Vì sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm in và sản xuất theo đơn đặt hàng. Trên cơ sở yêu cầu của khách hàng về chất lượng, mẫu mã, giấy in cũng như số lượng in cho một loại sản phẩm nào đó, công ty sẽ lập dự toán và đưa ra các mức giá cả phù hợp với từng yêu cầu của khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận mức giá cả và điều kiện đã đưa ra thì sẽ ký hợp đồng với công ty. Sau khi ký hợp đồng, công ty sẽ lập kế hoạch huy động vốn, mua sắm nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất. Sản phẩm in chủ yếu là trang in công nghiệp được quy đổi theo trang in
tiêu chuẩn khổ 13 × 19 cm.
Do quá trình sản xuất là một chu trình khép kín, sản phẩm của khâu trước là đối tượng của khâu sau nên sản phẩm chỉ hoàn thiện khi đã qua khâu cuối cùng. Các sản phẩm sản xuất ra đòi hỏi phải có sự chính xác cao cả về kỹ thuật và mỹ thuật đáp ứng yêu cầu mà khách hàng đã dặt ra. Vì sản phẩm của công ty là các loại sách báo, tạp chí, lịch,... nên vào các thời điểm khác nhau trong năm số lượng các đơn đặt hàng cũng có sự khác nhau. Thường vào thời điểm cuối năm nhu cầu in các loại sách báo tết, các loại lịch,... thường tăng đột biến so với nhu cầu bình thường.
Nguyên vật liệu sử dụng chủ yếu là các loại giấy và mực in. Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng về giá cả và loại giấy mà công ty sẽ sử dụng giấy nội địa hay nhập ngoại. Giấy nội địa mà công ty thường sử dụng là giấy Bãi bằng, giấy Tân mai, giấy Việt trì. Riêng với giấy nhập ngoại, một phần được sử dụng để sản xuất theo đơn đặt hàng, phần còn lại bán ra thị trường qua phòng kinh doanh nhằm tăng thêm lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra để hoàn chỉnh công việc in ấn còn cần đến các vật liệu khác như cao su, keo dán, các loại hoá chất phụ trợ khác.
Việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của công ty phụ thuộc và số đơn đặt hàng đã ký kết với khách hàng. Đây là một đặc điểm rất riêng biệt trong hoạt động kinh doanh của công ty. Từ đặc điểm đó thì đưa lại cho công ty những thuận lợi như sản phẩm sản xuất ra bao nhiêu đảm bảo tiêu thụ hết, không có sản phẩm tồn kho và không phải đầu tư cho công tác bán hàng, không gây tốn kém nhiều chi phí lưu kho. Song cũng có mặt bất lợi là công ty sẽ bị động trong việc huy động và sử
dụng vốn vì khó có thể dự đoán được số đơn đặt hàng công ty sẽ ký được trừ những khách hàng truyền thống. Do đó, để tăng được khối lượng sản phẩm tiêu thụ, doanh thu và lợi nhuận thì việc chủ động tìm kiếm và tăng số lượng đơn đặt hàng là vô cùng quan trọng và rất cần có những biện pháp, chính sách thoả đáng.
2.1.6.Cơ cấu tổ chức quản lý SXKD và tổ chức bộ máy tài chính kế toán:
*Tổ chức nhân sự và tổ chức sản xuất kinh doanh:
Tổ chức nhân sự:
Tổng số lao động: Gồm 115 cán bộ công nhân viên.Trong đó: Trình độ trên đại học : 04 Hoạ sỹ thiết kế : 08 Kỹ sư chế bản : 03 Kiến trúc sư : 10 Kỹ sư công nghệ cơ khí lắp ráp, xây dựng : 12 Cử nhân kinh tế : 15 Cử nhân Ngoại Thương : 05 Cử nhân Luật : 02 Cử nhân Marketting : 05 Cử nhân Tài chính kế toán : 04 Trình độ cao đẳng, trung cấp và công nhân kỹ thuật : 57.
Trong quá trình hoạt động, đội ngũ nhân viên liên tục được đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng và bản lĩnh nghề nghiệp cùng các kiến thức bổ trợ về Pháp luật, Kinh tế, Kỹ thuật, thị trường… để có khả năng đa dạng hoá, chuyên sâu hơn trong lĩnh vực hoạt động cung cấp cho khách hàng.
Tổ chức sản xuất kinh doanh:
Công ty có 3 bộ phận: - Bộ phận In - Bộ phận Du lịch
- Bộ phận nội thất.
Tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức quản lý:
+ Giám đốc:
Giám đốc là người đứng đầu, có quyền cao nhất, quyết định và chịu trách nhiệm trước công ty, cơ quan chủ quản cấp trên và pháp luật.
+ Phó giám đốc: Gồm 3 người.
Công ty có 3 phó giám đốc phụ trách 3 lĩnh vực hoạt động của công ty.
Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, phụ trách về mặt kỹ thuật sản xuất,quản lý và điều hành các hoạt động SXKD, tiêu thụ sản phẩm và trực tiếp chỉ đạo cho các bộ phận phân xưởng được uỷ quyền.
+ Các phòng ban: - Văn phòng công ty.
Văn phòng
Công ty Phòng Kế toán Phòng kế hoạch Tổng hợp Phòng Thiết kế Giám đốc PGĐ Nội thất PGĐ In PGĐ Du lịch Hội đồng thành viên
- Phòng kế hoạch tổng hợp: Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch ngắn và dài hạn( phương án sản xuất và tiêu thụ). Tiếp cận thị trường, nắm bắt các thông tin thị trường để kịp thời đưa vào sản xuất. Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ tháng, quý, năm, nắm chắc thống kê từng loại sản phẩm. Ngoài ra phòng kế hoạch còn điều độ sản xuất, phối hợp với các phòng ban phân tích tình hình sản xuất của công ty.
- Phòng thiết kế: Đây là phòng ban không thể thiếu trong Công ty vì lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là lĩnh vực in và sản phẩm cần độ chính xác tuyệt đối cả về kích thước, màu sắc, thẩm mỹ,...Và để làm hài lòng khách hàng thì yêu cầu nhân viên thiết kế phải có năng lực thực sự, có trình độ cao vì nếu thiết kế sai chỉ một chi tiết nhỏ thì khi in ra sản phẩm mà khách hàng không hài lòng thì có thể phải huỷ toàn bộ sản phẩm do sản phẩm in khác rất nhiều so với các loại sản phẩm khác. Đối với các loại sản phẩm khác nếu sai có thể sửa lại, nhưng còn đối với sản phẩm in thì sai chỉ có thể huy bỏ. Vì vậy thiết kế là khâu vô cùng quan trọng, không thể thiếu để sản xuất ra thành phẩm.
- Phòng kế toán: Là nơi trực tiếp quản lý công ty về mặt tài chính. Thực hiện thu thập và xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc, theo chuẩn mực và chế độ kế toán, thực hiện hạch toán kinh doanh, giao dịch, thanh quyết toán với khách hàng, Nhà nước, tính toán và trả lương cho cán bộ công nhân viên,...
Phòng kế toán của Công ty gồm 5 người: 1 kế toán trưởng. 1 kế toán tổng hợp. 3 kế toán viên.
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán của công ty và chịu trách nhiệm chung về việc cung cấp các thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng thông tin.