MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH BA SAO VIỆT NAM
3.2.3.2Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu đồng thời xác định chính sách tín dụng hợp lý
tín dụng hợp lý
Các khoản phải thu của công ty trong thời gian qua chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng VLĐ, do vậy hiệu quả của công tác thu hồi nợ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sử dụng VLĐ của công ty. Hiện nay bán hàng trả chậm là phương thức được nhiều công ty sử dụng. Khi thực hiện chính sách bán chịu thì sẽ có sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Do đó công ty cần phải xây dựng được một chính sách bán chịu hợp lý.
Qua nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý khoản phải thu cho thấy Công ty chưa có chính sách thương mại đối với khách hàng. Việc xây dựng chính sách tín dụng thương mại có ý nghĩa rất quan trọng và cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ của công ty. Một chính sách tín dụng thương mại hợp lý sẽ đảm bảo được sự ổn định, tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển VLĐ.
Liên quan đến chính sách bán chịu cần xem xét các vấn đề như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu, và quy trình thu nợ.
* Tiêu chuẩn bán chịu
Căn cứ vào đặc điểm của công ty TNHH Ba Sao Việt Nam, công ty có thể thực hiện các biện pháp sau:
+ Đối với khách hàng lớn, truyền thống và uy tín công ty có thể cung cấp với số lượng lớn và chấp nhận thanh toán chậm, nhưng cũng phải đề phòng trường hợp khách hàng lợi dụng điều đó để chậm trễ trong thanh toán tiền hàng.
+ Đối với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, hoặc những khách hàng mới mà công ty chưa nắm bắt được nhiều về khả năng thanh toán của họ, hay chưa có uy tín và mức độ tin cậy chưa cao nên áp dụng phương thức thanh toán
ngay hoặc nếu có bán chịu thì bán với khối lượng nhỏ, thời gian cho chịu ngắn và yêu cầu đặt cọc, trả trước một phần giá trị đơn hàng để giảm thiểu rủi ro thanh toán và giảm chi phí theo dõi,thu hồi nợ của khách hàng.
* Điều khoản bán chịu:
Hiện tại công ty TNHH Ba Sao Việt Nam chưa có chính sách chiết khấu để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng thay vì việc phải vay ngân hàng để tài trợ cho khoản vốn lưu động bị ứ đọng từ khoản vay của khách hàng, công ty cũng chưa quy định rõ ràng hình thức phạt đối với khách hàng chậm thanh toán nên nhiều trường hợp khách hàng hay chậm thanh toán.
Khi sử dụng chiết khấu thanh toán, tuy công ty sẽ nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán ra nhưng sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hơn, vốn đầu tư vào khoản phải thu giảm, công ty có thể giảm phí tổn thu nợ cũng như các khoản nợ khó đòi và nợ quá hạn và tỷ lệ chiết khấu có thể điều chỉnh dễ dàng khi lãi suất ngân hàng thay đổi. Vì vậy trong thời gian tới công ty nên xem xét để thực hiện chính sách chiết khấu với tỷ lệ chiết khấu và thời hạn bán chịu hợp lý.
* Rủi ro bán chịu, quy trình thu nợ
Chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Để hạn chế rủi ro thanh toán của khách hàng công ty phải kiểm soát chặt chẽ nợ phải thu và có biện pháp cụ thể thu hồi nợ:
+ Công ty phải mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng khách hàng, có tên, địa chỉ, thời hạn nợ, số tiền nợ và cả tỷ lệ nợ (bởi từ tỷ lệ nợ ta biết được trọng tâm quản lý đối với khoản nợ phải thu của khách hàng này). Đồng thời phân ra thành các loại : Nợ trong hạn, nợ đến hạn, nợ quá hạn và có biện pháp quản lý phù hợp với từng loại.
Đối với các khoản nợ trong hạn và đến hạn: khi còn là các khoản nợ trong hạn Công ty phải theo dõi, chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu và khi đến hạn thanh toán Công ty cần có biện pháp đốc thu : thông báo
nợ đến cho khách hàng, Công ty chuẩn bị giấy tờ chứng từ thanh toán, thực hiện kịp thời thủ tục thanh toán để rút ngắn thời gian và chủ động trong thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Còn đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, công ty phải tìm hiểu phân tích vì sao khách hàng không thanh toán đúng hạn, do nguyên nhân chủ quan hay khách quan (nếu do nguyên nhân khách quan công ty có thể gia hạn nợ). Từ đó có những biện pháp xử lý phù hợp: Nếu mới phát sinh thì nên áp dụng biện pháp mềm mỏng, mang tính chất yêu cầu. Sau một thời gian không có biến chuyển công ty có thể cử người xuống tận nơi, dùng biện pháp cứng rắn hơn, đưa ra cơ sở pháp lý bắt buộc khách hàng trả nợ. Nếu khách hàng vẫn cố tình không trả nợ có thể thuê hoặc bán nợ cho công ty chuyên mua bán nợ hoặc yêu cầu toà án giải quyết. Các biện pháp mà Công ty đưa ra phải vừa có lý vừa có tình, không được dùng biện pháp tiêu cực không đúng pháp luật, gây tai tiếng xấu cho công ty.
Để quản lý tốt các khoản phải thu, công ty cần phải thực hiện một chính sách tín dụng vừa lỏng vừa chặt. Tính lỏng thể hiện ở mức chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại đặt ra để khuyến khích khách hàng mua nhiều thanh toán ngay. Tính chặt chẽ thể hiện ở những điều khoản quy định trong hợp đồng phải rõ ràng thể hiện sự cương quyết xử lý nặng đối với khách hàng thanh toán chậm.