4.1.1 Chứng từ và sổ sách kế toán
4.1.1.1 Chứng từ kế toán - Doanh thu bán hàng
Hoá đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng thông thường
Phiếu thu, giấy báo Có - Giá vốn hàng bán Phiếu xuất kho
4.1.1.2 Sổ sách kế toán
Sổ chi tiết hàng hóa và sổ Cái các tài khoản tương ứng (TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 632 - Giá vốn hàng bán, TK 6421 – Chi phí bán hàng, TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, …)
27
Nguồn: Phòng Kếtoán công ty TNHH Dược Phẩm Hồng Mai
Hình 4.1 Trình tự luân chuyển chứng từtrường hợp thu tiền ngay
Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, công ty lập hóa đơn giá trị gia tăng
cũng là căn cứđể kế toán hạch toán doanh thu và ghi sổ kế toán. Lập thành ba liên:
+ Liên 1: lưu tại phòng kế toán + Liên 2: đưa cho khách hàng
+ Liên 3: giao cho kho
Hóa đơn giá trị gia tăng được xếp thứ tự theo ngày và theo số hóa đơn sau đó được đóng thành từng cuốn cho từng tháng
- Phiếu thu: là phiếu chứng thực đã thu được số tiền mặt nào đó và làm căn cứ để thủ quỹ và kế toán ghi sổ. Trên mỗi phiếu thu đều có số và được
đánh số thứ tự trong một kỳ kế toán - Phương pháp hạch toán:
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh
thu, căn cứ vào chứng từ gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu…) kế toán tiến hành nhập vào máy tính. Theo trình tự ghi sổđã được cài đặt, số liệu sẽ tự
Hóa đơn
GTGT
Liên 1 lưu tại phòng kế toán
Liên 2 giao cho khách hàng Phiếu thu Vào thẻ kho Các sổ liên quan 111, 511, 632… Liên 3 giao cho thủ kho Xuất hàng
28
cập nhật vào các sổ chi tiết, sổ cái TK511… Cuối kỳ kết chuyển sang TK911
đểxác định kết quả kinh doanh
4.2 TỔNG HỢP CÁC CHỨNG TỪ GỐC TRONG THÁNG 12/2013
1. Ngày 1/12/2013 căn cứ vào hóa đơn số 0006176, công ty đã chi tiền in hóa
đơn với tổng số tiền là 25.000.000 đồng trong đó đã bao gồm 10% thuế GTGT
và công ty đã thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản.
2. Ngày 1/12/2013 căn cứ vào hóa đơn số 04, công ty đã chi tiền trích khấu hao xe ô tô tháng 12/2013 với số tiền là 3.469.333 đồng
3. Ngày 2/12/2013 công ty xuất bán cho đại lý Trung Sơn gồm: 36 chai Eye light 10ml, đơn giá 20.000 đồng/hộp
60 hộp Ecosip Plaster, đơn giá 176.500 đồng/hộp
5.902 hộp Enat, đơn giá, đơn giá 82.500 đồng/hộp
5.000 vĩ gastrogel H10, đơn giá 3.350 đồng/vĩ
500 chai Haicneal 50ml 5%, đơn giá 35.500 đồng/chai 3.000 hộp Vitamin B6 J H100, đơn giá 760 đồng/hộp 900 tupe Acnes medical cream, đơn giá 45.576 đồng
Thuế suất thuế GTGT là 10%, đã thu bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019700 ngày
2/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán 548.453.816 đồng
Căn cứ vào HĐ bán hàng số 0019700 và phiếu thu số PT12/001 ngày 02/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng với số tiền là 576.023.400
đồng.
4. Ngày 3/12/2013 căn cứ vào hóa đơn số 0000082, công ty mua đồ dùng văn
phòng với tổng số tiền là 1.500.000 đồng và công ty đã thanh toán cho người bán bằng tiền mặt.
5. Ngày 3/12/2013 công ty xuất bán cho đại lý Phương Mai gồm: 550 hộp Trang vi khang, đơn giá 35.452 đồng/hộp
8.000 vĩ VitaminC 500, đơn giá 1.750 đồng/ vĩ
790 hộp VitaminC Jphap, đơn giá 492.225 đồng/hộp
195 cuộn Bang thun 3 moc, đơn giá 2.895đồng/cuộn
29
1.082 chai Methionin 250mg, đơn giá 14.500 đồng/chai
Thuế suất thuế GTGT là 10%, đã thu bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019701 ngày
3/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán với số tiền 632.882.690đồng
Căn cứ vào HĐ bán hàng số 0019701 và phiếu thu số PT12/002 ngày 03/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng với số tiền 647.921.875
đồng.
6. Ngày 5/12/2013 căn cứ vào hóa đơn số 1249533, công ty đã chi tiền điện thoại với số tiền là 864.449 đồng. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.
7. Ngày 5/12/2013 công ty xuất kho bán cho Đại lý Kim Thoa gồm: 510 hộp Terpin codein, đơn giá 55.500 đồng/hộp
1.360 hộp Tiffi thai, đơn giá 86.100 đồng/hộp
5.020 chai vitaminC250 C100, đơn giá 17.758 đồng/chai
15.00 chai vitaminC500 C100, đơn giá 10.812 đồng/chai
Thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019702 ngày
5/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán là 348.711.960 đồng
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng số 0019702 và phiếu thu số PT12/003 ngày 05/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng 396.686.160 đồng. 8. Ngày 9/12/2013 căn cứ vào hóa đơn số 0680270 công ty đã thanh toán tiền
điện cho công ty điện lực thành phố Cần Thơ với tổng số tiền là 2.972.785
đồng trong đó đã bao gồm 10% thuế GTGT. Chi phí này được tính vào bộ
phận quản lý doanh nghiệp và thanh toán bằng tiền mặt.
9. Ngày 10/12/2013, căn cứ vào hóa đơn số 0001391 công ty đã thanh toán tiền mua băng keo đóng hàng với số tiền là 4.536.364 đồng bằng tiền mặt. 10. Ngày 10/12/2013 công ty xuất kho bán cho đại lý Phước Ngọc gồm:
2.500 chai selsun 100ml 10%, đơn giá 69.539 đồng/chai
10.530 viên Danzen, đơn giá 540 đồng/viên
3.520 tupe Skineal 15g, đơn giá 9.345 đồng/ tupe 2.420 hộp smecta H30 TG, đơn giá 26.747 đồng/hộp
30
1.500 chai toplexin XN, đơn giá 4.442 đồng/chai
150 hộp Meteospasmyl 60mg, đơn giá 59.495 đồng/hộp
Thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019703 ngày
10/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán là 253.021.090 đồng
Căn cứ vào HĐ bán hàng số 0019703 và phiếu thu số PT12/004 ngày 10/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng 305.805.590 đồng.
11. Ngày 14/12/2013 căn cứ vào hóa đơn số 0042231, công ty đã thanh toán
tiền sữa chữa và bảo hành xe ô tô tại cửa hàng Minh Dũng với số tiền là 5.980.000 đồng bằng tiền mặt.
12. Ngày 15/12/2013 công ty xuất kho bán cho đại lý Phương Quyên gồm: 1.035 hộp Cinatrol H10g, đơn giá 10.236 đồng/hộp
652 chai colfed C500, đơn giá 82.044 đồng/chai 3.445 chai coldi 15ml, đơn giá 13.475 đồng/chai 2.740 hộp colmax H100, đơn giá 23.709 đồng/hộp
1.340 hộp Coolkid, đơn giá 29.153 đồng/hộp
1.050 hộp Deepheat, đơn giá 23.870 đồng/hộp
1.340 hộp Musilax, đơn giá 43.525 đồng/hộp
385 hộp Mezadol, đơn giá 55.021 đồng/hộp
Thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019704 ngày
15/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán là 309.186.823 đồng
Căn cứ vào HĐ bán hàng số 0019704 và phiếu thu số PT12/005 ngày 15/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng 319.106.088 đồng.
13. Ngày 15/12/2013 chuyển khoản trả tiền lãi vay của tháng 12/2013 cho ngân hàng SHB số tiền là 15.338.667 đồng. Căn cứ vào Giấy báo Nợ số 0520 kế toán ghi sổ.
14. Ngày 19/12/2013 công ty xuất kho bán cho đại lý Kim Phượng gồm:
320 chai vitaminA C80, đơn giá 306 đồng/chai 360 tupe lenka 10%, đơn giá 97.638 đồng/tupe
31
1.455 hộp paracetamol 500XN, đơn giá 14.964 đồng/hộp
1.538 hộp nogeris 10%, đơn giá 28.940 đồng/hộp
50 hộp nước cất 20ml H100, đơn giá 39.080 đồng/hộp
3.250 hộp Meflavon, đơn giá 31.158 đồng/hộp
19.500 viên Mepraz H20, đơn giá 2.580 đồng/viên
Thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019705 ngày
19/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán 509.546.440 đồng
Căn cứ vào HĐ bán hàng số 0019705 và phiếu thu số PT12/006 ngày 19/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng 554.735.940 đồng
15. Ngày 20/12/2013 công ty xuất kho bán cho đại lý Phương Thảo gồm: 43 hộp Ginkor Fort 30, đơn giá 91.070 đồng/hộp
2.500 viên Metro TV, đơn giá 20.653 đồng/viên
2.200 hộp Meyerdrex, đơn giá 55.021 đồng/hộp
1.355 hộp Mezadol, đơn giá 49.248 đồng/hộp
1.603 hộp Michotol, đơn giá 24.937 đồng/hộp
2.550 tupe Naphar multi, đơn giá 14.375 đồng/tupe
1.425 hộp Maxcom, đơn giá 83.705 đồng/hộp
Thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019706 ngày
20/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán 400.982.586 đồng
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng số 0019706 và phiếu thu số PT12/007 ngày 20/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng 439.235.636 đồng 16. Ngày 23/12/2013 căn cứ vào hóa đơn số 0003065 công ty đã thanh toán bằng tiền mặt cho dịch vụcước cáp quang, với số tiền là 2.985.454 đồng. 17. Ngày 25/12/2013 công ty xuất kho bán cho đại lý Xuân Khánh gồm:
20 hộp Băng cá nhân Wingho, đơn giá 14.500đ/hộp
134 hộp Vitamin 3B, đơn giá 33.600 đồng/hộp
1000 vĩ gastrogel H10, đơn giá 3.310 đồng/vĩ
32
1.170 hộp Theralen 5mg H40, đơn giá 13.800 đồng/hộp
5.500 viên Terpinon, đơn giá 200 đồng/viên
Thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019707 ngày
25/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán 25.584.734 đồng
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng số 0019707 và phiếu thu số PT12/008 ngày 25/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng 27.913.400 đồng.
18. Ngày 29/12/2013 tổng kết tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng với tổng số tiền là 21.387.240 đồng. Căn cứ bảng thanh toán lương số
00023 kế toán tiến hành ghi sổ.
19 Ngày 29/12/2013 tổng kết tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý với tổng số tiền là 42.962.670 đồng. Căn cứ bảng thanh toán lương số
00024 kế toán tiến hành ghi sổ.
20 Ngày 29/12/2013 tổng chi phí dùng trong vận chuyển hàng hóa theo số
0000157 với tổng số tiền là 3.500.000 đồng. Kế toán chi bằng tiền mặt. 21. Ngày 30/12/2013 công ty xuất kho bán cho đại lý Bình Thủy gồm:
960 chai choliver, đơn giá 17.794 đồng/chai 4.500 hộp Cipro 500, đơn giá 49.790 đồng/hộp
10 hộp L-lysine 10%, đơn giá 183.636 đồng/hộp
4.000 vĩ gastrogel H10, đơn giá 3.310 đồng/vĩ
440 vĩ gastrogel H10, đơn giá 3.310 đ/vĩ
1.553 chai gynofar 250ML, đơn giá 9.890 đồng/chai
Thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt
Kế toán căn cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019708 ngày
30/12/2013 để ghi nhận giá vốn hàng bán 228.992.070 đồng
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng số 0019708 và phiếu thu số PT12/009 ngày 30/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng 273.969.170 đồng 22. Ngày 31/12/2013 công ty xuất kho bán cho đại lý Cần Thơ 4 gồm:
20 tupe Lenka 10%, đơn giá 81.410 đồng/tupe
2.970 hộp Hoạt huyết nhất nhất, đơn giá 66.950 đồng/hộp
33
2.560 hộp Meloxicam H100, đơn giá 18.626 đồng/hộp
2.690 hộp Direxiode, đơn giá80.464 đồng/hộp
1.500 hộp Descotyl, đơn giá 36.764 đồng/hộp
2.500 chai Cepha 250mg C200, đơn giá 89.882 đồng/chai
Thuế suất thuế GTGT là 10%, khách hàng đã trả bằng tiền mặt. Kế toán căn
cứ vào nội dung phiếu xuất kho số 0019709 ngày 31/12/2013 để ghi nhận giá
vốn hàng bán 722.334.060 đồng
Căn cứ vào HĐ bán hàng số 0019709 và phiếu thu số PT12/010 ngày 31/12/2013 kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng 745.604.060 đồng.
(Xem phụ lục 1, trang 44)
4.3 THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
4.3.1 Ghi nhật ký chung (Xem phụ lục 1, trang 44)
4.3.2 Ghi sổ cái:
- Sổ cái tài khoản 511 (Xem phụ lục 2, trang 50)
- Sổ cái tài khoản 632 (Xem phụ lục 3, trang 52)
- Sổ cái tài khoản 6421 (Xem phụ lục 4, trang 54)
- Sổ cái tài khoản 6422 (Xem phụ lục 5, trang 55)
- Sổ cái tài khoản 635 (Xem phụ lục 6, trang 57)
4.3.3 Ghi sổ chi tiết
- Sổ chi tiết hàng hóa (Xem phụ lục 8, trang 59)
4.3.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
34
CHƯƠNG 5:
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ NÂNG CAO KẾT QUẢ KINH DOANH
5.1 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Dược phẩm Hồng Mai đã giúp em có dịp tìm hiểu công tác kế toán tại công ty và học hỏi được một số
kinh nghiệm trong công tác kế toán. Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán nói chung và hạch toán nghiệp vụ nói riêng được tổ chức
tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của công ty trong giai đoạn hiện nay. Công ty đã thực hiện tốt nhiệm vụ của công tác kế toán từ khâu lập báo cáo tài chính, các số liệu được ghi chép đầy đủ, chính xác vào sổ, định khoản rõ ràng.
Về bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán cũng như công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
Về hình thức kế toán: Công ty áp dụng kế toán trên máy vi tính theo hình thức ghi sổ là nhật ký chung, hình thức này phù hợp cho các loại doanh nghiệp, có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản dễ thực hiện, có thểđối chiếu kiểm tra số liệu kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Việc ứng dụng máy tính vào công tác kế toán ở công ty đã giúp kế toán giảm bớt được công việc, cung cấp thông tin cho các nhà quản lý một cách nhanh chóng và kịp thời nắm bắt
được thời cơ trên thị trường.
Về sổ kế toán: Sổ kế toán để theo dõi nghiệp vụ bán hàng được sử dụng
đúng quy định, phù hợp dễ theo dõi và tổng hợp số liệu do sử dụng phần mềm kế toán. Các sổđược lên nhanh chóng và dữ liệu xuất ra được chính xác ít sai
sót hơn khi ghi chép thủ công.
Về phương thức thanh toán: công ty bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, giúp công ty nhanh xoay chuyển đồng vốn, thanh toán bằng chuyển khoản lại an toàn.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kê khai hàng tồn
kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin chính xác về tình hình biến
động tài sản trong doanh nghiệp, theo dõi thường xuyên, liên tục và phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn của hàng tồn kho.
35
Bên cạnh những thuận lợi trên thì công ty còn có những nhược điểm cần khắc phục để nhằm hoàn thiện hơn bộ máy kế toán là:
- Thiếu nhân lực trong bộ phận kế toán, kếtoán trưởng phải đảm đương nhiều việc vì thế cần có thêm người giúp cho việc kiểm soát từ các phần hành kế
toán, tổng hợp số liệu báo cáo, lập bảng cân đối phát sinh tài khoản và báo cáo
tài chính trước khi báo cáo cho kếtoán trưởng.
- Về phương pháp tính giá vốn hàng bán: Hiện nay tại công ty đang áp dụng tính giá vốn hàng xuất kho theo giá bình quân gia quyền. Chính vì vậy mà cho
đến cuối tháng sau khi tính được giá thành cho tất cả thành phẩm nhập kho thì mới tính được giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho cho nên công viêc tập trung vào các ngày cuối tháng nhiều.
- Việc sử dụng phần mềm giúp cho công việc kế toán thuận lợi và nhanh
chóng nhưng công ty không theo dõi trên sổ riêng mà chỉ dựa vào kết quả trên