Phòng Tổng giám đốc:
Là ngƣời đứng đầu công ty, đại diện pháp luật của công ty, điều hành hoạt động hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ sau:
-Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên
-Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty
-Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tƣ của công ty -Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty
-Tổ chức chỉ đạo công tác tổ chức các bộ phận bao gồm: bổ nhiệm, đào tạo, tiếp nhận
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
- Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ, quản lý vốn, quỹ tiền mặt, lợi nhuận, nộp ngân sách TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng quản lý chất lƣợng Phòng KH - KDXNK XN May Phòng TCKT Tổ cơ điện Phòng TCHC Tổ 3 Tổ 2 Tổ 1 Tổ 4 Tổ 5 Tổ 6 Tổ cắt Tổ ủi Tổ HT Tổ CĐ
Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
27
- Trực tiếp ký kết hợp đồng, các văn bản và chịu trách nhiệm hoàn toàn về công ty
Phòng Phó tổng giám đốc
-Trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc và kết quả kinh doanh
-Thay mặt giám đốc giải quyết mọi việc về hoạt động của công ty khi giãm đốc đi vắng trong phạm vi quyền hạn hoặc đƣợc giám đốc ủy quyền
-Cùng với giám đốc giám sát việc kiểm tra tình hình hoạt động của công ty để đề ra biện pháp hiệu quả nhất
-Trực tiếp quản lý các cấp trực thuộc Phòng quản lý chất lƣợng
-Tham mƣu và đề xuất với tổng giám đốc công ty về việc công tác quản lý, theo dõi, đánh giá chất lƣợng sản phẩm
-Thực hiện kiểm tra, kiểm soát các quy trình liên quan đến sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hóa của công ty
-Xây dựng bộ máy quản lý chất lƣợng sản phẩm của xí nghiệp, công ty soạn thảo các quy chế về chất lƣợng hàng hóa, xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng của công ty
-Kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng nguyên phụ liệu kho liên quan đến sản xuất, cùng các phong ban chức năng khác làm việc với khách hàng về chất lƣợng nguyên phụ liệu cần thiết
-Phát hiện và ngăn chặn những nguyên nhân gây ra các sản phẩm không đạt chất lƣợng trong quá trình sản xuất. Không để sản phẩm sai hỏng hàng loạt. Đề xuất biện pháp khắc phục để đảm bảo chất lƣợng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng
-Tổng hợp, phân tích, lập báo cáo tình hình chất lƣợng hàng thánh của các xí nghiệp gửi về phòng tổ chức hành chánh và giám đốc phục vụ công việc đánh giá xƣởng
Phòng tài chánh Kế toán
-Hƣớng dẫn kiểm tra việc ghi chép, lập và luân chuyển chứng từ bán đầu, tính toán, phản ánh số liệu một cách đầy đủ, trung thực, kịp thời và chính xác, toàn bộ tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
-Phát hiện và kịp thời ngăn chặn mọi trƣờng hợp vi phạm chế độ chính sách của Nhà nƣớc, nội quy, quy định của công ty, các chế độ tiền lƣơng của ngƣời lao động, thu chi về tài chính, chi phí sản xuất của đơn vị
-Tính toán đầy đủ và kịp thời các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nƣớc theo quy định. Theo dõi và giải quyết kịp thới các công nợ
-Lập đầy đủ các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh và quyết toán của công ty đúng hạn theo chế độ quy định 15 ngày của tháng sau phải báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của tháng trƣớc cho ban giám đốc công ty biết
28
-Phân tích hoạt động kinh tế, đƣa ra những chi phí không hợp lý để sử dụng vốn có hiệu quả, 6 tháng một lần
-Tổ chức hƣớng dẫn nghiệp vụ trong quản lý tài chính cho các đơn vị, ban hành các quy định liên quan đến quản lý tài chính
-Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất tài chính kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh về nhu cầu các loại vốn cần thiết, đảm bảo theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh
-Xác định và phản ánh chính xác, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản theo định kỳ, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết xử lý
-Đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng và thanh lý các hợp đồng kinh tế -Thực hiện tốt và duy trì công việc đánh giá xƣởng
Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu
-Tìm kiếm khách hàng, nguồn hàng, ký kết các hợp đồng gia công, các hợp đồng FOB và nội địa của các công ty, tổ chức giao nhận, cung cấp, phân bổ hàng hóa vật tƣ đồng bộ, đầy đủ kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp
-Thực hiện tốt công tác xuất nhập khẩu theo đúng quy định của Nhà nƣớc -Công tác kế hoạch
-Tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nƣớc, tiến hành đàm phán và chuẩn bị đầy đủ các thủ tục cần thiết để Tổng giám đốc ký kết hợp đồng phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Nghiên cứu và đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng may mặc và cung ứng vật liệu sản xuất và giá bán các sản phẩm tiết kiệm, dự trù kế hoạch tài chính cho các việc mua bán vật tƣ hàng hóa cho việc phục vụ sản xuất kinh doanh
-Hƣớng dẫn và tổng hợp kế hoạch sản xuất và kế hoạch tài chính từng thời kỳ của công ty và đảm bảo yêu cầu cân đối phát huy hết năng lực sản xuất của công ty và trực tiếp xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh
-Kế hoạch sản xuất kinh doanh theo từng tháng, quý, năm -Các kế hoạch theo yêu cầu của công ty
-Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch ở xí nghiệp nhằm phát hiện mất cân đối, đề xuất với Tổng giám đốc thực hiện biện pháp khắc phục, đảm bảo sản xuất đúng tiến độ kê hoạch của công ty
-Tổng hợp, thống kê sản lƣợng sản xuất hàng tháng ở các xí nghiệp
-Xác định chính xác mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của xí nghiệp
Phòng tổ chức hành chánh
-Nghiên cứu, đề xuất với tổng giám đốc công ty về bộ máy quản lý, sử dụng lao động, quy định đào tạo đội ngũ cán bộ, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của Nhà nƣớc đối với ngƣời lao động, chính sách của công ty đối với các cổ đông góp vốn vào thực hiện các công tác hành chính quản trị, đối ngoại
29
-Tổ chức thực hiện các công tác đời sống, y tế, sinh đẻ có kế hoạch, vệ sinh và an toàn lao động, đảm bảo và thực hiện tốt sức khỏe của toàn thể cán bộ công nhân viên của toàn công ty
Phòng tổ chức kỷ thuật
-Tổ chức nghiên cứu, sao mẫu, thiết kế mẫu, tính toán định mức nguyên phụ liệu, xây dựng áp dụng quy trình công nghệ tiên tiến vào sản xuất
-Tính toán giá gia công là cơ sở cho phòng Kế hoạch – Xuất nhập khẩu tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng
-Nắm vững tình hình nguyên phụ liệu của từng khách hàng gởi đến về số lƣợng, chủng loại, màu sắc để lập bảng cân đối NPL cấp phát cho các xí nghiệp kế hoạch đã phân bổ. Khi kết thúc mã hàng hoặc đơn hàng, khach hàng gởi đến theo hợp đồng đã ký và chuyển giao cho xí nghiệp và các bộ phận liên quan để tiến hành sản xuất
-Tổ chức quyết toán NPL với khách hàng khi hợp đồng đã sản xuất xong -Theo dõi quản lý các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, cùng các xí nghiệp phấn đấu giảm định mức tiêu hao để tiết kiệm vật tƣ cho công ty
-Theo dõi kịp thời, giải quyết những khó khăn về mặt kỷ thuật, công nghệ trong quá trình sản xuất của các xí nghiệp
-Soạn thảo tài liệu về tiêu chuẩn kỷ thuật
-Tổ chức hƣớng dẫn công nhân học tập thi tay nghề, nâng bậc hàng năm -Tổ chức hƣớng dẫn đào tạo cán bộ kỷ thuật, thao tác tiên tiến hàng năm để báo cáo tổng giám đốc công ty khi có yêu cầu
-Thực hiện tốt và duy trì cho công việc đánh giá xƣởng Xí nghiệp may
-Điều hành tổ cắt, may, hoàn thành các bộ phận khác của xí nghiệp nhằm thực hiện kế hoạch sản xuất quý, tháng, năm của xín nghiệp. Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình
- Tổ chức, bố trí lao động, thiết bị, hàng hóa cho các tổ cắt, may, hoàn thành nhằm thực hiện các kế hoạch đƣợc giao nhằm đảm bảo chất lƣợng, số lƣợng và thời gian giao hàng theo đúng tiến độ
-Hoàn thành các công tác tổ chức, điều hành sản xuất để nâng cao năng suất lao động, chất lƣợng sản phẩm
-Thực hiện tốt các nội quy, quy định của công ty trong phạm vi xí nghiệp -Đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ và nâng cao tay nghề cho công nhân -Cung cấp các số liệu thống kê ban đầu phục vụ công tác quản lý, điều hành của công ty
30 Tổ cơ điện
-Tham mƣu và đề xuất và lãnh đạo công ty các biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả máy móc, thiết bị, quản lý và bảo trì toàn bộ thiết bị cơ điện toàn công ty phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh
-Quản lý toàn bộ hệ thống thiết bị máy móc, hệ thống điện của công ty. Làm thủ tục di chuyển thiết bị cơ điện của các đơn vị khi đƣợc Giám đốc phê duyệt
-Lập kế hoạch nhu cầu về điện hàng quý cho các xí nghiệp, toàn công ty, kế hoạch mua sắm các thiết bị, phụ tùng thay thế phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh
-Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị định kỳ hàng tháng, hàng quý và thực hiện kế hoạch đƣợc duyệt
-Kết hợp với xí nghiệp cải tiến quy trình công nghệ, cử giá lắp, cải tiến hệ thống điện các xí nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm chi phí điện năng, báo cáo đề xuất với giám đốc mức thƣởng khi có hiệu quả kinh tế
-Lập sổ sách, hồ sơ lý lịch máy theo dõi tất cả máy móc, thiết bị. Đề xuất với giám đốc cho thanh lý đối với các thiết bị sử dụng không hiệu quả
-Nghiên cứu các phƣơng án đổi mới đầu tƣ thiết bị. Tập hợp các cải tiến kỷ thuật về máy móc, thiết bị
-Xác định các nguyên nhân xảy ra sự cố về thiết bị điện và có biện pháp xử lý
-Có nhiệm vụ biên soạn và hƣớng dẫn, ban hành các quy trình, vi phạm về kỷ thuật an toàn điện
-Thực hiện tốt và duy trì cho công việc đánh giá xƣởng