L ỜI MỞ ðẦ U
2.2.2.1.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
a. Chứng từ sử dụng
- Giấy ñề nghị lĩnh NVL. - Phiếu xuất kho.
- Phiếu nhập kho. - Hóa ñơn mua hàng.
- Hóa ñơn GTGT hàng mua vào...
b. Luân chuyển chứng từ
ðầu kỳ, phòng vật tư căn cứ vào ñơn ñặt hàng của khách hàng ñể tính toán số lượng sản phẩm cần sản xuất là bao nhiêu và dựa vào mức tiêu hao nguyên vật liệu ñối với từng loại sản phẩm mà phòng kỹ thuật ñã cung cấp, từ ñó phòng vật tư tính ñược số nguyên vật liệu cần dùng trong tháng, trình cho kế toán trưởng và giám ñốc duyệt và sau ñó báo cho bộ phận kho và bộ phận sản xuất biết ñể nhập – xuất nguyên vật liệu cho phù hợp.
o Khi nhập kho: Căn cứ vào hóa ñơn mua NVL, thủ kho và nhân viên giám ñịnh kiểm tra số lượng, chất lượng NVL mua vào và ký nhận vào giấy giao nhận NVL. Sau ñó dựa vào hóa ñơn mua NVL, biên bản giám ñịnh và kế hoạch SX, thống kê kho lập phiếu nhập kho gồm 2 liên:
Liên thứ nhất lưu tại bộ phận thống kê kho.
Liên thứ hai giao cho thủ kho ñể ghi số thực nhập vào thẻ kho và ký nhận vào phiếu ñó rồi chuyển lên phòng kế toán làm cơ sở ghi nhận vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và thanh toán tiền.
o Khi xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, tổ sản xuất viết giấy xin lĩnh NVL,
rồi gửi lên trưởng bộ phận SX ký duyệt. Sau ñó, thống kê kho căn cứ vào giấy xin lĩnh NVL và lệnh SX từ phòng vật tư ñể lập phiếu xuất kho. Trên phiếu xuất kho,
Trang 40
thống kê chỉ ghi số lượng còn cột ñơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi nhận. Phiếu xuất kho ñược lập thành 3 liên:
Liên thứ nhất lưu tại bộ phận thống kê kho.
Liên thứ hai giao cho thủ kho ñể xuất kho NVL và ghi số thực xuất vào thẻ kho, ký xác nhận rồi chuyển lên phòng kế toán.
Liên thứ ba giao cho người lĩnh NVL.
o Căn cứ vào số thực xuất, thủ kho ghi vào cột thực xuất trên phiếu xuất kho rồi báo lên thống kê kho ñể thống kê kho ghi số thực xuất vào liên 1.
o Trong kỳ, kế toán theo dõi số lượng NVL xuất kho. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng, giá trị NVL tồn ñầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác ñịnh giá trị NVL thực tế xuất dùng trong kỳ với ñơn giá xuất kho ñược tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, sau ñó ghi nhận vào phiếu xuất kho ở cột ñơn giá và thành tiền.
o Căn cứ vào phiếu xuất kho NVL, kế toán xác ñịnh CPNVLTT xuất dùng trong kỳ cho toàn bộ phân xưởng SX, tiến hành hạch toán vào sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết TK 621, sổ nhật ký chung và tính toán, phân bổ CPNVLTT sử dụng cho các ñối tượng chịu chi phí (sản phẩm hoàn thành).
o Từ sổ nhật ký chung, kế toán chuyển số liệu vào sổ cái tương ứng.
c. Trình tự hạch toán Sơñồ 2.7: Trình tự hạch toán chi phí NVLTT ðơn ñặt hàng ñã duyệt Lập kế hoạch sản xuất Sổ chi tiết TK621 Bảng tổng hợp xuất NVL
Trang 41