3.2.1. Môi trường kiểm soát
Thể chế hóa các quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức nhằm xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh
Tính chính trực và giá trị đạo đức đã được nhà trường quy định trong quy chế nội bộ, yêu cầu toàn thể CBVC, NLĐ phải có những cư xử đúng mực. Tuy nhiên, các quy định này còn sơ sài, chưa có hướng dẫn cụ thể. Do đó, BGH nên có kế hoạch giao cho Phòng Hành chính – Tổ chức chủ trì soạn thảo, lấy ý kiến toàn trường để tiến tới ban hành bộ quy tắc ứng xử. Bộ quy tắc này có thể được soạn thảo dựa trên nền tảng các quy định của pháp luật như: Luật Giáo dục, Luật Viên chức…và các quy định về đạo đức nhà giáo, có thể bao gồm các nội dung sau:
- Quy định phạm vi, đối tượng áp dụng cũng như mục đích của bộ quy tắc ứng xử trong nhà trường.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức, văn hóa ứng xử mà CBVC, NLĐ trong nhà trường cần đạt được như: phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với cơ quan Nhà nước, với lãnh đạo, với đồng nghiệp, với HS hay với đối tác bên ngoài.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức , văn hóa ứng xử mà HS trong nhà trường cần đạt được như: phẩm chất chính trị (đối với thanh niên và Đoàn viên), tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với gia đình, bạn bè, thầy cô, CBVC trong nhà trường, với khách…
- Quy định tác phong, văn hóa ứng xử đối với khách đến liên hệ công tác với nhà trường. - Quy định các hành vi được khuyến khích, hành vi bị nghiêm cấm.
- Hướng dẫn các phương thức thông tin, báo cáo và cách giải quyết các vướng mắc (nếu có) liên quan đến hành vi đạo đức trong nhà trường.
- Quy định các biện pháp xử lý cho những hành vi vi phạm và khen thưởng cho các hành vi được khuyến khích.
Xây dựng bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí của từng Phòng, Khoa, Tổ
Hiện nay, quy trình làm việc, xử lý nghiệp vụ của các Phòng, Khoa, Tổ được phổ biến dưới hình thức truyền miệng, gây khó khăn cho nhân viên mới, cho sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận. Việc xây dựng và công khai bảng mô tả công việc sẽ gỡ bỏ được những khó khăn ở trên và xác định được trách nhiệm của từng cá nhân khi xảy ra sự cố hoặc đánh giá được thành tích khi bình xét thi đua, khen thưởng. Các trưởng Phòng, Khoa căn cứ vào nhiệm vụ và nhân sự của bộ phận mình, lập dự thảo công việc cho từng vị trí. Sau khi lấy ý kiến và thống nhất trong toàn bộ phận, các trưởng bộ phận tổ chức cho nhân viên xây dựng cụ thể, xét duyệt và ban hành.
Biểu mẫu bảng mô tả công việc có thể tham khảo phụ lục 3.1 (căn cứ vào từng vị trí mà điều chỉnh nội dung cho phù hợp).
Xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của nhà trường
Các lưu trình sẽ thể hiện rõ trình tự thực hiện cũng như quan hệ xét duyệt – thực hiện – kiểm tra, quy định về thời hạn và chất lượng công việc cụ thể cần đạt được trong mỗi hoạt động. Việc xây dựng các lưu trình này sẽ thuận tiện cho việc phân
công các cá nhân thực hiện công việc, kiểm tra, đánh giá cũng như xác định được trách nhiệm cụ thể từ đó đưa ra các chế tài xử lý thích hợp. Lưu trình còn giúp cho HS và đối tượng bên ngoài đến liên hệ công tác nắm rõ được quy trình, giúp cho công việc được giải quyết nhanh chóng.
BGH và cán bộ chủ chốt có trách nhiệm rà soát, phân loại các hoạt động quan trọng, phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận; quy định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận tham gia và chế tài xử lý khi không hoàn thành nhiệm vụ. Từ nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ phận, các trưởng bộ phận này tiến hành triển khai (nội dung yêu cầu nhiệm vụ, tiến độ thực hiện, xét duyệt, báo cáo, chế tài) cho toàn thể nhân viên, ghi nhận các phản hồi (nếu có) và đệ trình lên BGH. BGH kết nối các bộ phận tham gia, xét duyệt và ban hành.
Định hướng xây dựng có thể tham khảo phụ lục 3.2 (căn cứ vào từng hoạt động mà điều chỉnh nội dung thích hợp)
Thu hút, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho đội ngũ giảng dạy
- Phòng Hành chính – Tổ chức tham mưu cho BGH xây dựng các chính sách thu hút các giáo viên có trình độ về giảng dạy tại trường như: chính sách hỗ trợ về nhà ở trong khu tập thể, về điều kiện công tác; khuyến khích và hỗ trợ về thời gian cũng như tài chính cho lực lượng giáo viên, đặc biệt là giáo viên trẻ học tập nâng cao trình độ. Nhà trường nên có chính sách hỗ trợ riêng theo chi phí thực tế mà người học phải chi trả, không theo định mức của Nhà nước. Đi kèm với đó, cũng cần xây dựng các chế tài đủ mạnh như: yêu cầu cam kết tiếp tục công tác tối thiểu 2 năm sau khi học xong, yêu cầu bồi thường và phạt (gấp 2 hoặc gấp 3) kinh phí đào tạo…để tránh các trường hợp sau khi được bồi dưỡng lại chuyển công tác ở đơn vị khác có điều kiện tốt hơn. - BGH và Phòng Đào tạo:
o Lập kế hoạch, liên hệ, phối hợp với các trường cùng ngành chia sẻ kinh nghiệm, nguồn nhân lực, hợp tác đào tạo và nghiên cứu.
o Khuyến khích các Khoa, Tổ biên soạn và sử dụng tài liệu thống nhất dựa trên giáo trình của các trường CĐ – ĐH uy tín, từng bước hướng tới tự xây dựng giáo trình riêng.
- Các Khoa, Tổ bộ môn:
o Nên có kế hoạch tổ chức các lớp bồi dưỡng HS giỏi tham gia các hội thi nghề cấp trường, cấp bộ, cấp thành phố. Đây là động lực giúp HS và giáo viên nâng cao chất lượng dạy và học.
o Tăng cường tập huấn đổi mới phương pháp dạy học, tổ chức dự giảng, hội thi giáo viên dạy giỏi các cấp để giao lưu, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm giữa các giáo viên trẻ và giáo viên công tác lâu năm.
Nâng cao năng lực đội ngũ phòng ban
BGH nên có kế hoạch:
- Tăng cường các đợt tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ, bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học, quản lý cho đội ngũ phòng ban.
- Tuyển chọn cán bộ đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, đủ năng lực tiếp tục học tập nâng cao trình độ (nhà trường hỗ trợ về thời gian và kinh phí).
- Định kỳ tổ chức các cuộc thi (lý thuyết kết hợp xử lý tình huống) nhằm đánh giá lại năng lực chuyên môn của các phòng ban. Mạnh dạn đưa những cán bộ không đủ năng lực ra khỏi biên chế và thay thế bằng những cán bộ đủ năng lực (thông qua thi tuyển). Điều này sẽ tạo động lực để họ nâng cao ý thức trách nhiệm, cố gắng rèn luyện để đáp ứng nhu cầu phát triển của nhà trường.
Xây dựng văn bản thống nhất quy định chi tiết về việc tuyển dụng, đề bạt và quy hoạch cán bộ
BGH cần chỉ đạo cho các bộ phận, đoàn thể xây dựng các tiêu chí rõ ràng cho việc quy hoạch cán bộ, đặc biệt là cán bộ làm công tác quản lý. Trong trường hợp có nhiều người cùng đủ tiêu chuẩn thì phải quy định thêm các tiêu chí khác để đánh giá, tránh tình trạng được cất nhắc, đề bạt do thân quen với lãnh đạo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc tuyển dụng tại nhà trường còn chưa được cụ thể hóa bằng văn bản và công khai rộng rãi, dễ xảy ra tình trạng nhận người quen vào làm việc tại trường. Điều
này dẫn đến sự thiếu minh bạch trong công tác tuyển dụng. Do đó, Phòng Hành chính – Tổ chức cần tham mưu cho BGH xây dựng và công khai chính sách tuyển dụng với những quy định chính như sau:
- Vị trí được tuyển dụng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình thực tế làm việc ở các bộ phận (có xác nhận của trưởng bộ phận).
- Bộ phận nào cần bổ sung nhân sự, trưởng bộ phận đó phải gửi đề nghị tuyển dụng lên BGH xem xét. Trong đề nghị này phải ghi rõ những yêu cầu, tiêu chuẩn tối thiểu cho vị trí tuyển dụng.
- Tổ chức thi tuyển và đánh giá công khai.
Xây dựng cơ chế công khai đánh giá, khen thưởng dựa trên cơ sở hoàn thành công việc, không theo định mức
- Phòng Hành chính – Tổ chức cần thiết kế lại mẫu tự đánh giá cá nhân chi tiết và cụ thể hơn (phụ lục 3.3)
- Định kỳ, các thông tin về cá nhân tự đánh giá, đánh giá của Phòng, Khoa, Tổ, và tổng hợp đánh giá của Phòng Hành chính tổ chức nên được công khai đăng tải trên website hoặc dán trên bảng thông báo của trường.
- Mở rộng thí điểm HS đánh giá giáo viên thông qua khảo sát (phụ lục 3.4). Kết hợp xác minh và đánh giá từ nhiều phía tránh tâm lý “sợ” HS, phải cho điểm cao để không bị HS “ghét”. Để có kết quả khách quan hơn, việc đánh giá sẽ tiến hành độc lập ở 3 bộ phận: Phòng Đào tạo, phòng Công tác học sinh và các Khoa.
- Trưởng các bộ phận tổ chức đăng ký danh hiệu thi đua cho tập thể và cá nhân, không hạn chế số lượng mà lấy hiệu quả công việc thực tế (căn cứ vào bảng đánh giá hàng tháng) làm thước đo. Thành lập hội đồng đánh giá thi đua độc lập và có uy tín. Các thành viên của hội đồng thi đua nên bổ sung Ban Thanh tra nhân dân, bên cạnh BGH và các cán bộ chủ chốt.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Xây dựng lực lượng cán bộ nòng cốt tư vấn về rủi ro cho BGH
Văn hóa về quản trị rủi ro đã từng bước hình thành trong nhà trường. Nhiều CBVC, NLĐ trong nhà trường có ý thức về nhận diện rủi ro rất tốt. Nhà trường
cần tận dụng và bồi dưỡng thêm, mỗi bộ phận đề cử những cán bộ công tác lâu năm, nhiều kinh nghiệm cũng như các cán bộ có trình độ về chuyên môn và quản lý đi bồi dưỡng tập huấn các khóa ngắn hạn về rủi ro. Tập hợp họ thành Tổ Tư vấn rủi ro, kiêm nhiệm về tư vấn rủi ro lãnh đạo.
Đẩy mạnh công tác nhận diện rủi ro ảnh hưởng tới hoạt động của toàn đơn vị
Khi thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, BGH nên tổ chức họp bàn cùng các cán bộ chủ chốt và tổ tư vấn rủi ro để cùng trao đổi, đưa ra danh sách tất cả những rủi ro đơn vị có thể gặp phải. Những rủi ro này có thể là các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị.
- Các yếu tố bên trong:
o Rủi ro từ sự thiếu đoàn kết nội bộ: thường xảy ra khi có sự mâu thuẫn về quan điểm và lợi ích của các cá nhân, tập thể, dễ dẫn đến tình trạng bao che cho những người thuộc phe mình, vùi dập những người thuộc phe khác làm mất đi sức mạnh tổng hợp của đơn vị.
o Rủi ro từ sự thông đồng của các cá nhân, bao che gian lận để trục lợi.
o Rủi ro về hạn chế năng lực nhân viên làm giảm hiệu quả hoàn thành nhiệm vụ, dễ tạo kẽ hở cho kẻ xấu lợi dụng, kích động làm mất đoàn kết nội bộ. o Rủi ro về chính sách nhân sự không tốt khiến nhiều CBVC, NLĐ có năng
lực chuyển đến nơi khác có điều kiện làm việc tốt hơn. - Các yếu tố bên ngoài:
o Rủi ro do sự thay đổi chính sách pháp luật về thủ tục hành chính, về tuyển sinh, về đào tạo, về chế độ tài chính…
o Rủi ro do sự cạnh tranh của các trường khác, đặc biệt là các trường ngoài công lập được đầu tư cơ sở vật chất, đội ngũ giảng dạy, quản lý có chiều sâu. o Rủi ro do thay đổi nhu cầu lao động xã hội, thị hiếu của người học.
Xây dựng quy trình đánh giá và đối phó rủi ro cho từng bộ phận và cho phạm vi toàn trường.
BGH tổ chức cho các Phòng, Khoa, Tổ soạn thảo các rủi ro, các đề xuất đối phó rủi ro liên quan đến hoạt động chủ yếu của bộ phận mình và tính vào khối lượng công việc hàng năm cho cán bộ tham gia soạn thảo. Tổ Tư vấn rủi ro sẽ tổng
hợp, bổ sung và soạn thảo thành quy trình đánh giá, xử lý rủi ro cho từng bộ phận và mở rộng phạm vi toàn trường. Quy trình có thể bao gồm các bước sau:
- Phân tích từ mục tiêu (mục tiêu chung, mục tiêu từng bộ phận); - Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng tới mục tiêu của đơn vị;
- Phân tích rủi ro: xem xét khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro; - Lựa chọn các biện pháp đối phó rủi ro: cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, tính
khả thi của các biện pháp mà có sự lựa chọn thích hợp như né tránh, giảm thiểu, chia sẽ, chấp nhận rủi ro;
- Xây dựng các biện pháp khắc phục hậu quả đối với các rủi ro đã xảy ra; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giám sát và kiểm soát rủi ro: giảm sát rủi ro đã phát hiện, nhận biết rủi ro mới qua đó đánh giá hiệu quả xử lý rủi ro
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Tăng cường sự giám sát của Ban Thanh tra nhân dân.
Hiện tại Ban Thanh tra nhân dân của nhà trường gồm 3 người kiêm nhiệm. BGH nên có kế hoạch bổ sung nhân sự và cơ cấu lại Ban Thanh tra nhân dân để thiết lập Ban Thanh tra chuyên trách có vai trò như một bộ phận kiểm toán nội bộ làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của đơn vị. Nhân sự của Ban Thanh tra nhân dân có thể từ 3 đến 5 người, chia thành 3 tiểu ban:
- Tiểu ban phụ trách về công tác quản lý: gồm một cán bộ được điều chuyển từ Phòng Hành chính tổ chức; chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực chính sách pháp luật, quy chế nội bộ tại đơn vị.
- Tiểu ban phụ trách về công tác giáo dục – đào tạo: gồm một cán bộ được điều chuyển từ Phòng Đào tạo, đã trải qua giảng dạy; chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện hoạt động giảng dạy, soạn giáo án, tài liệu của từng chuyên ngành đào tạo, kiểm tra việc tổ chức đánh giá kết quả học tập, thi kết thúc học phần, thi tốt nghiệp…
- Tiểu ban phụ trách về công tác tài chính: tuyển dụng thêm hoặc điều chuyển một cán bộ có trình độ về công tác tài chính – kế toán; chịu trách nhiệm kiểm
tra sự tuân thủ chế độ, các nguyên tắc kế toán, đảm bảo sự trung thực và hợp lý của thông tin kế toán.
Việc chuyển Ban Thanh tra nhân dân từ kiêm nhiệm sang chuyên trách sẽ đảm bảo tính độc lập, giúp đơn vị thực hiện thường xuyên công tác kiểm tra nội bộ, kịp thời phát hiện sai phạm và có biện pháp xử lý. Đây là nhiệm vụ mới và khó khăn, nhà trường nên có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân sự hoặc hỗ trợ về thời gian, kinh phí để CBVC có thể tham gia các lớp tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức để phục vụ hiệu quả công tác này.
Xây dựng các quy định về hoạt động và tài chính nhất quán đối với việc liên kết đào tạo.
Phòng Đào tạo, Tài chính – Kế toán, Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng và các Khoa cần phối hợp tham mưu cho BGH xây dựng các quy định nhất quán đối với các cơ sơ liên kết về: thời gian đào tạo, địa điểm đào tạo, cơ sở vật chất, giáo viên, thi và điểm thi, học phí, học bổng, tốt nghiệp…và các biện pháp xử lý khi xảy ra tranh chấp hoặc sự cố ngoài ý muốn để đảm bảo chất lượng giáo dục và quyền lợi của nhà trường, của đơn vị liên kết và của người học.
Xây dựng biểu mẫu báo cáo sử dụng chung cho các bộ phận
Trong cuộc họp giao ban định kỳ, hình thức báo cáo của các bộ phận chủ yếu bằng trình bày trực tiếp. Việc xây dựng mẫu báo cáo (phụ lục 3.5) sẽ tiết kiệm thời gian ghi nhận cũng như tạo thuận tiện trong việc lưu trữ và phân tích rà soát thông tin.