1. 1L ch s hình thƠnh vƠ phát tri n:
1.3.6.3 Phơn chia trách nhi hp lỦ
Xu t phát t th c t là m t hành vi sai sót hay gian l n ch có th x y ra khi có nh ng c h i hay đi u ki n thu n l i. Do v y, đ h n ch các sai sót và gian l n c n ph i h n ch t i đa các c h i này.Vi c phân chia trách nhi m yêu c u:
- M t là, không đ cho m t cá nhân n m t t c các khâu c a m t quy trình nghi p v t khi phát sinh cho đ n khi k t thúc.
- Hai là, ph i tách bi t gi a các ch c n ng sau:
+ Ch c n ng xét duy t (phê chu n) nghi p v và ch c n ng b o qu n tài s n: ngh a là
ng i đ c giao nhi m v phê chu n nghi p v không đ c kiêm b o qu n tài s n vì
t o kh n ng thâm l m tài s n.
+ Ch c n ng k toán và ch c n ng b o qu n tài s n: t c là không đ ng i ghi chép s sách k toán l i kiêm luôn vi c b o qu n các tài s n này
+ Ch c n ng xét duy t nghi p v và ch c n ng k toán: t c là không đ ng i có th m quy n xét duy t, đ ng Ủ cho phép th c hi n nghi p v kiêm luôn vi c ghi s k
toán.
Ki m soát quá trình x lỦ thông tin vƠ các nghi p v :
Các h th ng thông tin ngày nay đ c x lỦ ph n l n b ng các ch ng trình trên máy tính k t h p v i m t s th t c đ c x lỦ th công b i con ng i. Vì v y quá trình x lỦ thông tin có th chia làm 2 lo i: ki m soát chung và ki m soát ng d ng.
a. Ki m soát chungbao g m ki m soát ho t đ ng c a trung tâm d li u, các ph n m m h th ng, ki m soát truy c p và ki m soát các h th ng ng d ng.
b. Ki m soát ng d nglà ho t đ ng ki m soát áp d ng cho t ng h th ng c th .
Thí d nh quá trình bán hàng, mua hàng, qu n lỦ công n hay chi phí. Ki m soát ng d ng ph i b o đ m d li u đ c nh p và x lỦ m t cách chính xác, đ y đ c ng nh phát hi n các d li u không h p lỦ hay ch a đ c xét duy t c a nhà qu n lỦ. S d ng ch ng t đ c đánh s tr c c ng góp ph n ki m soát d li u đ u vào. Thông
th ng t i doanh nghi p các hóa đ n bán hàng, phi u đ ngh mua hàng hay đ n đ t hàng, phi u nh p kho, xu t kho đ u đ c đánh s tr c đ ki m soát. Vi c trùng l p
ki m tra t đ ng và nhanh chóng. B t c hành đ ng truy c p h th ng, s a đ i hay
truy xu t d li u đ u đ u đ c ghi l i trên nh t kỦ đ b o b o xác minh ngu n g c khi có s c . ki m soát m t cách hi u qu có th k t h p ki m soát b ng máy tính và ki m soát th công. Ch ng h n các báo cáo in ra t máy s đ c m t nhân viên đ c l p ki m tra l i v i các ch ng t g c t i doanh nghi p.Ki m soát ng d ng liên quan t i t ng ho t đ ng (mua, bán, s n xu t…) c a doanh nghi p vì v y r t đa d ng trên th c t .
Ki m soát ch ng t , s sách
- Các ch ng t ph i đ c đánh s liên t c tr c khi s d ng.
- Ch ng t c n đ c l p ngay khi nghi p v v a x y ra, ho c càng s m càng t t.
- C n thi t k ch ng t đ n gi n, rõ ràng d hi u và có th s d ng cho nhi u công d ng khác nhau.
- Ph i t ch c luân chuy n ch ng t khoa h c và k p th i.
- N u ghi chép th công, s sách c n ph i đóng ch c ch n, đánh s trang liên t c, quy đ nh nguyên t c ghi chép, có ch kỦ xét duy t c a ng i ki m soát…
- T ch c l u tr , b o qu n tài li u k toán khoa h c, an toàn, đúng qui đ nh và đ dàng truy c pkhi c n thi t.
Phê chu n đúng đ n cho các nghi p v ho c ho t đ ng
Vi c phê chu n các lo i nghi p v ph i đúng đ n và c n b o đ m t t c các nghi p v ho c ho t đ ng ph i đ c phê chu n b i m t nhân viên qu n lỦ trong
ph m vi quy n h n cho phép.