5. Kết cấu của đề tài:
3.2.4.Xây dựng hệ thống báo cáo phân tích đo lường RRHĐ
Một trong những tồn tại lớn nhất trong công tác quản trị RRHĐ của HDBank Cần Thơ đã được trình bày tại chương hai là khâu phân tích và đo lường các RRHĐ thể hiện thông qua hệ thống báo cáo của HDBank phục vụ cho quản trị RRHĐ còn đang trong quá trình xây dựng, rất sơ sài, hệ thống báo cáo MIS còn nhiều bất cập.
Để thực hiện giám sát RRHĐ, đòi hỏi HDBank Cần Thơ phải có hệ thống báo cáo RRHĐ phản ánh việc thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối thông tin rủi ro cho từng mảng nghiệp vụ tương ứng trong toàn hệ thống HDBank. HDBank nên phân nhóm và quản lý tập trung các loại RRHĐ có cùng mức độ ảnh hưởng và tần suất, từ đó đề ra các biện pháp xử lý tương ứng với tần suất và mức độ ảnh hưởng của từng nhóm RRHĐ đó. Để quản lý một cách có phương pháp và có hệ thống các sự cố rủi ro tác nghiệp theo từng mảng nghiệp vụ, các loại tổn thất đã xảy ra, các nhóm báo cáo RRHĐ sau cần được thực hiện:
a/ Báo cáo thống kê về các trường hợp lỗi có cùng tính chất theo từng mảng nghiệp vụ do các phòng ban nghiệp vụ tác nghiệp thực hiện.
Các báo cáo thống kê được lập ra trên cơ sở sử dụng hai phương pháp đo lường: đo lường định tính và đo lường định lượng.
-Đo lường định tính: là việc đánh giá, nhận xét về mức độ của các loại rủi ro.Các loại rủi ro được đo lường bằng cách định tính như: rủi ro về cán bộ, về qui trình văn bản chế độ, về hệ thống hỗ trợ, về các yếu tố bên ngoài.Cách thức đo lường định tính là việc cán bộ hoàn thiện các Bảng câu hỏi điều tra hoặc các biểu mẫu báo cáo thống kê chi tiết theo nhóm rủi ro theo tần suất và mức độ ảnh hưởng của từng nhóm.
-Đo lường định lượng: là việc đánh giá bằng số liệu cụ thể về mức độ rủi ro và tổn thất của từng loại rủi ro.Các loại rủi ro có thể được đo lường bằng cách định lượng như: lỗi và sai sót trong các qui trình xử lý, hệ thống hỗ trợ, yếu tố bên ngoài.Cán bộ cá phòng ban đánh giá mức độ rủi ro và tần xuất xảy ra rủi ro theo các biểu mẫu thống kê theo nhóm rủi ro: các lỗi sai sót trong nội bộ NH và các lỗi sai sót do bên ngoài.
b/ Báo cáo các chỉ số rủi ro chính yếu (KRI).
Báo các các KRI được lập trên cơ sở thông tin của báo cáo nhóm (a) do các phòng ban xây dựng. Đây là báo cáo do phòng quản lý RRHĐ-HSC thực hiện để hỗ trợ cho Ban lãnh đạo trong việc đưa ra giải pháp kiểm soát rủi ro và các điều chỉnh các chính sách cho phù hợp.Thông tin để lập các Báo cáo chỉ số rủi ro chính yếu được khai thác từ các nguồn sau:
- Từ việc phân tích các sự kiện tác nghiệp (tổn thất, sự cố, các than phiền của khách hàng) có ảnh hưởng tới quá trình tác nghiệp
- Từ việc phân tích các dữ liệu bên ngoài có liên quan và từ việc phân tích viễn cảnh: các sự cố và tổn thất lớn liên quan đến hoạt động NH xảy ra tương tự trong các mảng kinh doanh hoặc các quốc gia khác
- Bằng chứng của các báo cáo kiểm toán: ghi nhận về việc thiếu biện pháp kiểm soát, thiếu chuyên gia, bằng chứng về rủi ro gian lận và các dữ liệu khác trong việc kiểm soát từ xa.
- Ý kiến chuyên gia về chấm điểm rủi ro và các thông tin định lượng khác về các vấn đề then chốt: phỏng vấn những người tạo ra rủi ro, các nhà phân tích, kiểm toán, chuyên viên tuân thủ...
- Từ việc phân tích hành vi và phàn nàn của KH: báo cáo của trung tâm VCC, email, khảo sát thương mại, các phàn nàn của KH được ghi nhận từ các chi nhánh...
- Dữ liệu cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ và các thông tin khác
- Dữ liệu nội bộ liên quan đến kinh doanh và tổ chức: các chỉ số kinh doanh như doanh thu/sản phẩm hoặc kênh sản phẩm, tổng thu cập, thu nhập bình quân, số lượng các chi nhánh...
- Các dữ liệu bên ngoài về môi trường kinh tế, đặc thù quốc gia: GDP, dữ liệu chung của ngành, chỉ số gian lận hệ thống...
Các báo cáo sự cố bất ngờ được lập ra khi rủi ro đã xảy ra và đã có tổn thất. Một hồ sơ sự cố bất ngờ bao gồm các tài liệu sau:
- Các tài liệu bằng chứng liên quan đến việc (i) Xác định tổn thất thực tế (ii) Đưa ra biện pháp giải quyết
- Các biên bản làm việc giải quyết. - Các biên bản họp hội đồng xử lý sự cố.
HDBank cần qui định rõ các loại sự cố RR tác nghiệp cần phải lập báo cáo sự cố, tần suất báo cáo ( tức thời, tháng…), thiết lập và tổ chức qui trình báo cáo về sự cố.Ví dụ, một số loại sự cố sau được yêu cầu cần phải báo cáo ngay lên phòng QLRRHĐ – HSC bao gồm:
• Các sự cố thực tế với tổn thất từ 10 triều đồng trở lên.
• Vi phạm các qui định và gian lận nội bộ thì cần báo cáo ngay không kể qui mô do các rủi ro này có ngưỡng chấp nhận bằng 0.
• Các yêu cầu đòi bồi thường chưa được giải quyết cho khách hàng.
• Các sự cố có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý với yêu cầu bồi thường lớn hơn 5 tỷ VND.
• Các sự cố có thể dẫn đến các ấn phẩm báo chí gây ảnh hưởng xấu hoặc có tác động tiêu cực đến uy tín của ngân hàng.
• Các tình huống suýt nữa thì gây tổn thất với mức có thể là 100 triệu đồng nhưng đã được tránh bằng cách áp dụng các biện pháp kiểm soát sự cố một cách có hiệu quả và đã không dẫn tới tổn thất thực tế.
Một vấn đề mà HDBank cần phải nhận thức rõ là các báo cáo rủi ro được lập từ chính các phòng/ban kinh doanh nơi trực tiếp tạo ra các rủi ro. Phòng Quản lý RRHĐ tại HSC có nhiệm vụ đầu mối hỗ trợ triển khai các qui trình và thúc đẩy việc tạo lập được các báo cáo có ý nghĩa, tự động hoá công tác lập báo cáo. Phòng quản lý RRHĐ tại HSC là nơi tổng hợp và phân tích các báo cáo cuối cùng nhằm cung cấp các chỉ số cơ bản nhất và báo cáo cấp 1 cho ban điều hành