2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Ngân hàng
Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra trong điều lệ của mình, VIB đã đặc biệt quan tâm đến công tác tổ chức và đào tạo cán bộ. Sau nhiều lần chia, tách, bổ sung thì đến nay về cơ bản đã được biên chế một cách phù hợp với cơ cấu các phòng ban như sau:
Ban giám đốc: Gồm
- Một giám đốc phụ trách chung:
Giám đốc phụ trách chung có nhiệm vụ trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ để giải quyết các công việc hàng ngày của Ngân hàng, quyết định kịp thời mọi vấn đề, đại diện cho Ngân hàng trước các vụ tranh tụng giải quyết các tranh chấp, ký các chứng từ và hợp đồng, giao dịch theo thẩm quyền...
- 3 phó giám đốc:
+ Một giám đốc phụ trách kinh doanh: là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ các hoạt đông liên quan đến thị phần, doanh thu và sự yêu thích của khách hàng đối với sản phẩm (dịch vụ) của mỗi Ngân hàng. Các hoạt động đó bao gồm Marketing (tiếp thị), Bộ máy bán hàng, Xây dựng hệ thống địa điểm tiếp xúc khách hàng, Hậu mãi, Hỗ trợ thương mại...
+ Một giám đốc phụ trách thanh toán quốc tế: là người chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ trong việc thanh toán quốc tế, có kiến thức về phân tích và quản lý rủi ro các hoạt động liên quan đến thanh toán quốc tế của Ngân hàng.
+ Một giám đốc phụ trách ngân quỹ: là người phụ trách mảng ngân quỹ, tài sản của Ngân hàng, lập kế hoạch dự phòng ngân quỹ theo những hình thức phù hợp, nhằm đáp ứng những nhu cầu ngân quỹ đột xuất, duy trì khả năng thanh toán của Ngân hàng, đảm bảo việc ngân quỹ của Ngân hàng được sử dụng một cách hợp lý và sinh lời ...
Cơ cấu phòng ban: bao gồm 5 phòng ban với cơ cấu tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức
Nhiệm vụ của các phòng ban như sau: - Phòng kế toán – ngân quỹ:
+ Trực tiếp hạch toán kế hoạch, hạch toán thống kê và hạch toán theo quy định của NHNN và VIB Giám đốc Phòng kiểm soát Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán- ngân quỹ Phòng thanh toán quốc tế Phòng kinh doanh kế hoạch Phó giám đốc phụ trách kế toán ngân quỹ Phó giám đốc phụ trách thanh toán quốc tế Phó giám đốc phụ trách tín dụng
+ Xây dựng kế hoạch tài chính, quyết đoán kế hoạch thu, chi tài chính + Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của VIB
+ Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định
+ Thực hiện các khoản nộp cho ngân sách Nhà nước + Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong nước
+ Chấp hành các quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn kho theo quy định
+ Quản lý, sử dụng thiết bị thông tin điện toán phục vụ kinh doanh + Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao cho. - Phòng kế hoạch kinh doanh:
+ Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng, phân loại khách hàng, đề xuất chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng, mở rộng tín dụng theo kế hoạch đã đề ra, lựa chọn biện pháp cho vay có hiệu quả và an toàn.
+ Thẩm định và đề xuất cho vay đối với các dự án tín dụng theo ủy quyền, thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình giám đốc Ngân hàng theo phân cấp.
+ Tiếp nhận các chương trình, dự án thuộc nguồn vốn trong và ngoài nước. Trực tiếp làm dịch vụ ủy thác của Chính phủ, tổ chức và cá nhân.
+ Xây dựng và thực hiện các mô hình thí điểm, theo dõi, đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm.
+ Thường xuyên phân loại nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và có biện pháp đề xuất, giúp lãnh đạo kiểm tra, đôn đốc hoạt động tín dụng.
+ Tổng hợp báo cáo, kiểm tra chuyên đề theo quy định và các nhiệm vụ khác.
- Phòng tổ chức hành chính:
+ Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, hàng quý và thường xuyên đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch đã được giám đốc phê duyệt.
+ Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh, trực tiếp làm thư ký tổng hợp cho giám đốc.
+ Tư vấn trong việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến pháp lý, tài sản, cán bộ Ngân hàng.
+ Lưu trữ các văn bản có liên quan đến Ngân hàng và văn bản định chế của NHTM VIB.
+ Là đầu mối giao tiếp với khách hàng đến làm việc, trực tiếp quản lý con dấu của Ngân hàng, thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản cố định, đồng thời chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ nhân viên Ngân hàng và các nhiệm vụ khác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phòng thanh toán quốc tế:
+ Thực hiện công tác thanh toán nước ngoài của chi nhánh, nghiên cứu xây dựng và áp dụng các kỹ thuật thanh toán hiện đại.
+ Tạo điều kiện cho việc thanh toán nhanh nhất, chính xác, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
+ Áp dụng các công nghệ thanh toán hiện đại. - Phòng kiểm soát:
+ Kiểm tra công tác điều hành, kiểm tra việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo các quy định của pháp luật, của NHNN và của VIB.
+ Kiểm tra độ chính xác của các báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, việc tuân thủ nguyên tắc, chế độ về chính sách kế toán của Nhà nước.
+ Giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động của Ngân hàng, đồng thời báo cáo với giám đốc, thực hiện chuyên đề báo cáo, tổ chức giao ban thường kỳ và các nhiệm vụ khác.
Trưởng phòng kinh doanh
Phó phòng
Chuyên viên quản trị website Chuyên viên viên chăm sóc khách hàng
Chuyên viên marketing Nhân viên khác
2.1.3.2 Tổ chức bộ máy phòng kinh doanh chi nhánh Ngân
hàng VIB
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy phòng kinh doanh
Chức năng, nhiệm vụ: - Trưởng phòng:
+ Đôn đốc, chỉ đạo nhân viên thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình + Phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên thuộc quyền quản lý + Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về kết quả hoạt động của phòng + Hàng tháng báo cáo kết quả thực hiện chỉ tiêu của phòng lên Giám đốc - Phó phòng: là người có trách nhiệm đôn đúc nhân viên trong phòng thực hiện
phó phòng còn là người có thể thay mặt trưởng phòng ký các giấy tờ khi trưởng phòng vắng mặt.
- Chuyên viên Marketing: là người chịu trách nhiệm về khâu nghiên cứu sản phẩm của ngân hàng và các ngân hàng cạnh tranh khác, nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng về các dòng sản phẩm dịch vụ, phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch được giao...
- Chuyên viên chăm sóc khách hàng: có nhiệm vụ xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thông tin về ngân hàng, là đầu mối nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý, phối hợp với chuyên viên Marketing để thực hiện các chương trình quảng cáo, khuyến mại, lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng, ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến sản phẩm của ngân hàng...
- Chuyên viên quản trị Website: có nhiệm vụ thường xuyên cập nhật, sửa đổi wedsite của ngân hàng, để khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm được thông tin cần thiết về ngân hàng thông qua trang web...