêu cam k t v i TTKD tùy theo nh ng thay đ i trong chính sách, qui trình th t c nh p kh u c a nhà n c, chính sách bán hàng c a NCU, các đi u ki n mua bán hàng hĩa qu c t …
- H n ch : nhi u y u t quan tr ng khác ch a đ c đánh giá liên quan đ n nhân viên nh tinh th n, thái đ ph c v và ph ng ti n giao ti p giao ti p. Trong khi đĩ, nhân viên là ng i th c hi n cung c p d ch v , cĩ nh h ng nhi u nh t lên CLDV và ph ng ti n giao ti p (qua l i nĩi, qua th đi n t , trang thơng tin đi n t ) là cách th c ch y u đ truy n t i thơng tin đ n khách hàng n i b , thơng qua đĩ nhân viên mua hàng th hi n trình đ , k n ng c ng nh tinh th n thái đ ph c v c a mình. ây là 2 y u t quan tr ng trong vi c đem l i thi n c m, hài lịng t phía
khách hàng n i b nh ng ch a đ c đánh giá đúng vai trị đ đ a vào đánh giá đ nh k .
- Nguyên nhân: Thi u th i gian, nhân l c đ cĩ th ti n hành đánh giá m t cách tồn di n.
2.4.2 ánh giá ch t l ng c a ban ki m sốt ch t l ng FPT (FQA) v i d ch
v mua hàng.
- FQA ti n hành kh o sát đnh k 2 l n / n m, k I cho 6 tháng đ u n m và k II cho 6 tháng cu i n m b ng phi u kh o sát đ c phát đ n cho các TTKD, ghi nh n đánh giá c a TTKD đ i v i ho t đ ng c a b ph n h tr trong đĩ cĩ PMH.
- i v i PMH, phi u kh o sát g m 9 câu h i (trong đĩ câu h i 9 là câu h i m ) v i thang đi m 5,4,3,2,1 t ng ng v i t t, khá, trung bình, kém, quá kém. K t qu đánh giá đ c t ng h p b ng cơng th c tính t l % và trung bình c ng đ n gi n. B ng 2.1: Kh o sát c a ban ki m sốt ch t l ng đ i v i ho t đ ng mua hàng Tiêu chí - Câu h i Aánh giá Tえt (5) Khá (4) TB (3) Kém (2) Quá kém (1) Nh n xét, gĩp ý 1.Tinh th n, thái đ ph c v c a chúng tơi nh th nào? 2.N ng l c c a chúng tơi cĩ đáp ng đ c yêu c u c a anh/ch khơng? 3.Chúng tơi cĩ đáp ng yêu c u đúng h n, k p th i khơng? 4. ánh giá c a anh/ch v ho t đ ng trao đ i thơng tin gi a chúng tơi và đ n v c a anh/ch (đ n v đ t hàng)? 5. ánh giá c a anh/ch v kh n ng t v n c a chúng tơi trong quá trình đ t mua hàng?
6. ánh giá c a anh/ch v m c đ chính xác c a đ n hàng mà chúng tơi l p? 7. ánh giá c a anh/ch v ho t đ ng t v n c a chúng tơi v