5.2.2.1. Về việc theo dõi giá vốn hàng bán
Công ty nên theo dõi giá vốn hàng bán trên một sổ riêng hoặc file excel, định kỳ kế toán bán hàng nên đối chiếu và kiểm tra dữ liệu trên phần mềm để phát hiện sai sót (nếu có) và kịp thời xử lý.
5.2.2.2. Về việc phân bổ chi phí
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần được phân bổ cho từng khối hàng để theo dõi cụ thể kết quả bán hàng của từng nhóm mặt hàng. Có thể phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng đối tượng kế toán chi tiết theo doanh thu như sau:
Việc phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng hay mặt hàng kinh doanh sẽ giúp cho các báo cáo quản trị được chi tiết hơn, cụ thể hơn, giúp cho Ban lãnh đạo Công ty biết được hoạt động nào đem lại hiệu quả để tăng cường khuyến khích, hoạt động nào không hiệu quả để tìm nguyên nhân khắc phục.
5.2.2.3. Về việc ứng dụng Excel trong công tác kế toán
Vẫn biết là những lợi ích của phần mềm kế toán mang lại là không nhỏ, song vào cuối kỳ, kế toán nên đối chiếu số liệu trên phần mềm so với kết quả tính ra trên excel. Nếu có chênh lệnh thì chỉnh sửa và tìm ra nguyên nhân.
Chi phí phân bổ cho đối tượng i =
Chi phí phát sinh trong kì Tổng doanh thu
trong kì
Để thực hiện: hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc nhập liệu vào phần mềm đồng thời cũng cập nhật vào bảng excel. Cuối kỳ, trước khi truy xuất dữ liệu liệu từ phần mềm ra các sổ hay lên báo cáo Ban giám đốc, kế toán tính ra số liệu trên excel (thông qua các hàm như: IF, SUMIF, COUNT, COUNTIF…) sau đó đối chiếu với kết quả có được trên phần mềm. Cách thức này sẽ giúp Công ty tránh được những sai sót mà phần mềm kế toán thông thường có thể mang lại, hơn nữa sẽ giúp cho nhân viên kế toán chủ động hơn trong việc xử lý dữ liệu và không quá phụ thuộc vào bất kỳ một phần mềm kế toán nào.
Ngoài ra, kế toán trưởng nên áp dụng các phương pháp của các kiểm toán viên thường làm để kiểm tra thông tin được cung cấp vào cuối kỳ. Các phương pháp đó là: so sánh, đối chiếu số liệu của các khoản mục doanh thu, nợ phải thu… trên sổ chi tiết với sổ cái, từ chứng từ lên các mẫu sổ, kiểm tra chi tiết các khoản mục bằng cách chọn mẫu, phân tích đối ứng tài khoản, phân tích xu hướng và dự báo để xem xét những khoản ghi chép bất thường…Nhờ đó mà kế toán có thể phát hiện những khoản ghi chép bất thường nhằm giảm thiểu các sai sót hoặc gian lận.