CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN
3.2.2. Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng trong cơ cấu của tài sản ngắn hạn, nó trực tiếp ảnh hưởng đến vòng quay của tài sản ngắn hạn và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Biện pháp để nâng cao hiệu quả hàng tồn kho của Công ty là:
Thứ nhất: Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học
Đây là một trong những yếu tố giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiếm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các Công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi.
Thứ hai: Thường xuyên kiểm kê hàng hóa theo định kỳ
Công tác kiểm kê hàng hóa vật tư định kỳ thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Và cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa, vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý. Hiện nay, không duy trì việc thực hiện kiểm kê kho theo định kỳ là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhiều người quản lý kho hàng khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn.
Thứ ba: Luôn đảm bảo định mức tối ưu kho
Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn. Việc xác định định mức tồn kho tối ưu là một hoạt động vô cùng cần thiết và cần được tiến hành một cách định kỳ, thường xuyên. Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:
Lượng tồn thực tế trong kho
Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
Tình hình tiêu thụ của mặt hàng
Thứ tư: Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho
Phương pháp quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là công việc quan trọng của mỗi Công ty, để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm quản lý kho để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát. Trong nhiều loại hàng tồn kho, không phải loại nào cũng có vai trò như nhau trong việc bảo quản trong kho hàng. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả Công ty nên phân loại hàng hóa dự trữ theo các nhóm theo mức độ quan trọng của chúng trong dự trữ và bảo quản. Phương pháp thường được sử dụng là phương pháp ABC. Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của từng loại mặt hàng nhân với chi phí lưu kho đơn vị.
Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị hàng năm 50% tổng giá trị tồn kho nhưng số lượng chỉ chiếm 10% tổng số hàng tồn kho.
Nhóm B: gồm các loại hàng có giá trị 35% tổng giá trị tồn kho nhưng số lượng chỉ chiếm 30% tổng số hàng tồn kho.
59
Nhóm C: gồm những loại hàng hóa có giá trị nhỏ giá trị hàng năm chỉ chiếm 15% tổng giá trị tồn kho nhưng số lượng chiếm 60% tổng số hàng tồn kho.
Đối với loại hàng thuộc nhóm A, việc tính toán phải được thực hiện thường xuyên thường là 1 tháng.
Đối với loại hàng thuộc nhóm B, việc tính toán thường thực hiện trong chu kì dài hơn hàng quý.
Đối với loại hàng thuộc nhóm C, thường tính toán 6 tháng 1 lần.
Bảng 3.1 Bảng phân loại tồn kho trong Công ty
ĐVT: %
Loại hàng hóa % số lượng % giá trị Loại
1. Ván, sàn gỗ công nghiệp 10 50 A
2. Gỗ dán, gỗ lạng... 30 35 B
3. Ván ép và ván mỏng khác 60 15 C
Tổng 100 100
Hình 3. 1 Mô hình phân loại ván sàn gỗ, gỗ dán và ván ép khác tấm dựa theo mô hình tồn kho A-B-C
Giá trị hàng năm(%) Ván, sàn gỗ (A) Gỗ dán, gỗ lạng(B) Ván ép, ván mỏng (C) 10 30 60 Tổng số HTK(%)
(Nguồn: TS. Trương Đức Lực – TS. Nguyễn Đình Trung, Giáo trình quản trị tác nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, năm XB 2013)
Từ mô hình này có thể thấy được tằng nhóm A bao gồm các mặt hàng ván, sàn gỗ công nghiệp tuy về mặt số lượng chiếm tỷ trọng thấp hơn nhưng lại chiếm tỷ trọng lớn nhất về giá trị. Đây là nhóm mặt hàng rất dễ bị giảm chất lượng dẫn đến giảm giá trị nếu bảo quản không tốt ở những nơi ẩm, mối mọt, tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời. Do đó nhóm A cần được quan tâm và quản lý cẩn thận.
Qua mô hình ABC có thể thấy được nên đầu tư trọng tâm vào mặt hàng A nhiều hơn do giá trị đem lại cao hơn. Vì vậy, Công ty phải dành các nguồn tiềm lực để mua hàng nhóm A nhiều hơn so với nhóm B và nhóm C. Đối với nhóm A Công ty nên thực hiện thường xuyên kiểm toán mỗi tháng một lần.