2.2.2.1 Khỏi quỏt chung về tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Khỏi quỏt chung:
- Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phớ lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng cụng việc mà người lao động đó đúng gúp cho doanh nghiệp.
- Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, cỏc doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đũn bẩy kinh tế để khuyến khớch tinh thần tớch cực lao động, là nhõn tố tớch cực thỳc đẩy tăng năng suất lao động.
- Ngoài tiền lương, người lao động cũn được hưởng cỏc khoản trợ cấp thuộc phỳc lợi xó hội, trong đú cú trợ cấp bảo hiểm xó hội( BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phớ cụng đoàn( KPCĐ) mà theo chế độ tài chớnh hiện hành cỏc doanh nghiệp phải tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh.
- í nghĩa: đảm bảo quản lý tốt đợc quỹ lơng, quỹ BHXH, đảm bảo cho việc trả lơng và BHXH đúng nguyên tắc, chế
độ; khuyến khích ngời lao động nâng cao sản xuất; tạo điều kiện tính và phân bổ chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng vào sản phẩm đợc chính xác.
- Nhiệm vụ: ghi chép, phản ánh chính xác số lợng lao động, thời gian lao động, kết quả của từng ngời; phân bổ chính
xác tiền lơng và các khoản trích theo lơng cho các đối tợng tính gía thành; phân tích tình hình sử dụng quỹ lơng, xây dựng phơng pháp trả lơng hợp lý; phân tích tình hình quản lý sử dụng lao động về cả số lợng,chất lợng, thời gian, năng suất , trên cơ sở đó để ra các giải pháp thích hợp nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
2.2.2.2 Hỡnh thức trả lương và cỏch tớnh lương của Cụng ty TNHH- ĐTC
- Để thanh toỏn tiền lương, tiền cụng và cỏc khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng thỏng kế toỏn phải lập
Bảng thanh toỏn lương cho từng tổ, đội, phõn xưởng và cỏc phũng ban căn cứ vào kết quả tớnh lương cho từng người. - Để hạch toỏn tiền lương ta phải cú chứng từ gốc, đối với mỗi hỡnh thức trả lương khỏc nhau đũi hỏi chứng từ hạch toỏn khỏc nhau. Do vậy kế toỏn phải căn cứ vào hỡnh thức trả lương để tập hợp chứng từ.
Hình thức trả lơng của công ty TNHH- ĐTC
Theo quyết định số 48/2006/QĐ -BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trởng BTC, Công ty Anh Đào đã áp dụng cả ba hình thức trả lơng theo quy định của nhà nớc do tính đa dạng của công ty và phân loại cán bộ, công nhân:
- Tiền lơng trả theo thời gian ( theo tháng): áp dụng với những ngời là công tác quản lý, chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ…,thờng là cán bộ nhân viên văn phòng,
- Tiền lơng khoán, áp dụng cho những cá nhân, tập thể lao động, căn cứ vào mức độ công trình, sản phẩm phải hoàn thành.
Ngoài ra công ty còn trả lơng làm thêm giờ, phụ cấp làm việc ban đêm, phụ cấp. Tg= Tt x Hg x Gt
Trong đó:
+ Tg: Tiền lơng trả thêm giờ. + Tt: Tiền lơng giờ thực tế
+ Hg: tỷ lệ phần trăm lơng đã trả thêm + Gt: số giờ làm thêm
Mức lơng trả thêm nhà nớc quy định: + Bằng 150% nếu làm thêm vào ngày thờng
+ Bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ cuối tuần + Bằng 300% nếu làm thêm vào ngày lễ.
- Nguyên tắc hạch toán lao động tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Quỹ tiền lơng gồm có: Tiền lơng trả cho ngời lao động, lơng trong thời gian phép, các phụ cấp làm thêm giờ, các phụ cấp BH XH trong thời gian ngời lao động ốm, tai nạn lao động…..
- Quỹ BHXH: 24% mức lơng tối thiểu và hệ số lơng của ngời lao động: 17% tính vào chi phí kinh doanh, 7% tính vào ngời lao động phải nộp từ thu nhập của mình. Quỹ BHXH dùng chi: BHXH thay lơng trong thời gian ngời lao động đau ốm, nghỉ chế độ thai sản, ,…
- Quỹ BHYT: trích 4,5% theo lơng tối thiểu và hệ số lơng của ngời lao động, trong đo 3% doanh nghiệp tính vào chi phí kinh doanh, 1,5% ngời lao động đóng. Quỹ BHYT phục vụ cho khám chữa bệnh định kỳ và không định kỳ cho ngời lao động.
- KPCĐ: 2% tính trên lơng thực tế theo lơng thực tế của ngời lao động tính vào chi phí kinh doanh của Công ty
- BHTN: 2% theo lương cơ bản, trong đú 1% doanh nghiệp tớnh vào chi phớ, 1% người lao động đúng.
- Các quỹ trên công ty phải trích lập và thu
đầy đủ hàng quý. Các khoản chi thuộc 3
quỹ này, công ty đợc các cơ quan quản lý ủy nhiệm chi hộ
trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ. Nhìn chung các khoản chi trên chỉ hỗ trợ ở mức tối thiểu nhằm giúp đỡ ngời lao động trong trờng hợp khó khăn tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động.
2.2.2.3 Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ kế toỏn tiền lương của cụng ty TNHH- ĐTC
Chứng từ gốc Bảng chấm công Bảng thanh toán l ơng phân x ởng Bảng thanh toán l ơng văn phòng Bảng thanh toán l ơng Xí nghiệp Bảng phân bổ l ơng và BH XH Sổ cái TK 334, TK 338
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.4: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ kế toỏn tiền lương của cụng ty
2.2.2.4 Hạch toỏn tiền lương, cỏc khoản trớch theo lương
Hạch toỏn tiền lương của cụng ty TNHH- ĐTC
- Vào ngày 01 của tháng kế tiếp, nhận đợc các bảng chấm công, bảng ghi chép số lợng sản phẩm, bảng ghi chép số ngày nghỉ phép…của quản đốc và trởng các bộ phận gửi lên, kế toán tiến hành tính lơng cho công nhân viên, lập bảng thanh toán lơng cho các bộ phận. Sau đó bảng lơng, bảng thanh toán lơng cùng với bảng chấm công, bảng ghi chép số lợng sản phẩm…đợc trình lên kế toán trởng và Giám đốc ký duyệt. Đến ngày 05 hàng tháng thì tiến hành chi trả lơng cho công nhân viên.
- Để hạch toán tiền lơng, kế toán Công ty sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 334 " Các khoản phải trả công nhân viên": Dùng để phản ánh các khoản phải trả của công ty với công nhân viên về tiền lơng, tiền thởng và các khoản thanh toán khác
+ TK 154: Tập hợp chi phớ cho nhõn cụng trực tiếp sản xuất, chi phớ cho cụng nhõn sản xuất tại cỏc phõn xưởng, tổ, đội.
+ TK 335 “ Chi phí trả trớc” : dùng để phản ánh các khoản trích trớc các chi phí thức tế cha phát sinh nhng tính vào chi phí
Các chứng từ, sổ sách Công ty sử dụng theo nhà nớc quy định: + Bảng chấm công (Mẫu sô 01 –LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số 02 – LĐTL) + Bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng ( mẫu số 10– LĐTL) +Sổ cái các TK: 334, 335
Sau khi kiểm tra các chứng từ tính lơng ,tính thởng ,tính phụ cấp,trợ cấp kế toán tiến hành tính lơng tính thởng ,phụ cấp trách nhiệm ,trợ cấp và trả cho ngời lao động theo hình thức trả thởng đang áp dụng tại doanh nghiệp và lập bảng thanh toán tiền lơng.
Bảng thanh toán tiền lơng “Mẫu số 02LĐTL chế độ chứng từ kế toán “là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lơng phụ cấp cho ngời lao động ,kiểm tra việc thanh toán cho ngời lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh .Bảng thanh toán tiền lơng đợc tính cho từng bộ phận (tổ chức ,phòng ban )tơng ứng với bảng chấm công. Mẫu bảng chấm cụng và bảng thanh toỏn tiền lương ( Nguồn: Phũng kế toỏn Cụng ty TNHH- ĐTC)
Kế toán các khoản trích theo lơng:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc của ngời lao động ở bên kế toán phải tính toán số tiền lơng ,tiền hởng BHXH phải chi cho ngời lao động. Căn cứ vào chứng từ gốc về tền lơng kế toán lập bảng thanh toán lơng cho từng đội của
cụng ty. Căn cứ vào chứng từ gốc về BHXH trong phạm vi tổ đội. Căn cứ vào bảng hạch toán kế toán lập bảng tính và phân bổ tiền lơng. Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH đợc sử dụng để tập hợp và phân bổ tiền lơng, tiền hởng BHXH cho các đối tợng sử dụng .
Để hạch toán cỏc khoản trớch theo lơng, kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 154: Chi phớ phải trả cho nhõn cụng trực tiếp sản xuất, chi phớ cho cụng nhõn sản xuất tại cỏc phõn xưởng, tổ, đội.
+ TK 642: Chi phớ nhõn viờn quản lý, nhõn viờn văn phũng.
+ TK 338 "Phải trả khác": Dùng phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán các khoản nợ khác. Tài sản thừa cha rõ nguyên nhân chờ xử lí, lãi phải trả cho các bên liên doanh… là các khoản nợ chưa được phản ánh từ tài khoản 331 đến tài khoản 336.Tài khoản cấp 2 đợc sử dụng:
+ TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: bảo hiểm y tế
+ TK 3388: Phải trả phả nộp khác
Các chứng từ, sổ sách Công ty sử dụng theo nhà nớc quy định: + Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04 – LĐTL)
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng ( mẫu số 10– LĐTL) + Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH ( mẫu số 11 – LĐTL)
- Hạch toỏn cỏc khoản trớch theo lương:
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lơng phải trả công nhân viên tính vào chi phí sản xuất: Nợ TK 154,642
Có TK 338 (2,3,4)
+ Tính tiền thởng phải trả công nhân từ quỹ khen thởng Nợ TK 431
Có TK 334
+ Trích BHXH phải trả cho công nhân viên nghỉ ốm đau, thai sản: Nợ TK 3383
Có TK 334
+ Các khoản khấu trừ vào lơng của công nhân viên Nợ TK 334 ( tổng số các khoản khấu trừ )
Có TK 141
Có TK 138.8 ( các khoản bồi thờng vật chất ) Có TK 3382, 3383
+ Khi nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý: Nợ TK 338 ( 2,3,4 )
Có TK 111,112
Căn cứ vào cỏc chứng từ phỏt sinh kế toỏn lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cỏi TK 334,338. Cụ thể:
Đơn vi:…Cụng ty TNHH-ĐTC…….. Địa chỉ:……….
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: ....01...
Ngày ...31 thỏng ...12..năm ..2013..
Trớch yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chỳ
Nợ Cú
Tớnh lương cho bộ phận văn phũng cụng ty 6422 334 15.765.800 Tớnh lương cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất 154 334 33.654.750 Cộng X x 49.420.550 Kốm theo ... chứng từ gốc. Ngày 31....thỏng ..12..năm 2013... Người lập (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn)
SỔ ĐĂNG Kí CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm 2013
Ngày 31 thỏng 12 năm 2013
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ
Số hiệu ngày,thang
Số tiền Số hiệu Ngày thỏng
A B 1 A B 1
01 31/12/2013 49.420.550 Cộng chuyển sang trang
Cộng
Cụng ty TNHH- ĐTC Mẫu số :
SỔ CÁI (Dựng cho hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ)
Năm: .2013...
Tờn tài khoản: Phải trả cụng nhõn viờn.... Số hiệu: ...334...
thỏng ghi sổ đối ứng chỳ Số hiệu Ngày thỏng Nợ cú A B C D E 1 2 Dư đầu thỏng 10.000.00 0 31/12/2013 01 31/12/2013 Tớnh lương cho bộ phận văn phũng cụng ty 6422 15.765.800 31/12/2013 01 31/12/2013 Tớnh lương cho cụng nhõn trực tiếp sản xuất 334 33.654.75 0 Cộng phỏt sinh 49.420.550 Dư cuối thỏng 59.420.550
- Sổ này cú .... trang, đỏnh số từ trang sụ 01 đến trang .... - Ngày mở sổ: ...
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn, đúng dấu)
2.2.3 Hạch toỏn kế toỏn vốn bằng tiền
2.2.3.1 Nguyờn tắc hạch toỏn vốn bằng tiền của cụng ty TNHH- ĐTC
Trong quá trình hoạt động, cụng ty luôn cần một lợng vốn bằng tiền nhất định có tính linh hoạt cao nhất, sẵn sàng phục vụ một cánh nhanh nhất, kịp thời nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Vốn bằng tiền trong cụng ty bao gồm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tiền đang chuyển( kể cả nội tệ,
ngoại tệ,vàng bạc kim khí quý đá quý)
Hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ những nguyờn tắc sau:
- Việc ghi chép trên sổ sách kế toán phải sử dụng đơn vị thống nhất là tiền Việt Nam đồng. Trong trờng hợp có phát sinh thu chi ngoại tệ thì số ngoại tệ đó theo dõi riêng trên TK 007.
- Khi hạch toán ngoại tệ phải quy đổi ra tiền Việt Nam đồng theo tỷ giá thực tế do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Các khoản tiền, vàng bạc, kim khí quý, đá quý do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cợc, ký quỹ Xí nghiệp xây lắp thì việc quản lý và hoạch toán nh các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng bạc, kim khí quý, đá quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo, đong đếm số lợng và trọng lợng, giám định chất lợng.
- Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp đều phải gửi vào ngân hàng (hoặc kho bạc, công ty tài chính) để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền gửi, từng ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Chứng từ để hạch toán trên TK 112 là Giấy báo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi…).
- Khi nhận đợc chứng từ của Ngân hàng chuyển đến (gửi) kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch về số liệu phải thông báo cho ngân hàng biết để cùng đối chiếu xử lý kịp thời.
2.2.3.2 Hạch toỏn kế toỏn vốn bằng tiền
Kế toán tiền mặt (TK 111)
- Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của cụng ty bao gồm cả tiền VN (kể cả ngân phiếu)
ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
- Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại két tiền của cụng ty.
- Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, bảng kê ngoại tệ,vàng bạc kim khí quý đá quý,sổ quỹ tiền mặt.
-Tài khoản sử dụng (TK 111) : Dùng phản ánh số hiện có, tình hình biến động các loại tiền mặt hiện có của công ty. - Công ty sử dụng 2 tài khoản cấp 2
+Tài khoản 1111: Tiền mặt đồng Việt Nam +Tài khoản 1112: Tiền mặt ngoại tệ
Nợ TK 111 – tiền mặt
Có TK 511,512,515 (DTBH và CCDV, DT nội bộ…) Có TK 711 ( thu nhập khác)
Có TK 131,138,141 ( thu hồi các khoản Nợ phải thu) Có TK 112- tiền gửi ngân hàng
Có TK 128,222 ( thu hồi tiền đầu t)
Có TK 144,244 ( thu hồi các khoản ký cược ký quỹ)
+ Các nghiệp vụ chi tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 152,153,156,211 ( chi tiền mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ) Nợ TK 331,311 ( chi tiền trả nợ cho ngời bán, trả nợ vay ngắn hạn )
Nợ TK 333,334,336 ( chi tiền nộp các khoản vào ngân sách nhà nước, thanh toán với CBCNV, thanh toán nội bộ )
Nợ TK 112,113 ( chi tiền gửi vào ngân hàng, gửi qua bu điện…) Nợ TK 121,221,128,222,228 ( chi tiền đầu tư, góp vốn liên doanh…) Nợ TK 144,244 ( chi tiền ký quỹ, ký cược)
Có TK 111 – tiền mặt - Sổ kế toán:
+ Sổ quỹ: Dùng để theo dõi tình hình thu chi và xác định số tồn quỹ tiền mặt. Sổ quỹ được thủ quỹ ghi hàng ngày, khi có nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh và thường xuyên đối chiếu với sổ kế toỏn.
+ Ngoài sổ quỹ còn có sổ chi tiết tài khoản 1111 và sổ chi tiết tài khoản 1112.
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ hạch toỏn kế toỏn tiền mặt của cụng ty TNHH- ĐTC:
Sơ đồ 2.5: Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ hạch toỏn
kế toỏn tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng , hóa đơn vật t , kế toán vốn bằng tiền (TM) viết phiếu chi, phiếu thu thì kế toán trởng duyệt các phiếu thu, phiếu chi do kế toán tiền mặt duyệt gửi lên giám đốc. Sau đó giám đốc duyệt phiếu thu, phiếu chi.Căn cứ vào các phiếu đã duyệt thủ quỹ xuất tiền, còn kế toán vốn bằng tiền ghi sổ .
Phiếu thu đợc lập thành 2 liên, một liên sau khi có đầy đủ các chữ ký giao lại cho ngời nộp tiền giữ, một liên giao lại cho kế toán thanh toán để ghi sổ, cuối kỳ đối chiếu sổ quỹ.
Phiếu chi gồm 2 liên: sau khi đã có nhng chữ ký đầy đủ rồi thì: liên 1 lu tại nơi lập phiếu, liên 2 lu vào sổ kế toán