- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước các cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về những sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp.
- Tích lũy nguồn vốn để sản xuất kinh doanh, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn.
- Tuân thủ mọi chủ trương, chính sách pháp luật, thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện đầy đủ các chế độ bảo vệ lao động, an toàn lao động, bảo vệ tài nguyên, môi trường và trật tự an toàn xã hội.
- Thúc đẩy quá trình sản xuất, nâng cao chất lượng, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức phân công các bộ phận sản xuất, dịch vụ tạo mối quan hệ kinh tế và gắn bó lâu dài giữa các đơn vị.
3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC, BỘ MÁY QUẢN LÝ 3.3.1. Cơ cấu tổ chức
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Suna chi nhánh Cần Thơ
3.3.2. Bộ máy quản lý
- Ban giám đốc: Giám đốc là người đứng đầu công ty, có chức năng điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty. Phó giám đốc phụ trách chung tình hình kinh doanh khi Giám đốc đi vắng và ủy quyền lại.
- Bộ phận kế toán: Thực hiện công tác hạch toán, thống kê, quản lý tài chính, mở sổ, ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính,… theo đúng chế độ kế toán nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin cho hoạt động quản lý.
- Bộ phận bán hàng: Phụ trách trong công việc bán hàng, cung cấp thông tin chất lượng, giới thiệu, báo giá hàng hóa và cung cấp hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách hàng và là người thành thạo trong việc nắm bắt thị trường tiêu thụ hàng hóa.
- Bộ phận kho: Phụ trách công việc quản lý hàng hóa và tình hình nhập xuất tồn kho.
3.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ Phận Kế Toán Bộ Phận Bán Hàng Ban Giám Đốc Bảo Vệ Thủ Kho Phụ Kho Bộ Phận Kho
Hình 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Suna chi nhánh Cần Thơ
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Kế toán trưởng: Giúp Ban Giám đốc thực hiện các công tác kế toán tại Công ty, chịu sự giám sát trực tiếp của Giám đốc, sự chỉ đạo kiểm tra của cấp trên.
- Kế toán kho: Phụ trách các công việc ra hóa đơn bán hàng, theo dõi nhập xuất hàng hóa, công nợ khách hàng.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi chứng từ thu chi.
- Thủ quỹ: Thực hiện việc thu chi tiền mặt, nộp tiền, đối chiếu sổ quỹ với kế toán thanh toán.
3.4.2. Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán
3.4.2.1. Tổ chức hình thức kế toán
Công ty Cổ phần Suna chi nhánh Cần Thơ sử dụng phần mềm AccNet để theo dõi, quản lý toàn bộ số liệu kế toán phát sinh của công ty, cuối kỳ công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung để in sổ.
Quy trình xử lý số liệu phần mềm AccNet có thể tóm tắt như sau: Thủ Quỹ Kế Toán
Thanh Toán Kế Toán Trưởng
Nguồn: Bộ phận Kế toán
Hình 3.3: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm AccNet
Hằng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán sẽ cập nhật các chứng từ vào phần mềm kế toán AccNet. Vào cuối kỳ, sau khi đối chiếu số liệu đã khớp đúng và tính ra lãi lỗ cuối kỳ, kế toán tiến hành in sổ từ phần mềm theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ kế toán Xử lý tự động theo chương trình phần mềm đã cài đặt Cập nhật chứng từ hàng ngày Sổ kế toán tổng hợp (Sổ NKC, sổ cái) Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kếtoán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu
Hình 3.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
3.4.2.2. Chế độ kế toán tại Công ty
Công ty Cổ phần Suna chi nhánh Cần Thơ áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006, có sửa đổi theo Thông tư 244/2009/TT-BTC – hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán, ban hành ngày 31/12/2009.
3.4.3. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
- Hình thức sở hữu vốn: Cổ phần.
- Niên độ kế toán: bắt đều từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ áp dụng: đồng Việt Nam.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng. - Kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Nhật ký chung Sổ(thẻ) chi tiết Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký đặc biệt
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán (độc lập).
3.5. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NĂM 2012 VÀ SÁU THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TY TRONG NĂM 2012 VÀ SÁU THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp qua một kỳ kế toán. Nó phản ánh toàn bộ phần giá trị về sản phẩm, lao động, dịch vụ mà doanh nghiệp đã thực hiện được trong kỳ và phần chi phí tương xứng để tạo nên kết quả đó. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả của toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh chịu sự tác động của nhiều nhân tố. Do Công ty Cổ phần Suna chi nhánh Cần Thơ chỉ mới thành lập từ tháng 04 năm 2011, nên tác giả chỉ sử dụng số liệu của năm 2012 và sáu tháng đầu năm 2013 để khái quát chung kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Tổng hợp từ bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm 2012 và sáu tháng đầu năm 2013, ta có bảng kết quả như sau:
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Suna chi nhánh Cần Thơ trong năm 2012 và sáu tháng đầu năm 2013
ĐVT: Triệu đồng
Nguồn: Phòng kế toán Công ty
Chỉ tiêu Q1- 2012 Q2- 2012 Q3- 2012 Q4- 2012 Q1- 2013 Q2- 2013 Q2-2012/ Q1-2012 Q3-2012/ Q2-2012 Q4-2012/ Q3-2012 Q1-2013/ Q4-2012 Q2-2013/ Q1-2013 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu và thu nhập 10.570 7.323 6.147 8.187 17.555 11.450 (3.247) (30,72) (1.176) (16,06) 2.040 33,19 9.368 114,43 (6.105) (34,78) Tổng chi phí 10.364 7.033 5.751 7.521 16.956 10.789 (3.331) (32,14) (1.282) (18,23) 1.770 30,78 9.435 125,45 (6.167) (36,37) Lợi nhuận trước thuế 206 290 396 666 599 661 84 40,78 106 36,55 270 68,18 (67) (10,06) 62 10,35
Từ bảng 3.1 ta thấy, tình hình kinh doanh của Công ty tương đối hiệu quả, hoạt động kinh doanh đều mang lại lợi nhuận qua từng kỳ. Tuy nhiên, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiều biến động và tốc độ tăng giảm của các chỉ tiêu mang tính mùa vụ qua từng quý. Sự biến động cụ thể như sau:
Tổng doanh thu và thu nhập khác
Tổng doanh thu và thu nhập khác của Công ty tăng giảm không đồng đều và mang tính mùa vụ. Doanh thu tăng cao nhất trong quý 1 năm 2013 đạt 17.555 triệu đồng, và thấp nhấp vào quý 3 năm 2012 đạt 6.147 triệu đồng. Nguyên nhân là do mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là thuốc bảo vệ thực vật phục vụ trong lĩnh vực nông nghiệp, đặc biệt là trong trồng lúa nước, nên doanh thu của Công ty tăng cao vào hai vụ lúa đông xuân ( thường vào tháng 12, tháng 1 và tháng 2) và hè thu ( thường vào tháng 3, tháng 4, tháng 5) nhưng tăng mạnh vào mùa đông xuân vì vậy doanh thu và thu nhập của Công ty tăng cao vào quý 1. Nhưng đến quý 3 do vào mùa nước lũ nên phần lớn các hộ nông dân ngưng trồng lúa nên lượng hàng hóa tiêu thụ cũng giảm mạnh dẫn đến doanh thu giảm.
Quý 1 năm 2013, tổng doanh thu và thu nhập khác tăng 9.368 triệu đồng (tăng 114,43%) so với tổng doanh thu và thu nhập khác trong quý 4 năm 2012 do vào đầu vụ đông xuân nên khối lượng sản phẩm tiêu thụ nhiều, đồng thời, đội ngũ bán hàng năng động nhiệt tình và hàng hóa Công ty bán ra đảm bảo yêu cầu của khách hàng.
Đến quý 2 năm 2013, tổng doanh thu và thu nhập khác của Công ty giảm 6.105 triệu đồng (giảm 34,78%) so với quý 1 năm 2013. Nguyên nhân là do thời tiết khí hậu không thuận lợi và thường vào cuối vụ lúa, lượng thuốc bảo vệ thực vật sử dụng ít hơn, vì vậy lượng hàng hóa tiêu thụ giảm.
Tổng chi phí
Tổng chi phí phát sinh bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác.
Cùng với sự tăng giảm của tổng doanh thu, tổng chi phí cũng tăng giảm không đồng đều qua từng kỳ. Tổng chi phí của quý 1 năm 2013 tăng 9.435 triệu đồng, tương ứng tăng 125,45% so với quý 4 năm 2012. Nguyên nhân tăng là do khối lượng tiêu thụ hàng hóa tăng, đồng thời do chịu ảnh hưởng bởi biến động của giá xăng dầu làm cho chi phí mua hàng tăng dẫn đến sự tăng của giá vốn hàng bán. Mặt khác, Công ty cũng đẩy mạnh chiến lược marketing, tăng lương cho nhân viên và sắm sửa thêm thiết bị quản lý nên chi phí quản lý và chi phí bán hàng tăng dẫn đến tổng chi phí tăng. Sang quý 2 năm 2013, tổng chi phí giảm 36,37% (tương đương giảm 6.167 triệu đồng) so với quý 1 năm 2013. Nguyên nhân của sự giảm chi phí là do giá vốn hàng bán
giảm, và công ty đã kiểm soát hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, do sự tác động tiêu cực của thị trường nên công tác bán hàng của Công ty được chú trọng, làm cho chi phí bán hàng tăng, đây là một biểu hiện bất lợi cho Công ty.
Lợi nhuận trước thuế
Lợi nhuận trước thuế của Công ty bao gồm lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh và lợi nhuận khác. Tuy nhiên, các khoản phát sinh liên quan đến thu nhập khác và chi phí khác của Công ty không đáng kể, vì vậy lợi nhuận trước thuế của Công ty chủ yếu là lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh.
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh là chênh lệch giữa lợi nhuận gộp và doanh thu hoạt động tài chính với chi phí tài chính, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Quý 4 năm 2012, mặc dù chi phí tài chính tăng 18,40% so với quý 3 năm 2012, nhưng do chi phí bán hàng giảm 15,24% và chi phí quản lý giảm 7,81%, đồng thời lợi nhuận gộp tăng 20,12% (tương đương 200 triệu đồng) nên đã làm cho lợi nhuận trước thuế tăng 270 triệu đồng (tăng 68,18%) so với quý 3 năm 2012. Đến quý 1 năm 2013, lợi nhuận gộp tăng 17,87%(tăng 214 triệu đồng) và doanh thu hoạt động tài chính tăng 125,20% so với quý 4 năm 2012, nhưng do chi phí tài chính tăng 229,64%, chi phí bán hàng tăng 14,42% và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 113,52%, mức tăng của chi phí cao hơn mức tăng của doanh thu làm cho lợi nhuận trước thuế trong quý 1 năm 2013 giảm 10,06% (giảm 67 triệu đồng) so với quý 4 năm 2012. Nhưng đến quý 2 năm 2013, lợi nhuận trước thuế của Công ty đã tăng 62 triệu đồng (tăng 10,35%) so với quý 1 năm 2013. Từ đó ta thấy, Công ty đã kiểm soát hiệu quả mức tăng của chi phí và có cải thiện trong công tác bán hàng. Đây là một dấu hiệu tốt, Công ty nên tiếp tục phát huy để nâng cao lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí.
Nhìn chung, tình hình kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao, Công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng và có vị thế cạnh tranh trên thị trường. Vì thế, Công ty cần phát huy hơn nữa việc quản lý tốt chi phí, tăng số lượng hàng hóa tiêu thụ để ngày càng phát triển nhanh và bền vững hơn.
3.6. NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG TƯƠNG LAI TRIỂN TRONG TƯƠNG LAI
3.6.1. Thuận lợi
- Ban Giám đốc, các phòng ban có tư tưởng vững vàng, không ngại khó khăn, quyết tâm thực hiện để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đề ra.
- Công ty có một đội ngũ quản lý, nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có ý thức trách nhiệm, ân cần phục vụ khách hàng nên số lượng khách hàng đến giao dịch với Công ty ngày một tăng.
- Thành phố Cần Thơ là trung tâm của Đồng bằng sông Cửu Long nên rất thuận lợi cho việc giao dịch, đàm phán, ký kết các hợp đồng với các tỉnh lân cận,
- Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh đáp ứng được yêu cầu khách hàng vì giá cả và chất lượng phù hợp với túi tiền của người tiêu dùng.
- Công ty biết tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích chọn các nguồn lực, lợi thế trong những loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế, đã góp phần làm cho phạm vi hoạt động của Công ty ngày càng lớn dần.
3.6.2. Khó khăn
- Hiện nay Công ty đang đối mặt nới những thách thức lớn, trên địa bàn thành phố Cần Thơ có khoảng trên dưới mười doanh nghiệp hoạt động trong ngành đang cạnh tranh gay gắt với Công ty (theo thông tin của Bộ phận bán hàng tại Công ty Cổ phần Suna chi nhánh Cần Thơ).
- Do sự biến động của thị trường giá cả hàng hóa không ổn định ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chính sách thuế của Nhà nước chưa khuyến khích các doanh nghiệp.
3.6.3. Phương hướng phát triển trong tương lai
- Phấn đấu hạ chi phí mua ngoài và cung cấp dịch vụ nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong thời gian tới, ngoài ra Công ty cần phải quan tâm nhiều đến chất lượng hàng hóa.
- Tăng cường bồi dưỡng nâng cao trình độ và tay nghề cho cán bộ công nhân viên, phân công bố trí lao động một cách hợp lý ở các khâu.
- Không ngừng nâng cao chất lượng, đa dạng hóa các sản phẩm, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm cũng như thời gian thực hiện hợp đồng,tạo uy tín đối với khách hàng nhằm mở rộng thị trường tăng sản lượng thiêu thụ.
- Trong năm tới các nhân viên trong Công ty phải phấn đấu để phát huy thế mạnh sẵn có và khắc phục những khó khăn hiện tại. Công ty phải phấn đấu để đạt được những mục tiêu đặt ra của công ty trong thời gian sớm nhất.
- Thực hiện nghiêm túc các chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà nước, thực hiện đúng điều lệ tổ chức.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SUNA CHI NHÁNH CẦN THƠ
4.1. KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SUNA CHI NHÁNH CẦN THƠ TRONG THÁNG 06 NĂM 2013 NHÁNH CẦN THƠ TRONG THÁNG 06 NĂM 2013
4.1.1. Kế toán chi tiết hoạt động bán hàng
4.1.1.1. Chứng từ
Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng bao gồm: + Hóa đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho
+ Phiếu xuất kho nội bộ
+ Lệnh giao hàng có đầy đủ thông tin + Hợp đồng mua bán
+ Biên bản giao hàng
4.1.1.2. Sổ và tài khoản kế toán
Công ty tiến hành theo dõi và phản ánh nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm AccNet. Vì vậy, dữ liệu về các nghiệp vụ bán hàng sẽ được theo dõi trên nhiều sổ thuộc các phân hệ trên phần mềm. Tùy theo yêu cầu quản lý mà các