- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
2.4.4.1. Khi nhận hàng từ các công ty phân phố
Kế toán lên đơn hàng và đặt hàng hàng ngày dựa trên số liệu kiểm kho thực tế của thủ kho tránh trường hợp thiếu hàng, thừa hàng. Đồng thời cập nhật các
chương trình khuyến mãi cũng như những sự thay đổi về giá cả để có sự chuẩn bị phù hợp, như đặt hàng dự trữ hay chọn các chương trình khuyến mại phù hợp với cửa hàng.
Khi nhận hàng của các công ty phân phối, kế toán vừa nhận hàng, vừa so sánh đơn hàng với bảng kê đặt hàng của công ty, tránh hiện tượng đặt thừa, nhồi hàng. Kế toán kiểm tra date của cá mặt hàng mỹ phẩm và một số hàng bán chậm. Tránh hiện tượng nhận phải hàng cận date, hết date. Đồng thời khi nhận hàng, kế toán ghi mã của hàng lên đơn để tiện cho việc nhập hàng cũng như tránh nhầm lẫn giữa các hàng khi kiểm hàng.
Kế toán sẽ kiểm tra hàng khuyến mại theo bảng kê đi kèm hóa đơn để xác minh số lượng thực tế với số lượng trên đơn. Hàng khuyến mại sau đó được chuyển vào kho và được theo dõi trên sổ chi tiết của Thủ kho. Khi xuất kho cho các cửa hàng, Thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê, viết phiếu xuất nội bộ để theo dõi.
Các đơn hàng sẽ được đóng dấu và ký xác nhận của kế toán là đã kiểm hàng, hẹn ngày thanh toán, đồng thời được ghi vào sổ nhập hàng và lấy chữ ký xác nhận của người giao hàng.
Các đơn hàng trên sau đó được chuyển lên phòng kế toán để nhập vào máy. Công ty áp dụng phần mềm kế toán để tiện cho việc theo dõi và kiểm tra. Sau khi nhập xong, kế toán đóng dấu là đã nhập vào đơn, tránh hiện tượng nhập đơn nhiều lần dẫn đến sai sót.
Hình thức thanh toán của công ty là thanh toán trực tiếp và chuyển khoản (đối với đơn hàng trên 20 triệu) Thời gian thanh toán có thể là thanh toán ngay, hẹn ngày thanh toán (ngày 15 và 25 hàng tháng). Riêng đối với các đơn hàng lớn của công ty TNHH Trường Hà, công ty TNHH Phú Thái… hình thức thanh toán là 3 ngày kể từ khi giao hàng (không tính thứ 7, chủ nhật) và thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng.
Các mặt hàng đều có giá niêm yết giá người tiêu dùng là mức giá trần, giá bán lẻ cao nhất mà công ty phân phối đưa ra cho người tiêu dùng. Đồng thời các nhà phân phối cũng chiết khấu cho công ty dựa trên giá niêm yết của người tiêu dùng từ 10% đến 30%, sau đó kế toán làm giá có thể điều chỉnh chiết khấu cho khách hàng từ 5% đến 10% tùy loại hàng, có một số mặt hàng mỹ phẩm đặc biệt như một số dầu
gội nhập nước ngoài, nếu công ty nhập lô hàng lớn, hay chọn chương trình khuyến mãi được chiết khấu cao sẽ tiến hàng chiết khấu thêm cho khách. Các chương trình có thể được chiết khấu tới 30% cho khách hàng.