Công ty thực hiện kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Việc hạch toán chi tiết hàng hóa ở kho và phòng kế toán như sau:
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn hàng ngày của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày thủ kho thực hiện nhập, xuất hàng hóa lập các chứng từ nhập – xuất, sau đó căn cứ vào các chứng từ này để ghi vào thẻ kho. Ngoài ra, thủ kho còn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý các chứng từ nhập xuất để giao cho kế toán.
+ Ở phòng kế toán: Định kỳ 10 ngày, kế toán kho tại văn phòng xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập – xuất mang về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra chứng từ nhập xuất, căn cứ vào chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết hàng hóa, mỗi chứng từ một dòng. Sổ chi tiết theo dõi cả hiện vật (số lượng) và giá trị (số tiền) của hàng hóa. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết hàng hóa và lập bảng kê nhập – xuất – tồn. Sơ đồ sau trình bày trình tự hạch toán chi tiết tại Công ty:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu
PNK: Phiếu nhập kho PXK: Phiếu xuất kho
N –X –T: Nhập – Xuất – Tồn
Hình 4.2: Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Suna chi nhánh Cần Thơ
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho Tập hợp, phân loại PNK, PXK Sổ chi tiết hàng hóa Bảng tổng hợp N – X – T