5. Cấu trúc luận văn
3.1.3. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban của Công ty
Công ty Cổ phần Thương mại Xăng dầu Việt Nam được tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tôn trọng pháp luật, thực hiện chế độ thủ trưởng
31
quản lý, điều hành kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Bộ máy tổ chức quản trị của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, tổ chức điều hành tất cả các hoạt động của Công ty là Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật.
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Doanh nghiệp
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và đạt được mức lợi nhuận cao nên tổ chức bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ bao gồm: Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, Tổng giám đốc và các phòng ban.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KHO VẬN PHÒNG KINH DOANH
32
Tổng giám đốc Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Báo cáo trước hội đồng quản trị về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh.
- Quản lý và điều hành công ty theo định hướng và mục tiêu do Hội đồng quản trị đề ra.
- Giám sát, đôn đốc toàn bộ các hoạt động của công ty.
- Chỉ đạo các bộ phận hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. - Tìm hướng phát triển công ty.
Quyền hạn:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh, trừ các vấn đề thuộc quyền của Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết đinh của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty.
- Bổ nhiệm, bãi nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật các chức danh trong Công ty.
- Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong Công ty. - Tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng lao động phù hợp với quy định pháp luật và với nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Đại diện Công ty ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh thương mại.
33
- Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của điều lệ Công ty và pháp luật.
Ban kiểm soát
- Thực hiện giám sát hội đồng quản trị, tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty, chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của Công ty.
- Xem xét sổ kế toán và tài liệu của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết.
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ khác theo pháp luật và điều lệ của Công ty.
Phòng hành chính nhân sự
o Chức năng, nhiệm vụ
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan.
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt. - Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động. - Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công ty nghỉ việc.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CNV lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc.
34
o Trưởng phòng nhân sự
Trách nhiệm và quyền hạn:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.
- Lập ngân sách nhân sự.
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các giải pháp khuyến khích - kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
- Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
- Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty. - Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chính của công ty.
Phòng kinh doanh Chức năng:
- Tìm kiếm nguồn hàng cho Công ty.
35
- Lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm của Công ty từ các đơn hàng nhận được.
- Thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc, hỗ trợ cho các bộ phận khác về kinh doanh, tiếp thị, thị trường, lập kế hoạch, tiến hành các hoạt động kinh doanh.
- Tham gia xây dựng Hệ thống quản lí chất lượng, hệ thống quản lí môi trường và trách nhiệm xã hội tại công ty.
Nhiệm vụ:
- Khai thác thị trường và tìm kiếm khách hàng. - Đàm phán ký kết hợp đồng.
- Thực hiện hợp đồng.
- Duy trì và phát triển quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng.
o Trưởng phòng kinh doanh Nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp việc cho Ban Lãnh đạo công ty.
- Trực tiếp xây dựng, báo cáo và phân tích chiến lược kinh doanh cho các sản phẩm của công ty.
- Giám sát, quản lý toàn bộ các hoạt động của phòng Kinh doanh. - Quan hệ đối tác, khách hàng.
Quyền hạn:
- Được quyền thừa lệnh Tổng giám đốc yêu cầu các bộ phận nghiệp vụ tiến hành thực hiện kế hoạch kinh doanh và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan tới khách hàng.
- Có quyền đề xuất về việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, nâng lương, xử lý CB trong nội bộ phòng.
36
- Được quyền sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho nhân viên mình phụ trách phù hợp với yêu cầu công việc và khả năng trình độ của từng người.
- Được quyền đề xuất, nâng lương và các phúc lợi khác cho CBNV. - Quyết định những vấn đề thuộc phạm vi quản lý trong khuôn khổ quy định của công ty.
- Đề xuất ý kiến, kiến nghị với Ban Lãnh đạo Công ty những vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Được quyền đề nghị, yêu cầu các cá nhân, phòng ban cung cấp thông tin giúp đỡ hoặc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến phòng Kinh doanh.
- Được quyền đề xuất điều kiện làm việc đáp ứng được yêu cầu công việc. - Được quyền từ chối thực hiện các nhiệm vụ được giao trái với quy định của pháp luật.
Phòng kho vận Nhiệm vụ:
- Quản lý, phân công các công việc cụ thể cho các nhân viên giao nhận trong bộ phận mình phụ trách.
- Cùng cán bộ phụ trách triển khai các nội dung công việc, quy cách xếp dỡ hàng hóa, các quy trình sản xuất về vận tải tới nhân viên giao nhận.
- Trực tiếp nhận phân công công việc của bộ phận quản lý, liên hệ với khách hàng theo yêu cầu cụ thể của công việc.
- Nhập, xuất hàng hoá theo các yêu cầu, quy định xuất, nhập (số lượng, chất lượng, cơ cấu, chủng loại…).
- Thông báo kết hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết khi xảy ra những phát sinh.
- Lập và gửi báo cáo cho các bộ phận liên quan và chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo.
37
- Bảo quản hàng hoá theo quy định chung.
- Cùng cán bộ lãnh đạo và các cán bộ nghiệp vụ liên quan giải quyết các thương vụ phát sinh.
- Đôn đốc và cùng nhân viên giao nhận hoàn tất các chứng từ liên quan để hoản trả về bộ phận nghiệp vụ theo quy định.
- Thu nộp và làm các chứng từ thanh toán liên quan đến công việc được giao.
- Báo cáo định kỳ theo quy định của Phòng và công ty về tình hình hoạt động của bộ phận.
- Chịu trách nhiệm về các công việc được giao.
- Góp ý, đề xuất các ý kiến nhằm hoàn thiện các khâu trong điều hành, tổ chức thực hiện sản xuất của Công ty.
- Báo cáo định kỳ tiến độ thực hiện thông báo lệnh về phòng chức năng. - Thực hiện các công việc khác theo sự điều động của Ban Lãnh đạo Công ty.
Phòng kế toán tài chính Chức năng:
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán...
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu.
38
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty.
- Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho BTGĐ Công ty.
o Trưởng Phòng Kế toán Tài chính (Kế toán trưởng) Nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng:
- Quản lý, điều hành Phòng Tài chính kế toán nhằm thực hiện đúng các yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và yêu cầu Quản trị của Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty.
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty.
- Tổ chức ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng (nếu có).
39
- Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp… của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty.
- Theo dõi phản ánh đúng tình hình tài chính của Công ty.
- Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty và các đơn vị trực thuộc (nếu có).
Phòng kỹ thuật
- Chịu trách nhiệm về kỹ thuật đối với hàng hóa xuất ra cũng như nhập vào, đảm bảo chất lượng hàng hóa xuất ra đúng như cam kết với khách hàng và hàng hóa nhập vào đúng theo TCVN.
- Tiến hành làm hóa nghiệm hoặc thuê hóa nghiệm, gửi mẫu hóa nghiệm cho khách hàng theo mỗi chuyến hàng.