Một trong các nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn làm giảm chất lượng tín dụng là thiếu thông tin về khách hàng trong qúa trình thẩm định và xét duyệt cho vay, quá trình phân tích và xử lý thông tin về khách hàng vay vốn, làm cơ sở cho việc quyết định cho vay hay không. Đặc biệt trong hoàn cảnh hiện nay, khi nhu cầu mở rộng và tăng trưởng tín dụng ngày càng cao, quyết định sự tồn tại và phát triển của các ngân hàng thương mại thì nhu cầu thông tin tín dụng ngày càng lớn hơn cả về số lượng và chất lượng thông tin.
Để có được thông tin có chất lượng cao , cán bộ thẩm định cần thu thập chọn lọc từ nhiều nguồn song cần chú ý các nguồn sau :
2.2.2.1. Thông tin thu thập từ khách hàng vay vốn
Để vay được vốn, khách hàng phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho ngân hàng: tư cách pháp nhân, tình hình tài chính, kế hoạch sản xuất...
Đối với các báo cáo tài chính thì thông thường cán bộ tín dụng chỉ căn cứ vào các báo cáo tài chính của doanh nghiệp để đánh giá năng lực tài chính của khách hàng nhưng rất khó xác định độ tin cậy của các báo cáo tài chính đó vì quy chế kiểm toán nội bộ của Bộ tài chính đối với các doanh nghiệp chưa mang tính bắt buộc, nhất là các doanh nghiệp ngoài quốc doanh công tác kế toán chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, chủ yếu được thực hiện dưới hình thức ghi sổ. Công tác thẩm định đòi hỏi các cán bộ thẩm định phải quan tâm đến việc kiểm tra báo cáo tài chính doanh nghiệp .
Để nâng cao tính chính xác của thông tin trong công tác thẩm định, cán bộ tín dụng phải tiến hành điều tra tại cơ sở sản xuất kinh doanh của khách hàng nhằm nắm được tình hình thực tế và kiểm tra độ chuẩn xác của thông tin.
Cán bộ tín dụng cũng có thể thu thập thông tin qua phỏng vấn khách hàng vay vốn . Muốn đạt được kết quả cao thì trước khi phỏng vấn cần xác định rõ: mục đích, nội dung và cách thức phỏng vấn .
Về mục đích phỏng vấn: ngoài việc nhằm kiểm tra tính trung thực của khách hàng, phỏng vấn đôi khi còn là cuộc trao đổi mà qua đó ngân hàng có thể giúp cho doanh nghiệp tháo gỡ các khó khăn về thủ tục vay vốn, điều kiện vay vốn hoặc làm sáng tỏ những điểm còn chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ vay vốn .
Về nội dung phỏng vấn: mỗi khách hàng xin vay có một đặc điểm riêng do đó nội dung phỏng vấn không nên áp đặt theo một khuôn mẫu nhất định .
Khi đã xác định được mục đích của cuộc phỏng vấn, cần đề ra nội dung các câu hỏi mà hồ sơ vay vốn khách hàng trình bày chưa đầy đủ như :
+ Nguồn thu nhập trong hoạt động sản xuất kinh doanh để trả nợ.
+ Những khó khăn, thuận lợi và những loại rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sử dụng vốn của ngân hàng.
+ Các nguồn tiền khác có thể huy động để trả cho ngân hàng trong trường hợp phương án vay bị rủi ro không có nguồn nào .
Về cách thức phỏng vấn: phải tạo không khí thoải mái cởi mở trong khi tiến hành phỏng vấn, tránh tình trạng một người hỏi người kia trả lời dễ gây cảm giác là đang bị dò xét. Câu hỏi đặt ra phải linh hoạt và nên đặt câu hỏi mở để khuyến khích khách hàng nói chuyện, qua đó khai thác được nhiều thông tin hữu ích phục vụ cho quá trình thẩm định .
Nhìn chung, mục đích của phỏng vấn là thu thập được nhiều thông tin trong khoảng thời gian ngắn nhất, tránh gây phiền hà cho khách hàng. Để làm được điều đó, trước khi phỏng vấn cán bộ thẩm định nên lập sẵn một danh sách các câu hỏi, nội dung cần thiết cho việc thẩm định dự án.
2.2.2.2. Thông tin thu thập từ các nguồn khác.
Ngoài các thông tin thu thập từ chính các khách hàng vay vốn , ngân hàng có thể khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau:
- Sử dụng triệt để thông tin từ địa phương nơi khách hàng cư trú
- Điều tra thông tin các khách hàng khác có tham gia quan hệ với khách hàng
- Lưu giữ thông tin và phân loại khách hàng. Trước đây, chi nhánh đã thực hiện việc lưu trữ phân loại khách hàng nhưng hiện nay không tiến hành nữa. Thời gian tới chi nhánh nên xem xét duy trì và phát huy công tác này vì đối với các khách hàng có mối quan hệ lâu dài với ngân hàng việc lưu trữ các tài liệu thu thập từ các lần cho vay trước giúp cán bộ thẩm định có thể lấy ra sử dụng khi cần một cách thuận tiện. Công việc này cần tiến hành thường xuyên và tập trung theo các mảng để dễ tìm kiếm, lưu giữ trong máy tính là thuận tiện nhất.
Định kỳ 6 tháng một lần, ngân hàng cần tiến hành phân loại khách hàng theo chất lượng các khoản vay, hiệu quả sản xuất kinh doanh ... qua đó giúp cán bộ thẩm định có căn cứ để đánh giá chính xác hơn về doanh nghiệp vay vốn .