Các dạng vùng tiêu chuẩn
a. Tiêu chuẩn số : ô điều kiện có kiểu số. Ví dụ: tiêu chuẩn Số con bằng 2
b. Tiêu chuẩn chuỗi: ô điều kiện có kiểu chuỗi. Ví dụ: tiêu chuẩn Chức vụ là "GD": trong ô điều
kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hoặc *. Ví dụ : tiêu chuẩn Tên bắt đầu bằng "H".
c. Tiêu chuẩn so sánh: ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh. Ví dụ: tiêu
chuẩn Số con lớn hơn 2.
d. Tiêu chuẩn công thức: ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trường hợp này cần chú ý:
- Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng Database.
- Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên để so sánh. Ví dụ: tiêu chuẩn ký tự đầu tiên của tên khác "H". Công thức trong ô điều kiện là: =LEFT(C2,1)<>"H".
e. Liên kết tiêu chuẩn: Có thể tìm, kiếm, xoá hay rút trích các mẫu tin trong vùng Database
Đào tạo theo tín chỉ
- Ví dụ: Số con bằng 1 và Chức vụ là NV hay Số con lớn hơn 2 và Chức vụ là GD.
Tìm kiếm, rút trích và xóa cơ sở dữ liệu (sử dụng AutoFilter và advanced Filter)
1. Tìm kiếm: thao tác này chỉ cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria, không cần tạo
vùng Extract.
- Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database.
- Thực hiện lệnh : Data/ chọn nút Advanced (như hình vẽ)
Một hộp thoại xuất hiện
- Chọn: Filter the list, in place ở mục Action (hiển thị những mẫu tin thoả mãn điều kiện ngay trên vùng CSDL)
- Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp : List Range - Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp: Criteria Range
- Gõ Enter hay chọn OK, các mẫu tin không thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, chỉ trình bày các mẫu tin thoả mãn điều kiện.
2. Rút trích
- Trong thao tác này cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria và vùng Extract. - Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database
Đào tạo theo tín chỉ
- Thực hiện vào menu Data/ chọn nút Advanced. Hộp thoại như chức năng tìm kiếm hiện ra.
- Chọn Copy to Another Location ở mục Action. - Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range - Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp: Criteria Range
- Xác định địa chỉ các tiêu đề của vùng Extract vào hộp: Copy to
- Gõ Enter hay chọn OK, các mẫu tin thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ được chép vào vùng Extract
♦ Nếu chọn Unique Records Only: các mẫu tin giống nhau trong vùng trích chỉ tồn tại một mẫu tin
♦ Nếu không chọn Unique Records Only: trích đầy đủ các mẫu tin thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
3. Xoá: thực hiện các bước như thao tác tìm kiếm
- Sau khi trong vùng CSDL liệt kê các mẫu tin thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria, chọn các dòng này và thực hiện lệnh Edit/Delete Row
- Thực hiện lệnh Data/Filter/Show All để trình bày trở lại các mẫu tin bị dấu.
12.2. Biểu đồ, đồ thị
Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích. Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú…