m t h th ng KSNB ho t đ ng có h u hi u thì t ng quy trình c th ph i ho t đ ng h u hi u m i gi m b t r i ro và t o đi u ki n cho t ch c đ t đ c m c tiêu đ t
ra. quy trình mua hàng và n ph i tr ho t đ ng hi u qu h n thì c n ph i b sung m t s đi m nh sau:
- Th c hi n phân công trách nhi m đ y đ tránh đ m t nhân viên kiêm nhi m nhi u v trí khác nhau, c n tách bi t gi a ch c n ng mua hàng v i xét duy t mua hàng, xét
duy t ch n nhà cung c p v i ch c n ng đ t hàng, b o qu n hàng v ighi s k toán.
- Gi y đ ngh mua hàng ph i đ c đánh s th t liên t c tr c khi s d ng và đ c ng i ph trách đ ngh mua hàng l u gi đ có th d dàng theo dõi hàng hóa đã đ ngh mua.
- DN nên phân công ng i ch u trách nhi m đ ngh mua hàng đ tránh tình tr ng đ ngh mua hàng trùng l p nhi u l n.
- B ph n mua hàng sau khi nh n đ c gi y đ ngh mua hàng và c n c vào t ng m t hàng mà yêu c u nhà cung c p g i báo giá. Ph i nh n ít nh t ba b ng báo giá t nhà cung c p và t đó phân tích, đánh giá đ ch n nhà cung c p hàng có ch t l ng và giá c h p lỦ nh t. Nhà cung c p ph i do ng i có th m quy n phê duy t s h n ch tiêu c c có th x y ra là có s thông đ ng gi a nhân viên và nhà cung c p.
- DN nên hoán đ i v trí c a nhân viên mua hàng đ tránh tình tr ng m t nhân viên
có quan h v i m t s NCCtrong th i gian dài đ h ng hoa h ng t nhà cung c p.
- n đ t hàng do b ph n thu mua l p đ c d a trên gi y đ ngh mua hàng và k t qu ch n nhà cung c p đã đ c phê duy t. n đ t hàng ph i đ c l p thành 5 liên:
1 liên l u t i b ph n mua hàng theo th t ngày đ t hàng đ ki m tra vi c th c hi n,
1 liên đ c g i cho nhà cung c p đ đ t hàng, 1liên g i cho b ph n đ ngh mua
hàng đ thông báo là hàng đã đ c đ t mua. B ph n đ ngh mua hàng ki m tra đ n đ t hàng có sai sót gì không và thông báo ngay cho b ph n thu mua, 1 liên g i cho b ph n nh n hàng hay th kho đ ki m tra khi nh n hàng. N u có h p đ ng thì g i kèm theo h p đ ng cho th kho, 1 liên g i cho k toán công n đ đ i chi u v i hóa
đ n và thanh toán ti n cho nhàcung c p.
- Khi nh n hàng, nhân viên nh n hàng ph i ki m tra ch t l ng, quy cách, s l ng...phù h p v i đ n đ t hàng. N u có s khác bi t v i đ n đ t hàng b ph n nh n hàng có th t ch i nh n hàng ho c l p biên b n ghi nh n s vi ccó ch kỦ c a
hai bên đ làm b ng ch ng x lỦ. Phi u nh p kho ph i đ c l p d a trên đ n đ t hàng, hóa đ n mua hàng và biên b n nh n hàng. N u hàng đ c giao theo đúng nh th a thu n, th kho c n l p báo cáo nh n hàng và l p thành 3 liên:
+ M t liên l u t i b ph n nh n hàng hay kho
+ M t liên g i cho k toán thanh toán đ đ i chi u v i hóa đ n, đ n đ t hàng, h p đ ng …đ làm ch ng t thanh toán cho nhà cung c p.
+ M t liên g i cho b ph n thu mua đ ki m tra.
- ki m soát t t, b ph n nh n hàng c n ph i đ c l p v i b ph n đ t hàng.
- Khi nh n hóa đ n mua hàng, k toán thanh toán ph i đ i chi u gi a hóa đ n v i đ n đ t hàng, h p đ ng, báo cáo nh n hàng…đ đ m b o hàng đã đ c nh n theo
đúng s l ng, ch t l ng, giá c theo yêu c u và đ c xét duy t đ y đ .
- C n ph i l u hóa đ n theo th t c a th i h n thanh toán, k toán thanh toán nên đ i chi u s hóa đ n đã nh n v i nh ng hóa đ n đã nh n tr c đó đ tránh tr ng h p nhà cung c p g i hóa đ n đ n hai l n.
- B ch ng t thanh toán thông th ng ph i đ y đ : Gi y đ ngh thanh toán, đ n đ t hàng hay h p đ ng kinh t , hóa đ n mua hàng, báo giá và ch n nhà cung c p đã đ c duy t, biên b n ki m tra ch t l ng hàng hóa, biên b n giao nh n hàng hóa, phi u nh p kho.
Qua k t qu nghiên c u th c tr ng KSNB c a chu trình mua hàng và thanh toán đ ho t đ ng mua hàng và thanh toán ho t đ ng t t h n c n th c hi n theo (ph l c
3- quy trình mua hàng thanh toán).
d. Ki m soát quy trình bán hàng – thu ti n
Chu trình bán hàng –thu ti n là m t chu trình quan tr ng, nó không nh ng nh h ng đ n công tác s d ng v n c a doanh nghi p có hi u qu hay không mà còn đ m b o các thông tin tài chính cung c p k p th i, trung th c đáp ng nhu c u ra
quy t đ nh c a nhà qu n lỦ. Vì v y đ quy trình doanh thu, công n t i các công ty g t i T nh Bình D ng ho t đ ng hi u qu h n, c n b sung m t s đi m nh sau:
- tránh gian l n và b l m d ng, DN ph i phân chia tách bi t t ng ch c n ng không th kiêm nhi m gi a ch c n ng k toán công n và k toán thu ti n, b ph n xét duy t bán ch u hay ng i có th m quy n thay đ i m c chi t kh u, giá bán ph i đ c l p v i nhân viên bán hàng, tách bi t gi a b ph n bán hàng và b ph n thu ti n.
- Doanh nghi p c n ph i quy đ nh rõ h n m c n và thành l p b ph n xét duy t bán ch u vì khâu này r i ro r t caotình tr ng chi m d ng v n gi a các công ty v i nhau ngày càng nhi u, c n ph i xây d ng m t chính sách bán ch u thích h p đ b o v tài s n c a DN và th ng xuyên c p nh t nh ng thay đ i cho phù h p d a vào nh ng thông tin nh : lo i hình kinh doanh, kh n ng tài chính c a khách hàng (KH), tình
hình kinh doanh, t cách pháp nhân.
- Khi khách hàng có nhu c u mua hàng, nhân viên bán hàng ph i l p l nh bán hàng
thành 5 liên và ph i g i l nh bán hàng cho b ph n xét duy t bán ch u đ xét duy t tr c khi bán hàng nh m tránh r i ro khách hàng không tr đ c n quá cao.
- Khi giao hàng xong k toán c n l p hóa đ n ngay nh m tránh r i ro quên không l p hóa đ n hay l p sai hóa đ n. Khi l p hóa đ n, k toán c n c n c vào ch ng t v n
chuy n đã đ c khách hàng kỦ, đ n đ t hàng, h p đ ng (n u có) đ l p tránh r i ro
sai sót.
- Nh m tránh sai sót và gian l n n ph i thu c a khách hàng, DN c n ph i g i thông báo n cho khách hàng và đ i chi u công n th ng xuyên v i khách hàng.
- nh k , DN c n l p b ng phân tích s d n theo tu i n , phân lo i các kho n ph i
thu và s p x p theo t ng đ i t ng khách hàng nh m giúp đ n v ng n ch n sai ph m và thi t l p chính sách bán ch u phù h p h n.
- C n c vào b ng phân tích s d n ph i thu theo tu i n , DN c n ban hành chính sách l p d phòng n ph i thu khó đòi phù h p theo đúng chu n m c và ch đ k toán hi n hành và đ c phê chu n b i ng i qu n lỦ có th m quy n, nh v y m i ph n nhđúng tình hình tài chính c a công ty và có quy t đ nh kinh doanh đúng đ n. Qua k t qu kh o sát, đ th t c bán hàng –thu ti n t t h n xin đ c ki n ngh :
(Ph l c 4 –quy trình bán hƠng thu ti n)
3.2.1.7 Gi i pháp đ i v i thông tin vƠ truy n thông
H th ng thông tin và truy n thông là y u t không th thi u trong vi c ki m
soát DN. h th ng thông tin và truy n thông hi u qu , đ n v c n ph i:
- h th ng thông tin k toán cung c p thông tin k p th i, đ y đ , chính xác và vi c qu n lỦ đi u hành tài chính h p lỦ, các DN c n xây d ng và ban hành nh ng quy đ nh v công tác k toán qu n tr , thi t l p h th ng báo cáo k toán qu n tr . K toán
qu n tr giúp cung c p thông tin v ho t đ ng qu n lỦ n i b c a công ty nh phân tích đánh giá tình hình th c t v i k ho ch v doanh thu, chi phí, l i nhu n…nh m đ a ra nh ng quy t đ nh kinh doanh đúng đ n. K toán qu n tr giúp Ban qu n lỦ ki msoát hi u qu ho t đ ng c a doanh nghi p.
- Lãnh đ o DN c n ph i h p v i nhân viên thi t l p m t h th ng d li u bao g m: so n th o các qui trình, v n b n, lu t l quy đ nh trong n i b DN chi ti t rõ ràng đ n các phòng ban và ph bi n r ng rãi cho m i c p đ u hi u và th c hi n theo.
- a d ng cách truy n thông nh : xây d ng m ng thông tin đi n t n i b , g i email.. - Áp d ng h th ng thông tin vào ho t đ ng kinh doanh nh : gi i thi u và bán hàng hóa qua m ng. Khách hàng có th đ c t v n và đ t hàng qua h th ng m ng giúp ho t đ ng bán hàng nhanh chóng và thu n ti n.
- Các DN c n l p đ t thùng th góp Ủ hay h p th đi n t đ nhân viên có th ph n ánh, khi u n i nh ng hành vi sai trái gây nh h ng đ n DN. Khách hàng góp Ủ hay than phi n v s n ph m và d ch v ph c v .
- Khi phát hi n hành vi gian l n, s ki n b t th ng …nhân viên báo cáo nh ng hành vi này b ng cách g i mail cho lãnh đ o đ thông báo. Nh ng thông tin này ph i đ c gi bí m t và b o v h .
- b o m t d li u, tránh s truy c p c a nh ng đ i t ng không có th m quy n, DN c n l p đ t h th ng b o v d li u, có ph ng pháp l u tr d li u đ m b o khi
có s c x y ra d li u đ c ph c h i nhanh chóng và ho t đ ng bình th ng.
- Các công ty c n tham gia vào các h i ch chuyên ngành nh m qu ng bá, gi i thi u s n ph m và tìm ki m đ i tác.
3.2.1.8 Gi i pháp nơng cao ho t đ ng giám sát
M t h th ng KSNB n u thi u s ki m tra giám sát t t thì h th ng đó s m t d n tính h u hi u. Th c hi n giám sát th ng xuyên và giám sát đ nh k là quá trình
theo dõi và đánh giá ch t l ng c a h th ng KSNB. ho t đ ng giám sát t i doanh nghi p g T nh Bình D ng đ c hi u qu c n ph i:
- Thông qua các báo cáo ho t đ ng c a t ng b ph n nh báo cáo mua hàng, bán hàng, s n xu t, báo cáo tài chính…giúp k toán phát hi n ra nh ng sai l ch th c t so v i k ho ch k p th i, đ a ra nh ng bi n pháp kh c ph c thích h p.
- C n so sánh ch tiêu trên báo cáo tài chính các ch s th c t và k ho ch nh m phát hi n nh ng sai l ch và có bi n pháp đ i phó k p th i, t đó đi u ch nh m c tiêu s m nh cho phù h p v i tình hình th c t .
- Xây d ng m t c c u t ch c thích h p, phân chia quy n h n và trách nhi m gi a
các cá nhân, t o s giám sát l n nhau nh m ng n ng a nhân viên gian l n, sai sót.
- Th ng xuyên t ch c ki m kê tài s n và đ i chi u s li u trên s sách và s li u th c t nh mphát hi n ra chênh l ch và x lỦ k p th i.
- Hàng tháng, doanh nghi p c n ph i quy đ nh nhân viên l p báo cáo hoàn thành nhi m v n p cho lãnh đ o qua mail. Qua đó, lãnh đ o s bi t nhân viên có có tuân th các nguyên t c, quy đ nh c a doanh nghi p đ t ra hay không.
- Ti p nh n Ủ ki n ph n h i, góp Ủ t bên ngoài c a khách hàng, nhà cung c p, ki m
toán viên, đây là nh ng thông tin h u ích giúp phát hi n nh ng sai sót, khi m khuy t c a h th ng KSNB.
Th c hi n t t vi c giám sát đ nh k :
Giám sát đ nh k có th đ c th c hi n d i hình th c t đánh giá, lãnh đ o b ph n đánh giá v môi tr ng ki m soát và nhân viên s t đánh giá tính h u hi u các th t c ki m soát và m c đ hoàn thành c a công vi c mà h đang th c hi n. Lãnh
đ o đ n v là ng i ki m tra, xem xét l i k t qu đánh giá.
Nên xây d ng h th ng ki m toán n i b đ th c hi n giám sát đ nh k . ng th i, n u c n thi t nên m i ki m toán viên đ c l p đ ki m tra ho t đ ng c a DN nh m phát hi n nh ng y u kém c a h th ng KSNB đ ban lãnh đ o đ a ra nh ng gi i pháp đi u ch nh k p th i.
3.3 M t s h n ch vƠ h ng nghiên c u ti p theo
Báo cáo COSO n m 1992 và n m 2004 đ c xây d ng trên c s kh o sát các
DN l n và r t l n t i Hoa K v i quy mô r t khác so v i lo i hình DN Vi t Nam
Vì lỦ do th i gian, thông tin và d li u còn h n ch , kh o sát c m u nh nên tác
gi ch a phân tích riêng th c tr ng và đ a ra gi i pháp c a t ng lo i hình doanh nghi p, ch a đ a mô hình 7S, phân tích chu i giá tr và mô hình SWOT vào đ phân tích r i ro trong ph n gi i pháp đ nâng cao hi u qu c a h th ng KSNB c a các doanh nghi p g . N u lu n v n đ c đ a vào nghiên c u ti p, tác gi s đ a nh ng
mô hình trên vào phân tích đ làm rõ nh ng h n ch và đ a ra nh ng gi i pháp phù h p nh t.
3.4 Các gi i pháp đ i v i doanh nghi p
- Nhà qu n lỦ c n ph i có quan đi m rõ ràng v r i ro, vi c qu n lỦ t t các r i ro là đi u ki n tiên quy t cho m i thành công c a doanh nghi p. n v ph i Ủ th c r ng r i ro luôn t n t i và đ n v ph i đ i m t th ng xuyên. Vi c Ủ th c đ c đi u này s giúp đ n v đ m b o th c hi n đ c 4 m c tiêu c a qu n tr r i ro.
- đánh giá đ c m c đ c a r i ro, nhà qu n lỦ c n xây d ng nh ng tiêu chu n đ đánh giá r i ro, m c r i ro nào có th ch p nh n đ c. Khi xây d ng chi n l c c n